行政后勤管理制度(匯編)

1、行政管理制度、第一節(jié) 總則第一條、為使本公司后勤事務(wù)工作及行政事務(wù)工作走上正規(guī)化、制度化、現(xiàn)代化的道路，在有章可循的情況下提高后勤工作的管理水平，規(guī)范公司的后勤管理，特制定本制度。第二條、本公司自董事長(zhǎng)以下工作人員均稱為公司職員，本公司各級(jí)職員均須嚴(yán)格遵守和認(rèn)真執(zhí)行本制度的各項(xiàng)規(guī)定。第三條、公司涉及到后勤及行政事務(wù)方面的具體工作，均依照本制度執(zhí)行。、第二節(jié) 管理機(jī)構(gòu)及職能部門關(guān)系第四條、公司行政管理部（簡(jiǎn)稱行政部）是執(zhí)行后勤事務(wù)和行政事務(wù)的職能部門，履行相應(yīng)工作的具體開展執(zhí)行義務(wù)，并享有就相應(yīng)事務(wù)進(jìn)行管理的權(quán)力。除另有特殊細(xì)分的后勤行政工作事務(wù)劃歸具體職能部門或者組織負(fù)責(zé)執(zhí)行并享有管理權(quán)力外，

2、其余后勤行政事務(wù)均歸屬于行政部。第五條、公司行政部之外的其他非下屬職能部門在部門職責(zé)工作方面和行政部之間不存在管轄與被管轄的關(guān)系，但是凡涉及到后勤事務(wù)的具體工作事項(xiàng)的，無論是日常工作以辦公室為主的職能部門還是日常工作以一線經(jīng)營(yíng)現(xiàn)場(chǎng)為主但涉及到辦公室工作的職能部門，都必須認(rèn)真配合行政部工作，并在必要時(shí)接受行政部的監(jiān)督、指導(dǎo)和管理。第六條、公司行政部的主管職責(zé)包括：1、辦公區(qū)域環(huán)境的維護(hù)和管理。2、來訪來電的接待處理及交接反饋。3、公司制度的規(guī)范及建設(shè)推進(jìn)。4、公司證照、印章的管理。5、合同、文書、文件及檔案和資料的管理。6、員工獎(jiǎng)懲的規(guī)范和落實(shí)執(zhí)行。7、會(huì)議會(huì)務(wù)的安排和管理。8、辦公室物資的管理

3、維護(hù)。9、辦公用品的管理。10、其他職能部門工作的跟蹤協(xié)調(diào)和反饋。11、其他日常辦公事務(wù)的執(zhí)行和管理。 、第三章 后勤行政事務(wù)工作的基本原則第七條、后勤事務(wù)工作基本原則：1、服務(wù)其他職能部門或人員原則。2、樹立親和形象原則。3、不破壞公司利益和原則前提下的為其他職能部門或人員提供盡可能多方便原則。4、美觀、美譽(yù)原則。5、合理前提下的成本盡可能控制原則。第八條、行政事務(wù)工作基本原則：1、企業(yè)安全第一原則。2、執(zhí)行規(guī)范及推動(dòng)規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程原則。3、企業(yè)安全隱患最低化原則。4、以公司整體利益為前提的大局觀原則。5、樹立公正、標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)謹(jǐn)形象原則。6、抵抗并排除阻力原則。 、第四節(jié) 證照管理第九條、本處

4、所稱證照管理適用于公司所有證照的管理，包括公司和下屬組織的法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)經(jīng)營(yíng)許可證、企業(yè)代碼證、稅務(wù)登記證、房產(chǎn)證、土地證及經(jīng)營(yíng)運(yùn)轉(zhuǎn)中所需的各類證件及公司統(tǒng)一為員工辦理的健康證、工作證等。第十條、行政部是執(zhí)行公司證照內(nèi)部管理的職能部門，負(fù)責(zé)各種證照的申報(bào)、登記、變更、年檢、注銷；證照的保管、登記、備案。在辦理證照過程中有關(guān)職能部門或者人員根據(jù)職責(zé)承辦部分事項(xiàng)和全部事項(xiàng)。（注：具體涉及對(duì)外工作的，由對(duì)外拓展部負(fù)責(zé)執(zhí)行。）第十一條、各類證照由行政部登記造冊(cè)，實(shí)行專人統(tǒng)一管理。證件保管人必須妥善保管各類證照，如出現(xiàn)損壞或丟失，要立即向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告外，并與發(fā)證機(jī)關(guān)聯(lián)系，及時(shí)辦理證照的掛失和補(bǔ)辦手續(xù)

5、，同時(shí)追究其相關(guān)責(zé)任。第十二條、所有證照實(shí)行分類保管。第十三條、所有證照按照多種形式同步保管原則進(jìn)行保管。1、所有證照按照原件、掃描電子文件、復(fù)印件三種形式進(jìn)行同步保管。2、證照原件一律由行政部最高負(fù)責(zé)人進(jìn)行保管。存在特殊情況的由總經(jīng)理另外指定專人對(duì)部分或則全部證照原件進(jìn)行保管。3、所有證照復(fù)印件文員處備檔一份。4、重要證照復(fù)印件總經(jīng)理辦公室備檔一份或者由總經(jīng)理指定專人保存一份備檔。5、所有證照的掃描電子文件由總經(jīng)理辦公室、行政主管、文員各保存一份。第十四條、以任何形式保存的證照都必須為密級(jí)保存。即：原件必須存放于安全之處并隨時(shí)保證上鎖；復(fù)印件上鎖保存；掃描電子文件加密保存。第十五條、證照在以

6、各種形式保存時(shí)均須一并保存同步更新的匯總目錄。第十六條、各類證照未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得隨意翻動(dòng)、復(fù)印、外借，更不許擅自使用公司的證照進(jìn)行各種擔(dān)保。第十七條、各部門如需使用證照必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或行政部最高負(fù)責(zé)人同意批準(zhǔn)，說明使用范圍和使用時(shí)間，辦理使用登記手續(xù)后，方可攜帶外出，使用完畢后，用件人和證件管理人應(yīng)在登記表上注明領(lǐng)?。ń换兀r(shí)間并簽字。第十八條、凡進(jìn)行一般性查閱的，原則上以電子文件為第一優(yōu)先級(jí)，復(fù)印件為第二優(yōu)先級(jí)。如無特殊需要，原則上一般不直接翻閱證照原件。證照查閱的，保管責(zé)任人須在場(chǎng)監(jiān)督查閱操作情況。所有查閱須有主管領(lǐng)導(dǎo)或者行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可進(jìn)行查閱。第十九條、屬于常用到復(fù)印件

7、的證照的，原則上提前多制作復(fù)印件，由文員保管。（注：以備使用為前提的復(fù)印件不得與以保存?zhèn)錂n為前提的復(fù)印件一起保存。）第二十條、證件保管人需對(duì)到期的證件，提醒主管領(lǐng)導(dǎo)安排相關(guān)人員及時(shí)驗(yàn)證。不及時(shí)驗(yàn)證者，造成的各類損失由相關(guān)責(zé)任人擔(dān)負(fù)，并追究其責(zé)任。第二十一條、證件主管人因工作需要而調(diào)動(dòng)崗位時(shí)，應(yīng)填制“證件移交清冊(cè)”，移交人和接交人在與證件清單核對(duì)數(shù)目后，二人均在“證件移交清冊(cè)”上簽字。（注：證照移交的，須行政部負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理辦公室、文員三處的匯總目錄一起核對(duì)，確認(rèn)無遺漏。）第二十二條、公司為服務(wù)員辦理的健康證可另委派專人對(duì)原件妥善保管，不得遺失；公司為職工辦理的工作證由個(gè)人保管，職工在離崗時(shí)必須

