規(guī)范行政職能管理制度

規(guī)范行政職能管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司行政職能管理工作，提高行政工作效率，確保公司各項(xiàng)工作順利開(kāi)展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及公司行政職能相關(guān)的各項(xiàng)工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司各項(xiàng)規(guī)章制度開(kāi)展行政工作。2.高效服務(wù)原則：以提高工作效率、提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)為宗旨，滿(mǎn)足公司各部門(mén)及員工的需求。3.統(tǒng)一協(xié)調(diào)原則：加強(qiáng)行政部門(mén)內(nèi)部及與其他部門(mén)之間的溝通協(xié)調(diào)，確保工作的一致性和連貫性。4.成本控制原則：合理配置資源，降低行政成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。二、行政事務(wù)管理（一）公文管理1.公文種類(lèi)包括通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等。2.公文格式嚴(yán)格按照國(guó)家公文格式標(biāo)準(zhǔn)及公司規(guī)定執(zhí)行，確保公文的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。3.公文起草（1）由相關(guān)部門(mén)或人員負(fù)責(zé)起草公文，內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、明了，符合公司政策和實(shí)際情況。（2）公文起草完成后，需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字，重要公文還需分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公文審核（1）行政部門(mén)對(duì)起草的公文進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核公文內(nèi)容、格式、邏輯等方面，提出修改意見(jiàn)。（2）審核通過(guò)后的公文按照規(guī)定的程序進(jìn)行編號(hào)、登記、印發(fā)。5.公文印發(fā)（1）根據(jù)公文的性質(zhì)和審批意見(jiàn)，確定印發(fā)范圍和方式。（2）通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件、紙質(zhì)文件等方式進(jìn)行印發(fā)，并做好發(fā)放記錄。6.公文歸檔公文辦理完畢后，及時(shí)將原件及相關(guān)附件整理歸檔，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行保存，以備查閱。（二）會(huì)議管理1.會(huì)議分類(lèi)分為公司級(jí)會(huì)議、部門(mén)會(huì)議、專(zhuān)題會(huì)議等。2.會(huì)議組織（1）會(huì)議主辦部門(mén)提前制定會(huì)議計(jì)劃，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程等內(nèi)容，并提前通知相關(guān)人員。（2）行政部門(mén)協(xié)助會(huì)議主辦部門(mén)做好會(huì)議的準(zhǔn)備工作，包括場(chǎng)地布置、設(shè)備調(diào)試、資料準(zhǔn)備等。3.會(huì)議記錄（1）安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議的主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。（2）會(huì)議記錄應(yīng)及時(shí)整理，形成會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)會(huì)議主持人審核后，發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)。4.會(huì)議決議執(zhí)行（1）參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議決議認(rèn)真執(zhí)行工作任務(wù)，及時(shí)反饋執(zhí)行情況。（2）行政部門(mén)對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保決議得到有效落實(shí)。（三）印章管理1.印章種類(lèi)包括公司公章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、法人章等。2.印章保管（1）指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)印章的保管，設(shè)立印章使用登記簿，嚴(yán)格登記印章的使用情況。（2）印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全，不得擅自將印章交他人使用。3.印章使用（1）使用印章需填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，注明使用事由、用印文件名稱(chēng)、用印份數(shù)等內(nèi)容，并按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行審批。（2）經(jīng)審批同意后，印章保管人員方可在文件上加蓋印章，并在《印章使用登記簿》上記錄相關(guān)信息。4.印章停用與銷(xiāo)毀（1）因公司名稱(chēng)變更、印章?lián)p壞等原因需要停用印章時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理停用手續(xù)，并將印章交回行政部門(mén)。（2）行政部門(mén)對(duì)停用的印章進(jìn)行登記造冊(cè)，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀，并做好銷(xiāo)毀記錄。（四）證照管理1.證照種類(lèi)包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書(shū)、許可證等。2.證照辦理（1）根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，及時(shí)辦理各類(lèi)證照的申請(qǐng)、變更、年檢等手續(xù)。