行政采購管理制度細(xì)則

行政采購管理制度細(xì)則?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，特制定本制度細(xì)則。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部行政辦公用品、辦公設(shè)備、辦公家具、勞保用品、行政服務(wù)等各類行政采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.效益性原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。3.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公正、透明，接受監(jiān)督。4.公平競爭原則：鼓勵供應(yīng)商公平參與競爭，確保采購結(jié)果的公正性。5.誠實守信原則：采購各方應(yīng)誠實守信，履行各自的責(zé)任和義務(wù)。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，由公司高層領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、行政部門負(fù)責(zé)人等組成。采購決策委員會負(fù)責(zé)審議和批準(zhǔn)重大采購項目、采購政策、采購預(yù)算等。（二）采購執(zhí)行部門公司行政部門為采購執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)具體采購工作的組織實施。其主要職責(zé)包括：1.根據(jù)公司需求，制定采購計劃和預(yù)算。2.收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案。3.組織采購談判、招標(biāo)、詢價等采購活動。4.簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。5.驗收采購物資，辦理入庫手續(xù)。6.整理采購文件和資料，進(jìn)行采購工作總結(jié)。（三）其他相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門：負(fù)責(zé)提出采購需求，明確采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等要求，并對采購物資的使用和驗收負(fù)責(zé)。2.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用，參與采購合同的審核，辦理采購款項的支付手續(xù)。3.審計部門：負(fù)責(zé)對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購結(jié)果的公正性等。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.《采購申請表》提交至行政部門，行政部門對采購申請進(jìn)行初步審核，審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、采購預(yù)算的合規(guī)性等。（二）采購審批1.對于金額較小的常規(guī)采購申請，由行政部門負(fù)責(zé)人審批。2.對于金額較大或重要的采購申請，需提交采購決策委員會審批。采購決策委員會根據(jù)采購申請的內(nèi)容，進(jìn)行綜合評估和決策，并簽署審批意見。（三）采購實施1.制定采購方案：行政部門根據(jù)采購審批結(jié)果，制定采購方案。采購方案包括采購方式的選擇、供應(yīng)商的確定、采購時間安排等。2.選擇采購方式招標(biāo)采購：適用于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競爭充分的采購項目。行政部門發(fā)布招標(biāo)公告，邀請符合條件的供應(yīng)商投標(biāo)，通過評標(biāo)確定中標(biāo)供應(yīng)商。詢價采購：適用于規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、貨源充足、價格變化幅度小的采購項目。行政部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價單，供應(yīng)商報價后，選擇報價合理的供應(yīng)商成交。單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購、發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購等特殊情況。行政部門與單一供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定采購價格和條款。競爭性談判采購：適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的、技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的等情況。行政部門與不少于三家供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。3.確定供應(yīng)商供應(yīng)商篩選：行政部門根據(jù)采購需求，從供應(yīng)商檔案中篩選出符合要求的潛在供應(yīng)商，并向其發(fā)出采購邀請。供應(yīng)商評估：行政部門對參與采購的供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等。供應(yīng)商選擇：行政部門根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并與其進(jìn)行采購談判。談判內(nèi)容包括采購物資的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款。（四）合同簽訂1.采購談判達(dá)成一致后，行政部門與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，并報財務(wù)部門備案。（五）采購驗收1.采購物資到貨前，行政部門應(yīng)通知需求部門做好驗收準(zhǔn)備工作。2.采購物資到貨后，需求部門會同行政部門按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等。3.對于驗收合格的采購物資，行政部門辦理入庫手續(xù)，并填寫《入庫單》?！度霂靻巍窇?yīng)注明采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。4.對于驗收不合格的采購物資，行政部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其更換或處理。如供應(yīng)商拒絕處理，行政部門可根據(jù)采購合同的約定，采取相應(yīng)的措施，如扣除貨款、追究違約責(zé)任等。（六）采購付款1.采購物資驗收合格后，行政部門根據(jù)采購合同和《入庫單》，填寫《付款申請單》，并附上相關(guān)發(fā)票、驗收報告等資料。2.《付款申請單》經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人、行政部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.財務(wù)部門根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，辦理采購款項的支付手續(xù)。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.