連鎖超市合同管理制度

連鎖超市合同管理制度?目的本制度旨在規(guī)范連鎖超市合同管理流程，保障公司合法權(quán)益，降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的順利開(kāi)展。通過(guò)明確合同管理的職責(zé)、流程和規(guī)范，提高合同管理的效率和質(zhì)量，促進(jìn)公司的穩(wěn)健發(fā)展。適用范圍本制度適用于連鎖超市總部及各門(mén)店與供應(yīng)商、加盟商、員工、客戶(hù)等各類(lèi)主體簽訂的所有合同，包括但不限于采購(gòu)合同、租賃合同、加盟合同、勞動(dòng)合同、服務(wù)合同等。基本原則1.合法性原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得顯失公平，保障雙方的合法權(quán)益。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。合同管理職責(zé)合同管理部門(mén)及職責(zé)1.法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同的法律審查，對(duì)合同條款的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核，提出法律意見(jiàn)和建議。參與重大合同的談判和簽訂，提供法律支持和保障。處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。定期對(duì)公司合同管理情況進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，提出防范措施和建議。2.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的起草、談判、簽訂、履行、變更、解除等工作。建立供應(yīng)商檔案，評(píng)估供應(yīng)商的資質(zhì)和信譽(yù)，選擇合格的供應(yīng)商。跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)處理合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。定期與供應(yīng)商核對(duì)賬目，確保貨款結(jié)算的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。3.運(yùn)營(yíng)部門(mén)負(fù)責(zé)租賃合同、加盟合同等運(yùn)營(yíng)類(lèi)合同的起草、談判、簽訂、履行、變更、解除等工作。對(duì)門(mén)店的租賃情況進(jìn)行管理，確保門(mén)店的正常運(yùn)營(yíng)。審核加盟商的加盟申請(qǐng)，評(píng)估加盟商的經(jīng)營(yíng)能力和市場(chǎng)潛力，簽訂加盟合同。跟蹤加盟合同的執(zhí)行情況，為加盟商提供必要的支持和服務(wù)。4.人事部門(mén)負(fù)責(zé)人事合同的起草、簽訂、履行、變更、解除等工作，包括勞動(dòng)合同、培訓(xùn)合同、保密協(xié)議等。辦理員工的入職、離職手續(xù)，確保人事合同的合規(guī)性。處理勞動(dòng)糾紛，維護(hù)公司和員工的合法權(quán)益。負(fù)責(zé)員工檔案的管理，確保人事信息的準(zhǔn)確性和完整性。各部門(mén)在合同管理中的協(xié)作1.各部門(mén)在合同管理過(guò)程中應(yīng)密切協(xié)作，相互配合。采購(gòu)部門(mén)在簽訂采購(gòu)合同前，應(yīng)將合同草案提交法務(wù)部門(mén)進(jìn)行法律審查；運(yùn)營(yíng)部門(mén)在簽訂運(yùn)營(yíng)類(lèi)合同前，應(yīng)征求采購(gòu)部門(mén)和法務(wù)部門(mén)的意見(jiàn)；人事部門(mén)在簽訂人事合同時(shí)，應(yīng)遵循公司的人力資源政策和法律法規(guī)要求，并與其他部門(mén)保持溝通。2.合同履行過(guò)程中，如出現(xiàn)問(wèn)題需要變更或解除合同，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)溝通協(xié)調(diào)，共同制定解決方案，并按照合同管理流程辦理相關(guān)手續(xù)。3.法務(wù)部門(mén)應(yīng)定期組織各部門(mén)進(jìn)行合同管理培訓(xùn)，提高員工的合同法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。合同簽訂管理合同的起草1.合同文本應(yīng)由承辦部門(mén)負(fù)責(zé)起草。承辦部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同的性質(zhì)和內(nèi)容，參考公司的標(biāo)準(zhǔn)合同模板或相關(guān)法律法規(guī)，擬定合同條款。2.合同條款應(yīng)明確、具體、完整，包括合同雙方的基本信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等內(nèi)容。對(duì)于重要條款和特殊要求，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明和約定。3.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，避免使用模糊、歧義或容易引起爭(zhēng)議的表述。合同的審核1.合同草案起草完成后，承辦部門(mén)應(yīng)將合同文本提交給本部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審主要審核合同條款的完整性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性以及與業(yè)務(wù)需求的一致性。2.初審?fù)ㄟ^(guò)后，合同文本應(yīng)提交給法務(wù)部門(mén)進(jìn)行法律審查。法務(wù)部門(mén)應(yīng)從法律角度對(duì)合同條款進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查合同的合法性、有效性、風(fēng)險(xiǎn)防范措施等方面，并提出法律意見(jiàn)和建議。3.對(duì)于重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，法務(wù)部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行會(huì)審。