公司沒公章管理制度

公司沒公章管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范公司在沒有公章情況下的各項管理活動，確保公司運營的合法性、規(guī)范性和有效性，保障公司及員工的合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在公章因故無法正常使用期間，涉及公司對外對內(nèi)各類事務(wù)的處理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：所有管理活動必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.謹慎操作原則：在沒有公章的情況下，各項事務(wù)處理要謹慎、周全，避免出現(xiàn)風險和糾紛。3.責任明確原則：明確各部門及人員在無公章事務(wù)處理中的職責，確保責任落實到人。二、無公章期間的授權(quán)管理（一）授權(quán)的設(shè)定1.公司法定代表人可根據(jù)具體事務(wù)情況，書面授權(quán)特定人員在無公章期間代表公司行使一定的職權(quán)。2.授權(quán)內(nèi)容應(yīng)明確授權(quán)事項的范圍、期限、權(quán)限等關(guān)鍵要素。（二）授權(quán)的審批1.由公司法定代表人發(fā)起授權(quán)申請，填寫授權(quán)審批表。2.審批表應(yīng)包括授權(quán)事項詳細說明、被授權(quán)人基本信息、授權(quán)期限等內(nèi)容。3.涉及重大事項的授權(quán)，需經(jīng)公司管理層集體討論通過。（三）授權(quán)的公示與存檔1.授權(quán)文件應(yīng)在公司內(nèi)部進行公示，可通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、公告欄等方式告知全體員工。2.授權(quán)文件原件由公司行政部門負責存檔，保存期限根據(jù)公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，以便日后查閱和追溯。（四）授權(quán)的變更與撤銷1.在授權(quán)期限內(nèi)，如有需要變更授權(quán)內(nèi)容或提前撤銷授權(quán)，應(yīng)由公司法定代表人重新發(fā)起審批流程。2.變更或撤銷授權(quán)的通知應(yīng)及時傳達給相關(guān)部門和人員。三、無公章期間文件簽署管理（一）文件種類及簽署要求1.合同類文件對于金額較小、常規(guī)性的合同，可由被授權(quán)人簽字，并注明"代公司簽署，無公章期間有效"字樣，同時附上授權(quán)文件復印件作為附件。對于重大合同（金額、性質(zhì)等符合公司規(guī)定的重大標準），除被授權(quán)人簽字外，還需公司法定代表人以其他方式（如郵件、短信等）進行確認，明確表示認可合同內(nèi)容及簽署行為。2.通知、函件類文件由被授權(quán)人簽字后即可生效，可通過郵寄、專人送達、電子郵件等方式發(fā)出。發(fā)出時應(yīng)保留相關(guān)記錄，如快遞單號、郵件發(fā)送記錄、送達回執(zhí)等。涉及重要事項的通知、函件，在發(fā)出前可抄送給公司管理層備案。（二）文件審核1.所有需簽署的文件，在簽署前應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門的審核。審核內(nèi)容包括文件內(nèi)容的合法性、準確性、完整性等。2.審核部門應(yīng)出具審核意見，并由審核人員簽字確認。（三）文件存檔1.文件簽署后，由文件起草部門或相關(guān)負責部門按照公司檔案管理規(guī)定進行存檔。2.存檔文件應(yīng)包括文件原件、審核意見、授權(quán)文件復印件、簽署記錄等相關(guān)資料，確保文件可追溯。四、無公章期間財務(wù)事項管理（一）費用報銷1.員工費用報銷審批流程在無公章期間保持不變，但報銷單上需由被授權(quán)人簽字確認。2.財務(wù)部門在審核報銷時，除常規(guī)審核要點外，應(yīng)重點關(guān)注報銷事項是否符合公司規(guī)定及授權(quán)范圍。