行政部門應(yīng)根據(jù)公司年度工作計劃和實際需求，編制年度采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括采購項目、采購金額、采購時間等內(nèi)容。2.采購預(yù)算編制應(yīng)遵循"零基預(yù)算"原則，充分考慮公司的業(yè)務(wù)發(fā)展需要和資金狀況，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。（二）預(yù)算審批1.年度采購預(yù)算編制完成后，提交采購決策委員會審議。采購決策委員會根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃、財務(wù)狀況等因素，對采購預(yù)算進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。2.采購預(yù)算一經(jīng)批準(zhǔn)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行。如因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，需按照預(yù)算編制和審批程序進(jìn)行申請和審批。（三）預(yù)算執(zhí)行與監(jiān)控1.行政部門應(yīng)按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算組織采購活動，嚴(yán)格控制采購支出，確保預(yù)算的執(zhí)行。2.財務(wù)部門應(yīng)定期對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。如發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行偏差較大，應(yīng)及時向采購決策委員會報告，并提出相應(yīng)的改進(jìn)措施。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.行政部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行整理和分析，篩選出符合公司采購要求的潛在供應(yīng)商。3.行政部門對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、管理水平、售后服務(wù)等情況，并填寫《供應(yīng)商考察報告》。（二）供應(yīng)商評估1.行政部門建立供應(yīng)商評估體系，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面。2.供應(yīng)商評估采用定性與定量相結(jié)合的方法，通過問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析等方式，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評價。3.根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，將供應(yīng)商分為A、B、C三類。A類供應(yīng)商為優(yōu)秀供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機(jī)會；B類供應(yīng)商為合格供應(yīng)商，保持正常合作關(guān)系；C類供應(yīng)商為不合格供應(yīng)商，限制或停止與其合作。（三）供應(yīng)商檔案管理1.行政部門為每個供應(yīng)商建立檔案，檔案內(nèi)容包括供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明文件、合作記錄、評估報告等。2.供應(yīng)商檔案應(yīng)及時更新和維護(hù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.行政部門定期對供應(yīng)商檔案進(jìn)行整理和分析，為供應(yīng)商管理提供決策依據(jù)。（四）供應(yīng)商激勵與約束1.對于優(yōu)秀供應(yīng)商，公司給予一定的獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先付款、提供培訓(xùn)和技術(shù)支持等。2.對于不合格供應(yīng)商，公司采取相應(yīng)的約束措施，如減少采購份額、暫停合作、取消合作資格等。3.行政部門定期與供應(yīng)商進(jìn)行溝通和交流，了解供應(yīng)商的需求和意見，共同解決合作過程中存在的問題，建立良好的合作關(guān)系。六、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.行政部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別，分析可能存在的風(fēng)險因素，如市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險等。2.風(fēng)險識別可采用頭腦風(fēng)暴法、德爾菲法、流程圖法等方法，全面、系統(tǒng)地識別采購過程中的風(fēng)險。（二）風(fēng)險評估1.對識別出的風(fēng)險因素進(jìn)行評估，確定其發(fā)生的可能性和影響程度。2.風(fēng)險評估可采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方法，通過專家打分、層次分析法等手段，對風(fēng)險進(jìn)行量化評估。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。風(fēng)險應(yīng)對措施包括風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險降低、風(fēng)險轉(zhuǎn)移、風(fēng)險接受等。2.對于市場風(fēng)險，可通過市場調(diào)研、價格談判、簽訂長期合同等方式進(jìn)行應(yīng)對；對于供應(yīng)商風(fēng)險，可加強(qiáng)供應(yīng)商管理、增加供應(yīng)商數(shù)量、建立供應(yīng)商備用機(jī)制等方式進(jìn)行應(yīng)對；對于質(zhì)量風(fēng)險，可加強(qiáng)質(zhì)量檢驗、簽訂質(zhì)量保證協(xié)議、追究供應(yīng)商違約責(zé)任等方式進(jìn)行應(yīng)對；對于合同風(fēng)險，可加強(qiáng)合同審核、簽訂補(bǔ)充協(xié)議、尋求法律支持等方式進(jìn)行應(yīng)對。（四）風(fēng)險監(jiān)控1.建立采購風(fēng)險監(jiān)控機(jī)制，定期對采購風(fēng)險進(jìn)行監(jiān)控和評估。2.風(fēng)險監(jiān)控可通過數(shù)據(jù)分析、現(xiàn)場檢查、供應(yīng)商反饋等方式進(jìn)行，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況，并調(diào)整風(fēng)險應(yīng)對措施。七、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購結(jié)果的公正性、采購資金的使用情況等。2.行政部門應(yīng)配合審計部門的工作，提供相關(guān)資料和信息，并對審計發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改。（二）外部監(jiān)督1.公