門店物料使用管理制度

門店物料使用管理制度?一、總則（一）目的為加強門店物料的管理，規(guī)范物料的使用流程，確保物料的合理使用與有效控制，降低物料損耗，提高門店運營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司旗下所有門店的物料使用管理。（三）基本原則1.節(jié)約原則：鼓勵門店員工節(jié)約使用物料，避免浪費，降低成本。2.合理使用原則：根據(jù)業(yè)務(wù)需求，合理安排物料的使用，確保物料用于正當(dāng)經(jīng)營活動。3.規(guī)范流程原則：建立標(biāo)準(zhǔn)化的物料使用流程，確保物料的領(lǐng)取、使用、核銷等環(huán)節(jié)規(guī)范有序。二、物料分類及定義（一）辦公用品1.辦公桌椅、文件柜、電腦、打印機、復(fù)印機等辦公設(shè)備。2.筆、紙張、文件夾、筆記本、訂書機、膠水等辦公文具。3.清潔用品，如掃帚、拖把、抹布、清潔劑等用于門店辦公區(qū)域清潔的物品。（二）宣傳物料1.海報、宣傳單頁、展架、橫幅等用于門店宣傳推廣的物料。2.促銷活動道具，如抽獎箱、獎品、活動現(xiàn)場布置裝飾品等。（三）包裝物料1.商品包裝盒、包裝袋、標(biāo)簽、膠帶等用于商品包裝的材料。2.贈品包裝物料，如贈品袋、贈品盒等。（四）耗材1.打印機墨盒、硒鼓、傳真機紙、收銀機打印紙等辦公設(shè)備耗材。2.空調(diào)濾網(wǎng)、燈泡、電池等門店設(shè)備維修更換所需耗材。（五）生鮮耗材1.保鮮膜、保鮮袋、托盤、刀、案板等用于生鮮商品處理和陳列的耗材。2.一次性手套、圍裙等生鮮工作人員防護用品。三、物料管理職責(zé)（一）采購部門1.根據(jù)門店需求和庫存情況，制定物料采購計劃，確保物料及時供應(yīng)。2.選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同，確保采購物料的質(zhì)量和價格合理。3.負(fù)責(zé)物料采購的跟蹤與到貨驗收，確保物料按時、按質(zhì)、按量到貨。（二）倉庫管理部門1.負(fù)責(zé)物料的入庫、存儲、保管和發(fā)放工作，確保物料的安全與完整。2.建立物料庫存臺賬，定期盤點庫存，及時掌握物料庫存動態(tài)，為采購和門店使用提供準(zhǔn)確信息。3.對庫存物料進行分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和發(fā)放。（三）門店1.負(fù)責(zé)根據(jù)實際經(jīng)營需求，合理使用物料，嚴(yán)格按照規(guī)定流程領(lǐng)取、使用和核銷物料。2.門店店長是物料使用管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)監(jiān)督本門店物料的使用情況，對物料使用的合理性、節(jié)約性負(fù)責(zé)。3.安排專人負(fù)責(zé)物料的領(lǐng)取、保管和統(tǒng)計工作，確保物料使用記錄準(zhǔn)確、完整。（四）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核物料采購、使用等相關(guān)費用的報銷，確保費用支出符合公司財務(wù)制度。2.對物料成本進行核算和分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。四、物料使用流程（一）需求申請1.門店各崗位員工根據(jù)實際工作需要，填寫《物料需求申請表》，詳細(xì)注明物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至門店店長審批。店長根據(jù)門店實際庫存和業(yè)務(wù)需求情況進行審批，對于超出常規(guī)用量或特殊需求的物料申請，需上報上級主管部門審批。（二）物料領(lǐng)取1.經(jīng)審批后的《物料需求申請表》由門店指定專人持表到倉庫領(lǐng)取物料。倉庫管理人員根據(jù)申請表內(nèi)容，核對庫存后發(fā)放物料，并在申請表上簽字確認(rèn)。2.對于貴重物料或限量發(fā)放的物料，倉庫管理人員需嚴(yán)格按照規(guī)定的發(fā)放數(shù)量和審批權(quán)限進行發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。3.領(lǐng)取物料時，領(lǐng)取人應(yīng)仔細(xì)核對物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，確保與申請表一致。如發(fā)現(xiàn)物料存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符等情況，應(yīng)及時與倉庫管理人員溝通解決。（三）物料使用1.員工領(lǐng)取物料后，應(yīng)按照規(guī)定的用途和操作規(guī)范使用物料，不得擅自更改用途或挪作他用。2.在物料使用過程中，應(yīng)注意節(jié)約，避免浪費。對于可重復(fù)使用的物料，應(yīng)妥善保管，以便下次使用。3.如因業(yè)務(wù)需要對物料進行特殊處理或加工，需提前向門店店長匯報，并按照店長的指示進行操作。（四）物料核銷1.物料使用完畢后，使用人應(yīng)及時填寫《物料使用核銷表》，詳細(xì)記錄物料的使用情況，包括使用日期、使用數(shù)量、用途等信息。2.《物料使用核銷表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至門店店長審批。店長審批通過后，將《物料使用核銷表》交至倉庫管理人員進行核銷。3.倉庫管理人員根據(jù)《物料使用核銷表》和實際庫存情況，對已使用的物料進行核銷，并在庫存臺賬上進行相應(yīng)記錄。如發(fā)現(xiàn)物料使用數(shù)量與實際需求不符或存在浪費現(xiàn)象，應(yīng)及時與門店相關(guān)人員溝通核實，并向上級主管部門匯報。五、物料庫存管理（一）庫存盤點1.