會(huì)議執(zhí)行手冊(cè)

1、.一、 會(huì)前準(zhǔn)備（書面會(huì)務(wù)通知）1、 落實(shí)會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、接送辦法（附車站、機(jī)場(chǎng)附近交通辦法）、會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)人。2、 會(huì)議主要議題：會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)、時(shí)間安排、參會(huì)要求（著裝、會(huì)場(chǎng)紀(jì)律）。3、 證件準(zhǔn)備：身份證/護(hù)照。4、 會(huì)務(wù)酒店服務(wù)內(nèi)容及注意事項(xiàng)介紹：會(huì)務(wù)接待聯(lián)系人、會(huì)務(wù)酒店位置、工作電話；餐宿安排概況；客房?jī)?nèi)酒水洗衣消費(fèi)辦法；國(guó)際、國(guó)內(nèi)長(zhǎng)途接打方法及資費(fèi)，貴重物品存放；酒店附屬設(shè)施使用辦法等等注意事項(xiàng)。5、 行李準(zhǔn)備： 手機(jī)，相機(jī)，旅行充電器，刮胡刀。 換洗衣物，化妝品，防曬，墨鏡，正裝，毛巾，牙膏牙刷，拖鞋。 個(gè)人必備藥品。 零用金。 會(huì)務(wù)用演示/匯報(bào)資料、軟件和硬件設(shè)備。6、 會(huì)議住宿及餐飲

2、的特殊要求：如民族飲食差異、調(diào)單人間等等。7、 如需約定返程票務(wù)，特殊說明。二、 前期工作人員工作1、 會(huì)務(wù)組會(huì)議用品采買準(zhǔn)備： 制作報(bào)到及簽到處用桁架、水牌、會(huì)場(chǎng)各處的指示牌和標(biāo)識(shí)。 會(huì)議用紙筆、資料袋。 礦泉水、鮮花、杯具壺具、茶餐（小餐點(diǎn)）、飲品（茶葉、咖啡）、紙巾。 筆記本電腦，便攜式打印機(jī)（紙），攝錄設(shè)備，演出用多媒體資料。 會(huì)議用禮品。 會(huì)議酒店入住報(bào)到、簽到表；會(huì)場(chǎng)簽到表；參會(huì)人員工牌、文件袋（如需要）。 備用工牌、簽字筆（黑色、紅色）、各色標(biāo)記筆、剪刀、手電、不干膠紙、別針、膠水等各類文具。 餐券、會(huì)務(wù)用桌牌、VIP名牌。 會(huì)場(chǎng)用條幅、背板（詳細(xì)尺寸）。 音響，麥克風(fēng)、投影儀及

3、連線、接口設(shè)備。 會(huì)場(chǎng)平面圖。 參會(huì)通知書發(fā)放及回函。 會(huì)務(wù)組聯(lián)系用對(duì)講機(jī)、充電器。 定制通知發(fā)布信息用短信平臺(tái)。 應(yīng)急常用藥品、針線、常用五金工具。2、 會(huì)務(wù)組會(huì)前會(huì)： 討論會(huì)務(wù)計(jì)劃書：確認(rèn)會(huì)議流程、人數(shù)、集散方法、交通安排、報(bào)到登記、入住、票務(wù)預(yù)訂、會(huì)議起始時(shí)間段、會(huì)議室地點(diǎn)、餐食時(shí)間地點(diǎn)菜品安排、各分會(huì)議銜接程序、茶歇數(shù)量、以及可能的變更內(nèi)容。 會(huì)務(wù)組/服務(wù)商人員數(shù)量、分工分組名單、聯(lián)系辦法。 會(huì)務(wù)組內(nèi)書面確定和會(huì)務(wù)酒店/服務(wù)商對(duì)接的調(diào)度交通車輛、前臺(tái)、餐飲、客房、會(huì)場(chǎng)設(shè)備、銷售部門的各項(xiàng)工作負(fù)責(zé)人和計(jì)劃、聯(lián)系辦法。（注意：回民餐的安排） 確認(rèn)會(huì)務(wù)用品準(zhǔn)備結(jié)果，發(fā)生特殊費(fèi)用的批準(zhǔn)人員、權(quán)

4、限和簽單辦法。 參會(huì)通知書發(fā)放及回函結(jié)果，確定參會(huì)人數(shù)、批次、到達(dá)時(shí)間，編寫分房名單。 與會(huì)務(wù)酒店/服務(wù)商確定和前臺(tái)、餐飲、客房、銷售部門的工作對(duì)接負(fù)責(zé)人。 設(shè)備連接、轉(zhuǎn)換插頭及會(huì)場(chǎng)電源布設(shè)情況。 會(huì)務(wù)人員集合時(shí)間地點(diǎn)再確認(rèn)。 自由提問回答；應(yīng)急狀況設(shè)置和預(yù)案討論。 編號(hào)、分發(fā)通訊設(shè)備。 會(huì)場(chǎng)實(shí)地驗(yàn)收考察，參照會(huì)務(wù)計(jì)劃，模擬會(huì)務(wù)流程，記錄情況。 預(yù)定返程票務(wù)（如需要）。三、 會(huì)務(wù)現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備期間工作1、確認(rèn)會(huì)場(chǎng)前臺(tái)接待、餐廳、客房、綜合設(shè)施（設(shè)備）的面積、位置、指示牌擺放，洗手間位置指引，鮮花綠植擺放。2、協(xié)調(diào)與酒店各部門（停車場(chǎng)、大堂門迎行李、餐飲部、商務(wù)部、會(huì)議部、客房部、銷售部）負(fù)責(zé)人了解該

5、部門服務(wù)人員數(shù)量、業(yè)務(wù)能力；講解對(duì)會(huì)務(wù)團(tuán)組的服務(wù)注意事項(xiàng)和要求，留存聯(lián)系辦法。餐券形式使用辦法和菜單得到酒店餐廳的確認(rèn)，了解酒水服務(wù)辦法和及時(shí)供應(yīng)菜品的能力。（注意：回民餐的安排）3、確認(rèn)商務(wù)中心工作情況，應(yīng)急能力；主要會(huì)場(chǎng)背景布置、桌位（名牌）擺放；飲品、茶歇的安排位置；調(diào)試燈光、多媒體影像音響的效果；了解設(shè)備連接轉(zhuǎn)換的方法。確認(rèn)會(huì)場(chǎng)設(shè)備工程師的服務(wù)時(shí)間、服務(wù)內(nèi)容和聯(lián)系辦法。4、索取酒店平面圖，確認(rèn)所有娛樂設(shè)施的對(duì)參會(huì)人員的收費(fèi)情況。5、參會(huì)人員抵達(dá)前盡可能提前拿到所有房卡，根據(jù)分房名單分配住宿。6、確認(rèn)VIP房間鮮花水果放置。7、歡迎儀式的檢查。8、檢查并落實(shí)酒店安全、消防設(shè)備、應(yīng)急出口；取得會(huì)場(chǎng)附近醫(yī)院、公安設(shè)施的位置和聯(lián)系辦法。9、每日叫早服務(wù)的確認(rèn)。10、會(huì)場(chǎng)桌椅的擺放，各項(xiàng)會(huì)議使用儀器的調(diào)試，茶歇數(shù)量的確認(rèn)。11、特殊發(fā)生費(fèi)用的批準(zhǔn)權(quán)限和簽單辦法。12、返程