行政項(xiàng)目合同管理制度

行政項(xiàng)目合同管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政項(xiàng)目合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有行政項(xiàng)目合同的管理，包括但不限于辦公用品采購(gòu)合同、設(shè)備租賃合同、物業(yè)服務(wù)合同、辦公場(chǎng)地租賃合同等。（三）管理原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策的要求。2.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：注重對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、評(píng)估和防控，確保公司利益不受損害。3.統(tǒng)一管理原則：行政項(xiàng)目合同實(shí)行統(tǒng)一歸口管理，明確各部門職責(zé)，確保合同管理工作的規(guī)范、有序。4.全程監(jiān)控原則：對(duì)合同簽訂前、簽訂過(guò)程、履行過(guò)程及終止后的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全程監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。二、合同管理部門及職責(zé)（一）法務(wù)部門1.負(fù)責(zé)合同文本的合法性審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。2.參與重大合同的談判、起草等工作，提供法律專業(yè)意見(jiàn)和建議。3.對(duì)合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的法律問(wèn)題進(jìn)行指導(dǎo)和處理，協(xié)助解決合同糾紛。（二）行政部門1.作為行政項(xiàng)目合同的歸口管理部門，負(fù)責(zé)合同的整體規(guī)劃、審核、簽訂、履行跟蹤、歸檔等日常管理工作。2.組織相關(guān)部門對(duì)合同項(xiàng)目進(jìn)行可行性研究和論證，參與合同談判，起草合同初稿。3.協(xié)調(diào)合同履行過(guò)程中的各方關(guān)系，及時(shí)解決合同履行中出現(xiàn)的問(wèn)題。4.定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)合同管理工作情況。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核合同中的財(cái)務(wù)條款，包括付款方式、結(jié)算周期、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)等，確保合同財(cái)務(wù)條款的合理性和合規(guī)性。2.根據(jù)合同約定和公司財(cái)務(wù)制度，負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的支付審核和賬務(wù)處理。3.對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督，參與合同糾紛的財(cái)務(wù)處理。（四）其他相關(guān)部門1.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，參與合同項(xiàng)目的可行性研究、談判等工作，提供專業(yè)意見(jiàn)和建議。2.負(fù)責(zé)本部門所涉合同的具體履行工作，及時(shí)向行政部門反饋合同履行情況。三、合同簽訂管理（一）合同立項(xiàng)1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要提出行政項(xiàng)目合同立項(xiàng)申請(qǐng)，填寫《行政項(xiàng)目合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明項(xiàng)目名稱、內(nèi)容、預(yù)算、合作方等信息。2.行政部門對(duì)合同立項(xiàng)申請(qǐng)進(jìn)行初審，審核項(xiàng)目的必要性、可行性及預(yù)算的合理性等。對(duì)于重大項(xiàng)目，組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合評(píng)審。3.經(jīng)審批通過(guò)的合同立項(xiàng)申請(qǐng)，由行政部門下達(dá)《行政項(xiàng)目合同立項(xiàng)通知書》，作為合同簽訂的依據(jù)。（二）合同起草1.行政部門根據(jù)合同立項(xiàng)通知書，組織相關(guān)部門或委托專業(yè)機(jī)構(gòu)起草合同文本。合同文本應(yīng)包括首部、正文、尾部等部分，內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等條款。2.合同起草過(guò)程中，應(yīng)充分征求法務(wù)、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門的意見(jiàn)，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。對(duì)于復(fù)雜或重大合同，可邀請(qǐng)法務(wù)人員參與起草工作。（三）合同審核1.合同起草完成后，由行政部門提交法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查。法務(wù)部門應(yīng)在[x]個(gè)工作日內(nèi)完成審查工作，并出具審查意見(jiàn)。2.行政部門根據(jù)法務(wù)部門的審查意見(jiàn)，組織相關(guān)部門對(duì)合同進(jìn)行修改完善。修改后的合同文本再次提交法務(wù)部門審核，直至通過(guò)審查。3.合同文本經(jīng)法務(wù)部門審查通過(guò)后，提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)條款審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)重點(diǎn)審核付款方式、結(jié)算周期、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)等財(cái)務(wù)條款的合理性和合規(guī)性，并在[x]個(gè)工作日內(nèi)出具審核意見(jiàn)。4.行政部門根據(jù)財(cái)務(wù)部門的審核意見(jiàn)，對(duì)合同文本進(jìn)行進(jìn)一步修改完善。審核通過(guò)后的合同文本提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）合同簽訂1.合同經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，由行政部門負(fù)責(zé)與合作方簽訂合同。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同雙方主體資格合法、真實(shí)，合同簽字蓋章手續(xù)齊全。2.合同簽訂后，行政部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給法務(wù)、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門，并按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存。四、合同履行管理（一）履行計(jì)劃制定1.合同簽訂后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)部門制定合同履行計(jì)劃，明確合同履行的各個(gè)階段、任務(wù)、責(zé)任人及時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。2.合同履行計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施，并作為合同履行跟蹤和監(jiān)督的依據(jù)。