8、交回工作證 。 、第五節(jié) 印章管理第二十三條、公司的印章根據(jù)用途、類別分為：公司公章、財(cái)務(wù)專用章、法人章。第二十四條、關(guān)于印章的保管：1、公司公章由行政部最高負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)保管，或者由總經(jīng)理指定專人進(jìn)行保管。2、公司財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)保管，或者由總經(jīng)理指定專人進(jìn)行保管。3、法人章由財(cái)務(wù)部出納負(fù)責(zé)保管，或者由法人指定專人進(jìn)行保管。4、公司其他業(yè)務(wù)類用章的按實(shí)際需要指定專人負(fù)責(zé)保管。第二十五條、各類印章的使用范圍：1、公司公章的使用范圍：公司對(duì)外簽發(fā)的文件；公司與相關(guān)單位聯(lián)合簽發(fā)的文件；由公司出具的證明及有關(guān)資料；公司對(duì)外提供的財(cái)務(wù)報(bào)告；公司章程、協(xié)議；員工的調(diào)動(dòng)、任免及聘用。2、財(cái)務(wù)專用章及

9、法人章主要用于貨幣結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)。第二十六條、關(guān)于印章的管理：1、各類印章的使用須嚴(yán)格登記程序，完成審批手續(xù)后方可用??；不符合規(guī)定和不經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件、資料、合同等，公章保管人有權(quán)拒印。使用公章須履行登記手續(xù)，由經(jīng)辦人至行政部填寫公章使用登記表，寫明用印事由，并經(jīng)直接經(jīng)理審核同意后，方可用印。以公司名義上報(bào)、外送、下發(fā)的文件、資料等，由行政部審核后報(bào)總經(jīng)理審閱批準(zhǔn)，通過后方可加蓋印章。任何人不得以任何事由要求在空白書面上加蓋公章。除正常的財(cái)務(wù)需要用到財(cái)務(wù)專用章與法人章外，其他事項(xiàng)必須經(jīng)過財(cái)務(wù)部經(jīng)理報(bào)請(qǐng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可使用。法人章用印須履行登記手續(xù)，由經(jīng)辦人至財(cái)務(wù)部填寫法人章使用登記表寫

10、明用印事由，并經(jīng)直接經(jīng)理，總經(jīng)理審核同意后，方可用印。任何人不得以任何事由在空白書面上加蓋財(cái)務(wù)專用章和法人章。2、任何情況不得攜出各類公章或外借。若因工作需要，確須將印章帶出，需提交申請(qǐng)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可帶出。公章帶出期間，只可將公章用于申請(qǐng)事由，并對(duì)公章的使用承擔(dān)一切責(zé)任。3、各類公章的保管人嚴(yán)格執(zhí)行公司印章管理制度，不得私自使用公章，不得外借，不因任何人指示、要求而違規(guī)用章。4、保管人員不在時(shí)由總經(jīng)理指定人代管，雙方做好印章的交接手續(xù)。第二十七條、由于審批人的過錯(cuò)決定或者印章保管人的過錯(cuò)行為履行蓋章手續(xù)而導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)任人應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)賠償或者由公司酌情處以相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰。第二十八

11、條、凡涉及印章使用事務(wù)的，無論具體印章是否歸屬于行政部管轄，行政部均享有用印查詢及監(jiān)督指導(dǎo)權(quán)，并須履行定期或不定期的用印記錄查詢及監(jiān)督指導(dǎo)義務(wù)。 、第六節(jié) 合同管理第二十九條、本制度適用于公司及其所屬各單位與各法人單位、其他經(jīng)濟(jì)組織、自然人或相互之間簽訂的各類合同、協(xié)議等，包括但不限于買賣合同、借款合同、租賃合同、加工承攬合同、運(yùn)輸合同、資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同、倉儲(chǔ)合同、服務(wù)合同、保險(xiǎn)合同等。第三十條、合同管理的原則：1、合同管理必須遵循依法辦事，預(yù)防為主，層層把關(guān)，跟蹤監(jiān)督，及時(shí)調(diào)處，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的原則。2、簽訂、履行、變更、解除合同，必須遵守中華人民共和國(guó)合同法及有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章，參照有關(guān)政

12、策。第三十一條、管理、參與合同工作的一切有關(guān)人員，應(yīng)當(dāng)為公司保守商業(yè)秘密。第三十二條、由行政部履行公司的合同管理職責(zé)，必要時(shí)顧問人員協(xié)助參與。第三十三條、合同管理職責(zé)：A、合同管理部門對(duì)合同管理的主要職責(zé)：1、認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行中華人民共和國(guó)合同法和有關(guān)條例，依法保護(hù)本企業(yè)的合法權(quán)益。2、制定、修訂本公司合同管理制度、辦法，組織實(shí)施合同管理工作。3、審查合同，防止不完善或不合法的合同出現(xiàn)。4、協(xié)助合同承辦人員依法簽訂合同，參與重大合同談判與簽訂。5、做好合同統(tǒng)計(jì)、歸檔、保管工作。6、監(jiān)督、檢查本公司合同簽訂、履行情況。7、宣傳合同法和有關(guān)法規(guī)，培訓(xùn)合同管理人員和業(yè)務(wù)人員、采購人員。8、依法處理

13、本公司的合同糾紛。9、制止公司或個(gè)人利用合同進(jìn)行違法活動(dòng)。10、按期統(tǒng)計(jì)、匯總本公司合同簽訂、履行以及合同糾紛處理情況并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。B、合同履行職能部門的主要職責(zé)：1、依法簽訂、變更、解除本部門的合同。2、嚴(yán)格審查本部門所簽訂的合同，重大合同提交有關(guān)方面會(huì)審。3、對(duì)所簽合同，認(rèn)真執(zhí)行，并定期自查合同履行情況。4、在合同履行過程中，加強(qiáng)與其它各有關(guān)部門聯(lián)系，發(fā)生問題及時(shí)向行政部通報(bào)。5、本部門合同的登記、統(tǒng)計(jì)、歸檔工作。6、協(xié)助行政部對(duì)合同糾紛的處理。C、財(cái)務(wù)部門的主要職責(zé)：1、加強(qiáng)與供銷等有關(guān)部門的聯(lián)系，及時(shí)通報(bào)合同履行中的應(yīng)收應(yīng)付情況。2、認(rèn)真做好與合同有關(guān)的應(yīng)收應(yīng)付款項(xiàng)的統(tǒng)計(jì)、分析，提

14、出處理建議、妥善保管收、付憑證。必要的就相應(yīng)的財(cái)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行把關(guān)，提出具體分析和財(cái)務(wù)依據(jù)，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。3、配合行政部做好合同管理工作。第三十四條、合同審簽管理。1、公司對(duì)外簽訂合同，應(yīng)由法定代表人或法定代表人授權(quán)的代理人進(jìn)行。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得以公司名義對(duì)外簽訂合同。2、嚴(yán)禁將合同業(yè)務(wù)介紹信轉(zhuǎn)借其他單位或個(gè)人使用。介紹信的存根應(yīng)當(dāng)保存五年，以備核查。3、除及時(shí)清結(jié)者外，合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式，合同文本應(yīng)當(dāng)采用規(guī)范文本；合同相對(duì)方提供的合同文本必須送交行政部審核。4、所有合同都應(yīng)按順序由行政部統(tǒng)一編號(hào)。5、合同及其有關(guān)的書面材料，應(yīng)當(dāng)語言規(guī)范，字跡（符號(hào)）清晰，條款完整，內(nèi)容具體，用語準(zhǔn)確、無歧

