公司粵通卡管理制度

公司粵通卡管理制度?一、總則（一）目的為加強公司車輛粵通卡的管理，規(guī)范粵通卡的使用、保管、充值、掛失、解掛及注銷等行為，提高車輛通行效率，降低運營成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有配備粵通卡的車輛及相關(guān)使用人員。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司對粵通卡實行集中統(tǒng)一管理，明確管理部門及職責。2.規(guī)范使用原則：粵通卡使用人員應(yīng)嚴格按照規(guī)定使用粵通卡，確保通行順暢、費用準確。3.安全保管原則：加強粵通卡及相關(guān)設(shè)備的安全保管，防止丟失、損壞及信息泄露。二、管理職責（一）行政管理部門1.負責公司粵通卡管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導。2.監(jiān)督檢查粵通卡的使用、保管等情況，對違規(guī)行為進行處理。（二）財務(wù)部門1.負責粵通卡充值費用的審核、報銷及賬務(wù)處理。2.定期與粵通卡服務(wù)提供商核對賬目，確保費用準確無誤。（三）車輛使用部門1.負責本部門車輛粵通卡的日常使用和保管，指定專人負責。2.配合行政管理部門做好粵通卡相關(guān)信息的變更、掛失、解掛及注銷等工作。（四）粵通卡管理人員1.負責粵通卡的申請、領(lǐng)取、發(fā)放、回收及登記等工作。2.協(xié)助車輛使用部門解決粵通卡使用過程中出現(xiàn)的問題，如通行異常、設(shè)備故障等。3.定期對粵通卡使用情況進行統(tǒng)計分析，向行政管理部門匯報。三、粵通卡的申請與領(lǐng)?。ㄒ唬┥暾埩鞒?.車輛使用部門根據(jù)工作需要，填寫《粵通卡申請表》，注明申請原因、車輛信息、預計使用頻率等。2.將申請表提交行政管理部門審核，審核通過后報公司領(lǐng)導審批。3.行政管理部門根據(jù)審批結(jié)果，向粵通卡服務(wù)提供商提交申請資料，辦理粵通卡開戶手續(xù)。（二）領(lǐng)取方式1.粵通卡及相關(guān)設(shè)備由粵通卡管理人員統(tǒng)一領(lǐng)取，并進行登記。2.粵通卡管理人員將領(lǐng)取的粵通卡及設(shè)備發(fā)放給車輛使用部門指定的專人，并辦理交接手續(xù)。四、粵通卡的使用（一）使用規(guī)定1.粵通卡僅限公司車輛使用，嚴禁轉(zhuǎn)借他人。2.車輛通行高速公路時，應(yīng)主動使用粵通卡繳費，確保通行順暢。3.使用粵通卡繳費時，應(yīng)注意讀卡設(shè)備的提示信息，確保繳費成功。如遇通行異常情況，應(yīng)及時聯(lián)系粵通卡管理人員或高速公路管理部門。4.車輛使用部門應(yīng)定期檢查粵通卡的有效期，如臨近有效期，應(yīng)提前辦理續(xù)期手續(xù)。（二）通行記錄查詢1.車輛使用部門可通過粵通卡服務(wù)網(wǎng)站或手機APP查詢車輛的通行記錄，包括通行時間、地點、費用等。2.財務(wù)部門可根據(jù)工作需要，查詢車輛的通行記錄，作為費用報銷及核算的依據(jù)。（三）異常處理1.如遇粵通卡無法正常使用、讀卡失敗、扣費異常等情況，車輛使用人員應(yīng)及時聯(lián)系粵通卡管理人員。2.粵通卡管理人員應(yīng)根據(jù)具體情況，協(xié)助車輛使用人員解決問題。如問題無法當場解決，應(yīng)及時聯(lián)系粵通卡服務(wù)提供商，跟進處理進度，并向車輛使用人員反饋。3.因粵通卡異常導致的通行延誤或費用糾紛，車輛使用部門應(yīng)積極配合相關(guān)部門進行調(diào)查處理，提供必要的證明材料。五、粵通卡的保管（一）保管要求1.粵通卡應(yīng)妥善保管，避免與磁性物品、尖銳物體等接觸，防止卡片損壞。2.粵通卡及相關(guān)設(shè)備應(yīng)存放在安全、干燥、通風的地方，不得隨意丟棄或亂放。3.車輛使用人員在車輛停放期間，應(yīng)將粵通卡妥善保管，不得將其遺留在車內(nèi)，以防被盜。