酒店公司合同管理制度

酒店公司合同管理制度?一、總則1.目的為加強酒店公司合同管理，規(guī)范合同的簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護酒店公司的合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于酒店公司及其所屬各部門與自然人、法人及其他組織簽訂的各類合同，包括但不限于客房預訂合同、餐飲服務合同、會議接待合同、采購合同、租賃合同、勞務合同等。3.基本原則（1）依法簽訂原則。合同的簽訂、履行、變更、終止等行為必須遵守國家法律法規(guī)的規(guī)定。（2）平等自愿原則。合同雙方當事人在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。（3）公平公正原則。合同條款應體現(xiàn)公平公正的原則，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。（4）誠實守信原則。合同雙方當事人應誠實守信，嚴格履行合同約定的義務。二、合同管理機構(gòu)及職責1.合同管理委員會成立酒店公司合同管理委員會，由酒店總經(jīng)理擔任主任，副總經(jīng)理擔任副主任，各部門負責人為成員。合同管理委員會負責審議重大合同，協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題。2.合同管理部門酒店公司設(shè)立合同管理部門，負責合同的統(tǒng)一管理工作。合同管理部門的主要職責包括：（1）制定和完善合同管理制度；（2）參與合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等工作；（3）建立合同臺賬，對合同進行登記、歸檔、保管；（4）監(jiān)督檢查合同的履行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行中的問題；（5）處理合同糾紛，維護酒店公司的合法權(quán)益。3.合同承辦部門各部門為合同承辦部門，負責本部門合同的起草、談判、簽訂、履行等工作，并指定專人作為合同承辦人。合同承辦人的主要職責包括：（1）負責與合同對方當事人進行溝通、協(xié)商，起草合同文本；（2）組織合同談判，參與合同條款的擬定和審核；（3）負責合同的簽訂、履行、變更、終止等工作，并及時向合同管理部門報告合同履行情況；（4）協(xié)助合同管理部門處理合同糾紛。三、合同的簽訂1.合同的起草合同承辦人應根據(jù)合同的性質(zhì)和內(nèi)容，參照相關(guān)法律法規(guī)、合同示范文本及酒店公司的實際情況起草合同文本。合同文本應包括合同雙方當事人的基本信息、合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等條款。2.合同的審核合同起草完畢后，合同承辦人應將合同文本提交本部門負責人審核。部門負責人審核通過后，將合同文本提交合同管理部門進行審核。合同管理部門應從合同的合法性、合規(guī)性、完整性、可行性等方面進行審核，并提出審核意見。合同承辦人應根據(jù)審核意見對合同文本進行修改完善，直至審核通過。3.合同的審批審核通過的合同文本應提交酒店總經(jīng)理審批。酒店總經(jīng)理根據(jù)合同的性質(zhì)、金額、風險等因素進行審批，并簽署審批意見。重大合同應提交合同管理委員會審議通過后，由酒店總經(jīng)理簽署審批意見。4.合同的簽訂經(jīng)審批通過的合同，由合同承辦人代表酒店公司與合同對方當事人簽訂。簽訂合同應使用酒店公司統(tǒng)一印制的合同文本，并加蓋酒店公司合同專用章或公章。合同文本一式多份，合同雙方當事人各執(zhí)一份，酒店公司合同管理部門、財務部門、相關(guān)業(yè)務部門等各執(zhí)一份。四、合同的履行1.合同履行的原則合同雙方當事人應按照合同約定全面履行自己的義務，遵循誠實信用原則，根據(jù)合同的性質(zhì)、目的和交易習慣履行通知、協(xié)助、保密等義務。2.合同履行的跟蹤與監(jiān)督合同承辦部門應建立合同履行臺賬，對合同的履行情況進行跟蹤記錄。合同管理部門應定期對合同的履行情況進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行中的問題。如發(fā)現(xiàn)合同對方當事人未按照合同約定履行義務，合同承辦部門應及時與對方溝通協(xié)商，要求對方履行義務，并采取相應的措施防止損失擴大。3.合同履行中的變更合同履行過程中，如需變更合同內(nèi)容，合同承辦人應及時與合同對方當事人協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原合同的組成部分，與原合同具有同等法律效力。