15、義。6、訂立合同，必須完備合同條款。合同條款一般包括當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所，標(biāo)的，數(shù)量和質(zhì)量，價(jià)款和報(bào)酬，履行的期限、地點(diǎn)和方式，違約責(zé)任及解決爭(zhēng)議的方法等。7、對(duì)于合同標(biāo)的沒有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)又難以用書面確切描述的，應(yīng)當(dāng)封存樣品，由合同雙方共同封存，加蓋公章或合同章，分別交由各分公司經(jīng)理、各部門經(jīng)理或主管負(fù)責(zé)保管。8、訂立依法可以設(shè)定擔(dān)保或者對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的履約能力沒有把握的合同，應(yīng)當(dāng)要求對(duì)方當(dāng)事人依法提供保證、抵押、留置、定金等相應(yīng)形式的有效擔(dān)保。對(duì)方當(dāng)事人提供的保證人，必須是法律許可的具有代為清償債務(wù)能力的法人、其他組織或者自然人。對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的保證人的主體資格和清償債務(wù)能力要參照本制度的規(guī)定

16、進(jìn)行審查。9、對(duì)外簽訂合同，要明確選擇糾紛管轄地，并力求選擇本公司所在地法院。10、法定代表人或合同承辦人應(yīng)當(dāng)親自在合同文本上簽名蓋章。11、簽訂合同，應(yīng)當(dāng)加蓋單位的合同專用章或公章。嚴(yán)禁在空白合同文本上加蓋合同專用章或公章。單份合同文本達(dá)二頁以上的須加蓋騎縫章。第三十五條、合同審簽程序。1、簽訂合同前必須嚴(yán)格審查對(duì)方當(dāng)事人的主體資格。 對(duì)法人必須審查原件或者蓋有工商行政管理局復(fù)印專用章的公司法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照或營(yíng)業(yè)執(zhí)照的副本復(fù)印件（必須有最近年檢章）。對(duì)非法人經(jīng)濟(jì)組織，應(yīng)當(dāng)審查其是否按法律規(guī)定登記并領(lǐng)取營(yíng)業(yè)執(zhí)照。對(duì)分支機(jī)構(gòu)或是事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體設(shè)立的經(jīng)營(yíng)單位，除審查其經(jīng)營(yíng)范圍外，還應(yīng)同時(shí)審查其所從

17、屬的法人主體資格。對(duì)外方當(dāng)事人的資格審查，應(yīng)調(diào)查清楚其地位和性質(zhì)、公司或組織是否合法存在、法定名稱、地址、法定代表人姓名、國(guó)籍及公司或組織注冊(cè)地。2、簽訂合同前需要審查代理人的代理身份和代理資格。代理人職務(wù)資格證明及個(gè)人身份證；被代理人簽發(fā)的授權(quán)委托書；代理行為是否超越了代理權(quán)限或代理權(quán)是否超出了代理期限。3、簽訂合同，必須認(rèn)真審查對(duì)方當(dāng)事人的履約能力。4、簽訂合同，應(yīng)當(dāng)仔細(xì)審查對(duì)方當(dāng)事人提供的有關(guān)證明資料，必要時(shí)應(yīng)到簽發(fā)部門進(jìn)行驗(yàn)證或進(jìn)行實(shí)地考察，以防對(duì)方當(dāng)事人偽造或變?cè)熳C明材料。對(duì)方當(dāng)事人提供的各種證明資料中所使用的當(dāng)事人名稱、印章等內(nèi)容必須完全一致。5、下列資料不能作為主體資格和履約能力

18、的證明資料，但可歸入合同檔案保存，以備考查。名片；廠家介紹、產(chǎn)品介紹等資料；各類廣告、宣傳資料；各類電話、傳真、郵箱等通訊工具號(hào)碼；對(duì)方當(dāng)事人提供的未經(jīng)我方合同承辦人見證而復(fù)制的或未與原件核對(duì)無異的復(fù)印資料。6、合同承辦人應(yīng)將合同的副本一份及時(shí)送交本單位財(cái)務(wù)部門備案，作為財(cái)務(wù)部門收付款物的依據(jù)。第三十六條、合同履行、變更和解除。1、合同履約管理。法定代表人、公司總經(jīng)理全面負(fù)責(zé)合同的履行。合同承辦單位、部門和人員具體負(fù)責(zé)其訂立合同的履行。在履行合同過程中，根據(jù)情況的變化，應(yīng)當(dāng)對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的履行能力進(jìn)行跟蹤調(diào)查。如發(fā)現(xiàn)問題，合同承辦人要及時(shí)處理，必要時(shí)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人同意，可實(shí)地調(diào)查合同標(biāo)的情況和對(duì)方

19、當(dāng)事人的履約能力。接收標(biāo)的必須經(jīng)過嚴(yán)格的驗(yàn)收或商檢程序。對(duì)不符合制度和合同約定的標(biāo)的應(yīng)在法定期限內(nèi)及時(shí)提出書面異議。合同結(jié)算必須通過本單位財(cái)務(wù)部門進(jìn)行。對(duì)合法有效的合同，財(cái)務(wù)部門必須在合同約定的期限內(nèi)結(jié)算。對(duì)未經(jīng)合法授權(quán)或超權(quán)限簽訂的合同，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕結(jié)算。凡與合同有關(guān)的來往文書、電傳、信函、電話記錄都應(yīng)作為履約證據(jù)留存。對(duì)方當(dāng)事人的履約情況，除妥善保存有關(guān)收付憑證外，還要做好履約記錄。我方當(dāng)事人收到對(duì)方當(dāng)事人通過郵遞方式傳送的與合同有關(guān)的法律文書時(shí)，應(yīng)當(dāng)連同信封一并收存。通過郵遞方式傳送與合同有關(guān)的法律文書時(shí)，必須使用掛號(hào)信函，并保存郵局收據(jù)、回執(zhí)備案。2、合同的變更和解除。對(duì)方當(dāng)事人作

20、為款物接收人而要求變更接收人時(shí)，必須有書面變更協(xié)議。嚴(yán)禁未取得對(duì)方當(dāng)事人的書面材料而憑口頭約定向已變更的接收人發(fā)貨或付款。我方當(dāng)事人遇有不可抗力或者其他原因無法履行合同時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集有關(guān)證據(jù)，并立即以書面形式通知對(duì)方當(dāng)事人，同時(shí)積極采取補(bǔ)救措施，減少損失。發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人不履行或不完全履行合同時(shí)，合同承辦人應(yīng)當(dāng)催促對(duì)方當(dāng)事人采取有效補(bǔ)救措施，收集、保存對(duì)方當(dāng)事人不履行合同的有關(guān)證據(jù)，及時(shí)向行政部報(bào)告。我方當(dāng)事人因故變更或解除合同，應(yīng)當(dāng)及時(shí)以書面形式通知對(duì)方當(dāng)事人，說明變更或解除合同的原因和請(qǐng)求對(duì)方書面答復(fù)的期限，盡快與對(duì)方當(dāng)事人達(dá)成變更或解除合同的協(xié)議。第三十七條、合同糾紛處理。1、合同糾紛管

