高校電子票據(jù)管理制度

高校電子票據(jù)管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范高校電子票據(jù)管理，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，保障學(xué)校和師生的合法權(quán)益，提高資金使用效益，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，結(jié)合我校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門(mén)、各單位在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中涉及的電子票據(jù)的開(kāi)具、接收、存儲(chǔ)、使用、核銷(xiāo)等管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家關(guān)于電子票據(jù)管理的法律法規(guī)和政策要求，確保電子票據(jù)管理工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確規(guī)范原則：電子票據(jù)的開(kāi)具、內(nèi)容填寫(xiě)應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，符合財(cái)務(wù)制度和票據(jù)管理規(guī)定，格式規(guī)范統(tǒng)一。3.安全高效原則：保障電子票據(jù)信息的安全，防止信息泄露、篡改等情況發(fā)生，同時(shí)提高電子票據(jù)管理工作效率，方便師生辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。4.便民服務(wù)原則：以師生需求為導(dǎo)向，優(yōu)化電子票據(jù)管理流程，提供便捷的電子票據(jù)獲取、查驗(yàn)等服務(wù)。二、電子票據(jù)管理職責(zé)分工（一）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)校電子票據(jù)管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)電子票據(jù)系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。3.負(fù)責(zé)電子票據(jù)的開(kāi)具、審核、存儲(chǔ)、歸檔等工作，保證電子票據(jù)的真實(shí)性、完整性和合法性。4.負(fù)責(zé)與財(cái)政部門(mén)、稅務(wù)部門(mén)等相關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解電子票據(jù)管理政策動(dòng)態(tài)，做好電子票據(jù)的報(bào)送、核銷(xiāo)等工作。5.負(fù)責(zé)為師生提供電子票據(jù)的查詢(xún)、下載、打印等服務(wù)，解答師生關(guān)于電子票據(jù)的疑問(wèn)。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及的電子票據(jù)開(kāi)具申請(qǐng)的審核和提交工作，確保申請(qǐng)信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.協(xié)助財(cái)務(wù)部門(mén)做好電子票據(jù)的相關(guān)宣傳解釋工作，向師生說(shuō)明電子票據(jù)的獲取方式、使用方法等。3.配合財(cái)務(wù)部門(mén)做好電子票據(jù)的管理工作，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)反饋并協(xié)助解決。（三）信息部門(mén)1.負(fù)責(zé)保障電子票據(jù)管理系統(tǒng)運(yùn)行所需的網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器等硬件設(shè)施的正常運(yùn)行，提供技術(shù)支持和維護(hù)服務(wù)。2.協(xié)助財(cái)務(wù)部門(mén)做好電子票據(jù)管理系統(tǒng)與其他相關(guān)系統(tǒng)的對(duì)接工作，確保數(shù)據(jù)傳輸?shù)臏?zhǔn)確性和及時(shí)性。3.負(fù)責(zé)電子票據(jù)信息安全管理，采取必要的安全防護(hù)措施，防止電子票據(jù)信息泄露、丟失、篡改等情況發(fā)生。三、電子票據(jù)的開(kāi)具（一）開(kāi)具范圍學(xué)校在收取學(xué)費(fèi)、住宿費(fèi)、考試費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、教材費(fèi)、科研經(jīng)費(fèi)等各類(lèi)費(fèi)用時(shí)，應(yīng)按規(guī)定開(kāi)具電子票據(jù)。（二）開(kāi)具流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)收費(fèi)項(xiàng)目、標(biāo)準(zhǔn)等信息，在相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中錄入收費(fèi)明細(xì)，并提交電子票據(jù)開(kāi)具申請(qǐng)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)收到業(yè)務(wù)部門(mén)提交的申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行審核，審核通過(guò)后在電子票據(jù)管理系統(tǒng)中開(kāi)具電子票據(jù)。3.電子票據(jù)開(kāi)具成功后，系統(tǒng)自動(dòng)將電子票據(jù)信息推送至業(yè)務(wù)系統(tǒng)，業(yè)務(wù)部門(mén)可將電子票據(jù)信息告知繳費(fèi)人。4.繳費(fèi)人可通過(guò)學(xué)校指定的電子票據(jù)查驗(yàn)平臺(tái)或手機(jī)應(yīng)用程序，查詢(xún)、下載、打印電子票據(jù)。（三）開(kāi)具要求1.電子票據(jù)應(yīng)按照財(cái)政部門(mén)統(tǒng)一規(guī)定的格式和內(nèi)容開(kāi)具，確保票據(jù)信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.電子票據(jù)的開(kāi)具日期應(yīng)與實(shí)際收費(fèi)日期一致，不得提前或延后開(kāi)具。3.電子票據(jù)上應(yīng)注明收費(fèi)項(xiàng)目、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、收費(fèi)金額、付款人名稱(chēng)等信息，不得擅自更改或添加其他內(nèi)容。4.電子票據(jù)開(kāi)具完成后，應(yīng)及時(shí)將電子票據(jù)信息存儲(chǔ)至電子票據(jù)管理系統(tǒng)，確保電子票據(jù)信息的安全和可追溯。