計算機(jī)基礎(chǔ)知識第4章.ppt

1、第4章 Office 2003,任課教師：李 玲 中南財經(jīng)政法大學(xué)信息學(xué)院,本章內(nèi)容,4.1 Office 概述 4.2 Office 使用的共性特征 4.3 Word 2003 4.4 Excel 2003 4.5 PowerPoint 2003,2,4.1 Office 概述,4.1.1 Office的組成 Word：文檔制作程序 Excel：電子表格處理程序 PowerPoint：演示文稿制作與播放程序 Access：桌面數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng) Outlook：電子郵件管理與工作會議日程安排 Visio：復(fù)雜圖表繪制和可視化信息生成工具,3,4.1.2 Office 2003 的安裝,4,5,6

2、,4.1.3 Office系統(tǒng)的刪除,7,4.2 Office使用的共性特征 4.2.1 操作界面的相似性與基本功能的穩(wěn)定性 1.界面的相似性 目前所有的應(yīng)用軟件都采用了窗口式操作界面，即窗口最上面是標(biāo)題欄，接下來是菜單欄和工具欄，中間主要部分為放置操作對象和顯示結(jié)果的工作區(qū)，最下方顯示工作狀態(tài)這樣一種布局(狀態(tài)欄)。 Office在開發(fā)時，所有組件都采用了相似的外觀布局風(fēng)格和類似的工具欄，使用戶在掌握了一種組件（如Word、Excel）的使用后，再學(xué)習(xí)一種新的組件（如Access、Visio等）時會覺得外觀很熟悉，更容易掌握。,8,1.界面的相似性,9,2. 基本功能的穩(wěn)定性 雖然應(yīng)用軟件會

3、根據(jù)技術(shù)的進(jìn)步和用戶的要求不斷升級，但其基本功能往往保持穩(wěn)定。 雖然應(yīng)用軟件的功能越來越復(fù)雜，界面越來越花哨，但在實際應(yīng)用當(dāng)中，只要功能實用、夠用即可。軟件使用有所謂“二八規(guī)律” ，即一般而言，一個復(fù)雜軟件中20%的功能足以應(yīng)付80%的實際工作需要。 在學(xué)習(xí)Office等應(yīng)用軟件時不必一定要追求最高版本，學(xué)習(xí)時不必也不可能一口氣把所有的功能都全部掌握，只需根據(jù)實際需要，本著“急用先學(xué)、邊學(xué)邊用”的原則，掌握滿足當(dāng)前工作和學(xué)習(xí)需要的那一部分內(nèi)容即可。,10,4.2.2 充分利用幫助功能,11,4.2.3 菜單功能的分類排列,實際上軟件開發(fā)人員在設(shè)計軟件時，為了便于使用者快速找到所要的功能，都采用

4、了將功能分類排列的形式。 例如，在Word中，所有向文檔中添加信息的功能全部排列在“插入”菜單列里。這些添加的信息可以是分隔符、頁碼、圖片、文件、腳注等。雖然羅列出來種類繁多，但用戶只要記住，一旦需要添加內(nèi)容，一般在“插入”菜單尋找所需要的功能即可，這樣就能避免漫無目的地到處尋找某一菜單項的情況。,12,4.2.4 一些常用按鍵與操作方法的介紹,一、鼠標(biāo)右鍵調(diào)用功能快捷菜單,圖4.7 在Word和Excel中分別用鼠標(biāo)右鍵調(diào)用文本和單元格的快捷菜單,13,二、組合鍵Alt、Ctrl、Shift與鍵盤或鼠標(biāo)的配合使用,在實際練習(xí)和操作時，應(yīng)當(dāng)有意識地體會這幾個按鍵的用法： Ctrl+c；Ctrl

5、+v Ctrl+z：操作失誤的撤銷功能 Alt+F4：關(guān)閉 按住Shift鍵不放，在選擇相應(yīng)圖形形狀后，用鼠標(biāo)拖拽可以畫出正圓、正方形、正三角形或以15度角為單位偏移的正直線。 附錄2 Windows XP 快捷鍵 P356,14,4.3 Word 2003,15,4.3 Word 2003,4.3.1 概述 Word的基本功能大致分為三個部分，即內(nèi)容錄入與編輯、內(nèi)容的排版與修飾美化、效率工具。 Word提供了許多效率工具幫助用戶自動完成一些單調(diào)的重復(fù)性工作，以提高工作效率。這些工具包括自動保存、自動更正、對錯別字和一些語法錯誤進(jìn)行校對、自動編號，利用模版、樣式、格式刷等工具對重復(fù)的版式、格式

