行政制度印鑒管理制度

行政制度印鑒管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司印鑒管理，規(guī)范印鑒的使用流程，保障公司印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的利益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)、全資子公司、控股子公司等所有使用公司印鑒的部門和個(gè)人。（三）定義1.印鑒：指公司在對(duì)外活動(dòng)中使用的公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等具有法律效力的印章。2.印章保管人：指負(fù)責(zé)保管公司印鑒，并按照本制度規(guī)定使用印鑒的人員。二、印鑒種類及用途（一）公章1.代表公司對(duì)外行使權(quán)力，具有最高的法律效力。2.用于以公司名義發(fā)出的各類文件、信函、報(bào)表、證明、授權(quán)委托書等；簽署各類合同、協(xié)議；辦理工商登記、稅務(wù)申報(bào)、銀行開戶等重要事務(wù)；以及其他需要代表公司蓋章確認(rèn)的事項(xiàng)。（二）合同專用章1.專門用于公司簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議等具有法律約束力的文件。2.使用范圍嚴(yán)格限定在合同簽訂環(huán)節(jié)，確保合同簽訂過程的規(guī)范性和嚴(yán)肅性，明確合同雙方的權(quán)利和義務(wù)。（三）財(cái)務(wù)專用章1.主要用于公司財(cái)務(wù)核算、資金收付等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。2.如開具支票、匯票、辦理銀行結(jié)算業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)報(bào)表蓋章、稅務(wù)申報(bào)蓋章等。（四）法定代表人章1.代表公司法定代表人行使職權(quán)，在特定情況下使用。2.常見于辦理銀行賬戶預(yù)留印鑒、簽署重要文件且法定代表人不便親自簽字時(shí)，作為法定代表人的授權(quán)確認(rèn)。三、印鑒的刻制與啟用（一）刻制流程1.因工作需要刻制印鑒時(shí)，由需求部門填寫《印鑒刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明刻制印鑒的種類、用途、名稱等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門。2.行政部門審核《印鑒刻制申請(qǐng)表》的內(nèi)容完整性和必要性，審核通過后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門統(tǒng)一安排具有資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行刻制。在刻制過程中，行政部門應(yīng)全程監(jiān)督，確保印章的規(guī)格、樣式、材質(zhì)等符合公司要求。4.印章制作完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)將印章取回，并與制作單位辦理交接手續(xù)，核對(duì)印章的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等信息，確保印章無誤。（二）啟用流程1.新刻制的印鑒在啟用前，行政部門應(yīng)填寫《印鑒啟用申請(qǐng)表》，注明印鑒名稱、啟用日期、使用范圍等信息，并附上印鑒樣本。2.《印鑒啟用申請(qǐng)表》經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后，方可啟用。3.行政部門應(yīng)將新啟用印鑒的相關(guān)信息以書面形式通知公司各相關(guān)部門，并在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，確保全體員工知曉。4.新印鑒啟用后，原相關(guān)印鑒如有廢止，應(yīng)及時(shí)辦理廢止手續(xù)，并按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管。四、印鑒的保管（一）保管原則1.實(shí)行專人保管制度，確保每枚印鑒都有明確的保管責(zé)任人。2.保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守公司印鑒管理制度，不得擅自將印鑒交予他人保管或使用。3.印鑒保管應(yīng)確保安全，存放于安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。（二）保管職責(zé)1.公章保管人職責(zé)負(fù)責(zé)公章的日常保管，確保公章安全存放，未經(jīng)批準(zhǔn)不得攜帶公章外出。嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的使用流程和審批權(quán)限使用公章，對(duì)每次公章使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括使用日期、使用部門、使用事由、批準(zhǔn)人等信息。定期檢查公章的使用情況，如發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時(shí)向行政部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并采取相應(yīng)措施。公章如有遺失、被盜等情況，應(yīng)立即向行政部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并協(xié)助公司采取掛失、登報(bào)聲明等措施，以減少損失和影響。2.