隧道工程合同管理制度

隧道工程合同管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司隧道工程項(xiàng)目合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司承接的所有隧道工程項(xiàng)目合同的管理，包括與業(yè)主、分包商、供應(yīng)商等簽訂的各類合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、終止等活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策的規(guī)定。2.平等自愿原則合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。3.公平公正原則合同條款應(yīng)公平合理，不得損害雙方的合法權(quán)益，確保合同雙方的權(quán)利義務(wù)對(duì)等。4.誠(chéng)實(shí)守信原則合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以公司總經(jīng)理為組長(zhǎng)，副總經(jīng)理為副組長(zhǎng)，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員的合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)審議重大合同事項(xiàng)，協(xié)調(diào)解決合同管理過程中的重大問題，對(duì)合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）合同管理部門公司設(shè)立合同管理部門，負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一歸口管理工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善合同管理制度，并組織實(shí)施。2.參與合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等全過程管理。3.建立合同臺(tái)賬，對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤、統(tǒng)計(jì)和分析。4.負(fù)責(zé)合同糾紛的處理和訴訟工作。5.收集、整理、歸檔合同相關(guān)資料，建立合同檔案。（三）項(xiàng)目合同管理小組各隧道工程項(xiàng)目部成立項(xiàng)目合同管理小組，由項(xiàng)目經(jīng)理任組長(zhǎng)，項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人、商務(wù)經(jīng)理等為成員。負(fù)責(zé)本項(xiàng)目合同的具體管理工作，包括合同的起草、談判、簽訂、執(zhí)行、變更、結(jié)算等，并及時(shí)向公司合同管理部門匯報(bào)合同執(zhí)行情況。（四）各部門職責(zé)1.工程技術(shù)部門負(fù)責(zé)提供與合同相關(guān)的技術(shù)資料和技術(shù)支持，參與合同技術(shù)條款的審核，協(xié)助處理合同履行過程中的技術(shù)問題。2.商務(wù)部門負(fù)責(zé)合同商務(wù)條款的起草、談判、審核，參與合同的簽訂工作，負(fù)責(zé)合同的結(jié)算和付款申請(qǐng)等工作，對(duì)合同的商務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估和控制。3.物資設(shè)備部門負(fù)責(zé)根據(jù)合同要求，組織物資設(shè)備的采購(gòu)、租賃等工作，確保物資設(shè)備按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)，參與合同中物資設(shè)備條款的審核，對(duì)物資設(shè)備采購(gòu)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和管理。4.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同的付款條款，監(jiān)督合同款項(xiàng)的支付，對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)核算和分析，參與合同糾紛的處理，提供財(cái)務(wù)方面的支持和建議。5.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同的合法性進(jìn)行審查，提供法律咨詢和建議，參與合同糾紛的處理和訴訟工作，防范合同法律風(fēng)險(xiǎn)。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.合同立項(xiàng)項(xiàng)目實(shí)施前，項(xiàng)目合同管理小組應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目情況進(jìn)行合同立項(xiàng)，填寫《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明合同的基本情況、簽訂背景、預(yù)計(jì)金額、主要條款等內(nèi)容，報(bào)公司合同管理部門審核。2.合同起草合同管理部門根據(jù)合同立項(xiàng)申請(qǐng)表，指定專人負(fù)責(zé)合同的起草工作。起草人員應(yīng)收集相關(guān)資料，了解項(xiàng)目情況，按照合同示范文本或根據(jù)實(shí)際情況起草合同條款。合同內(nèi)容應(yīng)包括當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議的方法等主要條款。3.合同審核合同起草完成后，應(yīng)提交相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括合同的合法性、合規(guī)性、完整性、準(zhǔn)確性、嚴(yán)密性等。