21、理：為解決合同糾紛所采取的各項(xiàng)措施，必須在法定的訴訟時(shí)效和期間內(nèi)進(jìn)行。發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人利用合同進(jìn)行詐騙等犯罪活動(dòng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)立即向單位負(fù)責(zé)人報(bào)告并向公安機(jī)關(guān)報(bào)案。合同承辦部門、人員應(yīng)配合好公司行政部參加仲裁或訴訟。合同糾紛發(fā)生后，可以通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式解決。合同發(fā)生糾紛后，需要委托代理人參加仲裁或訴訟活動(dòng)的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)委托有資質(zhì)的代理人參與處理糾紛。解決合同糾紛的申請(qǐng)書、起訴書、證據(jù)、答辯書、協(xié)議書、調(diào)解書、仲裁書、裁定書、判決書等，在結(jié)案后十日內(nèi)，由承辦人送交行政部備案。2、合同糾紛處理程序：發(fā)生合同糾紛，合同承辦部門、人員應(yīng)立即報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)和行政部、公司領(lǐng)導(dǎo)，行政部、供銷部門、財(cái)務(wù)部

22、等相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)提供解決糾紛所需的相關(guān)材料。在處理合同糾紛過程中，對(duì)于可能因?qū)Ψ疆?dāng)事人的行為或者其他原因，使判決不能執(zhí)行或者難以執(zhí)行的案件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向法院申請(qǐng)財(cái)產(chǎn)保全。合同糾紛發(fā)生后，應(yīng)當(dāng)依法采取一切措施，積極收集、整理有關(guān)證據(jù)。在證據(jù)可能滅失或者難以取得的情況下，應(yīng)當(dāng)向法院申請(qǐng)保全證據(jù)。向法院提供原始證據(jù)時(shí)，必須先行復(fù)制，并請(qǐng)求法院的承辦人員出具證據(jù)收?qǐng)?zhí)。第三十八條、合同資料管理。1、下列資料可以作為合同檔案資料內(nèi)容：談判記錄、可行性研究報(bào)告和報(bào)審及批準(zhǔn)文件；對(duì)方當(dāng)事人的法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、事業(yè)法人執(zhí)照的副本復(fù)印件；對(duì)方當(dāng)事人履約能力證明資料復(fù)印件；對(duì)方當(dāng)事人的法定代表人或合同承辦人的

23、職務(wù)資格證明、個(gè)人身份證明、介紹信、授權(quán)委托書的原件或復(fù)印件；我方當(dāng)事人的法定代表人的授權(quán)委托書的原件和復(fù)印件；對(duì)方當(dāng)事人的擔(dān)保人擔(dān)保能力和主體資格證明資料的復(fù)印件；雙方簽訂或履行合同的往來電報(bào)、電傳、信函、電話記錄等書面材料和視聽材料；登記、見證、鑒證、公證等文書資料；合同正本、副本及變更、解除合同的書面協(xié)議；標(biāo)的驗(yàn)收記錄；交接、收付標(biāo)的、款項(xiàng)的原始憑證復(fù)印件。2、合同資料歸檔、統(tǒng)計(jì)與管理。公司所有合同都必須統(tǒng)一編號(hào)，由行政部妥善保管。合同承辦人辦理完畢簽訂、變更、履行及解除合同的各項(xiàng)手續(xù)后十日內(nèi)，應(yīng)將合同檔案資料移交行政部。第三十九條、凡因未按規(guī)定處理合同事宜、未及時(shí)匯報(bào)情況和遺失合同有關(guān)

24、資料而給公司造成損失的，追究相關(guān)負(fù)責(zé)人和責(zé)任人的經(jīng)濟(jì)和行政責(zé)任。第四十條、行政部應(yīng)定期將履行完畢或不再履行的合同有關(guān)資料按合同編號(hào)整理，由法務(wù)主管確認(rèn)后交行政部檔案管理人員存檔，不得隨意處置、銷毀、遺失。 、第七節(jié) 文書文件及檔案資料管理第四十一條、行政部為文書、文件及檔案資料管理的職能部門。第四十二條、具體細(xì)則參見辦公室文件管理制度。 、第八節(jié) 員工獎(jiǎng)懲管理第四十三條、行政部是執(zhí)行員工獎(jiǎng)懲并對(duì)獎(jiǎng)懲事務(wù)進(jìn)行管理的職能部門。第四十四條、針對(duì)員工獎(jiǎng)勵(lì)，實(shí)行精神獎(jiǎng)勵(lì)和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)并重原則；凡員工懲處，實(shí)行行政處罰和經(jīng)濟(jì)處罰同步原則。第四十五條、員工獎(jiǎng)勵(lì)的基本原則：1、促進(jìn)良好精神或者風(fēng)氣發(fā)揚(yáng)原則。2、以

25、事實(shí)依據(jù)為前提的公平、公正、公開原則。3、適時(shí)性和及時(shí)性原則。4、具體性原則。5、廣泛性和經(jīng)常性原則。6、合理性原則。7、不違背企業(yè)整體發(fā)展原則。8、物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)同步推進(jìn)原則。9、以團(tuán)結(jié)員工為前提的激勵(lì)原則。10、多樣性原則。第四十六條、員工懲處的基本原則。1、就事論事、對(duì)事不對(duì)人的公正性原則。2、事件發(fā)生后處理的及時(shí)性原則。3、處罰和批評(píng)教育結(jié)合的原則。4、處罰法定原則。5、同質(zhì)錯(cuò)誤盡可能同樣計(jì)量處罰力度的公平性原則。6、保障當(dāng)事人合法權(quán)益原則。7、打壓不良風(fēng)氣或者精神傾向原則。8、具體性原則。9、處罰與有效溝通和分析并行的教育原則。10、以團(tuán)結(jié)員工為前提的方向性原則。11、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人

26、員態(tài)度口徑一致原則。12、處罰方式靈活合理原則。13、注意場(chǎng)所和環(huán)境的原則。14、嚴(yán)禁情緒化處理原則。15、尊重當(dāng)事人人格原則。第四十七條、關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)的執(zhí)行：1、例行性獎(jiǎng)勵(lì)：其他部門配合行政部完成核定所需信息收集行政部統(tǒng)計(jì)分析信息確定具體獎(jiǎng)勵(lì)的分布情況報(bào)總經(jīng)理進(jìn)行審核執(zhí)行獎(jiǎng)勵(lì)并公布和表揚(yáng)涉及財(cái)務(wù)部的由行政部進(jìn)行信息傳達(dá)獎(jiǎng)勵(lì)信息的備案。2、非例行性獎(jiǎng)勵(lì)：獎(jiǎng)勵(lì)提議人（部門主管級(jí)以上人員）提交獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料行政部進(jìn)行審核及必要的調(diào)查報(bào)總經(jīng)理進(jìn)行審核執(zhí)行獎(jiǎng)勵(lì)并公布和表揚(yáng)涉及財(cái)務(wù)部的由行政部進(jìn)行信息傳達(dá)獎(jiǎng)勵(lì)信息的備案。3、特殊獎(jiǎng)勵(lì)：由總經(jīng)理或者董事長(zhǎng)提名傳達(dá)到行政部（必要時(shí)行政部需進(jìn)行相應(yīng)的情況了解，如

