酒店行政會(huì)議管理制度

酒店行政會(huì)議管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范酒店行政會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，確保酒店各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店各部門(mén)組織召開(kāi)的行政會(huì)議，包括但不限于總經(jīng)理辦公會(huì)、部門(mén)周會(huì)、月度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)等。（三）會(huì)議原則1.高效務(wù)實(shí)原則：會(huì)議應(yīng)注重實(shí)效，避免形式主義，確保會(huì)議議題明確，討論深入，決策及時(shí)。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和參會(huì)人員范圍，明確各級(jí)管理人員的會(huì)議組織和主持職責(zé)。3.充分溝通原則：鼓勵(lì)參會(huì)人員積極發(fā)言，充分表達(dá)意見(jiàn)和建議，確保信息暢通。二、會(huì)議分類及職責(zé)分工（一）總經(jīng)理辦公會(huì)1.會(huì)議組織：由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)組織，總經(jīng)理主持。2.參會(huì)人員：酒店領(lǐng)導(dǎo)班子成員、各部門(mén)負(fù)責(zé)人。3.會(huì)議頻率：每周[X]次，如遇特殊情況可臨時(shí)召開(kāi)。4.主要職責(zé)：傳達(dá)上級(jí)有關(guān)指示和精神，研究貫徹落實(shí)措施。審議酒店重大決策、重要規(guī)章制度、年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃等。協(xié)調(diào)各部門(mén)工作，解決工作中的重大問(wèn)題。（二）部門(mén)周會(huì)1.會(huì)議組織：由各部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織并主持。2.參會(huì)人員：部門(mén)全體員工。3.會(huì)議頻率：每周[X]次，具體時(shí)間由各部門(mén)自行安排。4.主要職責(zé)：總結(jié)上周工作完成情況，分析存在的問(wèn)題。部署本周工作計(jì)劃和重點(diǎn)工作任務(wù)。傳達(dá)酒店相關(guān)會(huì)議精神和工作要求。（三）月度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)1.會(huì)議組織：由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)組織，財(cái)務(wù)總監(jiān)主持，總經(jīng)理參加。2.參會(huì)人員：酒店領(lǐng)導(dǎo)班子成員、各部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)相關(guān)人員。3.會(huì)議頻率：每月[X]日召開(kāi)。4.主要職責(zé)：分析酒店月度經(jīng)營(yíng)狀況，包括營(yíng)業(yè)收入、成本費(fèi)用、利潤(rùn)等指標(biāo)。查找經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的問(wèn)題和原因，提出改進(jìn)措施和建議。對(duì)下月經(jīng)營(yíng)工作進(jìn)行預(yù)測(cè)和安排。（四）專項(xiàng)工作會(huì)議1.會(huì)議組織：根據(jù)專項(xiàng)工作需要，由相關(guān)部門(mén)或?qū)ｍ?xiàng)工作小組負(fù)責(zé)組織，指定專人主持。2.參會(huì)人員：與專項(xiàng)工作相關(guān)的部門(mén)負(fù)責(zé)人及工作人員。3.會(huì)議頻率：根據(jù)工作進(jìn)度和需要適時(shí)召開(kāi)。4.主要職責(zé)：研究專項(xiàng)工作方案、推進(jìn)措施和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。協(xié)調(diào)解決專項(xiàng)工作中的困難和問(wèn)題。匯報(bào)專項(xiàng)工作進(jìn)展情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。三、會(huì)議準(zhǔn)備（一）確定會(huì)議主題和議程1.會(huì)議組織者應(yīng)提前與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)溝通，確定會(huì)議主題和議程。2.會(huì)議主題應(yīng)明確、具體，與酒店經(jīng)營(yíng)管理實(shí)際緊密相關(guān)。3.會(huì)議議程應(yīng)合理安排，突出重點(diǎn)，確保各項(xiàng)議題有足夠的時(shí)間進(jìn)行討論。（二）收集會(huì)議資料1.根據(jù)會(huì)議主題和議程，組織者應(yīng)提前收集相關(guān)資料，包括但不限于工作匯報(bào)材料、數(shù)據(jù)分析報(bào)告、規(guī)章制度草案等。2.資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠支持會(huì)議討論和決策。3.組織者應(yīng)提前將會(huì)議資料發(fā)送給參會(huì)人員，以便參會(huì)人員提前熟悉和準(zhǔn)備。（三）通知參會(huì)人員1.會(huì)議組織者應(yīng)提前[X]天通過(guò)郵件、短信、微信群等方式通知參會(huì)人員會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、主題和議程。2.對(duì)于重要會(huì)議，應(yīng)電話確認(rèn)參會(huì)人員是否收到通知，并提醒其按時(shí)參會(huì)。3.如參會(huì)人員因特殊原因不能參會(huì)，應(yīng)提前向組織者請(qǐng)假，并安排合適人員代會(huì)。（四）布置會(huì)議場(chǎng)地1.根據(jù)會(huì)議規(guī)模和要求，提前布置會(huì)議場(chǎng)地，確保場(chǎng)地整潔、舒適、音響設(shè)備、投影儀等正常運(yùn)行。2.擺放好會(huì)議桌椅、資料、茶水等物品，營(yíng)造良好的會(huì)議氛圍。