6、設(shè)置進(jìn)行自動設(shè)置。,16,4.3.2 Word 2003的界面,17,1.標(biāo)題欄 標(biāo)題欄位于窗口的最上方，用于顯示文檔的標(biāo)題和當(dāng)前文檔的名稱。當(dāng)?shù)谝淮未蜷_窗口時顯示的文檔標(biāo)題為“文檔1”。 2.菜單欄 標(biāo)題欄的下方便是菜單欄，由九個菜單項組成。,18,Ctrl+O,“”標(biāo)記： 表示單擊此命令將會彈出相應(yīng)的對話框或任務(wù)窗格。,箭頭圖標(biāo)：表示該菜單命令項包含有下一級的級聯(lián)菜單。,19,3.工具欄 工具欄位于菜單欄的下方，其中每個圖標(biāo)對應(yīng)菜單中的一項功能，可見，工具欄是菜單欄的直觀和快捷的表現(xiàn)形式。 4.編輯區(qū) Word窗口中間空白的區(qū)域就是文檔編輯區(qū)，它也稱為文檔窗口。用戶可以在編輯區(qū)內(nèi)輸入文本，

7、或者對文檔內(nèi)容進(jìn)行編輯、修改和格式化等操作。,20,5. 標(biāo)尺 6. 滾動條,21,7. 視圖切換按鈕,22,視圖模式,普通視圖: Word默認(rèn)的視圖方式。這種模式的顯示速度相對較快，因而非常適合于文字的錄入工作。在普通視圖中，并不顯示頁邊距、頁眉和頁腳、背景以及圖形對象等，所以不能在普通視圖方式下編輯這些對象。 大綱視圖:可以顯示文檔的層次結(jié)構(gòu)，突出文檔的主體，使用戶可以清晰地查看文檔的概況。 頁面視圖:其顯示效果與打印效果完全一致，它能夠顯示頁眉和頁腳、圖形、文本框等對象在頁面中的實際打印位置，這是在其他視圖中不會看到的。,23,8. 任務(wù)窗格,可以通過單擊“視圖”菜單項中的“任務(wù)窗格”命

8、令來打開或者關(guān)閉任務(wù)窗格。 各種“任務(wù)窗格”都有不同的用途，用戶可以很方便地在窗格中找到所需的內(nèi)容。 在Word 2003中，共有十四種任務(wù)窗格，例如“開始工作”、“幫助”、“搜索結(jié)果”、“剪貼畫”、“信息檢索”、“剪貼板”和“新建文檔”等等。,24,9. 狀態(tài)欄,當(dāng)前頁的頁碼、頁數(shù)、根據(jù)標(biāo)尺的刻度顯示光標(biāo)所在的位置，以及當(dāng)前的操作狀態(tài)等。,25,4.3.3 文檔的基本操作,掌握文檔的最基本操作，如創(chuàng)建文檔、輸入文本、打開文檔、關(guān)閉文檔和保存文檔。,26,4.3.5 文檔編輯,文檔編輯:選擇文本、復(fù)制、移動與粘貼文本、插入與改寫文本、刪除文本、撤銷與恢復(fù)、查找與替換文本、定位文本，以及多個文檔

9、的編輯等相關(guān)內(nèi)容。,27,一、選擇文本 1.鼠標(biāo)操作選擇文本： 1)使用鼠標(biāo)選擇文本 2)使用頁邊空白區(qū)選擇文本 3)Alt、Ctrl、Shift可實現(xiàn)一些特殊的選擇效果:如垂直選擇、同時選擇多處文本等。 2.鍵盤操作選擇文本： 按住鍵盤上的“Shift”鍵不放。,28,表4.2 常用的組合選擇鍵使用說明 P141,29,二、復(fù)制、移動、粘貼、插入與刪除文本,復(fù)制:Ctrl+C, Ctrl+V 移動(剪切):Ctrl+X, Ctrl+V 刪除文本:Delete或退格BackSpace,30,三、撤銷與恢復(fù),“撤銷”按鈕右邊的“恢復(fù)”按鈕，即 按鈕 組合鍵“Ctrl+Z”,31,四、查找與替換

10、單擊“編輯”菜單下的“查找”命令項；或者按下組合鍵“Ctrl+F”，便可彈出“查找和替換”對話框。,32,單擊“編輯”菜單下的“替換”命令項；或者按下組合鍵“Ctrl+H” 。,33,表4.3 光標(biāo)定位組合鍵名及其作用,34,觀看視頻： 文檔編輯1.exe 文檔編輯2.exe,35,4.3.6 文檔格式設(shè)置,一、使用鼠標(biāo)右鍵調(diào)用設(shè)置功能 表4.4 幾種常用的改變字號的組合鍵,36,37,圖4.13 利用制表符實現(xiàn)文本的垂直對齊效果,二、設(shè)置制表位,1.設(shè)置制表位 水平標(biāo)尺最左端有一個按鈕，即“ ”按鈕，單擊該按鈕便可改變制表符類型。主要有如下5種制表符： 左對齊式制表符：文本在此制表符處左對齊

