財(cái)務(wù)報(bào)銷附件管理制度

財(cái)務(wù)報(bào)銷附件管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)管理，規(guī)范財(cái)務(wù)報(bào)銷行為，確保財(cái)務(wù)報(bào)銷附件的真實(shí)性、完整性和合法性，提高財(cái)務(wù)工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中發(fā)生的各類費(fèi)用報(bào)銷。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：報(bào)銷附件必須真實(shí)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：報(bào)銷附件應(yīng)齊全，能夠充分證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生及支出的合理性。3.合法性原則：報(bào)銷附件必須符合國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。二、財(cái)務(wù)報(bào)銷附件的種類及要求（一）發(fā)票1.基本要求發(fā)票應(yīng)具備稅務(wù)監(jiān)制章、發(fā)票專用章、開(kāi)票日期、購(gòu)買方信息、銷售方信息、商品或服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等要素，且內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際交易相符。發(fā)票必須是由稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一印制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上的字跡應(yīng)清晰，不得有涂改、挖補(bǔ)等現(xiàn)象。2.特殊情況處理對(duì)于增值稅專用發(fā)票，應(yīng)確保發(fā)票的開(kāi)具符合增值稅發(fā)票管理規(guī)定，發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)應(yīng)妥善保管，不得折疊、污損。若取得的發(fā)票為電子發(fā)票，應(yīng)從稅務(wù)機(jī)關(guān)指定的電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)獲取，并打印清晰，同時(shí)保存好電子發(fā)票原件。對(duì)于境外發(fā)票，除具備上述基本要素外，還應(yīng)提供對(duì)應(yīng)的翻譯件，并由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)其真實(shí)性和準(zhǔn)確性。（二）收據(jù)1.行政事業(yè)單位開(kāi)具的財(cái)政監(jiān)制收據(jù)可作為報(bào)銷附件，但僅限于規(guī)定的收費(fèi)項(xiàng)目。2.企業(yè)自制的收據(jù)，如收款收據(jù)等，僅適用于公司內(nèi)部往來(lái)款項(xiàng)的結(jié)算，不得作為費(fèi)用報(bào)銷的依據(jù)。（三）合同協(xié)議1.涉及采購(gòu)、銷售、服務(wù)等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的報(bào)銷，應(yīng)提供相關(guān)的合同協(xié)議。合同協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、交易內(nèi)容、金額、付款方式、結(jié)算期限等條款。2.合同協(xié)議應(yīng)加蓋雙方公章或合同專用章，如有多頁(yè)，應(yīng)加蓋騎縫章。3.對(duì)于長(zhǎng)期合作的合同協(xié)議，應(yīng)根據(jù)報(bào)銷事項(xiàng)的實(shí)際發(fā)生情況，提供對(duì)應(yīng)的部分合同條款或補(bǔ)充協(xié)議。（四）審批文件1.涉及項(xiàng)目立項(xiàng)、預(yù)算調(diào)整、費(fèi)用支出標(biāo)準(zhǔn)變更等事項(xiàng)的報(bào)銷，應(yīng)提供相應(yīng)的審批文件，如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、預(yù)算調(diào)整報(bào)告、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整通知等。2.審批文件應(yīng)明確審批意見(jiàn)、審批日期及審批人簽字。（五）其他附件1.差旅費(fèi)報(bào)銷應(yīng)提供出差審批單、行程安排表、住宿發(fā)票、交通票據(jù)等。出差審批單應(yīng)注明出差事由、地點(diǎn)、時(shí)間、預(yù)計(jì)費(fèi)用等信息，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷應(yīng)提供招待申請(qǐng)單，注明招待對(duì)象、事由、時(shí)間、地點(diǎn)、預(yù)計(jì)金額等，同時(shí)附上消費(fèi)清單。3.辦公用品、設(shè)備采購(gòu)報(bào)銷應(yīng)提供采購(gòu)申請(qǐng)單、入庫(kù)單、發(fā)票等。