四、電子票據(jù)的接收（一）接收范圍學(xué)校在開(kāi)展教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中，從外部單位取得的電子票據(jù)，包括但不限于財(cái)政電子票據(jù)、稅務(wù)電子發(fā)票等。（二）接收流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)在收到外部單位開(kāi)具的電子票據(jù)后，應(yīng)及時(shí)將電子票據(jù)信息提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)接收的電子票據(jù)信息進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括票據(jù)的真實(shí)性、合法性、完整性等。3.審核通過(guò)的電子票據(jù)信息應(yīng)及時(shí)錄入電子票據(jù)管理系統(tǒng)，并進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)。4.對(duì)于審核不通過(guò)的電子票據(jù)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通，查明原因，并要求外部單位重新開(kāi)具或補(bǔ)充相關(guān)證明材料。（三）接收要求1.接收的電子票據(jù)應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和政策規(guī)定，具有合法有效的電子簽名。2.電子票據(jù)的內(nèi)容應(yīng)與業(yè)務(wù)實(shí)際發(fā)生情況相符，不得虛開(kāi)、代開(kāi)電子票據(jù)。3.接收的電子票據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核和存儲(chǔ)，確保電子票據(jù)信息的安全和可追溯。五、電子票據(jù)的存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式學(xué)校采用電子票據(jù)管理系統(tǒng)對(duì)電子票據(jù)進(jìn)行集中存儲(chǔ)，同時(shí)定期對(duì)電子票據(jù)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（二）存儲(chǔ)期限電子票據(jù)的存儲(chǔ)期限按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和財(cái)務(wù)制度規(guī)定執(zhí)行，一般為10年。存儲(chǔ)期限屆滿后，經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。（三）存儲(chǔ)安全1.加強(qiáng)電子票據(jù)管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問(wèn)、修改電子票據(jù)信息。2.定期對(duì)電子票據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)丟失。3.采取數(shù)據(jù)加密、異地備份等措施，保障電子票據(jù)數(shù)據(jù)的安全性和完整性。六、電子票據(jù)的使用（一）報(bào)銷(xiāo)使用1.師生在辦理費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)時(shí)，應(yīng)按照學(xué)校財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)制度的規(guī)定，提供合法有效的電子票據(jù)。2.電子票據(jù)應(yīng)作為報(bào)銷(xiāo)憑證的一部分，與其他報(bào)銷(xiāo)材料一并提交財(cái)務(wù)部門(mén)審核。3.財(cái)務(wù)部門(mén)在審核報(bào)銷(xiāo)憑證時(shí)，應(yīng)通過(guò)電子票據(jù)查驗(yàn)平臺(tái)對(duì)電子票據(jù)的真實(shí)性進(jìn)行查驗(yàn)，確保報(bào)銷(xiāo)憑證真實(shí)有效。（二）入賬處理1.財(cái)務(wù)部門(mén)在收到經(jīng)審核無(wú)誤的電子票據(jù)后，應(yīng)按照財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度的規(guī)定進(jìn)行入賬處理。2.電子票據(jù)應(yīng)作為記賬憑證的附件，與其他記賬憑證一并裝訂成冊(cè)，妥善保管。（三）使用監(jiān)督1.學(xué)校財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)電子票據(jù)的使用情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保電子票據(jù)的使用符合規(guī)定。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)使用電子票據(jù)的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。七、電子票據(jù)的查驗(yàn)（一）查驗(yàn)渠道1.學(xué)校應(yīng)向師生提供多種電子票據(jù)查驗(yàn)渠道，如財(cái)政電子票據(jù)查驗(yàn)平臺(tái)、稅務(wù)電子發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)、學(xué)校指定的手機(jī)應(yīng)用程序等。2.師生可通過(guò)上述查驗(yàn)渠道，輸入電子票據(jù)代碼、號(hào)碼、校驗(yàn)碼等信息，對(duì)電子票據(jù)的真實(shí)性進(jìn)行查驗(yàn)。（二）查驗(yàn)要求1.師生在查驗(yàn)電子票據(jù)時(shí)，應(yīng)確保輸入的信息準(zhǔn)確無(wú)誤，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致查驗(yàn)結(jié)果不準(zhǔn)確。2.如對(duì)查驗(yàn)結(jié)果有疑問(wèn)，師生可向?qū)W校財(cái)務(wù)部門(mén)咨詢(xún)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)協(xié)助師生進(jìn)行核實(shí)。3.財(cái)務(wù)部門(mén)在受理師生報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)通過(guò)電子票據(jù)查驗(yàn)平臺(tái)對(duì)電子票據(jù)進(jìn)行查驗(yàn)，確保報(bào)銷(xiāo)憑證真實(shí)有效。八、電子票據(jù)的核銷(xiāo)（一）核銷(xiāo)范圍學(xué)校開(kāi)具的電子票據(jù)在完成收費(fèi)業(yè)務(wù)后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行核銷(xiāo)。