香港公章管理制度規(guī)定

香港公章管理制度規(guī)定?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公章的管理，規(guī)范公章的使用流程，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司等在香港地區(qū)運(yùn)營(yíng)的所有部門(mén)和員工。（三）定義1.公章：本制度所指公章是公司在香港地區(qū)用于以公司名義對(duì)外行使權(quán)力、承擔(dān)責(zé)任、證明身份等具有法律效力的印章，包括但不限于公司公章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章等。二、公章的刻制（一）刻制申請(qǐng)1.因工作需要刻制公章的部門(mén)或個(gè)人，應(yīng)填寫(xiě)《公章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明刻制公章的名稱(chēng)、用途、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至公司行政管理部門(mén)。2.行政管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，核實(shí)申請(qǐng)理由的合理性和必要性，審核通過(guò)后報(bào)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）刻制審批公司高層領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)行政管理部門(mén)的審核意見(jiàn)進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)聯(lián)系具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行公章刻制。（三）印章備案公章刻制完成后，行政管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)將新刻制的公章信息報(bào)送香港相關(guān)政府部門(mén)進(jìn)行備案，確保公章的合法性和有效性。備案所需材料及流程按照香港法律法規(guī)的要求執(zhí)行。三、公章的保管（一）保管原則1.公章實(shí)行專(zhuān)人保管制度，確保公章的安全存放和使用。2.保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守公章管理制度。（二）保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)公章的日常保管，確保公章存放安全，防止公章被盜用、丟失或損壞。2.嚴(yán)格按照公章使用流程進(jìn)行用印操作，對(duì)每一次用印進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄用印時(shí)間、用印事由、用印文件名稱(chēng)、用印份數(shù)等信息。3.定期對(duì)保管的公章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、變形等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政管理部門(mén)，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。4.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自將公章轉(zhuǎn)借他人使用。（三）保管地點(diǎn)公章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT(mén)的印章保管箱內(nèi)，并放置在公司內(nèi)部相對(duì)獨(dú)立、安全的區(qū)域，如行政管理部門(mén)辦公室或機(jī)要室等。四、公章的使用（一）使用范圍1.公司公章主要用于以公司名義對(duì)外簽訂合同、協(xié)議、文件等具有法律效力的事項(xiàng)；出具各類(lèi)證明文件；辦理公司注冊(cè)、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)手續(xù)；以及其他經(jīng)公司授權(quán)的對(duì)外活動(dòng)。2.合同專(zhuān)用章專(zhuān)門(mén)用于簽訂各類(lèi)經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)合作協(xié)議等經(jīng)濟(jì)往來(lái)文件。3.財(cái)務(wù)專(zhuān)用章主要用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開(kāi)具、資金收付等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。（二）使用流程1.申請(qǐng)：使用公章的部門(mén)或個(gè)人應(yīng)填寫(xiě)《公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用印事由、用印文件名稱(chēng)、用印份數(shù)等信息，并附上相關(guān)文件或資料。申請(qǐng)表需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至行政管理部門(mén)。2.審核：行政管理部門(mén)對(duì)《公章使用申請(qǐng)表》及相關(guān)附件進(jìn)行審核，核實(shí)用印事項(xiàng)的真實(shí)性、合法性和必要性。對(duì)于重大事項(xiàng)或涉及金額較大的用印申請(qǐng)，需報(bào)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批：根據(jù)審核意見(jiàn)，公司高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)用印申請(qǐng)進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，行政管理部門(mén)將《公章使用申請(qǐng)表》交予公章保管人員。4.用印：公章保管人員在確認(rèn)《公章使用申請(qǐng)表》已獲得批準(zhǔn)后，按照申請(qǐng)表上的要求進(jìn)行用印操作。用印時(shí)應(yīng)確保印章清晰、端正，位置準(zhǔn)確，并在每份用印文件上加蓋騎縫章。用印完成后，保管人員應(yīng)在《公章使用申請(qǐng)表》上填寫(xiě)實(shí)際用印時(shí)間，并簽字確認(rèn)。5.