合同變更協(xié)議應提交合同管理部門進行審核，并按照合同簽訂的審批程序進行審批。4.合同履行中的終止合同履行完畢或出現(xiàn)法定解除、約定解除等情形時，合同終止。合同終止后，合同雙方當事人應按照合同約定或法律規(guī)定履行后合同義務，如清理、結(jié)算、保密等義務。合同承辦部門應及時將合同履行情況報告合同管理部門，并辦理合同終止手續(xù)。五、合同的歸檔與保管1.合同的歸檔合同簽訂后，合同承辦人應及時將合同文本及相關(guān)資料提交合同管理部門進行歸檔。合同管理部門應按照合同的類別、簽訂時間、保管期限等進行分類整理，建立合同檔案。合同檔案應包括合同文本、合同審批表、合同變更協(xié)議、合同履行記錄、合同糾紛處理記錄等資料。2.合同的保管合同管理部門應指定專人負責合同檔案的保管工作，確保合同檔案的安全、完整。合同檔案應存放在專門的檔案柜中，并按照檔案管理的要求進行存放和保管。合同檔案的保管期限應按照國家法律法規(guī)和酒店公司的規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。保管期限屆滿后，合同管理部門應按照檔案管理的規(guī)定進行銷毀或存檔。六、合同糾紛的處理1.合同糾紛的預防合同管理部門應加強對合同簽訂、履行等環(huán)節(jié)的管理，提高合同風險防范意識，預防合同糾紛的發(fā)生。合同承辦部門在合同簽訂和履行過程中，應嚴格遵守法律法規(guī)和合同約定，積極履行合同義務，及時與合同對方當事人溝通協(xié)商，妥善處理合同履行中的問題，避免合同糾紛的發(fā)生。2.合同糾紛的處理程序如發(fā)生合同糾紛，合同承辦部門應及時向合同管理部門報告，并提供相關(guān)資料。合同管理部門應組織相關(guān)人員對合同糾紛進行分析研究，制定處理方案。處理方案應根據(jù)合同糾紛的性質(zhì)、原因、涉及金額等因素進行綜合考慮，采取協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式解決合同糾紛。（1）協(xié)商解決。合同承辦部門應積極與合同對方當事人進行溝通協(xié)商，爭取通過協(xié)商解決合同糾紛。協(xié)商解決合同糾紛應遵循平等、自愿、公平、合法的原則，達成的協(xié)商協(xié)議應符合法律法規(guī)的規(guī)定，并具有可操作性。（2）調(diào)解解決。如協(xié)商不成，合同承辦部門可以申請合同管理部門或相關(guān)部門進行調(diào)解。調(diào)解解決合同糾紛應遵循自愿、合法、公正的原則，調(diào)解達成的協(xié)議應符合法律法規(guī)的規(guī)定，并具有可執(zhí)行力。（3）仲裁解決。如調(diào)解不成，合同承辦部門可以根據(jù)合同約定或法律規(guī)定申請仲裁。仲裁解決合同糾紛應遵循仲裁程序的規(guī)定，仲裁裁決具有終局性，對雙方當事人具有約束力。（4）訴訟解決。如仲裁不成，合同承辦部門可以根據(jù)合同約定或法律規(guī)定向人民法院提起訴訟。訴訟解決合同糾紛應遵循訴訟程序的規(guī)定，人民法院的判決具有終局性，對雙方當事人具有約束力。3.合同糾紛處理的注意事項（1）合同糾紛處理過程中，合同承辦部門應及時收集、整理相關(guān)證據(jù)，如合同文本、合同履行記錄、往來函件、證人證言等，為合同糾紛的處理提供有力支持。（2）合同糾紛處理過程中，合同承辦部門應嚴格遵守法律法規(guī)和酒店公司的規(guī)定，不得擅自采取過激行為或違反合同約定的行為，以免給酒店公司造成不必要的損失。（3）合同糾紛處理完畢后，合同承辦部門應及時將合同糾紛處理情況報告合同管理部門，并將相關(guān)資料歸檔保存。七、合同管理的信息化建設(shè)1.建立合同管理信息系統(tǒng)酒店公司應建立合同管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)合同管理的信息化、規(guī)范化、科學化。合同管理信息系統(tǒng)應包括合同起草、審核、審批、簽訂、履行、變更、終止、歸檔、查詢等功能模塊，方便合同管理人員進行操作和管理。2.合同信息的錄入與維護合同承辦人應及時將合同的相關(guān)信息錄入合同管理信息系統(tǒng)，包括合同雙方當事人的基本信息、合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等條款。合同管理部門應定期對合同信息進行維護和更新，確保合同信息的準確性和完整性。3.合同管理信息系統(tǒng)的應用合同管理部門應充分利用合同管理信息系統(tǒng)，對合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進行實時監(jiān)控和管理。通過合同管理信息系統(tǒng)，合同管理人