（二）履行跟蹤與監(jiān)督1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)合同履行情況進(jìn)行全程跟蹤和監(jiān)督，定期檢查合同履行進(jìn)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.各部門應(yīng)按照合同履行計(jì)劃，認(rèn)真履行本部門的職責(zé)，及時(shí)向行政部門反饋合同履行情況。對(duì)于合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的重大問(wèn)題或風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定和公司財(cái)務(wù)制度，負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的支付審核和賬務(wù)處理。在支付合同款項(xiàng)前，應(yīng)審核相關(guān)部門提交的付款申請(qǐng)及supportingdocuments，確保付款符合合同約定和公司規(guī)定。（三）變更管理1.合同履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，應(yīng)由合同一方提出書面變更申請(qǐng)，填寫《行政項(xiàng)目合同變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容、對(duì)合同履行的影響等。2.行政部門收到變更申請(qǐng)后，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審，評(píng)估變更的必要性、合理性及對(duì)公司利益的影響。對(duì)于重大變更，應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批通過(guò)的合同變更申請(qǐng)，由行政部門負(fù)責(zé)與合作方協(xié)商簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。（四）終止管理1.合同履行完畢或因其他原因需要終止合同的，由合同一方提出書面終止申請(qǐng)，填寫《行政項(xiàng)目合同終止申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明終止的原因、時(shí)間等。2.行政部門收到終止申請(qǐng)后，應(yīng)組織相關(guān)部門對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，確認(rèn)合同是否已全面履行完畢，是否存在遺留問(wèn)題等。3.經(jīng)檢查評(píng)估確認(rèn)合同已全面履行完畢且無(wú)遺留問(wèn)題的，由行政部門負(fù)責(zé)與合作方辦理合同終止手續(xù)，簽訂合同終止協(xié)議。合同終止協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)已履行完畢，不再存在任何爭(zhēng)議。4.合同終止后，行政部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，對(duì)合同及相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，妥善保管。五、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.加強(qiáng)合同簽訂前的盡職調(diào)查，確保合作方主體資格合法、信譽(yù)良好，具備履行合同的能力和條件。2.在合同履行過(guò)程中，加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)解決合同履行中出現(xiàn)的問(wèn)題，避免糾紛的產(chǎn)生。3.定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題，并采取相應(yīng)的措施加以防范和解決。（二）糾紛處理程序1.當(dāng)合同糾紛發(fā)生時(shí)，合同履行部門應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告。行政部門應(yīng)組織相關(guān)部門對(duì)糾紛情況進(jìn)行調(diào)查了解，分析糾紛產(chǎn)生的原因，收集相關(guān)證據(jù)材料。2.行政部門根據(jù)糾紛情況，會(huì)同法務(wù)部門研究制定糾紛處理方案。對(duì)于一般性糾紛，可通過(guò)協(xié)商、調(diào)解等方式解決；對(duì)于重大糾紛，應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)法律程序，維護(hù)公司合法權(quán)益。3.在糾紛處理過(guò)程中，相關(guān)部門應(yīng)積極配合，提供必要的支持和協(xié)助。法務(wù)部門負(fù)責(zé)提供法律專業(yè)意見(jiàn)和建議，指導(dǎo)糾紛處理工作；財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)提供財(cái)務(wù)方面的支持和協(xié)助。4.糾紛處理結(jié)束后，行政部門應(yīng)及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施，完善合同管理制度，防止類似糾紛再次發(fā)生。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.行政部門負(fù)責(zé)合同檔案的收集工作，在合同簽訂、履行、變更、終止等過(guò)程中，及時(shí)收集與合同相關(guān)的各類文件、資料，包括合同文本、立項(xiàng)申請(qǐng)表、審批文件、履行記錄、變更協(xié)議、終止協(xié)議、往來(lái)信函、糾紛處理文件等。2.合同檔案收集應(yīng)確保文件資料的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性，不得遺漏重要文件。（二）檔案整理1.行政部門對(duì)收集到的合同檔案進(jìn)行整理，按照合同類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類編號(hào)，編制檔案目錄。2.對(duì)合同檔案中的文件資料進(jìn)行裝訂、歸檔，確保檔案整齊、規(guī)范。對(duì)于電子文件，應(yīng)進(jìn)行備份，并按照電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。（三）檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管在公司指定的檔案保管場(chǎng)所，確保檔案的安全和完整。檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.建立合同檔案借閱制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱手續(xù)。因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限不得超過(guò)[x]個(gè)工作日，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或丟失。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。查閱時(shí)，應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得在檔案上涂改、標(biāo)記或損壞。2.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部門安排專人陪同查閱。查閱內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格限于與工作相關(guān)的部分，不得查閱涉及公司商業(yè)秘密或其他敏感信息的內(nèi)容。（五）檔案銷毀1.合同檔案保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，由行政部門提出銷毀申請(qǐng)，填寫《合同檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期