貿(mào)易公司釆購管理制度

貿(mào)易公司釆購管理制度?總則1.目的為規(guī)范公司采購管理工作，確保采購活動的合法性、合理性、高效性，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需要，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有采購活動，包括原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等各類物資和服務(wù)的采購。3.采購原則按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求進(jìn)行采購，避免盲目采購和積壓庫存。質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購物資和服務(wù)的質(zhì)量符合公司要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)先選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。價格合理原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購談判和招標(biāo)等方式，爭取最優(yōu)的采購價格，降低采購成本。公平公正原則：采購活動應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護(hù)公司利益，防止不正當(dāng)競爭。廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣等不正當(dāng)利益。采購組織與職責(zé)1.采購部門采購部職責(zé)負(fù)責(zé)公司采購管理制度的執(zhí)行和落實，制定采購計劃和采購方案。組織供應(yīng)商開發(fā)、評估、選擇和管理，建立供應(yīng)商檔案。負(fù)責(zé)采購合同的起草、簽訂、執(zhí)行和跟蹤，處理采購合同糾紛。負(fù)責(zé)采購物資的驗收、入庫、付款等工作，確保采購工作的順利進(jìn)行。收集市場采購信息，進(jìn)行市場調(diào)研和分析，為公司采購決策提供參考依據(jù)。采購人員職責(zé)負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的操作，按照采購計劃和要求選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，爭取有利的采購條件，簽訂采購合同。跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。負(fù)責(zé)采購物資的到貨驗收工作，確保物資的數(shù)量、質(zhì)量符合要求。協(xié)助財務(wù)部門辦理采購付款手續(xù)，提供相關(guān)采購憑證和資料。保守公司采購業(yè)務(wù)機(jī)密，維護(hù)公司利益。2.其他相關(guān)部門需求部門根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，提出物資和服務(wù)的采購申請，明確采購規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。參與采購合同的評審，對采購物資和服務(wù)的質(zhì)量、技術(shù)要求等方面提出意見和建議。協(xié)助采購部門進(jìn)行采購物資的驗收工作，對驗收結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)。質(zhì)量部門參與采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定和驗收標(biāo)準(zhǔn)的審核，確保采購物資符合公司質(zhì)量要求。負(fù)責(zé)對采購物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗和抽檢，對不合格物資提出處理意見。財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購合同的付款條款，確保付款方式、付款期限等符合公司財務(wù)規(guī)定。按照采購合同和公司財務(wù)制度辦理采購付款手續(xù)，對采購資金進(jìn)行監(jiān)控和管理。參與采購成本的核算和分析，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持和決策建議。采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等信息?！恫少徤暾埍怼方?jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。2.采購審批采購部門收到《采購申請表》后，對采購申請進(jìn)行初步審核，核實采購需求的合理性和必要性。對于金額較大或重要的采購項目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合評審，評審內(nèi)容包括采購需求、采購預(yù)算、采購方式、供應(yīng)商選擇等。采購申請經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，按照公司審批權(quán)限提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，采購部門方可開展采購工作。3.供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商開發(fā)采購部門根據(jù)采購需求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步調(diào)查，了解其基本情況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面的信息。建立潛在供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的相關(guān)信息，并對其進(jìn)行分類管理。供應(yīng)商評估采購部門組織相關(guān)部門對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實地考察和評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)環(huán)境、質(zhì)量管理體系、技術(shù)研發(fā)能力、生產(chǎn)設(shè)備、人員素質(zhì)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行打分，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商，并納入合格供應(yīng)商名錄。供應(yīng)商選擇采購人員根據(jù)采購需求和合格供應(yīng)商名錄，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判。在采購談判前，采購人員應(yīng)充分了解市場行情和供應(yīng)商情況，制定合理的采購談判策略。