27、果出現(xiàn)嚴(yán)重不符或者較大偏差的，必須及時(shí)進(jìn)行反饋）執(zhí)行獎(jiǎng)勵(lì)并公布和表揚(yáng)涉及財(cái)務(wù)部的由行政部進(jìn)行信息傳達(dá)獎(jiǎng)勵(lì)信息的備案。第四十八條、凡是以公司名義進(jìn)行了獎(jiǎng)勵(lì)的，行政部必須進(jìn)行相應(yīng)的備案。第四十九條、關(guān)于員工懲處的執(zhí)行：1、執(zhí)行程序：事由呈報(bào)職能部門配合行政部進(jìn)行具體情況的核實(shí)了解進(jìn)行約談和溝通合理計(jì)量處罰標(biāo)準(zhǔn)并執(zhí)行公布警示涉及財(cái)務(wù)部的由行政部進(jìn)行信息傳達(dá)懲處信息的備案跟蹤教育和必要的安撫。2、凡進(jìn)行懲處的，事件情況及處理結(jié)果必須進(jìn)行相應(yīng)的公布，以起到相應(yīng)的警示教育作用。同時(shí)，懲處之后必須對(duì)當(dāng)事人由相應(yīng)的跟蹤了解，具體職責(zé)由當(dāng)事人的直接上級(jí)履行，必要時(shí)其他管理人員協(xié)助參與。如果出現(xiàn)了異常情況的，須及

28、時(shí)反饋到行政部。第五十條、凡是以公司名義進(jìn)行了懲處的，行政部必須進(jìn)行相應(yīng)的備案。第五十一條、凡正式懲處，一律以行政部核定為準(zhǔn)。未經(jīng)行政部核定的懲處為無效懲處，因此涉及到經(jīng)濟(jì)罰款或者變相經(jīng)濟(jì)罰款的，財(cái)務(wù)部不得收取。第五十二條、凡因懲處而涉及到經(jīng)濟(jì)罰款的，罰金一律由財(cái)務(wù)部收取。其他任何部門或者人員無權(quán)向任何員工收取罰金或者是變相收取實(shí)物作為處罰。第五十三條、財(cái)務(wù)部收取罰金時(shí)須開具收據(jù)，未開具收據(jù)的，當(dāng)事人不予繳納。第五十四條、針對(duì)獎(jiǎng)懲工作，公司所有員工有權(quán)進(jìn)行監(jiān)督和投訴。 、第九節(jié) 辦公用品管理第五十五條、行政部是履行辦公用品管理職責(zé)的職能部門。第五十六條、本處所稱辦公用品包括個(gè)人辦公使用消耗品、

29、管理品、部門使用消耗品。1、個(gè)人使用消耗品包括鉛筆、膠水、大頭針、回形針、釘書針、便簽、信紙、軟抄本、筆記本、墨水、文件夾、鐵夾、鳳尾夾、文件袋等。2、管理品包括剪刀、裁紙刀、訂書機(jī)、打孔機(jī)、文件筐、尺子、筆筒等。3、部門使用消耗品包括打印復(fù)印紙、復(fù)寫紙、印泥、碳粉、色帶、墨盒、印刷表格、白板筆（擦）、紙杯、茶葉、飲用水等。第五十七條、所有辦公用品按照有計(jì)劃性控制原則進(jìn)行采買和管理。第五十八條、辦公用品采買均實(shí)行先申報(bào)再購買的基本原則。1、100元以內(nèi)金額的采買，由行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2、100元以上金額的采買，報(bào)行政部負(fù)責(zé)人審查通過后由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可采買。3、凡擅自采買的物品，一律不給予報(bào)銷。

30、第五十九條、辦公用品由文員負(fù)責(zé)保管存放和發(fā)放。屬于批量物品的，由倉庫進(jìn)行保管，文員負(fù)責(zé)領(lǐng)取發(fā)放。所有辦公用品完成采買后都必須辦理入庫手續(xù)，未辦理入庫手續(xù)的，不得給予報(bào)銷。物品采買后7天內(nèi)未辦理入庫手續(xù)的，不得給予報(bào)銷。第六十條、倉庫管理員根據(jù)物品入庫時(shí)間順序建立辦公用品采購登記。文員同步根據(jù)物品采購時(shí)間順序建立辦公用品采購登記。倉庫管理員和文員之間不得私自交換或者是照抄采購登記。文員以月度為周期向行政部負(fù)責(zé)人提交采購登記記錄。第六十一條、所有物品的領(lǐng)出都必須進(jìn)行詳細(xì)登記，領(lǐng)用人簽字認(rèn)可。物品發(fā)出情況和領(lǐng)用登記信息不一致造成物品流失的，流失部分由保管人員負(fù)責(zé)賠償。第六十二條、管理品由具體使用人或

31、者是保管人進(jìn)行保管，出現(xiàn)合理損耗的以舊換新進(jìn)行核銷，出現(xiàn)流失的由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償。工作異動(dòng)時(shí)管理品須進(jìn)行有效移交。第六十四條、部門消耗性辦公用品由文員負(fù)責(zé)日常管理，并對(duì)使用情況進(jìn)行記錄。第四十七條、所有常用辦公用品都必須有合理數(shù)量的備貨。屬于倉庫保管的批量物品出現(xiàn)非合理斷貨的，追究倉庫管理人員責(zé)任；屬于文員保管的常用物品出現(xiàn)非合理斷貨的，追究文員責(zé)任。如果因此而造成對(duì)工作產(chǎn)生重大影響的，另行追究其他責(zé)任。第四十八條、辦公用品的發(fā)放。1、100元以內(nèi)金額的，由行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2、100元以上金額的，報(bào)行政部負(fù)責(zé)人審查通過后總經(jīng)理批準(zhǔn)。3、凡擅自發(fā)放的物品，由保管責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償。第四十九條、行政部

32、負(fù)責(zé)人須定期或者不定期對(duì)辦公用品采買及使用情況進(jìn)行盤查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)異常問題的必須及時(shí)進(jìn)行處理。第五十條、行政部負(fù)責(zé)人以季度為周期就辦公用品采買和使用情況進(jìn)行書面匯報(bào)。 、第十節(jié) 會(huì)議管理第五十一條、基本原則：1、以計(jì)劃為前提的統(tǒng)籌安排原則。2、召集會(huì)議應(yīng)堅(jiān)持精簡(jiǎn)、高效、務(wù)實(shí)、節(jié)約的原則，可通過協(xié)商或下發(fā)文字材料解決問題的事項(xiàng)，均不必召開會(huì)議。3、會(huì)議應(yīng)作到目的明確、材料齊全、議題清晰。4、明確及唯一主持人原則。5、所有參會(huì)人員為會(huì)議事項(xiàng)保密原則。6、會(huì)議期間參會(huì)人員接受主持人領(lǐng)導(dǎo)原則。7、會(huì)議的根本目的是促進(jìn)問題的解決。第五十二條、關(guān)于會(huì)議的召開：1、例行性會(huì)議按照例行規(guī)則召開。2、非例行性會(huì)