（二）核銷(xiāo)流程1.財(cái)務(wù)部門(mén)定期對(duì)已開(kāi)具的電子票據(jù)進(jìn)行核對(duì)，統(tǒng)計(jì)已繳費(fèi)的電子票據(jù)信息。2.根據(jù)核對(duì)結(jié)果，財(cái)務(wù)部門(mén)在電子票據(jù)管理系統(tǒng)中對(duì)已繳費(fèi)的電子票據(jù)進(jìn)行核銷(xiāo)操作，并生成核銷(xiāo)記錄。3.核銷(xiāo)記錄應(yīng)包括電子票據(jù)號(hào)碼、開(kāi)具日期、繳費(fèi)金額、繳費(fèi)時(shí)間等信息，確保核銷(xiāo)記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。（三）核銷(xiāo)要求1.電子票據(jù)的核銷(xiāo)應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和程序進(jìn)行，確保核銷(xiāo)工作及時(shí)、準(zhǔn)確。2.核銷(xiāo)后的電子票據(jù)應(yīng)在電子票據(jù)管理系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)記，防止重復(fù)使用。3.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)電子票據(jù)核銷(xiāo)情況進(jìn)行檢查和總結(jié)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。九、電子票據(jù)管理的信息化建設(shè)（一）系統(tǒng)建設(shè)學(xué)校應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)要求，建設(shè)電子票據(jù)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子票據(jù)的開(kāi)具、接收、存儲(chǔ)、使用、查驗(yàn)、核銷(xiāo)等全流程信息化管理。（二）系統(tǒng)功能1.電子票據(jù)管理系統(tǒng)應(yīng)具備電子票據(jù)開(kāi)具、信息推送、查詢(xún)、下載、打印、查驗(yàn)、核銷(xiāo)等功能，滿足學(xué)校電子票據(jù)管理工作的需要。2.系統(tǒng)應(yīng)與財(cái)政部門(mén)、稅務(wù)部門(mén)等相關(guān)單位的電子票據(jù)管理系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)傳輸和共享。3.系統(tǒng)應(yīng)具備用戶權(quán)限管理功能，根據(jù)不同用戶的職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限，確保電子票據(jù)信息安全。（三）系統(tǒng)維護(hù)1.學(xué)校應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)電子票據(jù)管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。2.定期對(duì)電子票據(jù)管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化，提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性，滿足電子票據(jù)管理工作的不斷發(fā)展需求。3.做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)工作，防止因系統(tǒng)故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。十、電子票據(jù)管理的監(jiān)督檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.學(xué)校財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)電子票據(jù)管理工作進(jìn)行內(nèi)部檢查，檢查內(nèi)容包括電子票據(jù)的開(kāi)具、接收、存儲(chǔ)、使用、查驗(yàn)、核銷(xiāo)等環(huán)節(jié)。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并督促相關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行整改。3.建立電子票據(jù)管理工作內(nèi)部監(jiān)督考核機(jī)制，將電子票據(jù)管理工作納入學(xué)校財(cái)務(wù)管理工作考核范圍，對(duì)工作成績(jī)突出的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)工作不力的進(jìn)行批評(píng)教育和問(wèn)責(zé)。（二）外部監(jiān)督1.學(xué)校應(yīng)積極配合財(cái)政部門(mén)、稅務(wù)部門(mén)等相關(guān)單位對(duì)電子票據(jù)管理工作的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供電子票據(jù)管理工作的相關(guān)資料和信息。2.對(duì)于財(cái)政部門(mén)、稅務(wù)部門(mén)等提出的整改意見(jiàn)，學(xué)校應(yīng)認(rèn)真落實(shí)，及時(shí)整改到位，并將整改情況反饋給相關(guān)單位。十一、電子票據(jù)管理的培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.學(xué)校財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期組織電子票據(jù)管理相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)對(duì)象包括財(cái)務(wù)人員、業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)辦人員等。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括電子票據(jù)管理政策法規(guī)、電子票據(jù)管理系統(tǒng)操作流程、電子票據(jù)開(kāi)具與使用要求等，提高相關(guān)人員的業(yè)務(wù)水平和操作技能。3.通過(guò)培訓(xùn)，使相關(guān)人員熟悉電子票據(jù)管理工作的各項(xiàng)規(guī)定和要求，掌握電子票據(jù)管理系統(tǒng)的操作方法，確保電子票據(jù)管理工作順利開(kāi)展。（二）宣傳1.學(xué)校應(yīng)通過(guò)多種渠道，加強(qiáng)對(duì)電子票據(jù)管理工作的宣傳，提高師生對(duì)電子