補建職工檔案管理制度

補建職工檔案管理制度?總則目的為規(guī)范公司職工檔案管理工作，確保職工檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，維護(hù)職工合法權(quán)益，為公司人力資源管理提供有力支持，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司全體在職職工、離職職工檔案的補建及管理。基本原則1.真實性原則：職工檔案內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確地反映職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：全面收集職工各類相關(guān)材料，確保檔案資料齊全，能夠完整呈現(xiàn)職工職業(yè)生涯。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，保護(hù)職工個人隱私，防止檔案信息泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)職工工作變動、崗位調(diào)整、獎懲情況等及時更新檔案內(nèi)容，保持檔案的時效性。檔案內(nèi)容個人基本信息1.履歷材料：包括職工的學(xué)歷、學(xué)位、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷等詳細(xì)信息，按照時間順序排列。2.身份證明材料：身份證、戶口本等復(fù)印件。3.照片：近期免冠一寸照片若干。勞動合同及協(xié)議1.勞動合同：公司與職工簽訂的勞動合同文本。2.培訓(xùn)協(xié)議：涉及職工培訓(xùn)費用、服務(wù)期等內(nèi)容的協(xié)議。3.保密協(xié)議：職工簽署的保密協(xié)議。4.競業(yè)限制協(xié)議：如有簽訂，相關(guān)協(xié)議文本。薪資福利材料1.工資單：每月工資發(fā)放明細(xì)。2.獎金分配記錄：各類獎金的分配依據(jù)及發(fā)放記錄。3.福利發(fā)放記錄：如節(jié)日福利、社保繳納記錄、公積金繳納記錄等。考核評價材料1.績效考核表：定期績效考核結(jié)果記錄。2.年度考核表：年度工作表現(xiàn)考核評價。3.獎懲記錄：包括獎勵證書、處罰決定書等。教育培訓(xùn)材料1.培訓(xùn)證書：參加公司內(nèi)部或外部培訓(xùn)獲得的證書。2.學(xué)歷學(xué)位證書：最高學(xué)歷、學(xué)位證書原件及復(fù)印件。3.職業(yè)資格證書：與工作相關(guān)的職業(yè)資格證書。崗位變動材料1.崗位調(diào)動申請表：記錄崗位調(diào)動原因、時間、新崗位等信息。2.晉升審批表：晉升相關(guān)的審批文件及材料。其他材料1.健康體檢報告：公司組織的定期健康體檢報告。2.員工離職證明：離職職工的離職證明原件。3.其他與職工個人相關(guān)的重要材料。補建流程檔案收集1.職工本人提供：職工按照檔案內(nèi)容要求，主動提供個人相關(guān)材料原件及復(fù)印件，并填寫檔案材料清單。2.部門協(xié)助收集：職工所在部門負(fù)責(zé)協(xié)助收集與職工工作相關(guān)的材料，如績效考核表、崗位變動記錄等，并及時交至人力資源部。3.人力資源部核查：人力資源部對職工提供及部門收集的材料進(jìn)行初步核查，確保材料的真實性、完整性和規(guī)范性。檔案整理1.分類排序：按照檔案內(nèi)容分類標(biāo)準(zhǔn)，對核查后的材料進(jìn)行分類，并按照時間順序或重要程度排序。2.材料審核：對每份材料進(jìn)行詳細(xì)審核，確保材料內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確，簽字蓋章齊全。3.編號裝訂：為每份材料編號，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案袋或文件夾進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、美觀。檔案錄入1.建立電子檔案：將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入公司人力資源管理系統(tǒng)，建立電子職工檔案，方便查詢和管理。2.信息核對：錄入過程中認(rèn)真核對各項信息，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。檔案歸檔1.確定保管期限：根據(jù)檔案內(nèi)容及相關(guān)規(guī)定，確定每份檔案的保管期限。2.存放位置標(biāo)識：按照檔案類別和保管期限，在檔案庫房設(shè)置明確的存放位置標(biāo)識，便于查找。3.歸檔存放：將整理好的紙質(zhì)檔案和電子檔案按照規(guī)定存放至檔案庫房。檔案管理檔案保管1.檔案庫房管理：檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。定期對檔案庫房進(jìn)行檢查，確保檔案存放安全。2.