合同專用章保管人職責(zé)負(fù)責(zé)合同專用章的保管，妥善存放合同專用章，防止丟失或損壞。按照合同審批流程，在合同上加蓋合同專用章，確保合同蓋章的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。對(duì)每份合同蓋章情況進(jìn)行登記，記錄合同名稱、簽訂日期、對(duì)方單位名稱、蓋章人等信息。定期對(duì)合同專用章的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，向行政部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)合同簽訂及蓋章情況。如發(fā)現(xiàn)合同專用章使用異?；虼嬖陲L(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)向行政部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并配合公司進(jìn)行調(diào)查處理。3.財(cái)務(wù)專用章保管人職責(zé)負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)專用章的保管，確保財(cái)務(wù)專用章在財(cái)務(wù)部門內(nèi)部安全流轉(zhuǎn)和使用。根據(jù)財(cái)務(wù)制度和審批流程，在財(cái)務(wù)相關(guān)文件、票據(jù)、報(bào)表等上加蓋財(cái)務(wù)專用章。嚴(yán)格按照規(guī)定的用途使用財(cái)務(wù)專用章，不得擅自擴(kuò)大使用范圍。對(duì)財(cái)務(wù)專用章的每一次使用進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括使用日期、憑證號(hào)碼、金額、用途等信息，并與財(cái)務(wù)憑證妥善保管。定期盤點(diǎn)財(cái)務(wù)專用章的使用情況，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并協(xié)助進(jìn)行核查和整改。4.法定代表人章保管人職責(zé)負(fù)責(zé)法定代表人章的保管，確保印章安全。根據(jù)公司法定代表人的授權(quán)，在規(guī)定的文件或業(yè)務(wù)上加蓋法定代表人章。使用前需核實(shí)授權(quán)文件的真實(shí)性和有效性，按照授權(quán)范圍和審批程序進(jìn)行蓋章操作。對(duì)法定代表人章的使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，注明使用日期、文件名稱、授權(quán)人等信息，并與相關(guān)文件一同存檔。如遇法定代表人變更或其他特殊情況，及時(shí)將法定代表人章的變更情況通知相關(guān)部門，并做好印章交接和管理工作。（三）保管人員變更1.印鑒保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要變更時(shí)，應(yīng)提前填寫《印鑒保管人員變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明變更原因及交接情況。2.《印鑒保管人員變更申請(qǐng)表》經(jīng)原保管人員所在部門負(fù)責(zé)人、行政部門負(fù)責(zé)人簽字審批后，進(jìn)行印鑒交接工作。3.交接雙方應(yīng)在行政部門的監(jiān)督下，對(duì)印鑒的數(shù)量、質(zhì)量、使用記錄等進(jìn)行逐一核對(duì)，并填寫《印鑒交接清單》。交接清單應(yīng)詳細(xì)記錄印鑒名稱、數(shù)量、交接日期、交接雙方簽字等信息，一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，行政部門留存一份。4.交接工作完成后，原保管人員應(yīng)將印鑒及相關(guān)使用記錄等資料移交給新保管人員，并協(xié)助新保管人員熟悉印鑒管理規(guī)定和使用流程。新保管人員應(yīng)在《印鑒交接清單》上簽字確認(rèn)，正式承擔(dān)印鑒保管職責(zé)。五、印鑒的使用（一）使用原則1.嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍和審批權(quán)限使用印鑒，嚴(yán)禁超范圍、越權(quán)使用印鑒。2.所有印鑒的使用必須基于真實(shí)、合法、有效的業(yè)務(wù)需求，不得用于任何違法違規(guī)或損害公司利益的活動(dòng)。3.印鑒使用前，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保使用事項(xiàng)明確、合理、合規(guī)。未經(jīng)審批，不得擅自使用印鑒。（二）使用流程1.填寫申請(qǐng)表需使用印鑒的部門或個(gè)人應(yīng)填寫《印鑒使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明使用印鑒的事由、文件名稱、使用部門、使用日期等信息。申請(qǐng)表內(nèi)容應(yīng)完整、清晰，相關(guān)證明材料應(yīng)齊全，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審批根據(jù)印鑒的種類和使用事項(xiàng)的重要程度，按照公司規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行審批。一般事項(xiàng)由部門負(fù)責(zé)人審批；重要事項(xiàng)需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大事項(xiàng)則需報(bào)公司總經(jīng)理審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審核申請(qǐng)表內(nèi)容及相關(guān)證明材料，確保使用印鑒的事項(xiàng)符合公司規(guī)定和業(yè)務(wù)要求，對(duì)審批意見負(fù)責(zé)。