11、。 右對齊式制表符：文本在此制表符處右對齊。 居中式制表符：文本的正中間都位于此制表符的豎向延伸線上。 小數(shù)點對齊式制表符：數(shù)字的小數(shù)點在此制表符處對齊，如果沒有小數(shù)點則與右對齊式制表符作用相同。 豎線對齊式制表符：在此制表符處畫一條豎線。,38,首先選定要在其中設(shè)置制表位的段落。 單擊水平標(biāo)尺最左端的按鈕，直到它變?yōu)樽约核璧闹票矸愋蜑橹埂?在水平標(biāo)尺上單擊將要插入制表位的位置，則用戶選擇的制表符便會出現(xiàn)在此位置上。 選中的段落便會按照用戶所選擇的制表符類型對齊。 如果要輸入新文本，按下“Tab”鍵，直到光標(biāo)移動到該制表符處，此時輸入的文本將按照用戶所選擇的制表符類型對齊。,設(shè)置制表位的具

12、體操作步驟,39,2.通過“制表位”對話框精確設(shè)置制表符 (1)單擊“格式”菜單下的“制表位”命令，或者單擊“段落”對話框中的“制表位”按鈕。,40,現(xiàn)場操作,41,三、頁面格式設(shè)置,頁面設(shè)置功能安排在文件菜單中，也可雙擊標(biāo)尺調(diào)出對話框。,42,1.設(shè)置頁邊距 2.設(shè)置紙張 3.設(shè)置版式 設(shè)置節(jié)的起始位置 設(shè)置“頁眉和頁腳”的有關(guān)屬性 設(shè)置頁面的垂直對齊方式 設(shè)置應(yīng)用范圍 觀看視頻：頁面格式設(shè)置及打印.exe,43,4.3.7 表格處理,在Word文檔編輯過程中，為了顯示數(shù)據(jù)、計劃安排或財務(wù)信息等，經(jīng)常會插入一些表格。 表格是辦公軟件處理的重要內(nèi)容。除組織數(shù)據(jù)外，表格也是一種重要的排版工具，廣

13、泛應(yīng)用于復(fù)雜的報紙、網(wǎng)頁的版式設(shè)計中。,44,一、創(chuàng)建表格,1. 插入表格 通過“表格”菜單下的“插入表格”命令項。,45,2. 繪制表格,單擊常用工具欄上的“表格和邊框”按鈕，即“ ”按鈕；或者單擊“表格”菜單下的“繪制表格”命令項，則彈出“表格和邊框”工具欄。,46,二、選定單元格與表格內(nèi)容、編輯表格,1.定位單元格 2.選擇表格內(nèi)容 3.插入或刪除行、列和單元格 4.拆分與合并單元格 5.調(diào)整表格的行高和列寬 6.調(diào)整單元格高度和寬度等,47,三、設(shè)置單元格的對齊方式,48,四、設(shè)置表格邊框與底紋,49,50,觀看視頻：表格處理,課堂實驗演示： P44 實驗四 表格制作,51,4.3.8

14、 圖形處理,52,53,觀看視頻：圖形處理,4.3.9 文本框,文本框是Word中一個重要的排版工具，它使文字和圖片內(nèi)容可以浮在頁面上，從而在頁面任意位置移動而不影響頁面上內(nèi)容的版式。 文本框可以認(rèn)為是一種可移動、可調(diào)大小的文字或圖形容器。,54,1.插入文本框 首先要將光標(biāo)置于需要插入文本框的位置。 選擇“插入”菜單下的“文本框”，在其級聯(lián)菜單中單擊“橫排”或“豎排”命令項；或者在“繪圖”工具欄上直接單擊“文本框”按鈕 或 ，則會出現(xiàn)繪圖畫布，同時鼠標(biāo)指針將變成十字形狀。如果需要，用戶可將文本框從畫布上拖開。 按住鼠標(biāo)左鍵并拖動鼠標(biāo)，繪制出一個文本框。 調(diào)整文本框的大小并拖動到合適的位置。

