鋼材公司送貨管理制度

鋼材公司送貨管理制度?一、總則1.目的為了規(guī)范鋼材公司送貨管理流程，確保貨物準(zhǔn)確、及時(shí)、安全送達(dá)客戶手中，提高客戶滿意度，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有鋼材產(chǎn)品的送貨業(yè)務(wù)，包括國內(nèi)客戶和國際客戶。3.職責(zé)分工銷售部門：負(fù)責(zé)接收客戶訂單，與客戶溝通送貨時(shí)間、地點(diǎn)等具體要求，并及時(shí)將訂單信息傳遞給物流部門。物流部門：負(fù)責(zé)根據(jù)銷售部門提供的訂單信息，安排車輛、司機(jī)及送貨路線，確保貨物按時(shí)、安全送達(dá)。同時(shí)，負(fù)責(zé)與客戶協(xié)調(diào)送貨交接事宜，收集客戶反饋信息并及時(shí)反饋給相關(guān)部門。倉庫部門：負(fù)責(zé)按照訂單要求準(zhǔn)備貨物，確保貨物質(zhì)量合格、數(shù)量準(zhǔn)確，并辦理貨物出庫手續(xù)。質(zhì)量檢驗(yàn)部門：負(fù)責(zé)對即將發(fā)出的貨物進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，確保貨物符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)根據(jù)送貨情況核算運(yùn)費(fèi)、貨款等費(fèi)用，并進(jìn)行相關(guān)財(cái)務(wù)處理。二、訂單接收與處理1.訂單接收銷售部門通過電話、郵件、傳真或客戶管理系統(tǒng)等方式接收客戶訂單。訂單應(yīng)包含客戶名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、送貨地址、貨物規(guī)格、數(shù)量、交貨日期等詳細(xì)信息。銷售部門在收到訂單后，應(yīng)及時(shí)對訂單信息進(jìn)行核對，確保信息準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)訂單信息不完整或有疑問，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通確認(rèn)。2.訂單審核銷售部門對核對無誤的訂單進(jìn)行審核，主要審核訂單的交貨日期、貨物規(guī)格、數(shù)量等是否符合公司生產(chǎn)能力和庫存情況。對于超出公司生產(chǎn)能力或庫存不足的訂單，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶協(xié)商解決方案，如調(diào)整交貨日期、部分交貨等，并將協(xié)商結(jié)果反饋給相關(guān)部門。3.訂單傳遞銷售部門審核通過的訂單，應(yīng)及時(shí)傳遞給物流部門、倉庫部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門。傳遞方式可采用電子文檔或紙質(zhì)文件，確保各部門能夠及時(shí)獲取訂單信息。物流部門根據(jù)訂單信息安排送貨計(jì)劃，倉庫部門根據(jù)訂單要求準(zhǔn)備貨物，質(zhì)量檢驗(yàn)部門對貨物進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。三、貨物準(zhǔn)備1.倉庫備貨倉庫部門接到訂單后，按照訂單要求的貨物規(guī)格、數(shù)量進(jìn)行備貨。備貨過程中應(yīng)確保貨物質(zhì)量合格，無損壞、變形等情況。倉庫管理人員對準(zhǔn)備好的貨物進(jìn)行標(biāo)識，注明貨物規(guī)格、數(shù)量、訂單編號等信息，以便于識別和管理。備貨完成后，倉庫部門應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行貨物檢驗(yàn)。2.質(zhì)量檢驗(yàn)質(zhì)量檢驗(yàn)部門接到倉庫部門通知后，按照公司質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對貨物進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)內(nèi)容包括外觀質(zhì)量、尺寸精度、化學(xué)成分等。對于檢驗(yàn)合格的貨物，質(zhì)量檢驗(yàn)部門出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，并在貨物外包裝上加蓋合格標(biāo)識。對于檢驗(yàn)不合格的貨物，質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)及時(shí)通知倉庫部門和相關(guān)部門，分析原因并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。如因客戶特殊要求或其他原因需要對貨物進(jìn)行特殊檢驗(yàn)項(xiàng)目的，質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)按照客戶要求或相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)，并出具檢驗(yàn)報(bào)告。四、送貨安排1.車輛調(diào)度物流部門根據(jù)訂單信息、貨物數(shù)量、送貨地點(diǎn)等因素，合理安排送貨車輛。優(yōu)先選擇車況良好、載重量合適的車輛，并確保車輛具備必要的運(yùn)輸安全設(shè)備，如滅火器、防滑鏈等。物流部門根據(jù)送貨路線和送貨時(shí)間，合理安排司機(jī)的出車任務(wù)。司機(jī)應(yīng)熟悉送貨路線和客戶地址，確保能夠按時(shí)、準(zhǔn)確送達(dá)貨物。在車輛調(diào)度過程中，如遇車輛故障或其他特殊情況無法按時(shí)出車，物流部門應(yīng)及時(shí)調(diào)整車輛安排，并通知銷售部門和客戶。