3.用印經(jīng)審批同意后，印鑒保管人方可在申請(qǐng)表批準(zhǔn)的范圍內(nèi)加蓋印鑒。用印時(shí)應(yīng)確保印章清晰、端正，位置準(zhǔn)確。用印過程中，印鑒保管人應(yīng)再次核對(duì)用印文件的內(nèi)容與申請(qǐng)表填寫的信息是否一致，防止誤蓋。對(duì)于多頁文件需要加蓋騎縫章的，應(yīng)確保印章完整覆蓋騎縫處，不得遺漏。4.登記印鑒使用完畢后，印鑒保管人應(yīng)及時(shí)在《印鑒使用登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄印鑒使用日期、使用部門、使用事由、文件名稱、批準(zhǔn)人、用印人等信息。登記內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，以便日后查詢和追溯。（三）特殊情況使用1.因緊急情況無法提前辦理印鑒使用審批手續(xù)的，使用部門或個(gè)人應(yīng)電話向相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)說明情況，經(jīng)同意后先行用印，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)和登記手續(xù)。2.對(duì)于異地文件需要加蓋印鑒的情況，可通過傳真方式將《印鑒使用申請(qǐng)表》及相關(guān)文件傳真給印鑒保管人，經(jīng)審批同意后，印鑒保管人按照規(guī)定加蓋印鑒，并將蓋章后的文件傳真回申請(qǐng)部門。同時(shí)，申請(qǐng)部門應(yīng)在事后及時(shí)將原件寄回公司存檔。六、印鑒的廢止與銷毀（一）廢止條件1.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因不再使用的印鑒，應(yīng)及時(shí)辦理廢止手續(xù)。2.印鑒使用期限屆滿且不再需要繼續(xù)使用的，應(yīng)予以廢止。（二）廢止流程1.印鑒使用部門或保管人發(fā)現(xiàn)印鑒需要廢止時(shí)，應(yīng)填寫《印鑒廢止申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明廢止原因、印鑒名稱、廢止日期等信息，并附上印鑒樣本。2.《印鑒廢止申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意后，行政部門應(yīng)發(fā)布印鑒廢止通知，告知公司各相關(guān)部門印鑒已廢止，禁止繼續(xù)使用。4.印鑒保管人應(yīng)將廢止的印鑒及時(shí)交回行政部門，行政部門對(duì)交回的印鑒進(jìn)行核對(duì)和確認(rèn)后，在《印鑒廢止登記簿》上進(jìn)行登記。（三）銷毀流程1.對(duì)于廢止的印鑒，行政部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管，保存一定期限后進(jìn)行銷毀。2.銷毀印鑒前，行政部門應(yīng)填寫《印鑒銷毀申請(qǐng)表》，注明印鑒名稱、數(shù)量、銷毀原因、銷毀日期等信息，并附上印鑒樣本。3.《印鑒銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后，方可進(jìn)行印鑒銷毀工作。4.印鑒銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、熔化等，確保印鑒無法恢復(fù)使用。銷毀過程中，應(yīng)至少有兩名行政部門人員在場(chǎng)監(jiān)督，并在《印鑒銷毀記錄》上簽字確認(rèn)銷毀情況。5.印鑒銷毀后，行政部門應(yīng)將《印鑒銷毀申請(qǐng)表》、《印鑒銷毀記錄》等相關(guān)資料歸檔保存，以備查閱。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)印鑒管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查印鑒的保管、使用、審批、登記等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，是否存在違規(guī)使用印鑒的情況。1.審計(jì)人員應(yīng)查閱印鑒使用申請(qǐng)表、審批文件、登記記錄等相關(guān)資料，核實(shí)印鑒使用的真實(shí)性、合理性和合規(guī)性。2.實(shí)地檢查印鑒保管情況，查看保管環(huán)境是否安全，印鑒存放是否規(guī)范。3.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）行政部門日常檢查行政部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)印鑒管理工作的日常監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)印鑒保管人進(jìn)行工作指導(dǎo)和檢查，確保印鑒管理工作規(guī)范有序進(jìn)行。1.檢查印鑒保管人是否嚴(yán)格按照規(guī)定使用印鑒，是否對(duì)每次使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.核實(shí)印鑒保管人對(duì)印鑒保管責(zé)任的履行情況，是否存在擅自將印鑒交予他人保管或使用的情況。3.查看印鑒保管環(huán)境是否符合要求，印鑒存放是否安全可靠。4.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)督促整改，并記錄檢查結(jié)果。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用印鑒的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同