15、單擊文本框內(nèi)部的空白處，使得光標(biāo)置于文本框內(nèi)，輸入相關(guān)文本。 單擊文本框之外的地方，便可退出文本框。,55,2.設(shè)置文本框格式 用戶可以采用設(shè)置圖形格式相同的方式來設(shè)置文本框的格式，包括添加顏色、填充、邊框等，以及在圖示中的位置等。 觀看視頻：使用文本框,56,4.3.10 高級功能,一、使用樣式與模板 1.樣式 樣式是Word的主要功能之一，它是一組已命名的字符和段落格式的組合。用戶通過使用樣式可以在文檔中對字符、段落和版面等進(jìn)行設(shè)置，從而提高工作效率。,57,新建樣式 可以通過兩種方法來新建樣式，一種是利用“樣式和格式”任務(wù)窗格，另一種則是使用工具欄上的“樣式”列表框。 使用“樣式和格式”

16、任務(wù)窗格 單擊“格式”菜單下的“樣式和格式”命令項；或者直接單擊工具欄上的“格式窗格”按鈕，即 ，則在窗口右側(cè)出現(xiàn)了“樣式和格式”任務(wù)窗格，單擊該任務(wù)窗格中的“新樣式”按鈕，則會彈出“新建樣式”對話框。,58,觀看視頻: 使用樣式,59,使用工具欄上的格式刷,首先選擇已經(jīng)設(shè)置好文本格式的文本，再用鼠標(biāo)選擇工具欄上的“格式刷”按鈕，即“ ”。 當(dāng)單擊格式刷按鈕時，樣式只能粘貼一次，而當(dāng)雙擊格式刷按鈕時，樣式則可以反復(fù)粘貼。如果已經(jīng)雙擊格式刷按鈕，可通過再次單擊格式刷按鈕或按下“Esc”鍵退出格式粘貼。 觀看視頻：使用格式刷,60,2.模板,模板是用于提供了特定文檔外觀的特殊文檔，使用模板時無需定

17、義文檔的格式和布局就可以得到滿意的文檔效果。 在建立新文檔時，如果沒有選擇其他模板，Word將自動選擇Normal.doc作為新文檔的模板。,61,創(chuàng)建模板 使用文檔創(chuàng)建模板 首先打開要用于創(chuàng)建模板的文檔，再單擊“文件”菜單下的“另存為”命令項，則會彈出“另存為”對話框，在該對話框中的“保存類型”下拉列表框中選擇“文檔模板”項。 使用新建命令創(chuàng)建模板 單擊“文件”菜單下的“新建”命令項，則會出現(xiàn)“新建文檔”任務(wù)窗格。在該任務(wù)窗格的“模板”欄目里，單擊“本機(jī)上的模板”，則彈出“模板”對話框，在該對話框的“新建”欄目里，選擇“模板”，如圖4.25所示，單擊“確定”按鈕，則打開了“模板”窗口。,62

18、,應(yīng)用模板,通過使用模板可以快速創(chuàng)建新文檔。而應(yīng)用模板的具體操作步驟如下： 單擊“工具”菜單下的“模板和加載項”命令項，則彈出“模板和加載項”對話框。 在“模板和加載項”對話框中的“文檔模板”欄目里顯示出當(dāng)前的模板，如果想要選擇其他模板，可以單擊“選用”按鈕，則彈出“選用模板”對話框。 在“選用模板”對話框中選擇適當(dāng)?shù)哪０迕Q，單擊“打開”按鈕，則返回到“模板和加載項”對話框下。 選中“自動更新文檔樣式”選項，這樣在每次打開文檔時都會使用相應(yīng)的模板來更新當(dāng)前文檔的樣式。 單擊“確定”按鈕，便完成了應(yīng)用模板操作。,63,64,二、公式編輯器,在日常編輯有關(guān)自然科學(xué)的文檔中，用戶很有可能要輸入一些復(fù)雜的公式，而使用公式編輯器便使這類工作變得簡單和方便，在建立公式時，它會根據(jù)數(shù)學(xué)中的排版格式自動調(diào)整字體大小、間距和格式等。 1.啟動公式編輯器 單擊“插入”菜單下的“對象”命令項，則會彈出“對象”對話框，如圖4.27所示。,65,66,67,觀看視頻：使用公式編輯器,上機(jī)實驗教學(xué)計劃,實驗地點：南湖校區(qū)現(xiàn)代教育技術(shù)中心學(xué)生公共機(jī)房。 實驗時間：每個人有50個小時的免費機(jī)時，全天開放。 實驗基本要求： 要求熟練掌握Windows XP 操作系統(tǒng)、Office辦公軟件和Internet國際互聯(lián)網(wǎng)的基本操作，并利用計算機(jī)解決實際問題。 實驗過程中，務(wù)必仔細(xì)觀察上機(jī)現(xiàn)象，記