資料交接跟蹤管理制度

資料交接跟蹤管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范公司內(nèi)部資料交接行為，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性傳遞，避免因資料交接不清導(dǎo)致工作延誤、信息丟失或其他問題，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門之間、部門與員工之間以及員工與員工之間涉及的各類資料交接工作。（三）基本原則1.清晰明確原則：資料交接雙方應(yīng)明確交接資料的內(nèi)容、數(shù)量、時(shí)間要求等關(guān)鍵信息，確保交接事項(xiàng)清晰無誤。2.責(zé)任追溯原則：建立資料交接記錄，明確交接雙方責(zé)任，以便在出現(xiàn)問題時(shí)能夠追溯責(zé)任。3.及時(shí)高效原則：交接雙方應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和流程進(jìn)行資料交接，確保資料及時(shí)傳遞，不影響工作的正常開展。4.保密原則：對(duì)于涉及公司機(jī)密的資料，交接雙方應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、資料交接的分類及范圍（一）項(xiàng)目資料交接1.項(xiàng)目啟動(dòng)階段：包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目策劃書、項(xiàng)目預(yù)算等。2.項(xiàng)目執(zhí)行階段：如項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目文檔（設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、會(huì)議紀(jì)要等）、項(xiàng)目變更記錄等。3.項(xiàng)目結(jié)束階段：項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告、項(xiàng)目資料歸檔清單等。（二）日常工作資料交接1.文件類：公司內(nèi)部文件、通知、規(guī)章制度、合同協(xié)議等。2.報(bào)表類：財(cái)務(wù)報(bào)表、業(yè)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.數(shù)據(jù)類：業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶數(shù)據(jù)、市場(chǎng)數(shù)據(jù)等。4.辦公用品及設(shè)備相關(guān)資料：辦公用品領(lǐng)用記錄、設(shè)備維護(hù)記錄、設(shè)備使用說明書等。（三）人員離職資料交接1.工作交接清單：包括正在處理的工作任務(wù)、待辦事項(xiàng)、重要客戶信息、工作流程說明等。2.文件資料：個(gè)人保管的公司文件、檔案、資料等。3.電子數(shù)據(jù)：個(gè)人電腦中的工作相關(guān)電子文件、數(shù)據(jù)備份等。4.辦公設(shè)備及物品：領(lǐng)用的辦公用品、辦公設(shè)備等。三、資料交接流程（一）交接準(zhǔn)備1.交接發(fā)起方確定需要交接的資料清單，詳細(xì)列出資料的名稱、數(shù)量、版本等信息。對(duì)資料進(jìn)行整理和分類，確保資料的完整性和可讀性。準(zhǔn)備好資料交接記錄表格，包括交接日期、交接雙方姓名、部門、交接資料明細(xì)、交接說明等欄目。2.交接接收方了解交接資料的大致內(nèi)容和要求，如有疑問及時(shí)與交接發(fā)起方溝通。安排好接收資料的時(shí)間和地點(diǎn)，確保能夠及時(shí)、妥善接收資料。（二）現(xiàn)場(chǎng)交接1.資料核對(duì)交接雙方在約定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行當(dāng)面交接。接收方按照交接清單對(duì)資料進(jìn)行逐一核對(duì)，檢查資料的數(shù)量、完整性、準(zhǔn)確性等。對(duì)于資料中的疑問或不符之處，及時(shí)與交接發(fā)起方溝通確認(rèn)。2.簽字確認(rèn)核對(duì)無誤后，交接雙方在資料交接記錄表格上簽字確認(rèn)。簽字確認(rèn)包括交接日期、交接雙方姓名、部門等信息，確保簽字清晰可辨，以便日后追溯。（三）特殊情況處理1.資料缺失或損壞如發(fā)現(xiàn)資料缺失或損壞，交接發(fā)起方應(yīng)及時(shí)說明原因，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)補(bǔ)充或修復(fù)資料。對(duì)于因資料缺失或損壞給接收方造成的損失，交接發(fā)起方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.交接時(shí)間沖突若交接雙方因特殊原因無法在約定時(shí)間進(jìn)行交接，應(yīng)提前協(xié)商確定新的交接時(shí)間，并及時(shí)通知相關(guān)人員。在新的交接時(shí)間到來前，交接發(fā)起方應(yīng)妥善保管好資料，確保資料安全。（四）資料歸檔1.接收方資料交接完成后，接收方應(yīng)及時(shí)對(duì)資料進(jìn)行歸檔整理，按照公司的檔案管理制度進(jìn)行分類存放。建立資料索引和目錄，便于日后查詢和使用。2.監(jiān)督檢查公司檔案管理部門定期對(duì)各部門的資料歸檔情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保資料歸檔的及時(shí)性和規(guī)范性。對(duì)于未按要求歸檔的部門和個(gè)人，及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。四、資料交接跟蹤（一）跟蹤責(zé)任人1.交接發(fā)起方：負(fù)責(zé)對(duì)交接資料的跟蹤，確保接收方按照要求及時(shí)、妥善處理資料。2.