采購(gòu)申請(qǐng)單應(yīng)注明采購(gòu)物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途等，入庫(kù)單應(yīng)記錄物品的入庫(kù)日期、數(shù)量、規(guī)格等信息。4.會(huì)議費(fèi)報(bào)銷應(yīng)提供會(huì)議通知、會(huì)議議程、參會(huì)人員簽到表、會(huì)議費(fèi)用發(fā)票等。會(huì)議通知應(yīng)明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員范圍等內(nèi)容。三、財(cái)務(wù)報(bào)銷附件的粘貼與整理（一）粘貼要求1.報(bào)銷附件應(yīng)使用膠水或固體膠粘貼在報(bào)銷單背面，不得使用訂書(shū)針、回形針等。2.粘貼時(shí)應(yīng)按照從下往上、從右往左的順序，將附件依次粘貼整齊，不得超出報(bào)銷單邊緣。3.對(duì)于較大的附件，如合同協(xié)議等，可先將其折疊成與報(bào)銷單大小相近的尺寸，再進(jìn)行粘貼。（二）整理要求1.報(bào)銷附件應(yīng)按照費(fèi)用報(bào)銷的類別進(jìn)行分類整理，如差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、辦公用品費(fèi)等。2.同一類別的報(bào)銷附件應(yīng)按照時(shí)間順序排列，以便于審核和查詢。3.對(duì)于有多張附件的報(bào)銷事項(xiàng)，應(yīng)在每張附件的右上角注明順序號(hào)，以便于核對(duì)。四、財(cái)務(wù)報(bào)銷附件的審核（一）初審1.報(bào)銷人應(yīng)在報(bào)銷前對(duì)報(bào)銷附件的真實(shí)性、完整性和合法性進(jìn)行自查，確保附件符合本制度要求。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)本部門(mén)員工的報(bào)銷附件進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核報(bào)銷事項(xiàng)是否符合部門(mén)預(yù)算、業(yè)務(wù)實(shí)際情況及公司相關(guān)規(guī)定，附件是否齊全、真實(shí)。（二）復(fù)審1.財(cái)務(wù)部門(mén)收到報(bào)銷單后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)審。復(fù)審人員應(yīng)仔細(xì)審核報(bào)銷附件的各項(xiàng)內(nèi)容，包括發(fā)票的真?zhèn)?、合同協(xié)議的有效性、審批文件的合規(guī)性等。2.對(duì)于金額較大、涉及重要業(yè)務(wù)或存在疑問(wèn)的報(bào)銷事項(xiàng)，財(cái)務(wù)部門(mén)可進(jìn)行實(shí)地調(diào)查或要求報(bào)銷人提供補(bǔ)充資料。（三）終審1.經(jīng)初審和復(fù)審后的報(bào)銷單，應(yīng)提交給公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度、預(yù)算安排及實(shí)際情況，對(duì)報(bào)銷事項(xiàng)進(jìn)行最終審批。2.終審?fù)ㄟ^(guò)的報(bào)銷單，方可進(jìn)行后續(xù)的財(cái)務(wù)處理；終審不通過(guò)的報(bào)銷單，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知報(bào)銷人，并說(shuō)明原因。五、財(cái)務(wù)報(bào)銷附件的保存與歸檔（一）保存期限財(cái)務(wù)報(bào)銷附件應(yīng)按照國(guó)家檔案管理規(guī)定及公司內(nèi)部要求進(jìn)行保存，保存期限一般為[x]年。（二）保存方式1.財(cái)務(wù)報(bào)銷附件應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種方式保存。紙質(zhì)附件應(yīng)按照順序裝訂成冊(cè)，妥善保管在財(cái)務(wù)檔案室；電子附件應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的電子存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份。2.對(duì)于涉及重要經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)或法律糾紛的報(bào)銷附件，應(yīng)進(jìn)行長(zhǎng)期保存。（三）歸檔要求1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)已完成報(bào)銷的附件進(jìn)行歸檔整理，建立完善的檔案索引，以便于查詢和調(diào)閱。2.歸檔后的財(cái)務(wù)報(bào)銷附件應(yīng)保持原有的順序和完整性，不得隨意更改或丟失。六、違規(guī)處理（一）對(duì)于提供虛假報(bào)銷附件的行為，一經(jīng)查實(shí)，公司將視情節(jié)輕重給予以下處理：1.責(zé)令報(bào)銷人退還違規(guī)報(bào)銷的費(fèi)用，并給予警告處分。2.對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重的，公司將解除勞動(dòng)合同，并依法追究其法律責(zé)任。（二）因?qū)徍税殃P(guān)不嚴(yán)導(dǎo)致虛假報(bào)銷附