2.司機(jī)安排物流部門根據(jù)送貨任務(wù)安排經(jīng)驗(yàn)豐富、責(zé)任心強(qiáng)的司機(jī)負(fù)責(zé)送貨。司機(jī)應(yīng)具備駕駛證、從業(yè)資格證等相關(guān)證件，并遵守交通法規(guī)，確保行車安全。司機(jī)在出車前應(yīng)接受物流部門的安全培訓(xùn)和任務(wù)交底，了解貨物情況、送貨路線、客戶要求等信息。同時(shí)，應(yīng)檢查車輛狀況，確保車輛正常運(yùn)行。司機(jī)在送貨過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守公司規(guī)定和交通法規(guī)，不得擅自更改送貨路線或延誤送貨時(shí)間。如因特殊情況需要更改路線或延誤時(shí)間，應(yīng)及時(shí)向物流部門報(bào)告，并取得同意。3.送貨前準(zhǔn)備司機(jī)在出車前應(yīng)到倉庫部門辦理貨物交接手續(xù)，核對貨物規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息，并在貨物交接清單上簽字確認(rèn)。司機(jī)應(yīng)根據(jù)貨物性質(zhì)和運(yùn)輸要求，對貨物進(jìn)行妥善裝載和固定，防止貨物在運(yùn)輸過程中發(fā)生碰撞、損壞。對于易損、易腐等特殊貨物，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施。司機(jī)應(yīng)檢查車輛的行駛證、駕駛證、保險(xiǎn)證等證件是否齊全有效，并攜帶必要的文件和資料，如送貨單、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。五、貨物運(yùn)輸1.運(yùn)輸過程管理司機(jī)在運(yùn)輸過程中應(yīng)保持車輛勻速行駛，避免急剎車、急轉(zhuǎn)彎等危險(xiǎn)駕駛行為。同時(shí)，應(yīng)注意觀察車輛運(yùn)行情況，如發(fā)現(xiàn)異常應(yīng)及時(shí)停車檢查并報(bào)告物流部門。司機(jī)應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和路線行駛，確保貨物按時(shí)送達(dá)。如因交通擁堵、道路施工等原因?qū)е聼o法按時(shí)送達(dá)，應(yīng)及時(shí)向物流部門報(bào)告，并與客戶溝通協(xié)調(diào)。在運(yùn)輸過程中，司機(jī)應(yīng)注意保護(hù)貨物安全，防止貨物被盜、被搶、受潮、雨淋等情況發(fā)生。如發(fā)生貨物損失或其他意外情況，司機(jī)應(yīng)立即采取措施，并及時(shí)向物流部門報(bào)告。2.運(yùn)輸安全司機(jī)應(yīng)嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，確保行車安全。定期對車輛進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保車輛性能良好。車輛應(yīng)配備必要的安全設(shè)備，如滅火器、防滑鏈等，并確保設(shè)備處于良好狀態(tài)。司機(jī)應(yīng)熟悉安全設(shè)備的使用方法，如遇緊急情況能夠正確使用。物流部門應(yīng)定期對司機(jī)進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高司機(jī)的安全意識和應(yīng)急處理能力。同時(shí)，應(yīng)建立健全安全管理制度，對運(yùn)輸過程中的安全事故進(jìn)行及時(shí)處理和分析總結(jié)。六、送貨交接1.到達(dá)交貨地點(diǎn)司機(jī)按照送貨單上的送貨時(shí)間和地點(diǎn)，提前與客戶取得聯(lián)系，確認(rèn)送貨事宜。如客戶要求變更送貨時(shí)間或地點(diǎn)，司機(jī)應(yīng)及時(shí)向物流部門報(bào)告，并按照物流部門的指示進(jìn)行處理。司機(jī)到達(dá)交貨地點(diǎn)后，應(yīng)將車輛停放在指定位置，并做好車輛安全防護(hù)措施。同時(shí)，應(yīng)清理車輛周圍環(huán)境，確保交貨現(xiàn)場整潔有序。2.貨物交接司機(jī)與客戶進(jìn)行貨物交接時(shí)，應(yīng)首先向客戶出示送貨單，并核對客戶身份信息。確認(rèn)無誤后，按照送貨單上的貨物規(guī)格、數(shù)量逐一與客戶進(jìn)行清點(diǎn)交接?？蛻粼隍?yàn)收貨物時(shí)，如發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符等情況，應(yīng)及時(shí)向司機(jī)提出。司機(jī)應(yīng)與客戶共同查看貨物情況，并做好記錄。對于客戶提出的問題，司機(jī)應(yīng)及時(shí)向物流部門報(bào)告，并協(xié)助物流部門與客戶協(xié)商解決方案。貨物交接完成后，司機(jī)和客戶應(yīng)在送貨單上簽字確認(rèn)。送貨單應(yīng)一式三聯(lián)，司機(jī)留存一聯(lián)，客戶留存一聯(lián)，交回公司財(cái)務(wù)一聯(lián)。3.客戶反饋收集司機(jī)在送貨交接過程中，應(yīng)主動收集客戶對貨物質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度等方面的反饋意見?？蛻舴答佉庖姂?yīng)詳細(xì)記錄，并及時(shí)反饋給物流部門和銷售部門。物流部門和銷售部門應(yīng)根據(jù)客戶反饋意見，及時(shí)分析原因并采取相應(yīng)措施進(jìn)行改進(jìn)。對于客戶提出的合理建議和要求，應(yīng)積極采納并落實(shí)，不斷提高客戶滿意度。