采購談判過程中，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商就采購物資的價格、質(zhì)量、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，爭取達(dá)成雙方滿意的采購合同。供應(yīng)商管理采購部門建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、采購合同執(zhí)行情況、質(zhì)量反饋情況、付款記錄等信息，并定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，采購部門可給予一定的獎勵和優(yōu)惠政策；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其限期整改；如供應(yīng)商整改后仍不符合要求，采購部門應(yīng)取消其合格供應(yīng)商資格。4.采購合同簽訂采購人員與供應(yīng)商達(dá)成采購意向后，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購合同經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司法律顧問進(jìn)行法律審核。法律審核通過后，采購合同按照公司審批權(quán)限提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。采購合同經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由采購人員與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門。5.采購訂單下達(dá)采購人員根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、交貨地點等信息。采購訂單下達(dá)后，采購人員應(yīng)及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。6.采購物資驗收采購物資到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗收準(zhǔn)備工作。采購物資到貨后，采購人員應(yīng)及時組織需求部門和質(zhì)量部門進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等是否符合采購合同要求。質(zhì)量部門對采購物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗和抽檢，如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題，應(yīng)及時通知采購部門和供應(yīng)商，要求供應(yīng)商限期整改或退換貨。驗收合格的采購物資，由需求部門辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的采購物資，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，如要求供應(yīng)商補(bǔ)貨、換貨、降價、退貨等。7.采購付款采購物資驗收合格并辦理入庫手續(xù)后，采購人員應(yīng)及時整理采購憑證和資料，提交至財務(wù)部門辦理采購付款手續(xù)。財務(wù)部門根據(jù)采購合同和公司財務(wù)制度，對采購付款申請進(jìn)行審核，審核通過后按照采購合同約定的付款方式和付款期限支付采購款項。采購付款完成后，財務(wù)部門應(yīng)及時登記采購付款臺賬，記錄采購付款的相關(guān)信息。采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估采購部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、價格波動、法律糾紛等。根據(jù)風(fēng)險識別和評估結(jié)果，對采購風(fēng)險進(jìn)行分類和分級，確定風(fēng)險的嚴(yán)重程度和影響范圍。2.風(fēng)險應(yīng)對措施供應(yīng)商管理風(fēng)險應(yīng)對加強(qiáng)供應(yīng)商選擇和管理，嚴(yán)格審核供應(yīng)商資質(zhì)和信譽(yù)，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商合作。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任，確保合同的有效執(zhí)行。定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問題，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對嚴(yán)格控制采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件。加強(qiáng)采購物資的驗收工作，確保物資質(zhì)量符合要求。建立質(zhì)量反饋機(jī)制，及時處理采購物資質(zhì)量問題，要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。價格風(fēng)險應(yīng)對加強(qiáng)市場調(diào)研和分析，及時了解市場價格動態(tài)，掌握價格波動趨勢。與供應(yīng)商進(jìn)行合理的價格談判，爭取有利的采購價格。采用套期保值等金融工具，規(guī)避價格波動風(fēng)險。法律風(fēng)險應(yīng)對加強(qiáng)采購合同管理，確保采購合同的合法性和有效性。咨詢公司法律顧問，對采購合同進(jìn)行法律審核，避免法律糾紛。加強(qiáng)采購人員法律意識培訓(xùn)，提高法律風(fēng)險防范能力。采購績效評估1.評估指標(biāo)采購成本：考核采購物資的實際采購價格與預(yù)算價格的差異，以及采購成本的降低率。采購質(zhì)量：考核采購物資的質(zhì)量合格率，以及因質(zhì)量問題導(dǎo)致的損失情況。采購交貨期：考核采購物資的實際交貨期與合同約定交貨期的符合率，以及交貨延遲的次數(shù)和天數(shù)。供應(yīng)商管理：考核供應(yīng)商的開發(fā)、評估、選擇、管理等工作的質(zhì)量和效果，以及供應(yīng)商的滿意度。采購效率：考核采購申請的處理時間、采購合同的簽訂時間、采購訂單的下達(dá)時間等，以及采購工作的整體效率。2.評估方法定期評估：采購部門定期（每月或每季度）對采購績效進(jìn)行評估，收集相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，按照評估指標(biāo)進(jìn)行打分和分析。對比評估：將采購績效與同行業(yè)其他公司或公司歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行對比，分析采購績效的優(yōu)劣和改進(jìn)空間。綜合評估：綜合考慮采購成本、采購質(zhì)量、采購交貨期、供應(yīng)商管理、采購效率等多個方面的因素，對采購績效進(jìn)行全面、客觀的評估。3.評估結(jié)果應(yīng)用績效反饋：采購部門將采購績效評估結(jié)果及時反饋給采購人員，肯定成績，指出