檔案整理維護(hù)：每年定期對檔案進(jìn)行整理，檢查檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性，對破損、褪色等檔案材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。根據(jù)檔案保管期限，對到期檔案進(jìn)行鑒定和處理。檔案查閱1.查閱權(quán)限：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱職工檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。外部單位或個人因特殊原因需要查閱職工檔案的，須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由人力資源部指定專人陪同查閱。2.查閱登記：查閱檔案時，查閱人需在《檔案查閱登記表》上詳細(xì)記錄查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。3.查閱要求：查閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案材料上涂改、圈劃、抽取、撤換，查閱完畢后及時歸還檔案。檔案借閱1.借閱權(quán)限：原則上不允許借閱職工檔案，如有特殊情況確需借閱的，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限：借閱期限一般不超過[x]個工作日，如需延長借閱期限，需辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱登記：借閱人需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行借閱登記。4.借閱歸還：借閱人應(yīng)按時歸還檔案，歸還時人力資源部應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人的責(zé)任。檔案保密1.保密措施：檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。電子檔案應(yīng)設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限，確保信息安全。2.保密教育：定期對檔案管理人員及可能接觸檔案的人員進(jìn)行保密教育，提高保密意識。檔案轉(zhuǎn)遞職工離職轉(zhuǎn)遞1.離職手續(xù)辦理：職工離職時，所在部門應(yīng)督促其辦理完離職手續(xù)，包括歸還公司財物、清理工作交接等。2.檔案審核：人力資源部對離職職工檔案進(jìn)行審核，確保檔案內(nèi)容完整、無誤。3.檔案轉(zhuǎn)遞：審核通過后，人力資源部按照規(guī)定將離職職工檔案轉(zhuǎn)遞至其新的工作單位或戶籍所在地人才交流中心等，并辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，留存轉(zhuǎn)遞憑證。職工崗位調(diào)動轉(zhuǎn)遞1.崗位調(diào)動通知：職工崗位調(diào)動獲批后，人力資源部向相關(guān)部門及檔案管理人員發(fā)出崗位調(diào)動通知。2.檔案調(diào)整：檔案管理人員根據(jù)崗位調(diào)動情況，對職工檔案進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，如更換崗位變動材料等。3.檔案轉(zhuǎn)遞：調(diào)整后的檔案轉(zhuǎn)遞至新的檔案存放位置，并做好記錄。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查：人力資源部定期對職工檔案管理工作進(jìn)行檢查，包括檔案內(nèi)容完整性、整理規(guī)范性、保管安全性等方面。2.問題整改：對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改，明確整改責(zé)任人及整改期限，確保檔案管理工作規(guī)范有序。外部監(jiān)督1.接受審計：公司接受內(nèi)部審計或外部審計時，應(yīng)積極配合提供職工檔案相關(guān)資料，接受審計監(jiān)督。2.合規(guī)審查：關(guān)注國家及地方有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和政策變化，定期進(jìn)行合規(guī)審查，確保公司檔案管理工作符合相關(guān)規(guī)定。責(zé)任追究違規(guī)行為界定1.在檔案收集過程中，故意提供虛假材料的。2.檔案管理人員違反檔案保管、查閱、借閱、保密等規(guī)定，造成檔案信息泄露或檔案損壞、丟失的。3.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱、借閱職工檔案或違規(guī)轉(zhuǎn)遞檔案的。責(zé)任追究方式1.對于違規(guī)行為較輕的，給予批評教育、責(zé)令改正等處理。2.對于違規(guī)行為造成一定后果的，視情節(jié)輕重給予警告、記過、記大過等行