33、議以臨時(shí)通知為準(zhǔn)。3、非權(quán)限人員無權(quán)召開會(huì)議。（注：部門或組織負(fù)責(zé)人或者職責(zé)代理人有權(quán)召開所屬部門或者組織的會(huì)議；如無特殊指定，任何人無權(quán)組織非所轄部門召開會(huì)議。）4、會(huì)議安排的原則為：小會(huì)服從大會(huì)，局部服從整體，臨時(shí)會(huì)議服從例會(huì)。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會(huì)議不受此限制，可遵循“特事特辦”的原則，適時(shí)召開。第五十三條、關(guān)于會(huì)務(wù)：1、凡屬公司內(nèi)部會(huì)議，如無特殊安排的，一律由行政部負(fù)責(zé)組織會(huì)務(wù)工作。2、會(huì)議的通知傳達(dá)由文員負(fù)責(zé)。3、會(huì)議中途服務(wù)工作由文員負(fù)責(zé)。第五十四條、會(huì)議指定專人進(jìn)行會(huì)議記錄。第五十五條、會(huì)議紀(jì)律：1、通知須參會(huì)人員不得拒絕和逃避參與會(huì)議。2、不得遲到早退。3、中途不得無故離

34、開，存在特殊情況的以會(huì)議主持人批準(zhǔn)為準(zhǔn)。4、會(huì)議期間手機(jī)等通訊工作須調(diào)整為關(guān)閉或者靜音狀態(tài)。5、會(huì)議期間所有人員由義務(wù)保持良好形象，言行舉止得體。6、會(huì)議期間不得隨意打斷他人說話。第五十六條、會(huì)議討論一律圍繞工作而展開，嚴(yán)禁人身攻擊和人格侮辱。第五十七條、凡會(huì)議通過事項(xiàng)，必須認(rèn)真落實(shí)履行。第五十八條、所有參會(huì)人員均有義務(wù)認(rèn)真做好參加會(huì)議的各項(xiàng)準(zhǔn)備。所有參會(huì)人員均有義務(wù)認(rèn)真聽取會(huì)議內(nèi)容。第五十九條、會(huì)后工作。1、會(huì)議做出的決議、決定，在會(huì)議結(jié)束后盡快組織落實(shí)。屬綜合性會(huì)議由行政部進(jìn)行工作跟蹤；屬部門專項(xiàng)會(huì)議由召集部門督辦；屬于特殊事項(xiàng)指定了專人負(fù)責(zé)跟蹤匯報(bào)的，由指定的專人負(fù)責(zé)跟蹤匯報(bào)。2、會(huì)議前

35、后涉及的各種文字材料，待工作結(jié)束后及時(shí)整理、歸檔；需回收的文件、材料應(yīng)及時(shí)上交有關(guān)部門。第六十條、會(huì)議記錄及相應(yīng)的資料信息必須有效備檔。、第十一節(jié) 辦公室工作行為規(guī)范第六十一條、鑒于工作實(shí)際情況，辦公室工作人員原則上允許穿便裝。但服裝以比較正規(guī)得體服飾為宜。男性員工嚴(yán)禁穿拖鞋或者涼鞋進(jìn)入辦公室。工作期間衣著、發(fā)式整潔，大方得體，禁止奇裝異服或過于曝露的服裝。男士不得留長(zhǎng)發(fā)、怪發(fā)，女士不留怪異發(fā)型，不濃妝艷抹。不得噴灑氣味過濃香水或者散發(fā)其他刺激或者怪異類的氣味。第六十二條、除辦公室工作人員之外的其他內(nèi)部員工進(jìn)行辦公室的，著裝形象要求按辦公室工作人員標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，凡著裝形象不合乎規(guī)范或者嚴(yán)重有損形象

36、的，辦公室工作人員有權(quán)報(bào)知負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后拒絕其進(jìn)入辦公室。第六十三條、辦公時(shí)間（中途正常休息時(shí)間除外）不得從事與工作無關(guān)的活動(dòng)，不準(zhǔn)在上班時(shí)間睡覺、上網(wǎng)聊天、聚眾閑聊、干私活、瀏覽與工作無關(guān)的網(wǎng)站、看與工作無關(guān)的報(bào)刊書籍、或者聚眾進(jìn)行與工作無關(guān)的事項(xiàng)。第六十四條、辦公室內(nèi)禁止高聲喧嘩和嬉笑打鬧。第六十五條、凡進(jìn)入辦公室的所有員工站、坐、走及言行舉止都必須注意禮貌得體。第六十六條、辦公室由保潔人員進(jìn)行打掃，文員履行中途環(huán)境衛(wèi)生的維護(hù)職責(zé)；但所有辦公室人員均有義務(wù)協(xié)助維護(hù)辦公室環(huán)境衛(wèi)生；凡進(jìn)入辦公室的所有員工都有義務(wù)愛護(hù)辦公室環(huán)境衛(wèi)生，不得隨地吐痰或者亂扔垃圾。凡存在惡意破壞辦公室環(huán)境衛(wèi)生或者雖屬無

37、意但已較為嚴(yán)重地破壞了辦公室環(huán)境衛(wèi)生并不及時(shí)進(jìn)行改正的，辦公室工作人員有權(quán)報(bào)知負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后對(duì)相應(yīng)人員進(jìn)行處分。第六十七條、辦公室由文員履行電話接聽及傳真收發(fā)職責(zé)。但是如果文員不在的，所有內(nèi)部員工均有義務(wù)認(rèn)真進(jìn)行電話接聽和傳真接收。第六十八條、辦公室內(nèi)一律講普通話。第六十九條、接聽辦公室電話必須注意禮貌親切，言語規(guī)范。接外線，“您好，*KTV”；公用電話接內(nèi)線，“您好，辦公室（或部門）”；專用電話接內(nèi)線，“您好，我（報(bào)自己名字）”。接聽電話時(shí)如當(dāng)事人不在的，應(yīng)代為記錄并及時(shí)轉(zhuǎn)告。第七十條、遵守電話使用規(guī)范，工作時(shí)間應(yīng)避免私人電話；如確實(shí)需要，應(yīng)以重要事項(xiàng)陳述為主。嚴(yán)禁利用辦公電話撥打私人電話，如

38、確實(shí)有特殊需要的，需向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示；如果為撥打長(zhǎng)途的，須進(jìn)行登記并按照電信局標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收費(fèi)。禁止利用辦公電話接聽私人電話，出現(xiàn)私人親友撥打了辦公電話的，當(dāng)事人必須撿重要事項(xiàng)說清后掛斷電話，并向親友說明以后如無特殊情況不得再因私人事務(wù)撥打辦公電話。凡因私使用辦公電話的，辦公室工作人員均有權(quán)報(bào)知主管負(fù)責(zé)人核定后進(jìn)行批評(píng)教育或者處分。第七十一條、私人資料不得在公司打印、復(fù)印、傳真。第七十二條、所有員工均有義務(wù)愛護(hù)辦公物資并節(jié)約使用。嚴(yán)禁將公司物資帶走私用。第七十三條、嚴(yán)禁在辦公室接待私人親友，出現(xiàn)臨時(shí)到訪的，時(shí)間不得超過10分鐘。如果確實(shí)存在特殊情況的，須第一時(shí)間請(qǐng)示主管負(fù)責(zé)人并活動(dòng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。第

