門店記錄憑證管理制度

門店記錄憑證管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)門店記錄憑證管理，規(guī)范記錄憑證的填寫、收集、整理、歸檔和保存，確保門店運(yùn)營(yíng)信息的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司旗下所有門店，包括直營(yíng)店、加盟店等。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：記錄憑證應(yīng)如實(shí)反映門店實(shí)際業(yè)務(wù)情況，不得虛假記錄。2.準(zhǔn)確性原則：記錄憑證的填寫應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)清晰、邏輯連貫。3.完整性原則：涵蓋門店運(yùn)營(yíng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，確保記錄無(wú)遺漏。4.及時(shí)性原則：及時(shí)填寫、收集和整理記錄憑證，不得拖延。5.保密性原則：涉及門店機(jī)密的記錄憑證應(yīng)妥善保管，防止信息泄露。二、記錄憑證的種類及內(nèi)容（一）銷售記錄1.銷售小票內(nèi)容：包含商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、銷售時(shí)間、銷售人員等信息。用途：作為顧客購(gòu)買商品的直接憑證，用于核對(duì)銷售數(shù)據(jù)和處理售后。2.銷售日?qǐng)?bào)表內(nèi)容：匯總當(dāng)日各商品的銷售數(shù)量、銷售額、銷售利潤(rùn)等數(shù)據(jù)，以及不同時(shí)間段的銷售情況分析。用途：為門店管理層提供每日銷售業(yè)績(jī)概況，以便進(jìn)行決策和調(diào)整。（二）庫(kù)存記錄1.庫(kù)存臺(tái)賬內(nèi)容：記錄商品的出入庫(kù)日期、數(shù)量、批次、庫(kù)存余額等信息。用途：實(shí)時(shí)反映門店庫(kù)存動(dòng)態(tài)，便于庫(kù)存管理和補(bǔ)貨決策。2.盤點(diǎn)表內(nèi)容：在定期盤點(diǎn)或不定期抽查時(shí)，記錄實(shí)際庫(kù)存數(shù)量，并與庫(kù)存臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)，標(biāo)注差異情況及原因。用途：確保庫(kù)存數(shù)量準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)庫(kù)存管理中的問(wèn)題并及時(shí)解決。（三）采購(gòu)記錄1.采購(gòu)訂單內(nèi)容：包括采購(gòu)商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、供應(yīng)商信息、采購(gòu)日期、交貨日期等。用途：作為向供應(yīng)商采購(gòu)商品的依據(jù)，明確采購(gòu)雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購(gòu)發(fā)票內(nèi)容：記錄采購(gòu)商品的金額、稅額、發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期等信息。用途：用于財(cái)務(wù)核算和報(bào)銷，證明采購(gòu)業(yè)務(wù)的真實(shí)性和合法性。（四）人員考勤記錄1.考勤表內(nèi)容：記錄員工每日的出勤、遲到、早退、請(qǐng)假、曠工等情況。用途：作為計(jì)算員工工資、獎(jiǎng)金和進(jìn)行績(jī)效考核的依據(jù)。（五）財(cái)務(wù)收支記錄1.收款憑證內(nèi)容：記錄門店每日的現(xiàn)金收款、刷卡收款、線上收款等金額及來(lái)源。用途：反映門店的收入情況，確保資金及時(shí)入賬。2.付款憑證內(nèi)容：包括支付供應(yīng)商貨款、員工報(bào)銷、水電費(fèi)等各項(xiàng)支出的金額、用途、支付方式等。用途：規(guī)范門店的費(fèi)用支出，便于財(cái)務(wù)核算和審計(jì)。（六）客戶信息記錄1.客戶檔案內(nèi)容：記錄客戶基本信息（姓名、性別、聯(lián)系方式、地址等）、購(gòu)買歷史、消費(fèi)偏好、投訴記錄等。用途：有助于門店進(jìn)行客戶關(guān)系管理，提供個(gè)性化服務(wù)，提高客戶滿意度和忠誠(chéng)度。三、記錄憑證的填寫要求（一）基本要求1.記錄憑證應(yīng)使用黑色或藍(lán)色中性筆填寫，不得使用鉛筆、圓珠筆或褪色墨水填寫。2.填寫內(nèi)容應(yīng)清晰、工整，不得潦草、涂改。如有錯(cuò)誤，應(yīng)采用劃線更正法，在錯(cuò)誤處劃一條紅線，在上方填寫正確內(nèi)容，并加蓋經(jīng)手人印章。（二）具體內(nèi)容填寫要求1.日期：填寫業(yè)務(wù)發(fā)生的實(shí)際日期，年、月、日應(yīng)完整。2.名稱：填寫商品、人員、供應(yīng)商、客戶等的準(zhǔn)確全稱。3.規(guī)格：詳細(xì)填寫商品的規(guī)格型號(hào)等信息。4.數(shù)量：準(zhǔn)確記錄業(yè)務(wù)涉及的數(shù)量，數(shù)字書寫規(guī)范。5.單價(jià)：填寫商品或服務(wù)的實(shí)際價(jià)格。6.金額：根據(jù)數(shù)量和單價(jià)計(jì)算得出，計(jì)算準(zhǔn)確，小數(shù)點(diǎn)后保留兩位。7.備注：對(duì)特殊情況或需要說(shuō)明的事項(xiàng)進(jìn)行簡(jiǎn)要備注。四、記錄憑證的收集與整理（一）收集職責(zé)1.各崗位員工負(fù)責(zé)本崗位相關(guān)記錄憑證的及時(shí)填寫和收集。2.銷售崗位員工在完成每筆銷售業(yè)務(wù)后，應(yīng)立即開(kāi)具銷售小票，并于每日營(yíng)業(yè)結(jié)束后，將銷售小票整理匯總，交予財(cái)務(wù)人員。3.庫(kù)存管理人員應(yīng)每日更新庫(kù)存臺(tái)賬，在進(jìn)行庫(kù)存盤點(diǎn)后，及時(shí)填寫盤點(diǎn)表，并提交給門店負(fù)責(zé)人。4.采購(gòu)人員在采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)收集采購(gòu)訂單、采購(gòu)發(fā)票等憑證，并交予財(cái)務(wù)部門。5.考勤記錄由行政人員負(fù)責(zé)收集和整理，每月初將上月考勤表提交給財(cái)務(wù)部門作為工資核算依據(jù)。6.財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)收集各類收款憑證和付款憑證，并進(jìn)行初步審核。