四、會(huì)議召開(kāi)（一）準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始1.會(huì)議應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)定時(shí)間開(kāi)始，避免拖延。2.主持人應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議場(chǎng)地，做好會(huì)前準(zhǔn)備工作。（二）明確會(huì)議紀(jì)律1.參會(huì)人員應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議場(chǎng)地，不得遲到、早退。2.會(huì)議期間，應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得隨意接聽(tīng)電話或離開(kāi)會(huì)場(chǎng)。3.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真傾聽(tīng)他人發(fā)言，不得交頭接耳、大聲喧嘩或做與會(huì)議無(wú)關(guān)的事情。4.鼓勵(lì)參會(huì)人員積極發(fā)言，但應(yīng)注意發(fā)言秩序，避免打斷他人。（三）主持人引導(dǎo)會(huì)議1.主持人應(yīng)簡(jiǎn)要介紹會(huì)議目的、議程和參會(huì)人員。2.按照議程依次引導(dǎo)會(huì)議討論，確保每個(gè)議題都能得到充分討論。3.主持人應(yīng)把控會(huì)議節(jié)奏，避免出現(xiàn)冷場(chǎng)或討論過(guò)于冗長(zhǎng)的情況。4.對(duì)于偏離主題的發(fā)言，主持人應(yīng)及時(shí)引導(dǎo)回到正軌。（四）參會(huì)人員發(fā)言1.參會(huì)人員應(yīng)圍繞會(huì)議主題，結(jié)合本部門(mén)工作實(shí)際，積極發(fā)表意見(jiàn)和建議。2.發(fā)言應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，重點(diǎn)突出，避免冗長(zhǎng)和無(wú)關(guān)內(nèi)容。3.如有不同意見(jiàn)，應(yīng)在尊重他人的基礎(chǔ)上，進(jìn)行充分溝通和交流。（五）會(huì)議記錄1.每場(chǎng)會(huì)議都應(yīng)安排專人進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、會(huì)議議題、發(fā)言內(nèi)容、討論結(jié)果等。2.會(huì)議記錄人員應(yīng)使用專用筆記本或電子設(shè)備進(jìn)行記錄，記錄過(guò)程中不得隨意打斷會(huì)議進(jìn)程。3.會(huì)議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議記錄，并發(fā)送給參會(huì)人員進(jìn)行確認(rèn)。五、會(huì)議決策與執(zhí)行（一）形成會(huì)議決議1.對(duì)于需要決策的事項(xiàng)，會(huì)議應(yīng)充分討論，達(dá)成共識(shí)后形成會(huì)議決議。2.會(huì)議決議應(yīng)明確決策事項(xiàng)、責(zé)任部門(mén)、責(zé)任人、完成時(shí)間和具體要求。3.會(huì)議決議應(yīng)記錄在案，作為后續(xù)工作執(zhí)行和監(jiān)督的依據(jù)。（二）傳達(dá)會(huì)議精神1.會(huì)議結(jié)束后，主持人或組織者應(yīng)及時(shí)將會(huì)議精神傳達(dá)給未參會(huì)人員，確保全體員工了解會(huì)議內(nèi)容和要求。2.傳達(dá)方式可采用郵件、內(nèi)部通報(bào)、部門(mén)會(huì)議等多種形式。（三）執(zhí)行會(huì)議決議1.責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議決議要求，認(rèn)真組織實(shí)施，確保各項(xiàng)工作按時(shí)、按質(zhì)完成。2.在執(zhí)行過(guò)程中，如遇到問(wèn)題或困難，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，尋求協(xié)調(diào)解決。（四）監(jiān)督與檢查1.酒店應(yīng)建立會(huì)議決議執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)決議執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查。2.檢查結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)，對(duì)執(zhí)行不力的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行督促整改。3.對(duì)于因特殊原因無(wú)法按時(shí)完成的決議事項(xiàng)，責(zé)任部門(mén)應(yīng)提前向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明情況，并提出延期申請(qǐng)和解決方案。六、會(huì)議后續(xù)工作（一）會(huì)議紀(jì)要整理與發(fā)布1.會(huì)議記錄人員應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的整理工作。2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確概括會(huì)議主要內(nèi)容、決議事項(xiàng)和工作要求，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、邏輯清晰。3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)主持人審核后，以酒店正式文件形式發(fā)布，發(fā)送給酒店各部門(mén)。（二）資料歸檔1.會(huì)議組織者應(yīng)將會(huì)議通知、會(huì)議資料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等相關(guān)文件進(jìn)行整理歸檔。2.歸檔文件應(yīng)按照時(shí)間順序和類別進(jìn)行分類存放，便于查閱和管理。（三）會(huì)議效果評(píng)估1.定期對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，了解參會(huì)人員對(duì)會(huì)議組織、議程安排、討論效果等