讓你的Word文檔更安全.pptx

1、對(duì)于一個(gè)電腦使用者來說文字處理工作是必要的，從保密原則來看，我們經(jīng)常需要保護(hù)自己的文件。 這里所說的“保護(hù)”有兩個(gè)意思。 第一，確保自己的文檔，使其中的信息不被其他未經(jīng)授權(quán)的用戶看到；第二，確保文檔文件不會(huì)因?yàn)楹瓴《尽⒄`操作等各種原因而受到損壞，從而保證文檔的完整性。 目前筆者憑借多年的文字處理機(jī)經(jīng)驗(yàn)，正在討論用Word保護(hù)文檔的方法和措施。 打開隱藏文檔日志的Word時(shí)，首先a要看什么，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊“文件”(file )菜單，默認(rèn)情況下會(huì)列出最近使用的4個(gè)文件。 這樣，我們打開的文件就完全暴露在外面，不用搜索就能輕松地被別人發(fā)現(xiàn)。 由于保密的必要，我們不想把最近編輯的文件給別人看。 為實(shí)現(xiàn)這些

2、目的，只需在“工具/選項(xiàng)”的“一般”標(biāo)簽中刪除“列出最近使用的文件”選項(xiàng)即可。 當(dāng)然，只有這些是不夠的。 Windows“開始”菜單的“文檔”子菜單通常顯示用戶最近使用的所有文件，并要求立即清除敏感內(nèi)容。 可以右鍵單擊任務(wù)欄進(jìn)行選擇。 其中的屬性只要打開“任務(wù)欄和開始菜單”窗口，單擊“詳細(xì)信息”的“清除”按鈕即可。 但是，頻繁打掃也很麻煩，而且，有時(shí)也會(huì)忘記打掃。 一勞永，有逸的方法嗎？ 可以通過修改注冊(cè)表來實(shí)現(xiàn)。 HKEY _ current _ usersoftwaremicrosoftwindowscurre是什么意思？ 在ntVersionPoliciesExplorer分支下創(chuàng)建一個(gè)

3、名為NoRecentDocsHistory的新NoRecentDocsHistory，或在上述分支下創(chuàng)建一個(gè)名為NoRecentDocsMenu的新分支現(xiàn)在我們可以放心地編輯文件，避開別人的視線，可是辦公室里卻來了人，我們不想讓別人看到自己正在編輯的文件，該怎么辦呢？ 如果直接關(guān)閉Word等重新打開編輯過的文檔，對(duì)于設(shè)定為“不顯示最近使用的文件”的用戶來說，目錄大而深是悲慘的。 實(shí)際上，一個(gè)簡(jiǎn)單的方法是先用Ctrl A選擇全文，然后用工具欄上的“字體顏色”按鈕將字體設(shè)置為白色。 如果步驟太多，可以自己記錄宏命令。 選擇“工具”“宏”“記錄新宏”命令，在彈出式對(duì)話框中輸入宏名稱，按下“將宏指定給

4、鍵盤”按鈕，然后在彈出式對(duì)話框中指定運(yùn)行宏的快捷方式。當(dāng)其他人離開后，再次使用Ctrl Z 為文檔設(shè)置密碼的長(zhǎng)文本輸入工作終于完成了。 如果非法用戶不想使用保存文件，則需要設(shè)置密碼。 打開“文件/另存為”選擇窗口的“工具”按鈕下的“一般選項(xiàng)，”，在密碼欄輸入密碼，確認(rèn)輸入即可。 Word提供兩種類型的密碼來保護(hù)文件，打開權(quán)限密碼，并限制未經(jīng)授權(quán)的用戶打開文檔。 只能修改權(quán)限密碼，以限制未經(jīng)授權(quán)的用戶修改文檔，而沒有修改權(quán)限密碼的用戶只能以只讀方式打開文檔。 這些密碼彼此獨(dú)立，可以根據(jù)需要單獨(dú)設(shè)置。 密碼的最大長(zhǎng)度為15個(gè)字符，區(qū)分大小寫。 此外，如果選擇了“建議以只讀方式打開文檔”選項(xiàng)，則在打