七、運(yùn)費(fèi)結(jié)算1.運(yùn)費(fèi)核算財(cái)務(wù)部門根據(jù)送貨單上的送貨信息，如送貨里程、貨物重量、運(yùn)輸方式等，按照公司制定的運(yùn)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)核算運(yùn)費(fèi)。運(yùn)費(fèi)核算過程中，如發(fā)現(xiàn)送貨信息有誤或運(yùn)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)存在疑問，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與物流部門和銷售部門溝通核實(shí)。2.運(yùn)費(fèi)支付運(yùn)費(fèi)核算完成后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度和合同約定，及時(shí)支付運(yùn)費(fèi)給司機(jī)或物流合作方。如因客戶原因?qū)е逻\(yùn)費(fèi)支付延遲或無法支付，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與銷售部門溝通協(xié)調(diào)，共同采取措施解決問題。3.費(fèi)用報(bào)銷司機(jī)在送貨過程中發(fā)生的路橋費(fèi)、油費(fèi)、停車費(fèi)等費(fèi)用，按照公司費(fèi)用報(bào)銷制度進(jìn)行報(bào)銷。司機(jī)應(yīng)在送貨完成后及時(shí)整理相關(guān)費(fèi)用發(fā)票，并填寫費(fèi)用報(bào)銷單，經(jīng)物流部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，交財(cái)務(wù)部門報(bào)銷。八、送貨記錄與檔案管理1.送貨記錄物流部門應(yīng)建立送貨記錄臺賬，詳細(xì)記錄每一次送貨的訂單信息、送貨時(shí)間、送貨地點(diǎn)、司機(jī)信息、貨物交接情況等內(nèi)容。送貨記錄臺賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，保存期限不少于[X]年。以便于查詢和統(tǒng)計(jì)分析送貨業(yè)務(wù)情況。2.檔案管理銷售部門、物流部門、倉庫部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等相關(guān)部門應(yīng)按照各自職責(zé)，對送貨業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的訂單文件、送貨單、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、客戶反饋意見等資料進(jìn)行整理和歸檔。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的完整性和安全性。如因工作需要查閱檔案，應(yīng)按照公司檔案管理制度辦理相關(guān)手續(xù)。九、異常情況處理1.貨物損壞或丟失在運(yùn)輸過程中如發(fā)生貨物損壞或丟失情況，司機(jī)應(yīng)立即停止運(yùn)輸，并及時(shí)向物流部門報(bào)告。物流部門接到報(bào)告后，應(yīng)迅速組織人員前往現(xiàn)場查看情況，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。如貨物損壞或丟失是由于運(yùn)輸過程中的不可抗力因素或其他不可預(yù)見、不可避免的原因造成的，物流部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通協(xié)調(diào)，爭取客戶理解，并按照公司規(guī)定和合同約定承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。如貨物損壞或丟失是由于司機(jī)或其他相關(guān)人員的過錯(cuò)造成的，公司將按照相關(guān)規(guī)定對責(zé)任人進(jìn)行處罰，并責(zé)令其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.客戶拒收貨物如客戶因貨物質(zhì)量問題、規(guī)格不符等原因拒收貨物，司機(jī)應(yīng)及時(shí)與物流部門和銷售部門溝通協(xié)調(diào)。物流部門應(yīng)安排車輛將貨物運(yùn)回公司倉庫，并通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門對貨物進(jìn)行重新檢驗(yàn)。質(zhì)量檢驗(yàn)部門對退回的貨物進(jìn)行重新檢驗(yàn)后，如確認(rèn)貨物存在質(zhì)量問題或規(guī)格不符等情況，公司應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如換貨、補(bǔ)貨、退款等，并承擔(dān)相應(yīng)的運(yùn)輸費(fèi)用。同時(shí)，應(yīng)分析原因，采取措施防止類似問題再次發(fā)生。如客戶拒收貨物是由于其他不合理原因造成的，公司應(yīng)與客戶協(xié)商解決，如協(xié)商無果可通過法律途徑解決。3.交通擁堵或道路施工在運(yùn)輸過程中如遇到交通擁堵或道路施工等情況，司機(jī)應(yīng)及時(shí)向物流部門報(bào)告，并根據(jù)實(shí)際情況選擇合適的路線行駛。如因交通擁堵或道路施工導(dǎo)致無法按時(shí)送達(dá)貨物，司機(jī)應(yīng)及時(shí)與客戶溝通協(xié)調(diào)，說明情況并爭取客戶理解。物流部門應(yīng)根據(jù)交通擁堵或道路施工情況，及時(shí)調(diào)整送貨計(jì)劃，合理安排車輛和司機(jī)