行政管理印章管理制度

行政管理印章管理制度?總則目的為加強公司行政管理印章的管理，確保印章使用的規(guī)范性、嚴肅性和安全性，維護公司的合法權益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構行政管理印章的刻制、保管、使用、廢止等相關管理活動。印章分類1.公司公章：代表公司對外行使權力、承擔責任的具有最高效力的印章。2.法定代表人章：用于特定文件或業(yè)務需要，代表法定代表人行使職權的印章。3.合同專用章：專門用于簽訂各類合同的印章。4.財務專用章：用于公司財務結算、票據等相關財務業(yè)務的印章。5.部門章：各部門為處理本部門業(yè)務而使用的印章。6.其他專用章：根據公司業(yè)務需要刻制的具有特定用途的印章，如發(fā)票專用章等。印章的刻制刻制申請1.因工作需要刻制印章的部門或個人，應填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并經部門負責人簽字確認后，報公司行政管理部門審核。2.行政管理部門根據公司實際情況和相關規(guī)定，對刻制申請進行審核，審核通過后報公司領導審批。刻制流程1.經公司領導審批同意后，行政管理部門統(tǒng)一安排印章刻制工作。選擇具有資質、信譽良好的印章制作單位進行刻制。2.印章制作單位應按照公司提供的樣式和要求進行刻制，確保印章質量清晰、規(guī)范。3.印章刻制完成后，行政管理部門負責對印章進行驗收，檢查印章的內容、規(guī)格、材質等是否符合要求。驗收合格后，辦理印章交接手續(xù)，將印章移交至指定的保管人。備案登記1.新刻制的印章，行政管理部門應及時在公安機關進行備案登記，并留存?zhèn)浒缸C明文件。2.同時，行政管理部門應建立印章管理臺賬，詳細記錄印章的名稱、規(guī)格、刻制時間、保管人、使用記錄等信息。印章的保管保管原則1.實行專人保管制度，每枚印章必須指定專人負責保管，確保印章安全。2.保管人應具備高度的責任心和保密意識，不得擅自將印章交與他人保管或使用。3.印章應妥善保管在安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并采取必要的防盜、防火、防潮等措施。保管職責1.公司公章、法定代表人章由行政管理部門負責人指定專人保管。2.合同專用章由公司合同管理部門負責人指定專人保管。3.財務專用章由公司財務部門負責人指定專人保管。4.部門章由各部門負責人指定專人保管。5.其他專用章由相關業(yè)務部門負責人指定專人保管。保管要求1.保管人應嚴格遵守印章保管規(guī)定，不得擅自使用印章。如需使用印章，應按照本制度規(guī)定的審批流程進行申請。2.印章保管人臨時有事需要離崗時，應將印章移交至部門負責人指定的臨時保管人，并辦理交接手續(xù)。3.印章保管人離職或崗位變動時，應及時辦理印章交接手續(xù)，確保印章安全交接。交接手續(xù)應包括印章名稱、數(shù)量、交接時間、交接雙方簽字等內容，并由部門負責人監(jiān)交。印章的使用使用原則1.嚴格按照規(guī)定的審批流程使用印章，未經批準，任何人不得擅自使用印章。2.使用印章應確保用途合法、合規(guī)，不得用于任何違法違規(guī)或損害公司利益的行為。3.印章使用應建立登記制度，詳細記錄印章使用的時間、事由、批準人、使用人等信息，以備查詢和追溯。使用審批流程1.公司公章、法定代表人章涉及公司重大事項、對外簽訂合同、出具重要文件等需要使用公司公章或法定代表人章的，由相關部門填寫《印章使用申請表》，詳細說明使用事由、文件名稱、文號等信息，并經部門負責人簽字確認后，報公司行政管理部門審核。行政管理部門審核通過后，報公司領導審批。公司領導審批同意后，方可使用印章。2.合同專用章使用合同專用章簽訂合同的，由合同承辦部門填寫《合同用印申請表》，并附上合同文本。