各審核部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出審核意見，反饋給合同管理部門。合同管理部門根據(jù)審核意見，組織起草人員對(duì)合同進(jìn)行修改完善。工程技術(shù)部門審核：重點(diǎn)審核合同中的技術(shù)條款是否符合項(xiàng)目要求，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)是否明確，技術(shù)方案是否可行等。商務(wù)部門審核：審核合同的商務(wù)條款，包括價(jià)格條款、付款方式、結(jié)算方式、違約責(zé)任等是否合理，是否有利于公司利益。物資設(shè)備部門審核：對(duì)合同中涉及的物資設(shè)備采購(gòu)、租賃等條款進(jìn)行審核，確保物資設(shè)備的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等符合要求，價(jià)格合理，供應(yīng)時(shí)間明確。財(cái)務(wù)部門審核：審核合同的付款條款是否符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定，付款方式是否安全、便捷，結(jié)算方式是否明確，是否存在財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。法務(wù)部門審核：從法律角度對(duì)合同進(jìn)行審核，審查合同條款是否合法有效，是否存在法律漏洞，是否符合法律法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定，防范合同法律風(fēng)險(xiǎn)。4.合同審批經(jīng)各部門審核通過的合同，報(bào)公司合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批。合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)項(xiàng)目情況和公司利益，對(duì)合同進(jìn)行最終審批。審批通過的合同，方可簽訂。5.合同簽訂合同審批通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并嚴(yán)格按照合同審批意見填寫合同條款，確保合同內(nèi)容與審批意見一致。簽訂后的合同應(yīng)加蓋騎縫章，一式多份，分別由合同雙方及相關(guān)部門留存。（二）合同簽訂注意事項(xiàng)1.合同當(dāng)事人應(yīng)具備合法的主體資格，簽訂合同前應(yīng)核實(shí)對(duì)方的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、法定代表人身份證明等相關(guān)文件，確保對(duì)方具有簽訂合同的能力和資格。2.合同條款應(yīng)明確、具體、詳細(xì)，避免模糊不清或歧義條款。對(duì)于重要條款，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的約定，確保雙方的權(quán)利義務(wù)明確。3.合同中的價(jià)格條款應(yīng)明確具體，包括單價(jià)、總價(jià)、計(jì)價(jià)方式、價(jià)格調(diào)整等內(nèi)容。價(jià)格應(yīng)合理公正，符合市場(chǎng)行情。4.付款方式應(yīng)明確、合理，符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。付款節(jié)點(diǎn)應(yīng)與工程進(jìn)度相匹配，確保公司資金安全。5.違約責(zé)任條款應(yīng)明確具體，具有可操作性。應(yīng)約定違約方應(yīng)承擔(dān)的違約責(zé)任，包括違約金、賠償損失等方式，以保障合同的順利履行。6.解決爭(zhēng)議的方法應(yīng)明確，可選擇協(xié)商、仲裁或訴訟等方式。選擇仲裁或訴訟方式的，應(yīng)明確仲裁機(jī)構(gòu)或管轄法院。四、合同履行管理（一）合同交底合同簽訂后，合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行合同交底。合同交底的內(nèi)容包括合同的主要條款、雙方的權(quán)利義務(wù)、履行要求、注意事項(xiàng)等。通過合同交底，使各部門和人員熟悉合同內(nèi)容，明確各自的職責(zé)，確保合同的順利履行。（二）合同執(zhí)行跟蹤項(xiàng)目合同管理小組應(yīng)建立合同執(zhí)行跟蹤臺(tái)賬，對(duì)合同的履行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤。定期檢查合同執(zhí)行進(jìn)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。對(duì)于合同執(zhí)行過程中的重大事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)向公司合同管理部門匯報(bào)。（三）合同變更管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同的，合同變更申請(qǐng)部門應(yīng)填寫《合同變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、對(duì)合同價(jià)格、履行期限等的影響，并提交相關(guān)證明材料。2.合同變更申請(qǐng)表經(jīng)項(xiàng)目合同管理小組審核后，報(bào)公司合同管理部門審核。合同管理部門根據(jù)變更情況，組織相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審，評(píng)估變更對(duì)公司利益的影響。3.經(jīng)評(píng)審?fù)ㄟ^的合同變更申請(qǐng)，報(bào)公司合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批。