會(huì)審人員包括法務(wù)人員、承辦部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)人員、運(yùn)營(yíng)人員等，共同對(duì)合同條款進(jìn)行討論和審核，確保合同的全面性和可行性。4.審核部門(mén)應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成審核工作，并出具審核意見(jiàn)。審核意見(jiàn)應(yīng)明確指出合同存在的問(wèn)題及修改建議，承辦部門(mén)應(yīng)根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善。合同的簽訂1.合同經(jīng)審核通過(guò)后，由法定代表人或其授權(quán)代表簽訂。授權(quán)代表應(yīng)持有法定代表人簽署的授權(quán)委托書(shū)，授權(quán)委托書(shū)應(yīng)明確授權(quán)范圍、期限等內(nèi)容。2.簽訂合同前，雙方應(yīng)仔細(xì)核對(duì)合同文本，確保合同內(nèi)容與雙方協(xié)商一致的結(jié)果相符。對(duì)于重要合同，應(yīng)加蓋公司公章或合同專(zhuān)用章，并由雙方簽字或蓋章確認(rèn)。3.合同簽訂后，承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門(mén)，確保各部門(mén)了解合同內(nèi)容和職責(zé)分工，共同做好合同的履行工作。合同履行管理合同履行的跟蹤與監(jiān)督1.合同簽訂后，承辦部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)跟蹤合同的履行情況，及時(shí)掌握合同的執(zhí)行進(jìn)度。定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和分析，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。2.對(duì)于采購(gòu)合同，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)跟蹤供應(yīng)商的供貨情況，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量交付貨物。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時(shí)采取措施，要求供應(yīng)商承擔(dān)違約責(zé)任，并根據(jù)合同約定追究其法律責(zé)任。3.對(duì)于租賃合同，運(yùn)營(yíng)部門(mén)應(yīng)監(jiān)督承租方的使用情況，確保租賃房屋或場(chǎng)地的正常使用。如發(fā)現(xiàn)承租方存在擅自改變用途、損壞房屋設(shè)施等違約行為，應(yīng)及時(shí)制止并要求其承擔(dān)違約責(zé)任。4.對(duì)于加盟合同，運(yùn)營(yíng)部門(mén)應(yīng)跟蹤加盟商的經(jīng)營(yíng)情況，為加盟商提供必要的支持和服務(wù)。如發(fā)現(xiàn)加盟商存在經(jīng)營(yíng)不善、違反加盟合同約定等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施，督促其整改或解除加盟合同。合同變更與解除1.合同履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面的變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、生效時(shí)間等條款，作為原合同的補(bǔ)充文件。2.變更協(xié)議簽訂后，承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)將變更情況通知相關(guān)部門(mén)，并按照變更后的合同條款履行義務(wù)。3.如因一方違約或其他原因需要解除合同，解除合同的一方應(yīng)提前通知對(duì)方，并按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定辦理解除手續(xù)。解除合同應(yīng)簽訂書(shū)面的解除協(xié)議，明確解除的原因、時(shí)間、雙方的權(quán)利義務(wù)等內(nèi)容。4.合同解除后，雙方應(yīng)按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行結(jié)算和清理。如因解除合同給對(duì)方造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。合同糾紛處理1.合同履行過(guò)程中如發(fā)生糾紛，承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)向本部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)告，并會(huì)同法務(wù)部門(mén)進(jìn)行研究分析，制定解決方案。2.對(duì)于糾紛爭(zhēng)議較小的情況，雙方可通過(guò)協(xié)商解決。協(xié)商過(guò)程中，應(yīng)遵循平等、自愿、公平、公正的原則，尋求雙方都能接受的解決方案。3.如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定，選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛。在仲裁或訴訟過(guò)程中，公司應(yīng)積極配合，提供相關(guān)證據(jù)和資料，維護(hù)公司的合法權(quán)益。4.合同糾紛處理結(jié)束后，承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)將處理結(jié)果報(bào)告給公司領(lǐng)導(dǎo)，并對(duì)糾紛產(chǎn)生的原因進(jìn)行總結(jié)分析，提出改進(jìn)措施和建議，避免類(lèi)似糾紛的再次發(fā)生。合同檔案管理合同檔案的收集與整理1.合同簽訂后，承辦部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)將合同文本及相關(guān)資料收集齊全，包括合同草案、審核意見(jiàn)、變更協(xié)議、解除協(xié)議、往來(lái)函件、糾紛處理文件等。