（2）辦理證照時(shí)，需提供相關(guān)資料，并確保資料的真實(shí)性和完整性。3.證照保管（1）指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)證照的保管，設(shè)立證照使用登記簿，嚴(yán)格登記證照的使用情況。（2）證照保管人員應(yīng)妥善保管證照，確保證照安全，不得擅自將證照交他人使用。4.證照借用（1）因工作需要借用證照時(shí)，需填寫(xiě)《證照借用申請(qǐng)表》，注明借用事由、借用期限等內(nèi)容，并按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行審批。（2）經(jīng)審批同意后，證照保管人員方可將證照借給借用人員，并在《證照使用登記簿》上記錄相關(guān)信息。5.證照歸還借用人員應(yīng)在借用期限內(nèi)歸還證照，歸還時(shí)需確保證照完好無(wú)損。證照保管人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還的證照，無(wú)誤后在《證照使用登記簿》上注明歸還情況。（五）辦公用品管理1.辦公用品采購(gòu)（1）行政部門(mén)根據(jù)公司實(shí)際需求，制定辦公用品采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)審批后進(jìn)行采購(gòu)。（2）選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)，確保辦公用品的質(zhì)量和價(jià)格合理。2.辦公用品發(fā)放（1）設(shè)立辦公用品發(fā)放登記簿，對(duì)辦公用品的發(fā)放情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。（2）員工根據(jù)工作需要領(lǐng)用辦公用品，領(lǐng)用后在登記簿上簽字確認(rèn)。3.辦公用品使用與保管（1）員工應(yīng)合理使用辦公用品，避免浪費(fèi)。（2）對(duì)貴重辦公用品應(yīng)指定專(zhuān)人保管，定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保辦公用品的安全和完整。4.辦公用品報(bào)廢對(duì)損壞、過(guò)期等無(wú)法使用的辦公用品，由使用部門(mén)填寫(xiě)《辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后進(jìn)行報(bào)廢處理。三、檔案管理（一）檔案分類(lèi)分為行政檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（二）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將本部門(mén)產(chǎn)生的文件、資料等整理歸檔，并定期移交行政部門(mén)。2.行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)公司各類(lèi)檔案進(jìn)行統(tǒng)一收集、整理。（三）檔案整理1.按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等整理工作。2.編制檔案目錄，便于查閱和管理。（四）檔案保管1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。（五）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后到檔案庫(kù)房查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、銷(xiāo)毀檔案。3.查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案庫(kù)房，并在《檔案查閱登記簿》上記錄查閱情況。（六）檔案借閱1.因特殊原因需要借閱檔案時(shí)，需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱事由、借閱期限等內(nèi)容，并按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行審批。2.經(jīng)審批同意后，檔案管理人員方可將檔案借給借閱人員，并在《檔案借閱登記簿》上記錄相關(guān)信息。3.借閱人員應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)需確保檔案完好無(wú)損。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還的檔案，無(wú)誤后在《檔案借閱登記簿》上注明歸還情況。（七）檔案銷(xiāo)毀1.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，由檔案管理人員提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的安全和規(guī)范。3.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀登記簿》上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀情況報(bào)告檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人。四、資產(chǎn)管理（一）資產(chǎn)分類(lèi)分為固定資產(chǎn)、低值易耗品等。（二）資產(chǎn)購(gòu)置1.各部門(mén)根據(jù)工作需要，提出資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)，經(jīng)審批后由行政部門(mén)統(tǒng)一采購(gòu)。2.采購(gòu)資產(chǎn)時(shí)，應(yīng)遵循公開(kāi)、公平、公正的原則，選擇合格的供應(yīng)商，確保資產(chǎn)的質(zhì)量和價(jià)格合理。（三）資產(chǎn)驗(yàn)收1.資產(chǎn)購(gòu)置后，由行政部門(mén)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括資產(chǎn)的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等。2.驗(yàn)收合格后，填寫(xiě)《資產(chǎn)驗(yàn)收單》，辦理資產(chǎn)入庫(kù)手續(xù)。（四）資產(chǎn)登記1.行政部門(mén)對(duì)驗(yàn)收合格的資產(chǎn)進(jìn)行登記，建立資產(chǎn)臺(tái)賬，記錄資產(chǎn)的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、使用部門(mén)等信息。