日化企業(yè)如何組織有效的會議.ppt

1、組 織 有 效 的 會 議,Communication to Win,專題一,有效會議的基本特征 和無效會議的危害,提供信息 匯集信息 解決問題 宣傳政策 培育訓練,公司會議的功能,不正當理由會議的種類及解決辦法,為滿足無聊的愿望而開會 為符合慣例或傳統(tǒng)作風而開會 為攀比而開會 為表功而開會 為推卻責任而開會 為逃避個別接觸所可能產生的難堪局面而開會,什么樣的會議才算富有實效,目標能被實現 目標能在最短時間內被實現 與會者對會議感到滿意,不切實效的會議有何危害,會議目標無法實現。 會議所承擔的機會成本相當可觀。 與會者對會議感到不滿。,為什么會議沒有實效,會議前 會議中 會議后,有效會議的準備

2、工作,專題二,有效會議的會務準備,(1)會議目標的設定； (2)與會者的選擇； (3)會議時間的選擇； (4)會議地點的選擇； (5)會議場地的布置； (6)議程的指定； (7)會議通知的派發(fā)； (8)準備會務用品。,會議目標的設定,會議目標必須用書面列明 會議目標必須切合實際 會議目標必須具體而且可以衡量 會議目標所表明的必須是應實現什么，而非應做什么,與會人員的選擇,對實現會議目標有潛在貢獻的人 能夠因參與會議而獲得好處的人,會議時間的選擇,在選擇會議時間時，首先應該考慮的便是領導的時間，因為只有這樣才能使領導獲取充分準備。其次，也應該考慮方便與會者出席的時間，以及為與會者所喜愛的時間。倘

3、若與會者對會議時間有所不滿，則會議目標的實現，勢必遭受不利的影響。,會議地點的選擇,(1)場地必須有空檔且可供使用。 (2)場地必須夠大以便容納與會者及視聽器材。 (3)必須擁有包括桌椅在內的適當家具。 (4)必須擁有充足的照明及通風設備。 (5)必須能免于聲音、電話、訪客等干擾，以防與會者分心。 (6)必須令主席及與會者大致方便。 (7)成本必須低廉。,會議議程的擬定,按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序，這即是說越緊要的事項越應排在議程的前端處理，越不緊要的事項則越應排在議程的后端處理。 每一個議案應預估所需的處理時間并明白地標示出來。,會議通知的派發(fā),一份良好的會議通知，在內容上至少應包

4、括下列五項： (1)開會的時間(包括日期及起止時間)。 (2)開會地點。倘若開會地點并非與會者所熟悉，則應附上確切的位置圖及交通路線圖。 (3)會議的目標。 (4)與會者須事先準備的事項。 (5)其他與會者的姓名。,會場的布置,布置會議場地，應考慮會議的性質及與會人數的多少。例如在提供信息的會議里，倘若人數眾多，則以不設桌子的戲院式安排或是設桌子的教室式安排較為理想。在解決問題的會議里，假如人數不多，則最理想的安排是讓每一位與會者均環(huán)繞桌子而坐，這樣可方便每一個人跟其他的人進行多項溝通。再如在培訓會議里，如人數不多，則可令與會者坐在馬蹄型的桌子的外圈，這樣不但便于與會者與主席之間的溝通，而且也

5、便于與會者跟與會者之間的交流。但若人數眾多，則最好是將與會者分成若干小組，每一小組各聚在同一桌子周圍。這種安排的好處在于方便分組討論及綜合討論。,準備會務物品,為了做到一切物品都在手頭，應在會前及早將大部分供應品運出。每個紙箱拴一張存貨管理清單，上面寫上發(fā)運日期、時間和發(fā)運地點、保險號碼及其它識別標志。事先應與會議地點商妥在你的工作人員到達之前接收和儲存運送的物品。每個紙箱上均應清楚地標明某年某月某日為某某公司的大會掌管。,重要會議的組織流程,專題三,全公司大會的組織流程,第一階段(開會日期的數月前)： 確定宗旨和目標。 任命項目指導人。 考慮暫定方案。 使公司所有工作部門介入，并征詢其意見。

6、 估計費用。 規(guī)劃暫編預算。 規(guī)定沒有互相抵觸的日期。 預定會議場地。 聘請外界發(fā)言人或安排娛樂節(jié)目。,全公司大會的組織流程,第二階段(開會日期前二三個月) 完成人員配備。 確定組織機構計劃及權力分工。 確定工作預算和開支程序。 完成最后方案。 通知員工開會。 著手宣傳方案。 ,全公司大會的組織流程,第三階段(在準備期的最后幾天)： 檢查最后方案和完成行動計劃。 檢查登記處或招待處是否備有證章、登記單、打字機、恰當登記方法、電話、布告欄、一般和緊急通知。 檢查每次會議指定的場所，核對座位計劃設施和設備。 檢查以下各地方是否都恰當地安置了標記：接待、參觀、登記處、方向、陳列室、救護、失物招領處和

