行政物品采購管理制度

行政物品采購管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政物品采購管理，規(guī)范采購流程，提高采購效率，確保所采購物品符合公司需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有行政物品的采購活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、勞保用品、禮品等。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)公司實(shí)際需求進(jìn)行采購，避免盲目采購和浪費(fèi)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先采購質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的物品，確保滿足工作需要。3.性價(jià)比原則：在保證質(zhì)量的前提下，充分比較市場價(jià)格，選擇性價(jià)比高的產(chǎn)品和供應(yīng)商。4.歸口管理原則：行政物品采購工作歸口行政部門統(tǒng)一管理，明確職責(zé)分工，確保采購工作有序進(jìn)行。二、采購計(jì)劃與預(yù)算（一）采購計(jì)劃1.各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，提前制定行政物品采購計(jì)劃，并提交至行政部門。采購計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出所需物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息。2.行政部門對(duì)各部門提交的采購計(jì)劃進(jìn)行匯總、審核，結(jié)合公司庫存情況，制定公司整體行政物品采購計(jì)劃。（二）采購預(yù)算1.根據(jù)采購計(jì)劃，行政部門編制行政物品采購預(yù)算，報(bào)公司財(cái)務(wù)部門審核。采購預(yù)算應(yīng)明確各項(xiàng)采購費(fèi)用的預(yù)算金額，并確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。2.財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司財(cái)務(wù)狀況和業(yè)務(wù)需求，對(duì)采購預(yù)算進(jìn)行審核，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。采購預(yù)算一經(jīng)批準(zhǔn)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，不得隨意突破。三、采購流程（一）采購申請(qǐng)1.各部門根據(jù)已批準(zhǔn)的采購計(jì)劃，填寫《行政物品采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)算金額等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至行政部門。2.緊急采購申請(qǐng)應(yīng)在申請(qǐng)表中注明緊急原因，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后提交至行政部門。（二）采購審批1.行政部門收到采購申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)采購物品是否在采購計(jì)劃范圍內(nèi)，預(yù)算金額是否合理等。2.對(duì)于金額較小的采購申請(qǐng)（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司根據(jù)實(shí)際情況確定），行政部門負(fù)責(zé)人審批后即可組織采購；對(duì)于金額較大的采購申請(qǐng)，應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.行政部門根據(jù)采購物品的特點(diǎn)和需求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面?？梢酝ㄟ^查閱供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、業(yè)績證明等資料，實(shí)地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營場所，與供應(yīng)商進(jìn)行溝通交流等方式進(jìn)行評(píng)估。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，建立合格供應(yīng)商名錄。對(duì)于列入合格供應(yīng)商名錄的供應(yīng)商，行政部門應(yīng)定期進(jìn)行復(fù)查和評(píng)估，確保其持續(xù)滿足公司要求。4.在采購過程中，應(yīng)優(yōu)先選擇合格供應(yīng)商名錄中的供應(yīng)商進(jìn)行采購。如因特殊原因需要從名錄外采購，應(yīng)經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行嚴(yán)格的審核和評(píng)估。（四）采購實(shí)施1.行政部門采購人員根據(jù)審批后的采購申請(qǐng)，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單或采購合同，明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等條款。2.采購人員應(yīng)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如遇供應(yīng)商交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量問題等情況，采購人員應(yīng)及時(shí)采取措施解決，并向行政部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)。3.對(duì)于需要驗(yàn)收的行政物品，采購人員應(yīng)提前通知相關(guān)部門和人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。驗(yàn)收人員應(yīng)按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購物品進(jìn)行驗(yàn)收，確保物品符合要求。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字確認(rèn)。（五）付款結(jié)算1.采購物品驗(yàn)收合格后，采購人員應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)票據(jù)和資料，填寫付款申請(qǐng)單，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核、公司財(cái)務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理付款手續(xù)。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)支付貨款。對(duì)于有質(zhì)保金的采購項(xiàng)目，應(yīng)在質(zhì)保期屆滿且無質(zhì)量問題后支付質(zhì)保金。四、采購合同管理（一）合同簽訂1.對(duì)于金額較大或采購周期較長的行政物品采購項(xiàng)目，應(yīng)簽訂書面采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、付款方式等條款。2.采購合同由行政部門負(fù)責(zé)起草，經(jīng)公司法律顧問審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由行政部門與供應(yīng)商簽訂合同。（二）合同執(zhí)行與監(jiān)督1.采購合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行。行政部門采購人員應(yīng)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.如遇合同變更、解除等情況，應(yīng)按照合同約定的程序進(jìn)行處理，并簽訂相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議或解除合同協(xié)議。行政部門應(yīng)將合同變更、解除等情況及時(shí)通知公司財(cái)務(wù)部門和相關(guān)部門。（三）合同歸檔采購合同履行完畢后，行政部門應(yīng)將合同原件及相關(guān)資料整理歸檔，妥善保管。合同檔案應(yīng)包括合同文本、采購申請(qǐng)、審批文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等資料，以便日后查閱和審計(jì)。五、庫存管理（一）庫存盤點(diǎn)1.行政部門應(yīng)定期對(duì)行政物品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，平時(shí)可進(jìn)行不定期抽查。2.盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員應(yīng)編制庫存盤點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)查明原因，及時(shí)調(diào)整庫存賬目，并提出處理意見。（二）庫存補(bǔ)貨1.根據(jù)庫存盤點(diǎn)情況和采購計(jì)劃，行政部門及時(shí)提出庫存補(bǔ)貨申請(qǐng)。補(bǔ)貨申請(qǐng)應(yīng)明確補(bǔ)貨物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審批后組織采購。2.在庫存補(bǔ)貨過程中，應(yīng)注意控制庫存水平，避免庫存積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。（三）庫存報(bào)廢1.對(duì)于已損壞、過期、閑置等無法使用的行政物品，行政部門應(yīng)及時(shí)清理，并填寫《行政物品報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明報(bào)廢物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息。2.《行政物品報(bào)廢申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、行政部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理報(bào)廢手續(xù)。報(bào)廢物品應(yīng)妥善處理，可采用變賣、捐贈(zèng)等方式進(jìn)行處置，處置收入應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門。六、采購監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)行政物品采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購資金使用是否合理等情況。2.行政部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)采購人員的日常管理和監(jiān)督，確保采購工作的公正、透明。（二）供應(yīng)商反饋1.行政部門應(yīng)定期收集供應(yīng)商的反饋意見，了解供應(yīng)商對(duì)公司采購工作的評(píng)價(jià)和建議。對(duì)于供應(yīng)商提出的問題和意見，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理和改進(jìn)。2.建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)機(jī)制，根據(jù)供應(yīng)商的交貨情況、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面的表現(xiàn)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)，并將評(píng)價(jià)結(jié)果作為供應(yīng)商選擇和管理的重要依據(jù)。七、責(zé)任追究（一）違規(guī)責(zé)任1.對(duì)于在行政物品采購過程中違反本制度規(guī)定的行為，如違規(guī)采購、收受回扣、弄虛作假等，公司將視情節(jié)輕重，給予相關(guān)責(zé)任人警告、罰款、降職、撤職等處分。2.如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。（二）賠償責(zé)任1.因采購人員疏忽、失誤等原因?qū)е虏少徫锲凡环弦蠡蚪o公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，采購人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.如因供應(yīng)商原因?qū)е虏少徫锲烦霈F(xiàn)質(zhì)量問題、交貨延遲等情況，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，公司有權(quán)向供應(yīng)商追償，并要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。