風(fēng)控公司檔案管理制度

風(fēng)控公司檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案，提高公司風(fēng)險(xiǎn)管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)運(yùn)作、風(fēng)險(xiǎn)管理等活動中直接形成的具有保存價(jià)值的各種形式和載體的文件材料，包括但不限于合同協(xié)議、風(fēng)險(xiǎn)管理報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、業(yè)務(wù)記錄、會議紀(jì)要、往來信函等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容、形式等因素進(jìn)行分類，便于管理和查找。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止檔案的損壞、丟失和泄露。4.有效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為公司經(jīng)營決策、風(fēng)險(xiǎn)管理、業(yè)務(wù)拓展等提供支持和服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整和安全。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動中形成的檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交綜合管理部門。2.配合綜合管理部門做好檔案的清查、核對和利用工作。3.明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。3.做好檔案的保管工作，確保檔案的安全，定期檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色等檔案及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、終止過程中形成的各類文件，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。2.公司經(jīng)營管理活動中形成的合同協(xié)議、風(fēng)險(xiǎn)管理報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。3.公司業(yè)務(wù)運(yùn)作過程中形成的業(yè)務(wù)記錄、客戶資料、項(xiàng)目文檔等。4.公司會議活動中形成的會議紀(jì)要、通知、議程等。5.公司人事管理活動中形成的員工檔案、培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。6.公司行政管理活動中形成的文件、報(bào)告、信函等。7.公司對外宣傳、交流活動中形成的資料、圖片、影像等。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后及時將形成的文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對收集的文件材料進(jìn)行初步分類、整理，確保文件材料的規(guī)范性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和信息檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別進(jìn)行分類，如分為綜合管理類、業(yè)務(wù)類、財(cái)務(wù)類、人事類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.裝訂：對紙張較小、較薄的文件材料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交綜合管理部門。2.對于重大項(xiàng)目、重要業(yè)務(wù)活動形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動完成后的[X]個工作日內(nèi)及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員填寫檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.綜合管理部門檔案管理人員對移交的檔案進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后簽字接收。3.綜合管理部門將接收的檔案按照規(guī)定進(jìn)行整理、分類、編號、裝訂，并上架保管。五、檔案的保管（一）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。3.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為[X]年。4.短期保管：凡是反映公司局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為[X]年。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照編號順序排列，便于查找。3.定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如對破損檔案進(jìn)行修復(fù)、對褪色檔案進(jìn)行復(fù)制等。4.建立檔案保管臺賬，記錄檔案的入庫、出庫、保管期限等信息。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司外部有關(guān)單位因業(yè)務(wù)往來、審計(jì)、調(diào)查等需要查閱檔案。（二）利用程序1.內(nèi)部查閱：查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、目的、范圍等信息。申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交綜合管理部門。綜合管理部門檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供檔案，查閱人在檔案查閱登記簿上簽字確認(rèn)。2.外部查閱：查閱人填寫檔案查閱申請表，并提交相關(guān)證明材料，如介紹信、工作證等。申請表經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，提交綜合管理部門。綜合管理部門檔案管理人員對查閱人提供的證明材料進(jìn)行審核，審核通過后，按照規(guī)定辦理檔案查閱手續(xù)，查閱人在檔案查閱登記簿上簽字確認(rèn)。（三）利用限制1.涉及公司機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱、復(fù)制和對外提供。2.查閱檔案時，查閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、污損等。3.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部門定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，對檔案的價(jià)值進(jìn)行評估。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容、重要性等因素，提出鑒定意見，確定哪些檔案可以銷毀，哪些檔案需要繼續(xù)保管。（二）銷毀1.對鑒定后確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）建立檔案信息系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，方便檔案的管理和利用。（二）檔案數(shù)字化1.對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，存儲在檔案信息系統(tǒng)中。2.檔案數(shù)字化應(yīng)確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性，對數(shù)字化過程進(jìn)行記錄和備份。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，采取防火墻、加密、訪問控制等技術(shù)措施，防止檔案信息泄露。2.定期對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.對檔案信息系統(tǒng)的操作人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高操作人員的安全意識和操作技能。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司綜合管理部門負(fù)責(zé)對各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作情況。3.檔案管理人員的工作情況。（三）檢查方式1.定期檢查：綜合管理部門每年定期對各部門的檔案管理工作進(jìn)行檢查。2.不定期抽查：綜合管理部門不定期對各部門的檔案管理工作進(jìn)行抽查。（四）問題整改對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，綜合管理部門應(yīng)及時下達(dá)整改