時間管理四象限法則PPT課件

1、時間管理之 四象限原理,你是否有時間管理不良的征兆？看看以下這些問題。 你是否同時在進行幾件事，但似乎無法全部完成？ 你是否因為顧慮其它的事情，而無法集中精力來做目前的事？ 如果學習被中斷，你是否特別生氣？ 你是否每天回家的時候都是筋疲力盡，又覺得好像沒做什么事情？ 你是否覺得老是沒有什么時間做運動或者是休閑，甚至是只是隨便玩玩都沒有時間？ 對于以上的這些問題，只要有兩個回答是“是”的話 那你的時間管理就有問題了。,我們經(jīng)常遇到這樣的問題？ 1、電話又響了，有急事的、請示的、投訴的、朋友聊天的等等都是不得不接的電話?？墒?，手頭上正在寫一個計劃，一個上午了，還沒寫幾個字 2、最近老師分配了好多事

2、情需要做，我都不知道怎么辦，這個也說馬上要交，那個也說馬上要交，我又不是三頭六臂。 3、整天就像消防車，哪里有火情就往哪里趕，可是天天忙救火，就沒有時間靜下來想想，“火災”從哪里來？,“四象限”法是美國的管理學家科維提出的一個時間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分，分為四個“象限”： 一、既緊急又重要（如客戶投訴、即將到期的任務、財務危機等） 二、重要但不緊急（如建立人際關(guān)系、人員培訓、制訂防范措施等） 三、緊急但不重要（如電話鈴聲、不速之客、部門會議等） 四、既不緊急也不重要（如上網(wǎng)、閑談、郵件、寫博客等）,重要性,緊迫程度,二：重要但不緊急,一：重要而且緊急,四：不重

3、要且不緊急,三：不重要但緊急,重要性,緊迫程度,二：重要但不緊急 1、準備工作、編制計劃、維持關(guān)系。 2、去拜訪VIP客戶。 3、計劃給員工進行培訓。 4、回訪客戶。,一：重要而且緊急 1、緊急狀況、迫切問題、限期完成。 2、一會兒要參加重要會議。 3、與客戶溝通要做合同。 4、準備事項。,四：不重要且不緊急 1、處理一般性文件。 2、看電視消磨時光。 3、歸檔本周所有文件。,三：不重要但緊急 1、造成干擾的緊急事件。 2、打若干個溝通的電話。 3、幫助客戶解決一個難題。,第一象限：沒什么好說的，立即去做！ 我們工作中的主要壓力來自于第一象限，其實第一象 限80%的事務來自于第二象限（重要但不

4、緊急）沒有 被處理好的事情，也就是說這個壓力和危機是自己給 自己的。所以關(guān)鍵是盡可能解決多的來自第二象限的 事情 才能使你的壓力減緩。,很多重要的事都是因為一拖再拖或事前準備不足，而變成迫在眉睫。 該象限的本質(zhì)是缺乏有效的工作計劃導致本處于“重要但不緊急”第二象限的事情轉(zhuǎn)變過來的，這也是傳統(tǒng)思維狀態(tài)下的管理者的通常狀況，就是“忙”。,第二象限：有計劃去做！ 不能因為不緊急就不去解決它。我們應該第一時間將任務進行分 解，然后一個一個解決，并制定時間表，在規(guī)定的時間內(nèi)完成就不 會讓第二象限的事情偷溜到第一象限中去。,荒廢這個領(lǐng)域?qū)⑹沟谝幌笙奕找鏀U大，使我們陷入更大的壓力，在危機中疲于應付。反之，多

5、投入一些時間在這個領(lǐng)域有利于提高實踐能力，縮小第一象限的范圍。 做好事先的規(guī)劃、準備與預防措施，很多急事將無從產(chǎn)生。這個領(lǐng)域的事情不會對我們造成催促力量，所以必須主動去做，這是發(fā)揮個人領(lǐng)導力的領(lǐng)域。 這更是傳統(tǒng)低效管理者與高效卓越管理者的重要區(qū)別標志，建議管理者要把80%的精力投入到該象限的工作，以使第一象限的“急”事無限變少，不再瞎“忙”。,第三象限：盡量別做！ 當你疲憊的時候，可以通過一些不重要的而且不緊急的 事情來調(diào)整戲臺和身體，但是不要在這個象限中投入過 多的盡力，否則就是浪費生命了。,但我們往往在忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。這部分 范圍倒不見得都是休閑活動，因為真