2.定期對(duì)資產(chǎn)臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)，確保賬實(shí)相符。（五）資產(chǎn)使用與保管1.資產(chǎn)使用部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)資產(chǎn)的使用和保管，確保資產(chǎn)的安全和正常使用。2.員工應(yīng)愛(ài)護(hù)公司資產(chǎn)，不得擅自轉(zhuǎn)借、挪用、損壞資產(chǎn)。3.對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行定期維護(hù)和保養(yǎng)，延長(zhǎng)資產(chǎn)使用壽命。（六）資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)1.行政部門(mén)定期組織資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)工作，對(duì)公司資產(chǎn)進(jìn)行全面清查。2.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，編制資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，對(duì)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。（七）資產(chǎn)處置1.對(duì)閑置、報(bào)廢等資產(chǎn)，由使用部門(mén)提出處置申請(qǐng)，經(jīng)審批后進(jìn)行處置。2.資產(chǎn)處置方式包括出售、報(bào)廢、捐贈(zèng)等，處置過(guò)程應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)定，確保資產(chǎn)處置的合法性和合理性。3.資產(chǎn)處置后，及時(shí)調(diào)整資產(chǎn)臺(tái)賬和財(cái)務(wù)賬目。五、安全管理（一）安全制度1.建立健全公司安全管理制度，明確安全管理職責(zé)和工作流程。2.加強(qiáng)安全教育培訓(xùn)，提高員工的安全意識(shí)和安全技能。（二）安全檢查1.定期組織安全檢查，對(duì)公司辦公區(qū)域、生產(chǎn)車(chē)間、倉(cāng)庫(kù)等進(jìn)行全面檢查。2.安全檢查內(nèi)容包括消防安全、電氣安全、設(shè)備安全、環(huán)境安全等方面，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。（三）安全隱患整改1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，下達(dá)《安全隱患整改通知書(shū)》，明確整改責(zé)任部門(mén)和整改期限。2.整改責(zé)任部門(mén)應(yīng)按照要求及時(shí)進(jìn)行整改，整改完成后提交整改報(bào)告，經(jīng)復(fù)查合格后銷(xiāo)號(hào)。（四）消防安全管理1.配備必要的消防設(shè)施和器材，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防設(shè)施完好有效。2.組織員工進(jìn)行消防安全培訓(xùn)和演練，提高員工的火災(zāi)應(yīng)急處置能力。3.加強(qiáng)對(duì)辦公區(qū)域、生產(chǎn)車(chē)間等重點(diǎn)部位的消防安全管理，嚴(yán)禁在禁煙區(qū)域吸煙，嚴(yán)禁私拉亂接電線(xiàn)，確保消防安全。（五）電氣安全管理1.定期對(duì)電氣設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電氣設(shè)備正常運(yùn)行。2.嚴(yán)禁非專(zhuān)業(yè)人員擅自操作電氣設(shè)備，電氣設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)應(yīng)及時(shí)通知專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行維修。3.加強(qiáng)對(duì)電氣線(xiàn)路的管理，嚴(yán)禁私拉亂接電線(xiàn)，確保電氣安全。（六）設(shè)備安全管理1.建立設(shè)備安全管理制度，明確設(shè)備操作規(guī)程和維護(hù)保養(yǎng)要求。2.對(duì)設(shè)備操作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉設(shè)備性能和操作規(guī)程，持證上崗。3.定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除設(shè)備故障，確保設(shè)備安全運(yùn)行。（七）環(huán)境安全管理1.加強(qiáng)對(duì)公司環(huán)境的管理，做好環(huán)境衛(wèi)生、綠化美化等工作。2.對(duì)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的廢水、廢氣、廢渣等污染物進(jìn)行有效處理，確保達(dá)標(biāo)排放。3.加強(qiáng)對(duì)危險(xiǎn)化學(xué)品、易燃易爆物品等的管理，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行儲(chǔ)存、使用和運(yùn)輸，確保環(huán)境安全。六、環(huán)境衛(wèi)生管理（一）衛(wèi)生責(zé)任區(qū)劃分1.將公司辦公區(qū)域、生產(chǎn)車(chē)間、倉(cāng)庫(kù)等劃分為若干衛(wèi)生責(zé)任區(qū)，明確各責(zé)任區(qū)的責(zé)任人。2.衛(wèi)生責(zé)任區(qū)責(zé)任人負(fù)責(zé)本區(qū)域的日常環(huán)境衛(wèi)生清掃和保潔工作。（二）環(huán)境衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)1.辦公區(qū)域應(yīng)保持整潔、干凈，桌面、地面無(wú)灰塵、無(wú)雜物，文件資料擺放整齊。2.生產(chǎn)車(chē)間應(yīng)保持設(shè)備清潔、物料堆放整齊，通道暢通，無(wú)油污、無(wú)積水。3.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持貨物堆放有序，貨架整潔，無(wú)灰塵、無(wú)雜物，消防設(shè)施完好有效。（三）環(huán)境衛(wèi)生檢查1.行政部門(mén)定期組織環(huán)境衛(wèi)生