5、開文檔之前，系統(tǒng)會(huì)提示您以只讀方式打開文檔，并且如果選擇了“否”，則文檔仍將按照正常方式打開。 不要認(rèn)為只要輸入了密碼一切都OK。 對(duì)于許多破解Office文檔密碼的軟件來說，長(zhǎng)度太短，或者有規(guī)律的Office文檔密碼不堪一擊。因此，真正需要加密的重要文檔應(yīng)該盡可能注意使用數(shù)字、大小寫混合加密。 此外，密切的小措施，即使文檔受到加密保護(hù)，只需移動(dòng)鼠標(biāo)即可了解您的文檔內(nèi)容。 用鼠標(biāo)右鍵單擊文檔，從彈出菜單中選擇“屬性”，可在“摘要、”選項(xiàng)卡的標(biāo)題項(xiàng)中看到文檔正文的一部分。 為什么呢？ 許多人習(xí)慣于在編輯新文檔時(shí)，在標(biāo)題化文檔之前直接輸入正文。 于是，w，ord自動(dòng)地將正文的前幾十文字作為文件摘要

6、信息保存。 所以，為了更加保護(hù)自己的隱私，我們必須養(yǎng)成先輸入文章標(biāo)題，或者及時(shí)手動(dòng)更改標(biāo)題的習(xí)慣。 如果不想讓別人知道您的用戶信息，則需要在“工具/選項(xiàng)”的“用戶信息”選項(xiàng)卡上進(jìn)行“用戶名”、“姓名縮寫”、“通信地址”等修改。 方便安全的評(píng)審以上述方式處理文檔基本上可以說是安全的。 但是，文檔完成后，可能需要請(qǐng)其他用戶審閱，并使用“工具/保護(hù)文檔”命令保護(hù)原始文檔。 這樣，其他人對(duì)文檔原稿所做的修改將記錄為修訂標(biāo)記或注釋標(biāo)記。 另一種方法是，使用“版本”功能，選擇“文件/，另存為”，單擊“工具”按鈕上的“保存版本”，選擇“文件”菜單上的“版本”命令后，出現(xiàn)的對(duì)話框中所需的舊版本可處理的宏病毒、

7、Word對(duì)策為宏病毒提供警告保護(hù)，用戶可以選擇工具/宏/安全性命令，在彈出對(duì)話框中設(shè)定不同的安全級(jí)別。 建議設(shè)置為“高”或“中”，以便Wo、rd禁止在不可信源文檔中運(yùn)行宏，或者在運(yùn)行前顯示警告消息，以便用戶可以選擇是否運(yùn)行宏。 但是，有些軟件需要設(shè)置為“低”。 另外，需要注意的是，Word只能在一定程度上預(yù)防宏病毒，而不能防病毒，所以要真正根除宏病毒，就應(yīng)該使用防病毒軟件。 突發(fā)事件保護(hù)文檔時(shí)，突發(fā)事件(停電、恐慌等)可能會(huì)導(dǎo)致文檔無法保存。 那會(huì)把一切都浪費(fèi)掉嗎？ 我們盡量利用Word提供的“自動(dòng)保存”功能，在“工具/選項(xiàng)”的“保存”、標(biāo)簽上設(shè)定“自動(dòng)保存間隔時(shí)間”，不要將此間隔時(shí)間設(shè)定得太短。 如果不這樣做，就會(huì)經(jīng)常保存，浪費(fèi)時(shí)間，損壞硬盤。 設(shè)置后，遇到這種情況時(shí)，Word的自我恢復(fù)功能、手動(dòng)恢復(fù)功能會(huì)在下次使用Word時(shí)自動(dòng)打開恢復(fù)文件，恢復(fù)文件中包含上次自動(dòng)保存功能對(duì)文檔所做的更改。 如果Word沒有自動(dòng)打開恢復(fù)文件，則可以手動(dòng)打開它。 恢復(fù)文件的擴(kuò)展名為asd，其路徑在“工具/選項(xiàng)”的“文件位置”選項(xiàng)卡中進(jìn)行搜索。 Word還提供了備份文檔的功能。 如果在“工具/，選項(xiàng)”的“保存”選項(xiàng)卡中選擇“保存?zhèn)浞荨边x項(xiàng)，則在將當(dāng)前更改保存到原始文檔的同時(shí)，Word將自動(dòng)保存?zhèn)浞菸臋n。