食品公司印章管理制度

食品公司印章管理制度?總則目的為加強(qiáng)公司印章管理，維護(hù)公司利益，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范公司各類印章的刻制、使用、保管及廢止等流程，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，保障公司各項業(yè)務(wù)的正常開展。適用范圍本制度適用于[食品公司名稱]及其下屬各部門、分公司、子公司。公司所有印章的管理均需遵循本制度的規(guī)定。印章分類1.公司公章：公司公章是公司對外行使權(quán)力的象征，用于以公司名義簽署各類合同、協(xié)議、文件、報表等重要法律文書，代表公司承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。2.法定代表人章：法定代表人章主要用于特定的財務(wù)、稅務(wù)等業(yè)務(wù)場景，如支票蓋章、銀行開戶預(yù)留印鑒等，代表公司法定代表人行使相應(yīng)職權(quán)。3.財務(wù)專用章：財務(wù)專用章專門用于公司財務(wù)核算、資金收付等財務(wù)活動，如開具發(fā)票、收據(jù)、辦理銀行結(jié)算等，是公司財務(wù)管理的重要工具。4.合同專用章：合同專用章用于公司簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)協(xié)議等，明確公司在合同中的權(quán)利和義務(wù)，保障合同的法律效力。5.部門章：部門章由公司各部門根據(jù)工作需要自行申請刻制，僅用于本部門內(nèi)部的文件、通知、報表等資料的蓋章確認(rèn)，不得對外使用。印章的刻制與啟用印章刻制申請1.公司各部門因工作需要刻制印章時，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、使用范圍、刻制材質(zhì)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門。2.行政部門對申請進(jìn)行審核，重點審核印章的必要性、使用范圍是否符合公司規(guī)定等。審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，行政部門負(fù)責(zé)聯(lián)系具有合法資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行印章刻制。印章備案印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時將印章的樣式、材質(zhì)、使用范圍等信息進(jìn)行備案，并將備案情況記錄在《印章管理臺賬》中。同時，按照公安機(jī)關(guān)的相關(guān)規(guī)定，辦理印章備案手續(xù)，確保印章的合法性。印章啟用1.新印章啟用前，行政部門應(yīng)在《印章啟用申請表》上注明啟用日期，并通知相關(guān)部門和人員。2.印章啟用后，原相關(guān)印章同時廢止。行政部門應(yīng)及時將廢止印章的信息更新至《印章管理臺賬》，并妥善保管廢止印章，以備后續(xù)查驗。印章的使用使用原則1.合法性原則：印章的使用必須符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，不得用于違法違規(guī)或損害公司利益的行為。2.審批原則：印章使用前必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何部門和個人不得擅自使用印章。3.登記原則：印章使用過程中應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄印章使用的日期、內(nèi)容、申請人、批準(zhǔn)人等信息，以備查詢和追溯。4.專人專管原則：各類印章應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，確保印章的安全。使用流程1.填寫用印申請單：申請人需填寫《用印申請單》，詳細(xì)說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、使用部門、申請人等信息，并在申請單上簽字確認(rèn)。2.部門負(fù)責(zé)人審批：申請人所在部門負(fù)責(zé)人對用印事項進(jìn)行審核，確認(rèn)用印內(nèi)容符合部門工作要求和公司規(guī)定后，在《用印申請單》上簽字審批。3.相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)用印事項的重要程度和涉及金額大小，按照公司審批權(quán)限規(guī)定，提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批通過后，領(lǐng)導(dǎo)在《用印申請單》上簽字確認(rèn)。4.印章保管人用?。河≌卤９苋嗽谑盏浇?jīng)審批的《用印申請單》后，對用印文件進(jìn)行核對，確保用印內(nèi)容與申請單一致。核對無誤后，在用印文件上加蓋相應(yīng)印章，并在《用印申請單》上記錄用印日期、蓋章位置等信息。5.用印登記：印章保管人應(yīng)及時將用印情況登記在《印章使用登記簿》上，詳細(xì)記錄用印日期、文件名稱、文號、用印內(nèi)容、申請人、批準(zhǔn)人等信息，以備查詢和追溯。特殊情況用印1.緊急情況：如遇緊急情況需要使用印章，但無法按照正常審批流程進(jìn)行時，申請人應(yīng)電話請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，先行用印，并在事后及時補(bǔ)辦審批手續(xù)。補(bǔ)辦審批手續(xù)時，申請人應(yīng)提交書面說明，詳細(xì)闡述緊急情況的原因、用印事項及后續(xù)處理措施等。2.異地用印：因業(yè)務(wù)需要在異地使用印章時，申請人應(yīng)提前將用印文件郵寄至印章保管人處，按照正常用印流程進(jìn)行審批和用印。印章保管人在用印后，應(yīng)及時將用印文件郵寄回申請人或相關(guān)部門。印章的保管保管職責(zé)1.公司公章、法定代表人章、財務(wù)專用章、合同專用章由行政部門指定專人負(fù)責(zé)保管；部門章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管。2.印章保管人應(yīng)妥善保管印章，確保印章存放安全，防止印章被盜、丟失或損壞。3.印章保管人不得擅自將印章轉(zhuǎn)借他人使用，不得在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下攜帶印章外出。如因工作需要攜帶印章外出，必須經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。保管要求1.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。2.印章保管人應(yīng)定期對印章進(jìn)行檢查，確保印章的清晰、完好。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形等情況，應(yīng)及時報告行政部門，并按照規(guī)定進(jìn)行更換。3.印章保管人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露印章的使用情況和相關(guān)信息。印章的廢止廢止原因1.公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)范圍變化等原因?qū)е掠≌虏辉偈褂谩?.印章?lián)p壞、遺失或被盜等原因無法繼續(xù)使用。3.因法律法規(guī)、政策調(diào)整或公司內(nèi)部管理規(guī)定變化，印章已不符合使用要求。廢止流程1.印章使用部門或保管人發(fā)現(xiàn)印章需要廢止時，應(yīng)填寫《印章廢止申請表》，詳細(xì)說明印章廢止的原因，并提交至行政部門。2.行政部門對申請進(jìn)行審核，確認(rèn)印章廢止的必要性和原因后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，行政部門負(fù)責(zé)將廢止印章進(jìn)行封存，并在《印章管理臺賬》中注明廢止日期和原因。4.對于需要銷毀的印章，行政部門應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括印章名稱、銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，以備查詢和追溯。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立印章管理監(jiān)督小組，由行政部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對公司印章管理情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細(xì)的檢查計劃和標(biāo)準(zhǔn)，對印章的刻制、使用、保管、廢止等環(huán)節(jié)進(jìn)行全面檢查，確保印章管理工作符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。檢查內(nèi)容1.印章管理制度的執(zhí)行情況，包括用印審批流程、登記制度、保管要求等是否落實到位。2.印章使用的合法性和合規(guī)性，是否存在未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用印章、超范圍使用印章等情況。3.印章保管的安全性，印章存放是否符合要求，保管人員是否嚴(yán)格履行職責(zé)。4.印章廢止手續(xù)是否齊全，廢止印章是否按照規(guī)定進(jìn)行封存或銷毀。問題處理1.監(jiān)督小組在檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題時，應(yīng)及時向相關(guān)部門和人員發(fā)出整改通知，要求其限期整改。2.對于違反印章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。3.對印章管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵，以激勵全體員工共同做好印章管理工作。附則