公司車報(bào)銷管理制度

公司車報(bào)銷管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司車輛使用管理，規(guī)范車輛費(fèi)用報(bào)銷流程，合理控制費(fèi)用支出，提高車輛使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有車輛（包括公司自有車輛、租賃車輛）的費(fèi)用報(bào)銷管理。（三）基本原則1.確保車輛使用符合公司業(yè)務(wù)需求，保障工作順利開展。2.嚴(yán)格控制費(fèi)用支出，厲行節(jié)約，降低運(yùn)營(yíng)成本。3.明確報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)和流程，做到公平、公正、公開。二、車輛費(fèi)用分類及報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)（一）燃油費(fèi)1.根據(jù)車輛的實(shí)際油耗情況，結(jié)合車型和使用頻率，制定每輛車的燃油消耗定額標(biāo)準(zhǔn)。2.員工在使用車輛過(guò)程中產(chǎn)生的燃油費(fèi)用，憑正規(guī)發(fā)票在定額標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷。3.如因特殊原因超出燃油消耗定額標(biāo)準(zhǔn)，需提前向部門負(fù)責(zé)人及行政部門申請(qǐng)說(shuō)明情況，經(jīng)批準(zhǔn)后方可報(bào)銷超出部分。（二）過(guò)路費(fèi)1.車輛在行駛過(guò)程中產(chǎn)生的高速公路、橋梁、隧道等過(guò)路費(fèi)，憑有效票據(jù)實(shí)報(bào)實(shí)銷。2.過(guò)路費(fèi)報(bào)銷時(shí)應(yīng)注明行駛路線、起止地點(diǎn)及出行事由。（三）停車費(fèi)1.因公停車產(chǎn)生的費(fèi)用，包括停車場(chǎng)停車費(fèi)、路邊臨時(shí)停車費(fèi)等，憑正規(guī)發(fā)票實(shí)報(bào)實(shí)銷。2.停車費(fèi)報(bào)銷需注明停車時(shí)間、地點(diǎn)及停車事由。（四）車輛維修保養(yǎng)費(fèi)1.車輛定期保養(yǎng)（如更換機(jī)油、機(jī)濾、空氣濾清器等）及一般性維修費(fèi)用，需提前向行政部門提交申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后到指定的維修保養(yǎng)點(diǎn)進(jìn)行維修保養(yǎng)。2.維修保養(yǎng)費(fèi)用憑維修清單及正規(guī)發(fā)票報(bào)銷，報(bào)銷金額不得超過(guò)預(yù)算金額。3.如遇車輛突發(fā)故障需要緊急維修，應(yīng)及時(shí)通知行政部門，維修后補(bǔ)填申請(qǐng)單并說(shuō)明情況，經(jīng)審批后報(bào)銷。（五）車輛保險(xiǎn)費(fèi)1.公司統(tǒng)一為車輛購(gòu)買的保險(xiǎn)費(fèi)用，根據(jù)保險(xiǎn)合同及繳費(fèi)憑證報(bào)銷。2.保險(xiǎn)費(fèi)報(bào)銷時(shí)應(yīng)注明保險(xiǎn)期限、險(xiǎn)種等信息。（六）車輛年檢費(fèi)車輛年檢費(fèi)用憑年檢發(fā)票實(shí)報(bào)實(shí)銷。（七）其他費(fèi)用與車輛使用相關(guān)的其他合理費(fèi)用，如洗車費(fèi)、車輛清潔用品費(fèi)等，憑正規(guī)發(fā)票在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)報(bào)銷。三、車輛使用申請(qǐng)與審批（一）用車申請(qǐng)1.員工因工作需要使用公司車輛，需提前填寫《車輛使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明用車時(shí)間、地點(diǎn)、事由、預(yù)計(jì)用車時(shí)長(zhǎng)等信息。2.申請(qǐng)表應(yīng)提交至部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作實(shí)際情況對(duì)用車申請(qǐng)進(jìn)行審批，確保用車需求合理。（二）審批流程1.普通員工用車申請(qǐng)由部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人用車申請(qǐng)由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.涉及跨部門或重要業(yè)務(wù)用車申請(qǐng)，需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)用車申請(qǐng)進(jìn)行匯總和統(tǒng)籌安排，根據(jù)車輛使用情況合理調(diào)配車輛資源。四、車輛調(diào)度與使用（一）車輛調(diào)度原則1.優(yōu)先保障公司重要業(yè)務(wù)和緊急工作的用車需求。2.根據(jù)車輛分布情況和使用需求，合理安排車輛調(diào)度，提高車輛使用效率。3.盡量減少空駛里程，降低車輛運(yùn)營(yíng)成本。（二）車輛使用規(guī)定1.駕駛員應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的《車輛使用申請(qǐng)表》中的時(shí)間、地點(diǎn)、事由等信息使用車輛，不得擅自更改行車路線或延長(zhǎng)用車時(shí)間。2.