（二）丟失處理1.如發(fā)現(xiàn)粵通卡丟失，車輛使用人員應(yīng)立即向粵通卡管理人員報告，并辦理掛失手續(xù)。2.粵通卡管理人員在接到掛失報告后，應(yīng)及時聯(lián)系粵通卡服務(wù)提供商，辦理掛失業(yè)務(wù)，防止卡片被盜用。3.掛失期間，原粵通卡停止使用。車輛使用部門如需繼續(xù)使用粵通卡，應(yīng)重新申請辦理。（三）損壞更換1.如粵通卡出現(xiàn)損壞，車輛使用人員應(yīng)向粵通卡管理人員提出更換申請，并提供相關(guān)證明材料。2.粵通卡管理人員審核后，向粵通卡服務(wù)提供商申請更換新卡。3.新卡領(lǐng)取后，粵通卡管理人員應(yīng)及時通知車輛使用人員領(lǐng)取，并辦理換卡手續(xù)。六、粵通卡的充值（一）充值方式1.公司統(tǒng)一采用[具體充值方式，如銀行代扣、網(wǎng)上充值等]進行粵通卡充值。2.車輛使用部門應(yīng)根據(jù)車輛通行情況，提前預估充值金額，并填寫《粵通卡充值申請表》，提交財務(wù)部門審核。3.財務(wù)部門審核通過后，按照公司規(guī)定的充值流程進行充值操作。（二）充值金額管理1.粵通卡充值金額應(yīng)根據(jù)車輛實際使用情況合理確定，避免充值過多或過少。2.財務(wù)部門應(yīng)定期對粵通卡充值金額進行核對，確保充值金額準確無誤。如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時查明原因并處理。（三）充值發(fā)票1.粵通卡充值費用可開具發(fā)票，發(fā)票由財務(wù)部門統(tǒng)一管理。2.車輛使用部門應(yīng)在充值后及時向財務(wù)部門索取發(fā)票，并按照公司財務(wù)制度進行報銷。七、粵通卡的掛失與解掛（一）掛失1.車輛使用人員發(fā)現(xiàn)粵通卡丟失或被盜用后，應(yīng)立即向粵通卡管理人員報告，并提供相關(guān)信息。2.粵通卡管理人員核實情況后，通過粵通卡服務(wù)平臺為其辦理掛失手續(xù)。掛失成功后，粵通卡將被凍結(jié)，無法正常使用。（二）解掛1.如丟失的粵通卡找回，車輛使用人員應(yīng)及時向粵通卡管理人員申請解掛。2.粵通卡管理人員在確認卡片無誤后，通過粵通卡服務(wù)平臺為其辦理解掛手續(xù)。解掛成功后，粵通卡恢復正常使用。八、粵通卡的注銷（一）注銷情形1.車輛報廢或轉(zhuǎn)讓時，應(yīng)辦理粵通卡注銷手續(xù)。2.因其他原因不再使用粵通卡時，車輛使用部門應(yīng)及時向行政管理部門提出注銷申請。（二）注銷流程1.車輛使用部門填寫《粵通卡注銷申請表》，注明注銷原因及車輛信息等。2.將申請表提交行政管理部門審核，審核通過后報公司領(lǐng)導審批。3.行政管理部門根據(jù)審批結(jié)果，通知粵通卡管理人員辦理注銷手續(xù)?；浲ü芾砣藛T在辦理注銷手續(xù)前，應(yīng)確?；浲▋?nèi)余額為零，并收回粵通卡及相關(guān)設(shè)備。4.注銷手續(xù)辦理完成后，粵通卡管理人員應(yīng)將注銷情況告知車輛使用部門及財務(wù)部門。九、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.行政管理部門定期對公司粵通卡的使用、保管等情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括粵通卡的使用記錄、保管情況、充值情況、掛失解掛及注銷情況等。2.檢查可采取實地查看、查閱資料、詢問相關(guān)人員等方式進行。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用、保管粵通卡的行為，行政管理部門將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰方式包括警告、罰款、停止使用粵通卡等。2.因違規(guī)使用粵通卡給公司造成經(jīng)濟損失的，