3.對于涉及大額費用報銷（超過公司規(guī)定額度），需額外提供相關(guān)證明材料，并經(jīng)財務(wù)負責人及被授權(quán)人再次審核確認。（二）資金支付1.小額資金支付（在公司規(guī)定的小額支付限額內(nèi)），可由被授權(quán)人按照公司資金審批流程簽字批準后支付。2.大額資金支付（超過小額支付限額），除被授權(quán)人簽字外，還需公司法定代表人通過特定方式（如電話確認、書面批示等）進行同意支付的指示。3.資金支付憑證應(yīng)妥善保存，作為財務(wù)記賬和審計的依據(jù)。（三）財務(wù)報表與審計1.財務(wù)部門按照正常流程編制財務(wù)報表，報表上需有被授權(quán)人簽字。2.公司接受外部審計時，對于無公章期間的財務(wù)事項，應(yīng)向?qū)徲嫏C構(gòu)提供授權(quán)文件等相關(guān)資料，以證明財務(wù)處理的合規(guī)性。五、無公章期間業(yè)務(wù)活動管理（一）對外業(yè)務(wù)合作1.業(yè)務(wù)部門在開展對外業(yè)務(wù)合作洽談時，應(yīng)向合作方說明公司公章目前的情況及相關(guān)授權(quán)安排。2.合作協(xié)議等文件按照前文所述的文件簽署管理規(guī)定執(zhí)行。3.在業(yè)務(wù)合作過程中，如涉及需要加蓋公章的補充協(xié)議、變更協(xié)議等，應(yīng)在公章恢復使用后及時辦理。（二）內(nèi)部業(yè)務(wù)流程1.各部門之間的業(yè)務(wù)往來文件、工作指令等，在無公章期間按照文件簽署管理規(guī)定進行處理。2.涉及業(yè)務(wù)流程中的關(guān)鍵審批環(huán)節(jié)，如項目立項、預(yù)算審批等，審批人簽字確認后即生效。3.定期對業(yè)務(wù)流程執(zhí)行情況進行檢查和評估，確保各項業(yè)務(wù)活動在無公章情況下順利進行。六、無公章期間的印章管理措施（一）印章保管1.在公章無法正常使用期間，指定專人負責保管公章。保管人員應(yīng)具備責任心強、保密意識高的特點。2.公章應(yīng)存放在安全可靠的保險柜或?qū)ｉT的保管箱內(nèi)，確保印章安全。（二）印章使用記錄1.建立印章使用登記臺賬，詳細記錄每次公章使用的事由、時間、使用人、批準人等信息。2.登記臺賬應(yīng)定期進行核對和歸檔，以備日后查閱。（三）公章恢復使用1.當公章可以恢復正常使用時，應(yīng)對公章進行全面檢查，確保印章完好無損。2.對無公章期間涉及的所有事務(wù)及文件進行梳理和核對，確保與公章恢復使用后的管理進行有效銜接。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對無公章期間的各項管理活動進行審計檢查。2.審計內(nèi)容包括授權(quán)管理、文件簽署、財務(wù)事項處理、業(yè)務(wù)活動開展等方面，重點檢查是否符合本管理制度及相關(guān)法律法規(guī)要求。3.對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）日常監(jiān)督檢查1.公司行政部門負責對無公章期間的管理活動進行日常監(jiān)督檢查。2.檢查內(nèi)容包括授權(quán)文件的執(zhí)行情況、文件簽署的規(guī)范性、財務(wù)報銷及資金支付的合規(guī)性等。3.發(fā)現(xiàn)問題及時通知相關(guān)部門進行整改，并記錄在案。八、責任追究（一）違規(guī)行為界定1.在無公章期間，任何部門或個人違反本管理制度，如未經(jīng)授權(quán)擅自處理事務(wù)、簽署文件不符合規(guī)定、虛假報銷等行為，均屬于違規(guī)行為。2.因違規(guī)行為給公司造成損失的，應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。（二）責任追究方式1.對于違規(guī)行為較輕的部門或個人，給予警告、通報批評等處理。2.對于違規(guī)行為嚴重，給公司造成較大損失的，除要求賠償損失外，還將視情節(jié)輕重給予降職、撤職、解除勞動合同等處罰。3.構(gòu)成違法犯罪的，依法