會場使用管理制度

會場使用管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會場的使用，確保會場資源得到合理、高效的利用，滿足公司各類會議、活動的需求，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機構(gòu)在公司辦公區(qū)域內(nèi)使用會場的相關活動。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司會場由行政部門統(tǒng)一負責管理和調(diào)配，確保會場使用的有序性。2.合理安排原則：根據(jù)會議或活動的規(guī)模、性質(zhì)、時間等因素，合理安排會場，提高資源利用率。3.先申請先使用原則：各部門按照申請時間先后順序使用會場，特殊情況除外。二、會場分類及設施（一）會場分類1.大型會議室：可容納[X]人以上，配備投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風、電子白板等設備，適用于公司全體會議、大型培訓、重要活動等。2.中型會議室：可容納[X][X]人，配備投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風等設備，適用于部門會議、中型培訓、小型活動等。3.小型會議室：可容納[X][X]人，配備投影儀、音響系統(tǒng)等基本設備，適用于小組討論、一對一溝通等。4.多功能廳：可根據(jù)需求靈活調(diào)整布局，配備專業(yè)舞臺燈光、音響設備等，適用于文藝演出、大型慶典等活動。（二）會場設施1.視聽設備：包括投影儀、幕布、音響、麥克風、電子白板等，確保設備正常運行，圖像清晰、聲音清晰。2.會議桌椅：根據(jù)會場規(guī)模配備合適數(shù)量和規(guī)格的會議桌椅，保證桌椅擺放整齊、舒適。3.照明設備：提供充足、柔和的照明，滿足不同會議場景的需求。4.空調(diào)設備：保證會場溫度適宜，夏季溫度控制在[X]℃[X]℃，冬季溫度控制在[X]℃[X]℃。5.其他設施：如飲水機、垃圾桶、綠植等，為參會人員提供便利和舒適的環(huán)境。三、會場使用申請（一）申請流程1.各部門如需使用會場，需提前[X]個工作日填寫《會場使用申請表》（以下簡稱“申請表”），詳細說明會議或活動的名稱、時間、預計時長、參與人數(shù)、會議內(nèi)容等信息。2.將填寫完整的申請表提交至行政部門。行政部門對申請信息進行審核，如信息不完整或不符合要求，及時反饋給申請部門進行補充或修改。3.審核通過后，行政部門根據(jù)申請部門的需求和會場使用情況，安排合適的會場，并在申請表上注明安排結(jié)果。4.申請部門收到行政部門的安排通知后，確認會場使用信息。如因特殊情況需要變更申請信息，需提前[X]個工作日再次提交申請表進行變更申請。（二）申請表內(nèi)容1.申請部門：填寫使用會場的部門名稱。2.會議或活動名稱：準確填寫會議或活動的具體名稱。3.時間：填寫會議或活動的開始時間和結(jié)束時間，精確到分鐘。4.預計時長：根據(jù)會議或活動的內(nèi)容和議程，預估會議或活動的持續(xù)時間。5.參與人數(shù)：明確參與會議或活動的人員數(shù)量。6.會議內(nèi)容：簡要描述會議或活動的主要議題、議程安排等。7.特殊要求：如需要特殊的設備、服務、餐飲等，在此欄注明。四、會場使用安排（一）優(yōu)先順序1.公司級重要會議、活動優(yōu)先安排。2.涉及多個部門的跨部門會議優(yōu)先安排。3.按照申請時間先后順序安排其他會議和活動。（二）沖突協(xié)調(diào)1.當多個部門申請同一時間段的會場時，行政部門根據(jù)會議或活動的重要性、緊急程度等因素進行協(xié)調(diào)。如無法協(xié)調(diào)一致，由行政部門提出建議方案，報公司領導審批。2.對于緊急且重要的會議或活動，行政部門有權(quán)臨時調(diào)整已安排的會場使用計劃，但需提前通知相關部門。（三）臨時使用1.