行政部門物品管理制度

行政部門物品管理制度?總則目的為加強(qiáng)公司行政部門物品管理，規(guī)范物品采購、使用、保管及處置流程，提高物品使用效率，降低公司運(yùn)營(yíng)成本，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司行政部門辦公設(shè)備、辦公用品、低值易耗品等各類物品的管理。管理原則1.統(tǒng)一管理原則：行政部門負(fù)責(zé)公司物品的統(tǒng)一采購、調(diào)配、保管和處置。2.合理配置原則：根據(jù)工作需要，合理配置物品資源，避免浪費(fèi)。3.節(jié)約使用原則：倡導(dǎo)員工節(jié)約使用物品，降低消耗，延長(zhǎng)物品使用壽命。4.責(zé)任到人原則：明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任人，確保物品管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。物品采購管理采購計(jì)劃制定1.定期盤點(diǎn)：行政部門定期對(duì)庫存物品進(jìn)行盤點(diǎn)，根據(jù)庫存數(shù)量、使用情況及業(yè)務(wù)發(fā)展需求，制定物品采購計(jì)劃。2.需求收集：各部門每月末向行政部門提交下月物品需求清單，包括物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。行政部門匯總各部門需求后，結(jié)合庫存情況，對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和完善。采購流程1.供應(yīng)商選擇：行政部門根據(jù)采購計(jì)劃，通過招標(biāo)、詢價(jià)、議價(jià)等方式選擇合格的供應(yīng)商。建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等情況，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核。2.采購申請(qǐng)：采購人員根據(jù)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃，填寫采購申請(qǐng)表，詳細(xì)注明采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)到貨日期等信息，報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核。3.審批流程：采購申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。金額較大的采購項(xiàng)目需報(bào)總經(jīng)理審批。4.采購執(zhí)行：采購人員按照審批后的采購申請(qǐng)表與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購人員跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。采購驗(yàn)收1.到貨通知：物品到貨前，采購人員通知行政部門相關(guān)人員準(zhǔn)備驗(yàn)收。2.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：行政部門根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)到貨物品進(jìn)行驗(yàn)收，檢查物品的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合要求。3.驗(yàn)收記錄：驗(yàn)收人員填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，記錄驗(yàn)收情況。對(duì)驗(yàn)收合格的物品，辦理入庫手續(xù)；對(duì)驗(yàn)收不合格的物品，及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退換貨手續(xù)。物品庫存管理倉庫管理1.倉庫規(guī)劃：行政部門根據(jù)物品的類別、用途、存儲(chǔ)條件等因素，對(duì)倉庫進(jìn)行合理規(guī)劃，劃分不同的存儲(chǔ)區(qū)域，設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌。2.入庫管理：物品到貨后，倉庫管理人員根據(jù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告辦理入庫手續(xù)，將物品分類存放，并填寫庫存臺(tái)賬，記錄物品的入庫時(shí)間、名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。3.庫存盤點(diǎn)：倉庫管理人員定期對(duì)庫存物品進(jìn)行盤點(diǎn)，每月末進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤點(diǎn)。盤點(diǎn)結(jié)果與庫存臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)，如有差異，及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。4.庫存安全：倉庫應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，配備必要的消防器材和安全設(shè)施。加強(qiáng)對(duì)倉庫的安全管理，防止物品被盜、損壞、變質(zhì)等情況發(fā)生。庫存控制1.庫存限額設(shè)定：行政部門根據(jù)物品的使用頻率、采購周期等因素，設(shè)定各類物品的庫存限額。當(dāng)庫存數(shù)量低于限額時(shí)，及時(shí)發(fā)出采購預(yù)警。2.庫存分析：定期對(duì)庫存物品進(jìn)行分析，了解物品的庫存周轉(zhuǎn)率、積壓情況等，為采購計(jì)劃的制定和庫存管理提供依據(jù)。對(duì)于長(zhǎng)期積壓或不再使用的物品，及時(shí)進(jìn)行清理和處置。物品使用管理領(lǐng)用制度1.領(lǐng)用流程：?jiǎn)T工因工作需要領(lǐng)用物品時(shí)，填寫物品領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到倉庫領(lǐng)取。2.限量領(lǐng)用：根據(jù)工作實(shí)際需要，對(duì)部分常用物品實(shí)行限量領(lǐng)用制度，控制領(lǐng)用數(shù)量，避免浪費(fèi)。3.貴重物品管理：對(duì)于貴重物品（如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等），實(shí)行專人專管制度，領(lǐng)用人員需在領(lǐng)用登記表上簽字確認(rèn)，并負(fù)責(zé)物品的日常保管和維護(hù)。使用培訓(xùn)1.新員工培訓(xùn)：新員工入職時(shí)，行政部門組織開展物品使用培訓(xùn)，介紹公司物品管理規(guī)定和各類物品的使用方法。2.定期培訓(xùn)：定期對(duì)員工進(jìn)行物品使用培訓(xùn)，提高員工的操作技能和節(jié)約意識(shí)，確保物品的正確使用和安全操作。使用監(jiān)督1.日常檢查：行政部門定期對(duì)各部門的物品使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.違規(guī)處理：對(duì)于違反物品使用規(guī)定，造成浪費(fèi)、損壞等情況的員工，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。物品維修與報(bào)廢管理維修管理1.維修申請(qǐng)：物品出現(xiàn)故障或損壞時(shí)，使用部門填寫物品維修申請(qǐng)表，詳細(xì)說明故障情況和維修要求，報(bào)行政部門審核。2.維修安排：行政部門根據(jù)維修申請(qǐng)表，聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。對(duì)于無法現(xiàn)場(chǎng)維修的物品，安排送修或外借備用物品。3.維修記錄：維修人員填寫維修記錄，記錄維修時(shí)間、故障原因、維修方法、更換部件等信息。維修完成后，使用部門對(duì)維修情況進(jìn)行確認(rèn)。報(bào)廢管理1.報(bào)廢鑒定：對(duì)于已無法正常使用或維修成本過高的物品，由使用部門提出報(bào)廢申請(qǐng)，行政部門組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定。2.報(bào)廢審批：報(bào)廢申請(qǐng)經(jīng)鑒定后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。金額較大的報(bào)廢項(xiàng)目需報(bào)總經(jīng)理審批。3.報(bào)廢處置：經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的物品，由行政部門統(tǒng)一處置。處置方式包括變賣、捐贈(zèng)、報(bào)廢處理等，處置收入上繳公司財(cái)務(wù)。4.報(bào)廢記錄：行政部門對(duì)報(bào)廢物品進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括報(bào)廢時(shí)間、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量