負(fù)責(zé)公司印章管理制度

負(fù)責(zé)公司印章管理制度?總則目的為加強公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護公司合法權(quán)益，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)、子公司的各類印章管理，包括但不限于公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章、部門章等。印章定義1.公章：代表公司對外行使權(quán)力、承擔(dān)責(zé)任的具有最高法律效力的印章。2.合同專用章：專門用于簽訂各類合同的印章。3.財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)核算、資金收付等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)的印章。4.法定代表人章：由法定代表人個人保管，用于特定的財務(wù)、法律文件等需要法定代表人簽字確認(rèn)的場合。5.部門章：各部門為處理內(nèi)部業(yè)務(wù)而使用的印章，如行政章、業(yè)務(wù)章等。印章的刻制申請1.因工作需要刻制印章的部門或個人，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、使用范圍、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.涉及公司重要印章（如公章、合同專用章、財務(wù)專用章等）的刻制申請，需經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)。審批1.《印章刻制申請表》提交至公司行政管理部門，行政管理部門對申請進行初步審核，審核內(nèi)容包括申請理由是否充分、印章用途是否明確等。2.審核通過后，行政管理部門將申請表提交至公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后方可進行印章刻制。刻制1.經(jīng)審批同意刻制的印章，由行政管理部門統(tǒng)一安排具有資質(zhì)的印章制作單位進行刻制。2.印章制作單位應(yīng)按照公司提供的樣式、規(guī)格、材質(zhì)等要求進行制作，確保印章質(zhì)量。3.印章刻制完成后，由行政管理部門負(fù)責(zé)領(lǐng)取，并對印章進行登記備案，記錄印章名稱、規(guī)格、材質(zhì)、刻制日期、領(lǐng)取人等信息。印章的保管保管原則1.實行專人專管制度，各類印章必須指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識。2.印章保管人員不得將印章轉(zhuǎn)借他人使用，不得擅自委托他人代管印章。保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)印章的日常保管，確保印章存放安全，防止印章丟失、被盜或損壞。2.嚴(yán)格按照印章使用規(guī)定和流程使用印章，對每一次印章使用進行詳細(xì)登記。3.定期檢查印章的使用情況，如發(fā)現(xiàn)異常情況及時向上級報告。4.妥善保管印章使用記錄及相關(guān)文件資料，以備查閱。不同印章保管規(guī)定1.公章：由公司行政管理部門負(fù)責(zé)人指定專人保管，存放于公司機要室或保險柜中。2.合同專用章：由公司合同管理部門負(fù)責(zé)人指定專人保管，存放于公司合同管理部門的保險柜中。3.財務(wù)專用章：由公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)人指定專人保管，存放于公司財務(wù)專用保險柜中。4.法定代表人章：由法定代表人本人或其授權(quán)的專人保管，存放于安全可靠的地方。5.部門章：由各部門負(fù)責(zé)人指定專人保管，存放于部門內(nèi)部的保險柜或文件柜中。印章的使用使用原則1.嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍和審批程序使用印章，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用。2.印章使用應(yīng)基于真實、合法、有效的業(yè)務(wù)活動，不得用于違法違規(guī)或損害公司利益的行為。3.印章使用應(yīng)確保文件內(nèi)容與申請使用的事由相符，不得擅自更改文件內(nèi)容。使用流程1.填寫申請表：使用印章的部門或個人應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事由、用印文件名稱、份數(shù)、用印時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審批：一般性文件用印，由部門負(fù)責(zé)人審批后即可使用。涉及重要合同、協(xié)議、法律文件等用印，需經(jīng)公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核，最終由公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)。財務(wù)相關(guān)文件用印，需經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，公司分管財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.用印：印章保管人員在審核《印章使用申請表》及相關(guān)文件無誤后，方可在用印位置加蓋印章，并對用印文件進行編號登記，記錄用印日期、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印人等信息。4.留存文件：用印完成后，印章保管人員應(yīng)留存一份《印章使用申請表》及相關(guān)用印文件復(fù)印件，按照檔案管理規(guī)定進行歸檔保存。特殊情況處理1.如遇緊急情況（如合同簽訂時間緊迫等）無法按照正常審批流程用印時，印章使用人應(yīng)電話請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后先行用印，并在事后及時補辦審批手續(xù)。2.如因工作失誤導(dǎo)致已用印的文件需要更改或作廢，印章使用人應(yīng)及時通知印章保管人員，并按照規(guī)定程序辦理相關(guān)手續(xù)，對已用印的文件進行追回或作廢處理。印章的停用與銷毀停用1.因公司機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章的，由行政管理部門或相關(guān)部門填寫《印章停用申請表》，說明停用原因、停用印章名稱等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.《印章停用申請表》提交至公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后，行政管理部門負(fù)責(zé)通知印章保管人員停止使用該印章。銷毀1.停用的印章由行政管理部門統(tǒng)一收回，并進行登記備案。2.對于需要銷毀的印章，行政管理部門應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，詳細(xì)說明銷毀印章名稱、原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.《印章銷毀申請表》提交至公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后，由行政管理部門會同審計部門等相關(guān)人員共同監(jiān)督印章的銷毀過程，確保印章被徹底銷毀。4.印章銷毀完成后，參與銷毀的人員應(yīng)在《印章銷毀申請表》上簽字確認(rèn)，并將該表歸檔保存。印章的監(jiān)督與檢查監(jiān)督機制1.公司設(shè)立印章管理監(jiān)督小組，由行政管理部門、審計部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對公司印章管理情況進行定期或不定期的監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)定期檢查印章保管情況、使用登記記錄等，確保印章管理規(guī)范、安全。檢查內(nèi)容1.印章保管是否安全，是否存在丟失、被盜或損壞的情況。2.印章使用是否符合規(guī)定的使用范圍和審批程序，用印登記是否完整、準(zhǔn)確。3.印章停用與銷毀是否按照規(guī)定程序辦理，相關(guān)記錄是否齊全。問題處理1.監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時提出整改意見，并要求相關(guān)部門或人員限期整改。2.對于違反印章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、辭退等。印章的風(fēng)險防范風(fēng)險識別1.印章被盜用或冒用風(fēng)險，可能導(dǎo)致公司承擔(dān)不必要的法律責(zé)任和經(jīng)濟損失。2.印章使用不當(dāng)風(fēng)險，如未經(jīng)授權(quán)使用、用于違法違規(guī)業(yè)務(wù)等，給公司帶來法律風(fēng)險。3.印章保管不善風(fēng)險，如印章丟失、損壞等，影響公司正常業(yè)務(wù)開展。風(fēng)險防范措施1.加強印章保管人員的培訓(xùn)和教育，提高其安全意識和責(zé)任意識，簽訂保密協(xié)議，明確其法律責(zé)任。2.完善印章使用審批流程，嚴(yán)格審核用印文件，加強對重要文件的審核把關(guān)。3.安裝監(jiān)控設(shè)備，對印章保管場所進行實時監(jiān)控，確保印章安全。4.定期對印章進行檢查和維護，確保印章質(zhì)量良好，可正常使用。5.建立印