39、七十四條、未征得同意，不得使用他人計(jì)算機(jī)。第七十五條、不得隨意翻看他人辦公資料物品。第七十六條、凡需保密的資料，資料持有人必須按規(guī)定保存。第七十七條、凡需離開工作崗位時(shí)間較長(zhǎng)的，必須關(guān)閉電腦或者將電腦切入待機(jī)狀態(tài)。離開時(shí)間超過30分鐘的，須將電腦關(guān)閉。重要資料或者文件必須上鎖保管。第七十八條、根據(jù)公司需要及職責(zé)規(guī)定積極配合同事開展工作，不得拖延、推諉、拒絕；對(duì)他人咨詢不屬自己職責(zé)范圍內(nèi)的事務(wù)應(yīng)就自己所知告知咨詢對(duì)象，不得置之不理。第七十九條、因個(gè)人使用破壞了環(huán)境衛(wèi)生的，使用人有義務(wù)進(jìn)行清理維護(hù)。第八十條、必須認(rèn)真維護(hù)好個(gè)人使用區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生。第八十一條、嚴(yán)禁將個(gè)人物品或者個(gè)人工作物資于公共使用

40、區(qū)域隨意擺放。第八十二條、個(gè)人下班離開必須認(rèn)真關(guān)閉電腦（含顯示器電源）。第八十三條、最后下班離開人員必須認(rèn)真檢查門窗、電器電源、水源，關(guān)閉后再離開。、第十二節(jié) 日常辦公事務(wù)管理第八十四條、關(guān)于電話接聽和傳真收發(fā)。1、由文員履行電話接聽和傳真收發(fā)職責(zé)，但當(dāng)文員不在或者較忙時(shí)所有辦公室工作人員均有義務(wù)協(xié)助完成工作。2、電話接聽須注意：言語規(guī)范和禮貌；認(rèn)真仔細(xì)和耐心；不作無關(guān)閑聊。3、電話接聽凡涉及到重要事項(xiàng)的，須進(jìn)行仔細(xì)記錄；涉及到需轉(zhuǎn)告的，要有備忘提醒。4、涉及不明身份人員詢問領(lǐng)導(dǎo)電話的，注意努力旁敲側(cè)擊弄明對(duì)方身份和意圖后進(jìn)行處理，一般推銷或者有不法傾向的，不得透露。5、涉及傳真接收的，須在接

41、聽時(shí)文明傳真的大體內(nèi)容接轉(zhuǎn)交人。涉及推銷類信息資料的，酌情處理，如對(duì)公司有一定參考價(jià)值的，進(jìn)行接收，如根本無任何參考價(jià)值的垃圾信息，可不予接收。同時(shí)盡可能簡(jiǎn)單詢問傳真的大體頁數(shù)，以確保所裝紙張夠用。6、凡接收傳真，出現(xiàn)模糊不清的，須及時(shí)向?qū)Ψ椒答仭３霈F(xiàn)傳真中斷或者傳真不成功的，必須及時(shí)向?qū)Ψ椒答仭?、涉及傳真外發(fā)注意說明具體需送達(dá)人員，如文件上可以直接標(biāo)注。8、外發(fā)傳真之后注意及時(shí)再次致電對(duì)方，確認(rèn)是否已收到及是否清晰。9、收到傳真的，須及時(shí)進(jìn)行轉(zhuǎn)交。重要事項(xiàng)備忘提醒。10、發(fā)出傳真的，需交回的重要原件及時(shí)交回原主，不需交回的進(jìn)行備檔。11、為避免相應(yīng)信息的無意泄露，不管收發(fā)傳真，文件均須及時(shí)

42、收取，嚴(yán)禁文件長(zhǎng)期置放傳真機(jī)上而不進(jìn)行收取和處理。12、其他工作人員代接收傳真的，按照以上原則進(jìn)行處理，必要時(shí)及時(shí)知會(huì)文員。第八十五條、關(guān)于函件收發(fā)管理。1、函件的收發(fā)一般為涉及的專人進(jìn)行接洽處理。外部送來函件而當(dāng)事人不在的，可由文員暫代收后進(jìn)行轉(zhuǎn)交。凡文員代收函件，必須第一時(shí)間轉(zhuǎn)交當(dāng)事人；涉及重要事項(xiàng)而當(dāng)事人不在的，及時(shí)電話聯(lián)系轉(zhuǎn)告。2、但凡對(duì)外來往函件，一律由文員將復(fù)印件進(jìn)行備檔。3、函件傳送當(dāng)事人必須及時(shí)將函件轉(zhuǎn)文員復(fù)印備檔。函件發(fā)出或者收到三天之內(nèi)未轉(zhuǎn)文員復(fù)印備檔的，追究當(dāng)事人責(zé)任；如果因此而造成相應(yīng)問題的，另行追究其他責(zé)任。4、文員對(duì)備檔函件信息必須保密，文件加鎖保管。第八十六條、關(guān)

43、于來訪接待。1、有人員來訪的，由文員進(jìn)行前期接待。2、來人找公司主要領(lǐng)導(dǎo)的，需注意問明對(duì)方大體身份，擬辦事項(xiàng)及是否有預(yù)約。不管有無預(yù)約，及時(shí)報(bào)知領(lǐng)導(dǎo)，由領(lǐng)導(dǎo)決定現(xiàn)在是否接待。如果有預(yù)約而領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)在不在的，及時(shí)電話聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)說明情況。如果無預(yù)約而領(lǐng)導(dǎo)又不在的，問明事由，如果事項(xiàng)較為重要而領(lǐng)導(dǎo)會(huì)到公司的，可安排對(duì)方進(jìn)行等候，并致電領(lǐng)導(dǎo)說明大體情況；如果僅只為一般事項(xiàng)的，盡量不安排等候，禮貌文明具體事項(xiàng)并讓對(duì)方留下聯(lián)系方式及可能的資料信息，之后轉(zhuǎn)告領(lǐng)導(dǎo)；如果僅只為一般的業(yè)務(wù)推銷的，轉(zhuǎn)由工期其他管理人員進(jìn)行接待，或者禮貌讓對(duì)方留下聯(lián)系方式和資料信息，及時(shí)讓其離開，避免影響領(lǐng)導(dǎo)的工作事務(wù)。3、上級(jí)主管部門人

44、員來訪，進(jìn)行禮貌接待并及時(shí)報(bào)知上司處理。4、凡出現(xiàn)有人員來訪的，相應(yīng)事項(xiàng)必須及時(shí)轉(zhuǎn)告，嚴(yán)禁擅做主張不進(jìn)行報(bào)告。5、來訪人員為應(yīng)聘人員的，主管人事的負(fù)責(zé)人在的直接轉(zhuǎn)人事負(fù)責(zé)人處理；如果不在的，文明來人大體意向和情況，如果可能為公司所需的，禮貌讓填寫應(yīng)聘登記表轉(zhuǎn)人事負(fù)責(zé)人進(jìn)行處理，如果明顯不為公司所需人員的，及時(shí)禮貌推掉并支其離開。6、凡有來訪人員在辦公室的，嚴(yán)禁工作人員全部離開出現(xiàn)公共區(qū)域無人看管。主要目的在于：第一、避免給客人造成不禮貌的印象；第二、看護(hù)監(jiān)督，確保公司安全。7、出現(xiàn)來訪人員隨意走動(dòng)或者觀看公司不應(yīng)外泄資料的，必須及時(shí)分散客人注意力，禮貌請(qǐng)其回座；如果如此仍不湊效的，需大方得體而