6、正有創(chuàng)造意義的休閑活動是很有價值的。然而像閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。這樣的休息不 但不是為了走更長的路，反而是對身心的毀損，剛開始時也許有滋有味，到后來你就會發(fā)現(xiàn)其實是很空虛的。,第四象限：交給他人去做！ 第四象限的事情是我們忙碌而且盲目的源頭。最好的方 法是放權(quán)交給別人去做，或者通過委婉的拒絕以減少此 類事務的發(fā)生。,表面看似第一象限，因為迫切的呼聲會讓我們產(chǎn)生“這件事很重要”的錯覺實際上就算重要也是對別人而言。我們花很多時間在這個里面打轉(zhuǎn)，自以為是在第一象限，其實不過是在滿足別人的期望與標準。,重要性,緊迫程度,二：重要但不緊急 65%80%,一：重要而且緊

7、急 20%25%,四：不重要且不緊急 1%,三：不重要而且緊急 15%,成功的時間分配管理,案例：時間管理 分身有術(shù)計劃事情的先后 小李是班級的學習委員又是校學生會的干部還是文學社的骨干，平時總是需要面對許多的學習與工作任務，那是一個周二的早晨，小李剛走進校門，便碰到幾個鄰班的好朋友，他們對小李說：“今天吃完中飯12：15，我們一起去圖書館看體育雜志啊，聽說新的一期又到了?！笨商みM班級之后又看到教室黑板上寫著“今天中午12：2013：10學校進行英語百詞競賽?！彼@才想起自己是班里推薦的10位參賽選手之一。這時門外突然一個學生會的干部找上來說：“小李，團委溫老師讓你今天中午12：30召集大一年

8、級全體學習委員開會，商量明天演講比賽的事情。他也要來參加的?！眲傋轿蛔由?，文學社的社長跑進來來對他說，今天中午12：35我們文學社成員碰個頭，商量一下周六外出采訪的事，你可有主要采訪寫作任務啊。社長剛走，老師走進教室，對同學們說：“今天中午我們12：25集中，講一下上節(jié)課的作業(yè)，錯的很多，只有小李等幾個同學做的不錯?！毙±钜宦?，頓時覺得，今天怎么這么多事情都湊到一起了啊，于是,案例分析： 如果你是小李，那天中午你選擇去做那件事情？為什么？有什么辦法可以把這五件事情中的內(nèi)容都安排好？ 信息提煉：今天中午要做的事情 1、12:15看體育雜志 2、12:20學校英語百詞競賽，班級10位推薦選手之一

9、。 3、12:25作業(yè)講評，自己做的不錯。 4、12:30召集學習委員開會，關(guān)于明天演講比賽。 5、12:35文學社商量周六采訪的事情，由主要內(nèi)容。 方法： 1、我必須要做的，且不能耽誤的事情重要緊急的事情 2、可以讓別人幫主做的，但不能耽誤的事情緊急的事情 3、我必須要做，但有充足時間的事情重要的事件 4、可做可不做的事情不重要不緊急的事件 5、重復、價值不大的事情可以放棄的事件,爭分奪秒重視事件的目標,1,2,3,4,5,參加學校英語百詞競賽12：2013：10,尋找協(xié)助開會的人并告知其會議內(nèi)容與要求（明天演講比賽）,與文學社社長商量另定討論時間（周六外出）,向老師請假,告訴好朋友下周一中

10、午再一起去看體育雜志,總結(jié)： 用計劃“超越”時間我們的原則是：首先考慮做好重要緊急的事情，其次安排好緊急的事情，自己做好重要的事情，放棄重復、價值不大的事情，最后考慮不重要、不緊急的事情。 爭分奪秒重視事件的目標,作業(yè) 案例： 某人一周的事務清單： 臨時參加各部門協(xié)調(diào)會。 解決客人投訴。 編寫下個月部門員工排班。 歸檔大堂副理本周所有文件。 去拜訪VIP客人。 計劃給前廳員工及其領(lǐng)班進行關(guān)于發(fā)票登記的培訓。 陪朋友買手機。 向上次聯(lián)系的客戶詢問產(chǎn)品使用情況，搜集反饋資料。 核查下午客人信用額度報表。 發(fā)傳真取消客人預授權(quán)。 打若干個溝通的電話。 核查當日所有掛賬賬單及其消費小單是否準備齊全。 保安員報告有兩客人在停車場打架斗毆。 去當當網(wǎng)購買最近很火的一本書杜拉拉升職記 。 幫助一名新同事解決系統(tǒng)中一個遇到的難題。,1、（不重要但緊急） 2、（重要