接收方上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)：對(duì)接收方的資料交接工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保交接工作順利完成。3.公司綜合管理部門：負(fù)責(zé)對(duì)資料交接跟蹤情況進(jìn)行匯總和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調(diào)解決。（二）跟蹤方式1.定期溝通交接發(fā)起方與接收方定期進(jìn)行溝通，了解資料的處理進(jìn)度和存在的問題。溝通方式可以包括電話、郵件、面對(duì)面交流等，確保溝通及時(shí)、有效。2.進(jìn)度報(bào)告接收方應(yīng)定期向交接發(fā)起方提交資料處理進(jìn)度報(bào)告，說明資料的處理情況、遇到的問題及解決方案等。進(jìn)度報(bào)告應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要求填寫，確保信息準(zhǔn)確、完整。3.現(xiàn)場(chǎng)檢查根據(jù)需要，交接發(fā)起方或公司綜合管理部門可以對(duì)接收方的資料處理情況進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查?，F(xiàn)場(chǎng)檢查主要查看資料的歸檔情況、使用情況等，確保資料得到妥善保管和有效利用。（三）問題處理1.問題記錄在資料交接跟蹤過程中，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)記錄問題的詳細(xì)情況，包括問題描述、發(fā)現(xiàn)時(shí)間、發(fā)現(xiàn)人等。2.問題分析對(duì)記錄的問題進(jìn)行分析，找出問題產(chǎn)生的原因，確定責(zé)任部門和責(zé)任人。3.解決方案制定根據(jù)問題分析結(jié)果，制定相應(yīng)的解決方案，明確解決問題的措施、時(shí)間要求等。4.問題解決跟蹤對(duì)解決方案的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保問題得到及時(shí)解決。問題解決后，對(duì)整個(gè)問題處理過程進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，提出改進(jìn)措施，防止類似問題再次發(fā)生。五、資料交接的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)資料交接情況進(jìn)行審計(jì)，檢查資料交接流程是否合規(guī)、交接記錄是否完整、資料是否得到妥善處理等。對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.日常檢查公司綜合管理部門和各部門負(fù)責(zé)人定期對(duì)資料交接工作進(jìn)行日常檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。日常檢查可以采取抽查資料交接記錄、詢問交接雙方等方式進(jìn)行。（二）考核辦法1.考核指標(biāo)資料交接準(zhǔn)確性：考核交接資料的內(nèi)容、數(shù)量、版本等是否準(zhǔn)確無誤。資料交接及時(shí)性：考核交接雙方是否按照規(guī)定的時(shí)間進(jìn)行資料交接。資料跟蹤有效性：考核資料交接跟蹤責(zé)任人是否有效跟蹤資料處理情況，問題是否得到及時(shí)解決。資料歸檔規(guī)范性：考核接收方是否按照公司檔案管理制度對(duì)資料進(jìn)行規(guī)范歸檔。2.考核方式定期考核：公司每季度對(duì)各部門和員工的資料交接工作進(jìn)行一次定期考核。不定期抽查：公司綜合管理部門和各部門負(fù)責(zé)人不定期對(duì)資料交接工作進(jìn)行抽查考核。3.考核結(jié)果應(yīng)用將考核結(jié)果與員工的績(jī)效獎(jiǎng)金、晉升、評(píng)優(yōu)等掛鉤。對(duì)于考核成績(jī)優(yōu)秀的部門和員工，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)于考核成績(jī)不合格的部門和員工，進(jìn)行批評(píng)教育，并要求限期整改。如整改后仍不符合要求，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。六、資料交接的保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.交接雙方：在資料交接過程中，交接雙方均有保密義務(wù)，應(yīng)對(duì)涉及公司機(jī)密的資料嚴(yán)格保密。2.相關(guān)人員：參與資料交接工作的其他人員，如檔案管理人員、監(jiān)督檢查人員等，也應(yīng)遵守保密規(guī)定。（二）保密措施1.資料標(biāo)識(shí)：對(duì)于涉及公司機(jī)密的資料，應(yīng)在資料上明確標(biāo)注"機(jī)密"字樣，并注明保密期限。2.存儲(chǔ)要求：機(jī)密資料應(yīng)存儲(chǔ)在安全的場(chǎng)所，如加密的電子存儲(chǔ)設(shè)備或?qū)ｉT的檔案柜中，并采取相應(yīng)的防盜、防火、防潮等措施。3.傳遞方式：機(jī)密資料的傳遞應(yīng)采用安全可靠的方式，如專人送達(dá)、加密郵件等，避免通過不可信的渠道傳遞。4.使用限制：接收方只能在規(guī)定的范圍內(nèi)使用機(jī)密資料，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或泄露給無關(guān)人員。（三）違規(guī)處理1.警告處分：對(duì)于違反保密規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重給予警告處分，并要求立即改正。2.經(jīng)濟(jì)處罰：對(duì)于因違反保密規(guī)定給公司造成損失的，公司將根據(jù)損失情況要求責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。3.解除勞動(dòng)合同：對(duì)于嚴(yán)重違反保密規(guī)定，給公司造成重大損失