如因突發(fā)情況需要臨時使用會場，使用部門應立即向行政部門提出申請。行政部門在確認會場可用的情況下，盡量滿足臨時使用需求。2.臨時使用會場的申請流程與正常申請流程相同，但需在申請表上注明“臨時申請”字樣。行政部門應在申請表上記錄臨時申請的原因、時間等信息。五、會場使用前準備（一）申請部門準備1.提前[X]個小時將會場布置所需的資料、設備等物品送達會場，并按照要求進行擺放和調(diào)試。2.安排專人負責會議或活動期間的現(xiàn)場服務，如引導參會人員入場、協(xié)助設備操作、維護現(xiàn)場秩序等。3.根據(jù)會議或活動的需求，準備好相關的文件、資料、文具等物品。（二）行政部門準備1.在會議或活動開始前[X]個小時，安排工作人員對會場進行全面檢查，確保會場設施設備正常運行，桌椅擺放整齊，環(huán)境衛(wèi)生良好。2.根據(jù)申請部門的要求，提供必要的技術支持和服務，如投影儀調(diào)試、音響設備檢查、麥克風測試等。3.在會場入口處設置簽到處，準備好簽到表、筆等物品，安排專人負責簽到工作。六、會場使用期間管理（一）使用部門管理1.遵守會場使用時間安排，不得擅自延長或縮短使用時間。如需延長使用時間，需提前向行政部門提出申請，經(jīng)批準后方可延長。2.保持會場整潔衛(wèi)生，不得在會場內(nèi)吸煙、亂扔垃圾、亂涂亂畫等。會議或活動結(jié)束后，組織人員清理會場，恢復原狀。3.愛護會場設施設備，不得隨意拆卸、損壞設備。如發(fā)現(xiàn)設備故障或損壞，應及時通知行政部門進行維修。4.按照會議或活動的議程安排進行，不得擅自更改會議內(nèi)容或活動形式。如需調(diào)整，需提前向行政部門和相關領導報告。（二）行政部門管理1.安排專人在會場外值班，負責接聽電話、傳達信息等工作，確保會場內(nèi)外信息暢通。2.定期巡查會場，檢查會議或活動的進行情況，及時處理現(xiàn)場出現(xiàn)的問題，如設備故障、人員沖突等。3.根據(jù)會議或活動的需要，提供必要的茶水、咖啡等飲品服務。七、會場使用后清理（一）使用部門清理1.會議或活動結(jié)束后，使用部門應及時組織人員清理會場。清理內(nèi)容包括：將桌椅擺放整齊，清理桌面、地面垃圾，關閉投影儀、音響、燈光等設備電源，整理文件、資料等物品。2.檢查會場設施設備是否完好，如有損壞及時報告行政部門。3.將清理后的會場鑰匙交還給行政部門。（二）行政部門檢查1.行政部門在會議或活動結(jié)束后，對會場進行檢查。檢查內(nèi)容包括：會場衛(wèi)生情況、設施設備運行情況、物品擺放情況等。2.如發(fā)現(xiàn)會場未清理干凈或設施設備損壞等問題，及時通知使用部門進行整改。整改完成后，再次進行檢查，直至符合要求。八、會場使用費用（一）費用標準1.大型會議室：[X]元/小時。2.中型會議室：[X]元/小時。3.小型會議室：[X]元/小時。4.多功能廳：[X]元/小時。（二）費用結(jié)算1.行政部門每月定期統(tǒng)計各部門的會場使用情況，并根據(jù)費用標準計算使用費用。2.將費用明細清單發(fā)送至各部門進行核對，各部門如有異議，應在[X]個工作日內(nèi)反饋給行政部門。3.經(jīng)核對無誤后，行政部門將費用結(jié)算信息提交至財務部門，由財務部門從各部門的經(jīng)費中扣除相應的會場使用費用。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未經(jīng)申請擅自使用會場。2.超出申請時間使用會場且未提前申請延長。3.損壞會場設施設備未及時報告或故意損壞。4.在會場內(nèi)吸煙、亂扔垃圾、亂涂亂畫等影響會場環(huán)境衛(wèi)生。5.擅自更改會議內(nèi)容或活動形式。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)行為，行政部門將給予口頭警告，并要求違規(guī)部門立即整改。2.對于多次違規(guī)行為或情節(jié)嚴重的違規(guī)行為，行政部門將視情況給予書面警告、罰款等處理措施，