未經(jīng)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁將公司車輛借給外單位或個(gè)人使用。3.車輛使用過(guò)程中，駕駛員要遵守交通法規(guī)，確保行車安全。如因違反交通規(guī)則產(chǎn)生的罰款、扣分等費(fèi)用由駕駛員自行承擔(dān)。4.駕駛員應(yīng)定期對(duì)車輛進(jìn)行檢查和維護(hù)，保持車輛整潔衛(wèi)生，確保車輛性能良好。5.車輛使用完畢后，駕駛員應(yīng)及時(shí)將車輛停放在指定地點(diǎn)，并做好車輛交接工作。五、車輛費(fèi)用報(bào)銷流程（一）報(bào)銷憑證準(zhǔn)備1.駕駛員或相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷人應(yīng)妥善保存車輛費(fèi)用的相關(guān)憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、維修清單、過(guò)路費(fèi)票據(jù)、停車費(fèi)票據(jù)等。2.發(fā)票應(yīng)真實(shí)、合法、有效，發(fā)票抬頭必須為公司全稱。（二）填寫報(bào)銷單1.報(bào)銷人根據(jù)費(fèi)用類型填寫相應(yīng)的《費(fèi)用報(bào)銷單》，詳細(xì)注明費(fèi)用明細(xì)、金額、報(bào)銷事由、用車時(shí)間、地點(diǎn)等信息。2.將費(fèi)用報(bào)銷憑證粘貼在報(bào)銷單背面，確保憑證粘貼整齊、牢固，便于審核。（三）部門初審報(bào)銷人所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)報(bào)銷單及相關(guān)憑證進(jìn)行初審，核實(shí)費(fèi)用的真實(shí)性、合理性和必要性，審核通過(guò)后在報(bào)銷單上簽字確認(rèn)。（四）財(cái)務(wù)審核1.財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷單進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核報(bào)銷憑證的合法性、合規(guī)性、報(bào)銷金額是否符合標(biāo)準(zhǔn)、報(bào)銷流程是否完整等。2.財(cái)務(wù)人員如有疑問(wèn)，可向報(bào)銷人或相關(guān)部門進(jìn)行核實(shí)。審核無(wú)誤后，在報(bào)銷單上簽字。（五）審批1.根據(jù)公司審批權(quán)限，報(bào)銷單依次提交至分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理進(jìn)行審批。2.審批人應(yīng)認(rèn)真審核報(bào)銷內(nèi)容，對(duì)不符合規(guī)定的報(bào)銷申請(qǐng)予以駁回，并注明原因。（六）報(bào)銷支付1.經(jīng)審批通過(guò)的報(bào)銷單，財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷支付。2.報(bào)銷款項(xiàng)原則上通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬方式支付至報(bào)銷人銀行賬戶，特殊情況需現(xiàn)金支付的，需經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。六、車輛費(fèi)用核算與統(tǒng)計(jì)（一）核算方式財(cái)務(wù)部門每月對(duì)車輛費(fèi)用進(jìn)行分類核算，準(zhǔn)確記錄每輛車的各項(xiàng)費(fèi)用支出情況。（二）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.每月末，財(cái)務(wù)部門編制《車輛費(fèi)用統(tǒng)計(jì)報(bào)表》，詳細(xì)列出每輛車的燃油費(fèi)、過(guò)路費(fèi)、停車費(fèi)、維修保養(yǎng)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等各項(xiàng)費(fèi)用明細(xì)及總計(jì)金額。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)報(bào)送至行政部門、分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理，以便及時(shí)了解車輛費(fèi)用支出情況，進(jìn)行成本分析和控制。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)車輛費(fèi)用報(bào)銷情況進(jìn)行審計(jì)，檢查報(bào)銷流程是否合規(guī)、報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)是否執(zhí)行到位、費(fèi)用支出是否合理等。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)報(bào)銷行為，一經(jīng)查實(shí)，將根據(jù)情節(jié)輕重對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2.違規(guī)行為包括但不限于：虛報(bào)費(fèi)用、偽造報(bào)銷憑證、未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用車輛、將車輛借給外單位或個(gè)人使用等。3.處理方式包括但不限于：責(zé)令退