合同承辦部門負責人對合同內容進行審核，簽字確認后，報公司合同管理部門審核。合同管理部門對合同條款、格式等進行審核，審核通過后，報公司領導審批。公司領導審批同意后，方可使用合同專用章。3.財務專用章使用財務專用章辦理財務結算、票據等相關業(yè)務的，由財務部門相關人員填寫《印章使用申請表》，詳細說明使用事由、金額、票據號碼等信息，并經財務部門負責人簽字確認后，按照財務審批流程進行審批。財務審批通過后，方可使用財務專用章。4.部門章各部門使用部門章辦理本部門業(yè)務的，由部門相關人員填寫《印章使用申請表》，經部門負責人簽字確認后，即可使用部門章。部門章使用應嚴格限定在本部門業(yè)務范圍內，不得超越權限使用。5.其他專用章使用其他專用章辦理相關業(yè)務的，由相關業(yè)務部門填寫《印章使用申請表》，詳細說明使用事由、文件名稱等信息，并經部門負責人簽字確認后，報公司行政管理部門審核。行政管理部門審核通過后，報公司領導審批。公司領導審批同意后，方可使用其他專用章。使用要求1.印章使用人應在印章使用登記薄上詳細記錄印章使用的相關信息，包括使用時間、事由、批準人、使用人等，并簽字確認。2.印章使用人應確保印章使用的文件內容與審批內容一致，不得擅自更改文件內容。3.印章使用完畢后，應立即將印章歸還原保管人，并辦理歸還手續(xù)。4.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。如因工作需要確需預先加蓋印章的，應在印章上注明日期、用途，并嚴格控制使用范圍和數(shù)量。印章的廢止廢止情形1.公司名稱變更、機構撤銷、業(yè)務調整等原因導致印章不再使用的。2.印章?lián)p壞、遺失或被盜等原因需要廢止的。3.其他原因需要廢止印章的。廢止流程1.印章使用部門或保管人發(fā)現(xiàn)印章需要廢止時，應填寫《印章廢止申請表》，詳細說明廢止原因，并經部門負責人簽字確認后，報公司行政管理部門審核。2.行政管理部門審核通過后，報公司領導審批。公司領導審批同意后，發(fā)布印章廢止通知。3.印章廢止通知應明確印章名稱、廢止日期、廢止原因等信息，并要求各部門停止使用該印章。4.印章保管人收到印章廢止通知后，應立即將廢止印章交回行政管理部門。行政管理部門對廢止印章進行封存，并定期進行銷毀。銷毀處理1.印章銷毀應采用安全、可靠的方式進行，確保印章內容無法恢復。2.銷毀印章時，應由行政管理部門、審計部門等相關人員共同監(jiān)督，并填寫《印章銷毀登記表》，詳細記錄印章名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)督人員簽字等信息。3.《印章銷毀登記表》應作為印章管理檔案的重要組成部分，妥善保存。印章的監(jiān)督與檢查監(jiān)督機制1.公司行政管理部門負責對印章的管理和使用情況進行定期監(jiān)督檢查，確保印章使用的規(guī)范性和安全性。2.審計部門負責對印章管理和使用情況進行不定期審計，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并監(jiān)督整改落實情況。3.公司內部員工有權對印章管理和使用過程中的違規(guī)行為進行舉報，公司將對舉報信息進行及時調查和處理。檢查內容1.印章保管情況，包括保管人是否符合規(guī)定、保管地點是否安全等。2.印章使用審批流程執(zhí)行情況，是否存在未經批準擅自使用印章的情況。3.印章使用登記情況，登記信息是否完整、準確。4.印章廢止處理情況，是否按照規(guī)定進行廢止和銷毀。問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政管理部門應及時下達整改通知書，要求相關部門或個人限期整改。2.整改完成后，相關部門或個人應將整改情況書面報告行政管理部門。行政管理部門對整改情況進行復查，確保問題得到徹底解決。3.對