（二）整理要求1.按照記錄憑證的種類和時(shí)間順序進(jìn)行分類整理。2.對(duì)于紙張大小不一致的憑證，應(yīng)進(jìn)行裁剪或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。3.去除憑證上的訂書釘、回形針等金屬物品，防止損壞。4.將整理好的記錄憑證裝訂成冊(cè)，每?jī)?cè)厚度適中，便于翻閱和保存。五、記錄憑證的歸檔與保存（一）歸檔流程1.整理好的記錄憑證由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)歸檔。2.按照年度、月份順序，將各類記錄憑證分別裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注檔案名稱、年份、月份等信息。3.在檔案盒內(nèi)，按照憑證類別和時(shí)間順序依次排列記錄憑證，并編制目錄，注明每份憑證的名稱、日期、頁(yè)碼等信息，以便查找。（二）保存期限1.銷售記錄、庫(kù)存記錄、采購(gòu)記錄等與門店運(yùn)營(yíng)直接相關(guān)的記錄憑證，保存期限為[X]年。2.人員考勤記錄保存期限為[X]年。3.財(cái)務(wù)收支記錄保存期限為[X]年，其中涉及稅務(wù)、審計(jì)等重要資料，按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的期限保存。4.客戶信息記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存，直至客戶與門店終止業(yè)務(wù)關(guān)系后[X]年。（三）保存地點(diǎn)記錄憑證應(yīng)保存在專門的檔案柜中，存放地點(diǎn)應(yīng)干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)，確保檔案安全。檔案柜應(yīng)加鎖，并由專人負(fù)責(zé)管理。六、記錄憑證的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.門店內(nèi)部員工因工作需要查閱記錄憑證的，應(yīng)填寫《記錄憑證查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在財(cái)務(wù)人員陪同下查閱。2.公司管理層因工作需要查閱記錄憑證的，可直接查閱，但應(yīng)在查閱后及時(shí)歸還，并做好查閱記錄。3.外部審計(jì)機(jī)構(gòu)、稅務(wù)機(jī)關(guān)等因?qū)徲?jì)、檢查等工作需要查閱記錄憑證的，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的程序辦理手續(xù)，經(jīng)公司授權(quán)人員批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)人員陪同查閱。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)記錄憑證，不得在憑證上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞。2.查閱過(guò)程中，如需復(fù)印部分憑證內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將記錄憑證及時(shí)歸還財(cái)務(wù)人員，并在《記錄憑證查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）使用規(guī)定記錄憑證僅用于門店內(nèi)部管理、財(cái)務(wù)核算、審計(jì)檢查等工作，未經(jīng)公司書面授權(quán)，任何人不得將記錄憑證提供給外部單位或個(gè)人使用。七、記錄憑證的銷毀（一）銷毀條件記錄憑證超過(guò)保存期限后，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核、公司管理層批準(zhǔn)，可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.財(cái)務(wù)部門編制《記錄憑證銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀的記錄憑證名稱、年份、月份、數(shù)量等信息。2.《記錄憑證銷毀清單》經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部門會(huì)同行政部門共同組織銷毀工作。3.銷毀記錄憑證時(shí)，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀，并由至少兩名監(jiān)銷人員在場(chǎng)監(jiān)督，確保銷毀過(guò)程符合規(guī)定要求。4.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《記錄憑證銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單存檔保存。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)門店記錄憑證管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督，定期檢查記錄憑證的填寫、收集、整理、歸檔和保存情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)門店記錄憑證管理工作進(jìn)行定期審計(jì)，檢查記錄憑證的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性和合規(guī)性，對(duì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)問(wèn)題提出審計(jì)意見(jiàn)和建議。（二）檢查內(nèi)容1.記錄憑證的填寫是否符合要求，內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確。2.記錄憑證的收集、整理、歸檔是否及時(shí)、規(guī)范。3.記錄憑證的保存是否安全，是否符合保存期限和保存地點(diǎn)的要求。4.記錄憑證的查閱與使用是否符合規(guī)定，有無(wú)未經(jīng)授權(quán)提供給外部單位或個(gè)人使用的情況。5.記錄憑證的銷毀是否按照程序進(jìn)行，銷毀清單是否完整、存檔。（三）處罰措施1.對(duì)于違反本制度規(guī)定填寫、收集、整理、歸檔和保存記錄憑證的員工，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處罰。2.對(duì)于因記錄憑證管理不善導(dǎo)致門店運(yùn)營(yíng)信息不準(zhǔn)確、不完整，給公司造成損失