銷售行業(yè)合同管理制度

銷售行業(yè)合同管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司銷售合同的規(guī)范化管理，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高銷售業(yè)務(wù)效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有銷售合同的簽訂、履行、變更、解除及終止等全過程管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：銷售合同的簽訂、履行等活動必須遵守國家法律法規(guī)和政策規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得強(qiáng)迫另一方簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方合法權(quán)益。4.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.銷售業(yè)務(wù)人員在與客戶洽談達(dá)成初步合作意向后，應(yīng)及時填寫《合同審批表》，詳細(xì)說明客戶信息、項目內(nèi)容、合同金額、付款方式、交貨時間等關(guān)鍵條款。2.將《合同審批表》提交至銷售部門負(fù)責(zé)人審核，銷售部門負(fù)責(zé)人應(yīng)重點審核合同條款的合理性、業(yè)務(wù)的可行性以及對公司利益的保障程度等，提出審核意見。3.《合同審批表》經(jīng)銷售部門負(fù)責(zé)人審核通過后，流轉(zhuǎn)至法務(wù)部門。法務(wù)部門對合同條款進(jìn)行合法性審查，確保合同不存在法律風(fēng)險，并出具法律審查意見。4.若法務(wù)部門提出修改意見，銷售業(yè)務(wù)人員應(yīng)與客戶協(xié)商修改合同條款，修改后的合同再次提交審核，直至通過法務(wù)審核。5.經(jīng)銷售部門負(fù)責(zé)人和法務(wù)部門審核通過的《合同審批表》，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體業(yè)務(wù)戰(zhàn)略和風(fēng)險評估情況進(jìn)行審批。6.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，銷售業(yè)務(wù)人員方可與客戶簽訂正式合同。合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。（二）合同簽訂注意事項1.合同主體資格審查：銷售業(yè)務(wù)人員應(yīng)認(rèn)真核實客戶的營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明等相關(guān)資料，確?？蛻艟哂泻戏ǖ暮灱s主體資格。對于特殊行業(yè)客戶，還需審查其行業(yè)資質(zhì)證書等。2.合同條款明確：合同應(yīng)明確約定雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨地點、交貨時間、付款方式、驗收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款，避免模糊不清或歧義。3.價格條款：合同價格應(yīng)明確具體，對于價格調(diào)整的條件和方式應(yīng)做出明確約定。如有特殊價格政策，應(yīng)在合同中注明。4.付款方式：應(yīng)根據(jù)公司的資金回籠計劃和風(fēng)險承受能力，合理確定付款方式，如一次性付款、分期付款、銀行承兌匯票等，并明確付款的時間節(jié)點和逾期付款的違約責(zé)任。5.知識產(chǎn)權(quán)條款：對于涉及公司知識產(chǎn)權(quán)的產(chǎn)品或服務(wù)，應(yīng)在合同中明確知識產(chǎn)權(quán)歸屬、使用限制等條款，保護(hù)公司的知識產(chǎn)權(quán)。6.保密條款：對于在合同履行過程中知悉的對方商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等信息，雙方應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和保密期限。三、合同履行管理（一）合同執(zhí)行計劃制定1.銷售業(yè)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細(xì)的《合同執(zhí)行計劃》，明確各階段的工作任務(wù)、責(zé)任人、時間節(jié)點等內(nèi)容。2.《合同執(zhí)行計劃》應(yīng)提交至銷售部門負(fù)責(zé)人審核，確保計劃的合理性和可操作性。（二）產(chǎn)品交付1.生產(chǎn)部門應(yīng)根據(jù)銷售合同和《合同執(zhí)行計劃》，按時、按質(zhì)、按量組織產(chǎn)品生產(chǎn)。2.產(chǎn)品生產(chǎn)完成后，質(zhì)量檢驗部門應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗，確保產(chǎn)品質(zhì)量合格。3.物流部門應(yīng)根據(jù)合同約定的交貨地點和時間，及時安排產(chǎn)品運輸，確保產(chǎn)品安全、準(zhǔn)時交付給客戶。4.產(chǎn)品交付時，銷售業(yè)務(wù)人員應(yīng)與客戶共同辦理交貨手續(xù)，如簽收貨物清單、驗收報告等，并妥善保存相關(guān)憑證。（三）貨款回收1.銷售業(yè)務(wù)人員應(yīng)密切關(guān)注合同付款條款的執(zhí)行情況，及時提醒客戶按時付款。2.對于逾期未付款的客戶，銷售業(yè)務(wù)人員應(yīng)按照合同約定，及時向客戶發(fā)送催款通知，并與客戶溝通協(xié)商解決付款問題。3.若客戶仍未按時付款，銷售部門應(yīng)及時將情況反饋至法務(wù)部門，由法務(wù)部門根據(jù)合同約定和相關(guān)法律法規(guī)，采取必要的法律措施，維護(hù)公司的合法權(quán)益。（四）合同履行跟蹤與協(xié)調(diào)1.銷售業(yè)務(wù)人員應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.對于涉及多個部門協(xié)作的合同履行事項，銷售部門應(yīng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門之間的工作，確保合同順利履行。3.如因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法按時履行，銷售業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時通知客戶，并與客戶協(xié)商解決方案，同時按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。