倉庫管理部門應(yīng)定期對物料進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為每月一次，由倉庫管理人員負(fù)責(zé)組織實施。2.盤點前，倉庫管理人員應(yīng)制定詳細(xì)的盤點計劃，明確盤點范圍、方法、時間安排等內(nèi)容，并通知相關(guān)部門和人員做好準(zhǔn)備工作。3.盤點過程中，倉庫管理人員應(yīng)認(rèn)真核對物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等信息，如實記錄盤點結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應(yīng)及時查明原因，并填寫《物料盤點差異表》，詳細(xì)說明差異情況及原因。4.盤點結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)盤點結(jié)果編制《物料盤點報告》，報送門店店長和財務(wù)部門。財務(wù)部門根據(jù)盤點報告進行賬務(wù)處理，確保庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。（二）庫存預(yù)警1.倉庫管理部門應(yīng)建立物料庫存預(yù)警機制，根據(jù)物料的庫存周轉(zhuǎn)率、安全庫存等指標(biāo)，設(shè)定庫存預(yù)警線。2.當(dāng)物料庫存低于預(yù)警線時，倉庫管理人員應(yīng)及時向采購部門發(fā)出補貨通知，采購部門應(yīng)根據(jù)庫存情況和采購周期，及時安排采購，確保物料的正常供應(yīng)。3.對于易損、易過期的物料，倉庫管理部門應(yīng)重點監(jiān)控庫存數(shù)量，及時提醒采購部門和門店注意庫存動態(tài)，避免因庫存積壓導(dǎo)致物料過期或損壞。（三）庫存積壓處理1.對于長期積壓或不再使用的物料，倉庫管理部門應(yīng)定期進行清理和盤點。2.經(jīng)門店店長批準(zhǔn)后，倉庫管理部門可對庫存積壓物料進行降價促銷、報廢處理或與供應(yīng)商協(xié)商退貨等方式進行處理。3.對于報廢處理的物料，倉庫管理部門應(yīng)填寫《物料報廢申請表》，詳細(xì)說明報廢原因、物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，經(jīng)門店店長和財務(wù)部門審批后進行報廢處理，并做好相關(guān)記錄。六、物料損耗控制（一）損耗原因分析1.門店應(yīng)定期對物料損耗情況進行分析，查找損耗原因，采取針對性措施進行改進。2.物料損耗原因主要包括：不合理使用、保管不善、自然損耗、盜竊、人為損壞等。（二）損耗控制措施1.加強員工培訓(xùn)，提高員工節(jié)約意識和物料使用技能，規(guī)范操作流程，減少因人為因素導(dǎo)致的物料損耗。2.完善物料保管制度，確保物料存儲環(huán)境符合要求，防止物料因保管不善而損壞或變質(zhì)。3.建立物料損耗考核機制，將物料損耗指標(biāo)分解到各部門和崗位，對物料損耗控制較好的部門和個人進行獎勵，對損耗嚴(yán)重的部門和個人進行處罰。4.加強門店安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備，防止物料被盜。對發(fā)現(xiàn)的盜竊行為，應(yīng)及時報警并追究相關(guān)人員責(zé)任。七、物料成本控制（一）成本預(yù)算1.采購部門應(yīng)根據(jù)門店經(jīng)營計劃和歷史數(shù)據(jù)，制定年度物料采購成本預(yù)算，并報財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門應(yīng)結(jié)合公司整體預(yù)算目標(biāo)，對采購成本預(yù)算進行綜合平衡和調(diào)整，確保預(yù)算的合理性和可行性。3.門店應(yīng)根據(jù)年度物料采購成本預(yù)算，制定月度物料使用計劃，嚴(yán)格控制物料采購和使用數(shù)量，確保成本預(yù)算的有效執(zhí)行。（二）成本分析與監(jiān)控1.財務(wù)部門應(yīng)定期對物料成本進行分析，對比預(yù)算執(zhí)行情況，查找成本變動原因，為成本控制提供決策依據(jù)。2.采購部門應(yīng)關(guān)注市場價格動態(tài)，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，爭取更優(yōu)惠的采購價格，降低采購成本。3.門店應(yīng)加強對物料使用過程的監(jiān)控，杜絕浪費現(xiàn)象，提高物料使用效率，降低物料消耗成本。（三）成本節(jié)約獎勵1.公司設(shè)立物料成本節(jié)約獎勵基金，對在物料采購、使用、庫存管理等方面做出突出貢獻，為公司節(jié)約成本的部門和個人進行獎勵。2.獎勵方式包括獎金、榮譽證書、晉升機會等，具體獎勵標(biāo)準(zhǔn)和方式由公司根據(jù)實際情況制定。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對門店物料使用管理情況進行審計，檢查物料采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.審計人員應(yīng)查閱相關(guān)文件、記錄、報表等資料，實地盤點物料庫存，與相關(guān)人員進行訪談，核實物料使用管理的真實性、合規(guī)性和有效性。3.對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計部門應(yīng)出具審計報告，提出整改建議，并跟蹤整改情況，確保問題得到及時解決。（二）日常檢查1.門店店長應(yīng)定期對本門店物料使用管理情況進行檢查，確保物料使用流程規(guī)范，物料保管安全，損耗控制有效。2.倉庫管理部門應(yīng)加強對物料出入庫的日常管理，核對物料出入庫記錄，確保賬實相符。3.財務(wù)部門應(yīng)定期對物料成本核算和報銷情況進行檢查，確保費用支出合理合規(guī)。（三）違規(guī)處理1.對于違反本