登記：行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)公章使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，建立《公章使用登記簿》，記錄每一次用印的相關(guān)信息，包括申請(qǐng)時(shí)間、申請(qǐng)部門(mén)或個(gè)人、用印事由、用印文件名稱(chēng)、用印份數(shù)、批準(zhǔn)人、用印時(shí)間、保管人等。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要使用公章，但無(wú)法按照正常流程進(jìn)行申請(qǐng)和審批時(shí)，使用部門(mén)或個(gè)人應(yīng)通過(guò)電話或其他緊急通訊方式向行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司高層領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，說(shuō)明緊急情況的原因和用印事項(xiàng)的必要性。在獲得口頭批準(zhǔn)后，可先行用印，但事后必須在[X]個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)辦完整的申請(qǐng)和審批手續(xù)，并在《公章使用登記簿》上注明特殊情況及補(bǔ)辦手續(xù)的情況。2.對(duì)于涉及公司重大決策、重要合同簽訂、巨額資金往來(lái)等關(guān)鍵事項(xiàng)的用印，公司高層領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)實(shí)際情況采取現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督用印的方式，確保用印過(guò)程的合規(guī)性和準(zhǔn)確性。五、公章的停用與銷(xiāo)毀（一）停用情形1.因公司名稱(chēng)變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，導(dǎo)致公章不再使用。2.公章保管期限屆滿(mǎn)，經(jīng)公司批準(zhǔn)不再繼續(xù)使用。（二）停用程序1.行政管理部門(mén)在確定公章需要停用時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《公章停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明停用原因、停用公章名稱(chēng)等信息，并經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過(guò)后，行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)收回停用的公章，并妥善保管。同時(shí)，在公司內(nèi)部發(fā)布公章停用通知，告知各部門(mén)和員工停用公章的相關(guān)信息，避免誤用。（三）銷(xiāo)毀程序1.對(duì)于停用的公章，行政管理部門(mén)應(yīng)定期進(jìn)行清理和盤(pán)點(diǎn)。根據(jù)公司規(guī)定和香港法律法規(guī)的要求，決定是否對(duì)公章進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.如需銷(xiāo)毀公章，行政管理部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《公章銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷(xiāo)毀原因、銷(xiāo)毀公章名稱(chēng)、數(shù)量等信息，并附上《公章停用申請(qǐng)表》復(fù)印件。申請(qǐng)表經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實(shí)施銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀公章時(shí)，應(yīng)至少有兩名公司指定的監(jiān)銷(xiāo)人員在場(chǎng)監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的合規(guī)性和徹底性。銷(xiāo)毀方式可采用粉碎、熔化等物理方法，確保公章無(wú)法恢復(fù)使用。4.銷(xiāo)毀完成后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《公章銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀情況記錄在公司檔案中。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)定期對(duì)公章管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查公章的保管、使用、停用、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.行政管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)公章保管人員的工作進(jìn)行檢查，核實(shí)公章使用登記情況的真實(shí)性和完整性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）外部檢查公司應(yīng)積極配合香港相關(guān)政府部門(mén)對(duì)公章使用情況的監(jiān)督檢查，按照要求提供相關(guān)資料和信息，確保公司公章的使用符合法律法規(guī)的規(guī)定。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用公章。2.超越授權(quán)范圍使用公章。3.虛假用印或在空白文件上加蓋公章。4.未按規(guī)定保管公章，導(dǎo)致公章被盜用、丟失或損壞。5.私自將公章轉(zhuǎn)借他人使用。6.未按規(guī)定進(jìn)行公章刻制、備案、停用、銷(xiāo)毀等操作。（二）處理措施1.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等。2.如因違規(guī)使用公章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，違規(guī)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重的，公司將依法追究其法律責(zé)任。3.對(duì)于違規(guī)行為涉及的公章使用文件，公司有權(quán)根據(jù)實(shí)際情況