45、又顯得較為自然的進(jìn)行資料收整和轉(zhuǎn)移。第八十七條、關(guān)于內(nèi)部員工的接待。1、必須認(rèn)真禮貌，耐心對(duì)待。2、出現(xiàn)內(nèi)部員工辦事而對(duì)流程事宜不夠熟悉的，必須耐心指引和協(xié)助。3、如果為新員工的，必須認(rèn)真帶領(lǐng)辦理事宜，做到耐心、周到、體貼。第八十八條、關(guān)于日常工作資料管理。1、所有人員工作資料必須合理進(jìn)行歸類擺放，嚴(yán)禁亂丟亂放。2、屬于需保密資料的，嚴(yán)禁隨意擺放，必須加鎖保管。3、涉及公司內(nèi)部資料信息的內(nèi)部作廢文件必須及時(shí)銷毀，嚴(yán)禁隨意丟棄。第八十九條、關(guān)于電腦的使用管理。1、凡中途接用的電腦或者是多人共用的電腦，嚴(yán)禁隨意刪除自己不明資料。2、但凡涉及資料信息的電腦，必須設(shè)置為密碼進(jìn)入，嚴(yán)禁不設(shè)密碼。3、設(shè)置

46、屏保的，一律設(shè)置為恢復(fù)時(shí)須密碼進(jìn)入。屏保時(shí)間原則上不超過5分鐘。4、預(yù)知需較長(zhǎng)時(shí)間離開電腦的，必須切入待機(jī)或者是鎖定狀態(tài)；超過30分鐘的關(guān)閉電腦。5、非電腦維護(hù)人員嚴(yán)禁隨意刪除系統(tǒng)文件或者是對(duì)系統(tǒng)設(shè)置進(jìn)行大的改動(dòng)。6、嚴(yán)禁隨意安裝不明軟件或者是游戲軟件。7、使用電腦必須注意愛護(hù)，出現(xiàn)不明問題或者故障的，必須及時(shí)報(bào)知電腦維護(hù)人員進(jìn)行處理，嚴(yán)禁非專業(yè)人員對(duì)自己并不清楚的故障私自進(jìn)行處理。8、機(jī)密文件必須加密存放。9、電腦主要資料信息須定期刻盤備檔。第九十條、關(guān)于電腦維護(hù)規(guī)定。1、電腦維護(hù)員定期對(duì)辦公電腦進(jìn)行維護(hù)。2、電腦使用人員必須積極配合電腦維護(hù)員的維護(hù)工作，嚴(yán)禁故意推脫阻撓。3、電腦維護(hù)員在維

47、護(hù)過程中發(fā)現(xiàn)問題的有權(quán)利和義務(wù)提醒和指導(dǎo)使用人合理操作。4、電腦維護(hù)員在維護(hù)過程中發(fā)型重大問題的，必須及時(shí)同步向工程主管人員和電腦使用人的主管上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)。如果問題為使用人有意甚至是惡意造成的，必須追究責(zé)任。第九十一條、關(guān)于辦公室常用物資的檢查維護(hù)。1、辦公室常用物資由文員每天進(jìn)行檢查，確保正常合理備貨量。2、備貨量及維護(hù)情況由辦公室主管負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，出現(xiàn)問題的，須及時(shí)處理并追究責(zé)任。如果因此造成其他工作問題的，另行追究其他責(zé)任。第九十二條、關(guān)于文件資料的打印、復(fù)印。1、文件資料的打印和復(fù)印原則上由文員負(fù)責(zé)辦理。2、私人資料嚴(yán)禁打印和復(fù)印，出現(xiàn)不明資料的，文員需及時(shí)請(qǐng)示上級(jí)主管。3、打印

48、復(fù)印操作失誤出現(xiàn)多印造成浪費(fèi)的，浪費(fèi)部分由責(zé)任人賠付。第九十三條、關(guān)于內(nèi)部通知的發(fā)放管理。1、內(nèi)部通知統(tǒng)一由文員進(jìn)行發(fā)放。2、內(nèi)部通知只按涉及的主要部門進(jìn)行發(fā)放，原則上以發(fā)放到部門負(fù)責(zé)人為準(zhǔn)。部門內(nèi)部由負(fù)責(zé)人履行傳達(dá)和講解職責(zé)。3、發(fā)放非密級(jí)通知一律在公布欄張貼一份。4、所有員工有義務(wù)隨時(shí)關(guān)注公司公布欄的信息。5、屬于通知事項(xiàng)的，公布欄張貼不短于3天，涉及提前較長(zhǎng)時(shí)間公布事項(xiàng)的，在事項(xiàng)結(jié)束前均需保留。涉及長(zhǎng)期事項(xiàng)的，通知張貼原則上不低于15天。6、發(fā)出針對(duì)多數(shù)人或者全體員工的通知的，值班負(fù)責(zé)人于班前會(huì)進(jìn)行通傳。7、通知發(fā)放須有簽收登記。第九十四條、員工更衣室的管理。1、更衣室由行政部履行日常管

49、理職責(zé)。2、更衣室由清潔部每天進(jìn)行打掃，做好衛(wèi)生維護(hù)。3、更衣室除存放日常更換衣物和隨身物品外不得存在其他物品。4、出現(xiàn)存放公司優(yōu)惠卡券的，一律按照飛單進(jìn)行處理。5、為確保安全，更衣室內(nèi)不得存放現(xiàn)金和貴重物品，否則責(zé)任自負(fù)。6、由安防質(zhì)檢部履行更衣室的安全防范職責(zé)。7、更衣室原則上加裝門鎖，集中更換衣服時(shí)間為每個(gè)時(shí)段上班前半個(gè)小時(shí)，其余時(shí)間門上鎖，中途使用的須進(jìn)行進(jìn)出登記。8、非使用人員和公司管理人員嚴(yán)禁隨意進(jìn)出更衣室。9、行政部有權(quán)利和義務(wù)協(xié)同安防質(zhì)檢部定期和不定期對(duì)更衣室進(jìn)行檢查。10、更衣室實(shí)行專人專柜，嚴(yán)禁私自更換。11、使用人必須對(duì)所使用更衣柜認(rèn)真上鎖，不規(guī)范使用的須追究責(zé)任。12、

50、任何人嚴(yán)禁私自撬鎖。出現(xiàn)更衣柜鎖壞的，必須及時(shí)報(bào)知行政部，三天未報(bào)知的須追究相應(yīng)責(zé)任。13、工程部只在行政部的授意下進(jìn)行合理的撬鎖或者換鎖。14、更衣柜使用人員必須注意愛護(hù)使用，如因此造成損壞的，須承擔(dān)賠付責(zé)任，并另行追究違規(guī)責(zé)任。15、更衣室嚴(yán)禁嬉笑打鬧，所有使用人員均有義務(wù)認(rèn)真愛護(hù)和維護(hù)環(huán)境衛(wèi)生。第九十五條、員工工號(hào)牌等的管理。1、員工工號(hào)牌、微笑牌等物品由文員進(jìn)行管理。2、工號(hào)牌嚴(yán)格執(zhí)行一人一號(hào)原則，所有領(lǐng)用必須嚴(yán)格登記備檔。3、保管人不得私自將所保管物品發(fā)放或者借給其他人。4、保管人只在見到賠付收據(jù)或者有總經(jīng)理簽字的核銷說明時(shí)才給發(fā)放。5、保管人對(duì)賠付收據(jù)或者有效核銷說明必須認(rèn)真保管，盤點(diǎn)