審批通過后，由合同管理部門與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。（四）合同付款管理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式和付款節(jié)點(diǎn)，審核付款申請(qǐng)。付款申請(qǐng)應(yīng)附合同執(zhí)行情況說明、發(fā)票等相關(guān)資料。2.經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過的付款申請(qǐng)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)合同執(zhí)行情況和資金狀況進(jìn)行審批，確保付款的合理性和安全性。3.財(cái)務(wù)部門按照審批意見辦理付款手續(xù)，并及時(shí)記錄付款情況。對(duì)于逾期未付款的情況，應(yīng)及時(shí)與對(duì)方溝通，了解原因，并采取相應(yīng)的措施。（五）合同風(fēng)險(xiǎn)防范1.加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，在合同簽訂前，應(yīng)對(duì)合同對(duì)方的信用狀況、經(jīng)營(yíng)能力、財(cái)務(wù)狀況等進(jìn)行調(diào)查評(píng)估，防范合同信用風(fēng)險(xiǎn)。2.關(guān)注合同履行過程中的風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，防范合同履行風(fēng)險(xiǎn)。3.建立合同糾紛預(yù)警機(jī)制，對(duì)可能引發(fā)合同糾紛的事項(xiàng)進(jìn)行提前預(yù)警，及時(shí)采取措施防范糾紛的發(fā)生。五、合同結(jié)算管理（一）結(jié)算申請(qǐng)項(xiàng)目完工后，項(xiàng)目合同管理小組應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行合同結(jié)算。結(jié)算人員應(yīng)根據(jù)合同約定和實(shí)際完成的工作量，編制《合同結(jié)算申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明結(jié)算的依據(jù)、金額、計(jì)算過程等內(nèi)容，并附相關(guān)證明材料。（二）結(jié)算審核合同結(jié)算申請(qǐng)表提交后，由商務(wù)部門負(fù)責(zé)審核。商務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同條款和實(shí)際完成情況，對(duì)結(jié)算金額進(jìn)行審核。審核過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與項(xiàng)目合同管理小組溝通，核實(shí)情況。審核通過的結(jié)算申請(qǐng)表，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。（三）結(jié)算審批財(cái)務(wù)部門審核結(jié)算申請(qǐng)表的付款情況和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)結(jié)算情況和公司財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行審批，確定最終的結(jié)算金額。（四）結(jié)算支付結(jié)算金額經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時(shí)間辦理結(jié)算支付手續(xù)。在結(jié)算支付過程中，如發(fā)現(xiàn)對(duì)方存在違約行為或其他問題，應(yīng)及時(shí)與對(duì)方溝通解決，確保結(jié)算支付的順利進(jìn)行。六、合同檔案管理（一）檔案收集合同簽訂、履行、變更、終止等過程中形成的各種文件資料，包括合同文本、合同審批表、合同變更協(xié)議、付款憑證、結(jié)算資料等，均應(yīng)及時(shí)收集整理。（二）檔案整理合同管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的整理工作。按照合同類別、時(shí)間順序等對(duì)檔案資料進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。（三）檔案歸檔整理好的合同檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，存入公司合同檔案庫(kù)。合同檔案庫(kù)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案資料的安全保管。（四）檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到合同管理部門查閱。查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自復(fù)印、涂改、損毀檔案資料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。七、合同糾紛處理（一）糾紛協(xié)商合同履行過程中如發(fā)生糾紛，合同管理部門應(yīng)及時(shí)了解情況，組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行協(xié)商。協(xié)商過程中，應(yīng)保持冷靜、理智，客觀分析糾紛原因，尋求雙方都能接受的解決方案。（二）糾紛調(diào)解如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定或雙方協(xié)商選擇第三方進(jìn)行調(diào)解。調(diào)解機(jī)構(gòu)應(yīng)具有權(quán)威性和公正性，能夠公正地處理糾紛。調(diào)解過程中，應(yīng)積極配合調(diào)解機(jī)構(gòu)，提供相關(guān)證據(jù)和資料，爭(zhēng)