2.承辦部門(mén)應(yīng)按照合同類(lèi)別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類(lèi)整理，建立合同檔案目錄，確保合同檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.合同檔案應(yīng)使用統(tǒng)一的檔案袋或文件夾進(jìn)行裝訂，并標(biāo)注合同名稱(chēng)、編號(hào)、簽訂時(shí)間等信息。合同檔案的保管與借閱1.合同檔案應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備一定的檔案管理知識(shí)和技能，確保合同檔案的安全和完整。2.合同檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，按照檔案類(lèi)別和編號(hào)順序排列存放，便于查找和使用。3.如需借閱合同檔案，借閱人員應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱原因、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還合同檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借或復(fù)印。4.保管人員應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。如合同檔案出現(xiàn)損壞、丟失等情況，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。合同檔案的銷(xiāo)毀1.合同檔案保管期限屆滿(mǎn)或因其他原因需要銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)由保管人員提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)合同檔案銷(xiāo)毀清單，注明合同名稱(chēng)、編號(hào)、簽訂時(shí)間、保管期限等內(nèi)容。2.銷(xiāo)毀申請(qǐng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀合同檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的合規(guī)性和徹底性。3.銷(xiāo)毀完成后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在合同檔案銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀清單存檔備查。合同信息化管理合同管理系統(tǒng)的建立與使用1.公司應(yīng)建立合同管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同從起草、審核、簽訂、履行、變更、解除到檔案管理等全過(guò)程的信息化管理。2.合同管理系統(tǒng)應(yīng)具備合同模板管理、流程審批、合同文本存儲(chǔ)、查詢(xún)統(tǒng)計(jì)、提醒預(yù)警等功能，提高合同管理的效率和準(zhǔn)確性。3.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)合同管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的及時(shí)更新和準(zhǔn)確錄入。合同數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與分析1.合同管理系統(tǒng)應(yīng)定期生成合同數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，包括合同簽訂數(shù)量、金額、履行情況、糾紛處理情況等，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)支持。2.公司應(yīng)定期對(duì)合同數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)合同管理工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)采取措施加以改進(jìn)。3.通過(guò)合同數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與分析，評(píng)估合同管理對(duì)公司經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)的影響，為公司制定經(jīng)營(yíng)策略提供參考依據(jù)。合同管理考核與獎(jiǎng)懲考核標(biāo)準(zhǔn)1.建立合同管理考核制度，明確考核標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)。考核內(nèi)容包括合同簽訂的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性，合同履行的情況，合同糾紛的處理結(jié)果，合同檔案的管理等方面。2.對(duì)于合同管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于合同管理工作不力，導(dǎo)致公司利益受損的部門(mén)和個(gè)人，給予批評(píng)和處罰。獎(jiǎng)勵(lì)與處罰措施1.獎(jiǎng)勵(lì)措施對(duì)于在合同管理工作中表現(xiàn)突出，為公司避免重大經(jīng)濟(jì)損失或挽回經(jīng)濟(jì)損失的部門(mén)和個(gè)人，給予一次性獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)于提出合理化建議，改進(jìn)合同管理流程，提高合同管理效率和質(zhì)量的部門(mén)和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。在公司內(nèi)部通報(bào)表?yè)P(yáng)合同管理工作成績(jī)顯著的部門(mén)和個(gè)人，樹(shù)立榜樣，激勵(lì)全體員工做好合同管理工作。2.處罰措施對(duì)于因合同管理不善，導(dǎo)致合同簽訂失誤、履行不當(dāng)、糾紛處理不力等給公司造成經(jīng)