7、停車場。 ,全公司大會的組織流程,第四階段(會后立即進行)： 親自向發(fā)言來賓和其他特殊貢獻者致謝。 計算出席人數。 拆卸和退還租來或借來的設備。 尋找被遺忘的器材物品。 監(jiān)督和徹底檢查清理工作。 檢查是否有可能引起火災或安全事故的危險 把所有場地移交安全巡邏隊。,全公司大會的組織流程,第五階段(在會議期后一周之內)： 在項目工作人員中發(fā)動討論會，以征求建議評估并了解未了事項的狀況。 向發(fā)言人和其它有特殊貢獻者致函正式表示感謝。 檢查存貨和清單，以確知全部財產、設備和材料都已有了著落，并已適當處置或退還。 要求工作人員核實全部發(fā)票、發(fā)言人的報酬和其它債務。 把會議報告匯編和提交授權機構。,招待和

8、宴會的組織流程,第一階段(盡量提前)： 決定集會的基本目的和主題。 確定時間和日期。 完成項目工作人員的指派。 編列暫定的邀請名單，估計出席人數。 制定初步預算(包括如需付給出席者報酬的經費在內)。 招標承辦場地和宴會。 ,招待和宴會的組織流程,第二階段(宴會前幾個月)： 訂購一些特殊物品如晚會紀念品、餐桌裝飾品、能起說明作用的陳列品、紀念品或獎品。 預定額外的視聽設備。 與場地管理部門考察新的事態(tài)發(fā)展、變動或添置。 ,招待和宴會的組織流程,第三階段(在活動開始前的時刻，如有可能，在前一天)： 確定所有接受特殊任務的人和那些在項目中出面的人的地位和理解力。 通知宴會承辦人和場地經理最后的登記表

9、并檢查各項要求說明。 檢查房間布置，使之符合計劃的要求(確保適合實際需要，餐桌之間有足夠的地方使賓客自由走動，柜面足以放下首席餐桌或供娛樂節(jié)目之用)。 檢查出口，不使堵塞，并做到整個場地整潔。 落實特殊裝飾已按計劃裝置。 ,招待和宴會的組織流程,第四階段(緊跟著賓客離開之后)： 活動后立刻盤存烈酒。 與管理部門確定出席人數以供開帳單之用。 貯存或歸還特殊的陳列品、裝飾品和設備。 向有關服務人員致酬。 視察場地有無需要招領的失物。 把場所移交場地經理的代表。,招待和宴會的組織流程,第五階段(一周之內)： 與項目工作人員協(xié)調處理全部未了事項。 確定所有材料和設備均已歸還其原來部門。 核實活動的全部

10、費用。 支付帳單，結清帳目。 向有關各方寄送正式的感謝信。 向授權機構報告出席人數和活動經過。,如何成功記錄會議 和主持會議,專題四,怎樣做會議記錄,會議記錄要求準確記錄會議活動。非正式會議記錄應簡潔明了，而正式會議記錄則要求更詳細些。,會后工作注意點,印發(fā)會議簡報和快報。 印發(fā)會議紀要和會議決定事項通知。 收退會議文件。 會議文件立卷。 匯編會議文件。 總結會議工作。,秘書主持會議的基本原則,正確定位自己的形象。 抓住主持會議的機會，展示你的能力和魅力，把會議主持得有條有理。 確定會議的主旨。 了解會議的參與者。 ,秘書主持會議須知,調節(jié)各方意見。 發(fā)揚民主。 公平待人。 要有信心。 要有好

11、地觀察能力。,秘書主持會議的準備工作,會議目的。 出席者的情況。 會場的情況。,主持會議的五個階段,主持人調動氣氛。 主持人說明議題。 協(xié)調與會者發(fā)言。 整理、歸納意見。 作出決議。,如何創(chuàng)造良好的會議氣氛,不要使用過于恭敬的語言。 帶點幽默感。 議題要具體。,打破會議冷場的技巧,有的放矢，克服冷場 對癥下藥，消除沉默 (1)敵對的沉默。 (2)持少數意見的沉默。 (3)自由主義的沉默。 (4)顧慮害羞的沉默。 (5)心有余悸的沉默。,用提問的方法掌握會議,向全體人員提問 個別提問 讓與會者自問自答 反問,意見發(fā)生分歧時怎么辦,不回避對立 要避免情緒對立 安排休息，調節(jié)氣氛 參考第三方的意見 寫出問題的焦點,如何緩解會議中的緊張氣氛,在一些情況下，會議或許會成為發(fā)泄私人恩怨的最好場合，更會有人利用它來給部門、單位的工作制造麻煩。你作為秘書，有時很容易會成為惡語中傷的對象，遭到攻擊，而對方的目的是讓你狼狽不堪，好在眾人心目中留下一個壞印象。,開會