四、合同變更管理（一）變更申請1.在合同履行過程中，如因市場情況變化、客戶需求調(diào)整等原因需要變更合同條款，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂《合同變更協(xié)議》。2.提出合同變更的一方應(yīng)填寫《合同變更申請表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容及對合同履行的影響等。（二）變更審批1.《合同變更申請表》提交至銷售部門負(fù)責(zé)人審核，銷售部門負(fù)責(zé)人應(yīng)評估變更對公司業(yè)務(wù)和利益的影響，提出審核意見。2.經(jīng)銷售部門負(fù)責(zé)人審核通過后，流轉(zhuǎn)至法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查。法務(wù)部門出具法律審查意見后，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，合同雙方方可簽訂《合同變更協(xié)議》。（三）變更后的合同履行1.合同變更后，銷售業(yè)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)變更后的合同條款，調(diào)整《合同執(zhí)行計劃》，并確保各部門按照變更后的要求履行合同義務(wù)。2.對于因合同變更導(dǎo)致的價格調(diào)整、交貨時間變化等事項，應(yīng)及時與客戶溝通確認(rèn)，并做好相關(guān)記錄。五、合同解除與終止管理（一）解除與終止情形1.合同雙方協(xié)商一致，可以解除合同。2.合同約定的解除條件成就時，一方有權(quán)解除合同。3.因不可抗力致使合同目的不能實現(xiàn)的，合同可以解除。4.一方嚴(yán)重違約，另一方有權(quán)解除合同。5.合同履行完畢，合同自然終止。（二）解除與終止申請1.符合合同解除或終止條件的，提出解除或終止合同的一方應(yīng)填寫《合同解除/終止申請表》，詳細(xì)說明解除或終止的原因及依據(jù)。2.將《合同解除/終止申請表》提交至銷售部門負(fù)責(zé)人審核，銷售部門負(fù)責(zé)人應(yīng)審核解除或終止合同的必要性和合法性，提出審核意見。（三）審批流程1.經(jīng)銷售部門負(fù)責(zé)人審核通過后，流轉(zhuǎn)至法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。法務(wù)部門出具法律審查意見后，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，合同雙方按照約定辦理合同解除或終止手續(xù)。（四）后續(xù)事宜處理1.合同解除或終止后，銷售業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時與客戶辦理相關(guān)結(jié)算手續(xù)，如貨款結(jié)算、費用清算等。2.對于因合同解除或終止可能涉及的違約責(zé)任、賠償責(zé)任等問題，應(yīng)按照合同約定和法律法規(guī)進(jìn)行處理。3.合同解除或終止后，相關(guān)業(yè)務(wù)資料應(yīng)妥善保管，以備后續(xù)查閱和審計。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.銷售業(yè)務(wù)人員應(yīng)在合同簽訂后及時將合同文本及相關(guān)附件、《合同審批表》、《合同執(zhí)行計劃》、往來函件、驗收報告、結(jié)算憑證等資料收集整理。2.合同履行過程中的所有與合同相關(guān)的文件資料都應(yīng)作為檔案進(jìn)行收集。（二）檔案整理與歸檔1.收集到的合同資料應(yīng)按照類別、時間順序進(jìn)行整理，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.將整理好的合同檔案移交至公司檔案管理部門統(tǒng)一歸檔保存。檔案管理部門應(yīng)建立合同檔案臺賬，對合同檔案進(jìn)行詳細(xì)登記和分類管理。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.如需借閱合同檔案，借閱人應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的合同檔案，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借或泄露檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。（四）檔案保管期限合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，合同檔案的保管期限為自合同履行完畢或終止之日起[X]年。七、合同風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.銷售部門應(yīng)定期對銷售合同進(jìn)行風(fēng)險識別和評估，分析合同可能存在的風(fēng)險因素，如市場風(fēng)險、信用風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.根據(jù)風(fēng)險識別和評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對：關(guān)注市場動態(tài)，及時調(diào)整銷售策略和合同條款，以降低市場變化對合同履行的影響。2.信用風(fēng)險應(yīng)對：加強(qiáng)客戶信用管理，對客戶進(jìn)行信用評級，建立客戶信用檔案。對于信用狀況不佳的客戶，采取適當(dāng)?shù)娘L(fēng)險防范措施，如要求提供擔(dān)保、增加預(yù)付款比例等。3.法律風(fēng)險應(yīng)對：加強(qiáng)合同法律審查，確保合同條款合法合規(guī)。定期組織合同法律培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)人員的法律意識和風(fēng)險防范能力。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對銷售合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保合同管理制度的有效執(zhí)行。2.銷售部門應(yīng)定期向公司管理層匯報銷售合同管理情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（二）考核評價1.建立銷售合同管理考核評價機(jī)制，對銷售業(yè)務(wù)人員和相關(guān)部門在合同管理工