探析APSM 在學科資源建設中的功能擴展與完善

1、探析APSM在學科資源建設中的功能擴展與完善李芳 曲建峰 楊眉（上海交通大學圖書館 上海 200240）文 摘 通過介紹采訪擬訂系統(tǒng)APSM的功能特性，剖析上海交通大學圖書館對該系統(tǒng)功能的擴展與完善的實例，為APSM在高校圖書館學科資源建設中的應用與普及提供參考。關鍵詞 ALEPH500；APSM；學科資源建設Analysis on Development and Improvement of APSMs Function in Subject Resources ConstructionLi Fang ,Qu Jianfeng, Yang MeiShanghai Jiaotong Unive

2、rsity Library，Shanghai (China),200240Abstract： This paper gives an introduction to the functions and characteristics of APSM, analyzes the examples about how to improve and develop APSMs function in Shanghai Jiaotong University Library，Supplies a reference of APSM application and popularization in s

3、ubject resources development.Key words： ALEPH500;APSM; Subject Resources Development1 引言ALEPH 500是以色列 Ex Libris公司開發(fā)的圖書館集成管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)包含采訪/連續(xù)出版物、編目、流通和Web OPAC等傳統(tǒng)圖書館業(yè)務模塊，其中采訪模塊的業(yè)務流程多，功能需求相對較復雜。雖然Ex Libris公司為更大程度地滿足采訪工作中資源訂購的特殊需求，研發(fā)了圖書采訪擬訂系統(tǒng)（ALEPH Preordering System，以下簡稱APS，2009年升級為ALEPH Preordering Syste

4、m for Monographs，以下簡稱APSM），但是APSM仍僅是基于采訪基本功能的系統(tǒng)，許多功能仍需要根據(jù)不同圖書館的個性化需求，進行細化、擴展與完善。目前，國內(nèi)已有不少文章對ALEPH系統(tǒng)的模塊和功能作了介紹參考文獻毛世蓉.ALEPH500采訪模塊的應用和探討J.現(xiàn)代圖書情報技術，2007，（3）：87-89夏翠軍.以ALEPH500為例談圖書館集成系統(tǒng)對采編流程的影響J.新世紀圖書館，2007（2）：25-27韓夏，賴偉等.圖書館集成管理系統(tǒng)ALEPH系統(tǒng)500的索引分析J.現(xiàn)代情報，2008（3）：121-124毛世蓉，張雯.ALEPH環(huán)境下采訪工作的實踐與探討J.四川圖書館學報

5、，2007（3）：10-12，也有文章毛世蓉，張雯.ALEPH500采訪擬訂系統(tǒng)的應用J.四川圖書館學報，2009（3）：54-57對APS系統(tǒng)的應用進行研究，但鮮見探討如何擴展與完善APSM功能為學科資源建設服務方面的研究，本文擬通過上海交通大學圖書館利用APSM有效開展學科資源建設的實例剖析，以及取得的成效，不斷擴展該系統(tǒng)在圖書館資源建設中的功能和作用，達到功能開發(fā)的最大化目標，從而構建圖書館學科資源建設的系統(tǒng)保障。需要說明的是，本文所指的功能擴展與完善有兩個方面的含義：一是指在已有功能基礎上，根據(jù)圖書館個性化的需求定制服務功能；二是指系統(tǒng)已經(jīng)具備某種功能，但可能被忽略或未被充分利用，需要

6、充分挖掘這種功能，使圖書館的服務更加精準，從而達到功能利用最大化的效果。2 APSM系統(tǒng)概況APSM是一個基于B/S模式的系統(tǒng)，該系統(tǒng)包含了與采訪擬訂相關的參數(shù)表以及數(shù)據(jù)庫表，主要用于管理所有采訪擬訂的操作，圖2-1反映了APSM與ALEPH系統(tǒng)的關系圖書采訪擬訂系統(tǒng)APSM使用手冊.作者簡介：李芳（1970-），女，副研究館員，上海交通大學圖書館采編部；曲建峰（1977-），女，館員，上海交通大學圖書館系統(tǒng)發(fā)展部；楊眉（1978-），女，館員，上海交通大學圖書館采編部。APSM按照書目獲取采訪擬訂采訪審訂采訪發(fā)訂的流程設計，共有八個模塊，分別是讀者新薦書目、書目上載、采訪擬訂、采訪審訂、采訪

7、發(fā)訂、用戶參數(shù)、系統(tǒng)維護。從關系圖中可以看出，各種格式的書目通過“書目上載”進入擬訂庫之后，在擬訂庫中執(zhí)行一系列的“擬訂”、“審訂”和“發(fā)訂”操作，正式發(fā)訂的訂單和相關的新書目記錄被導入ALEPH正式的管理庫和書目庫中，同時生成對應訂單的單冊記錄。APSM的讀者薦購模塊，支持多種方式的讀者薦購，包括讀者自行推薦新書目、對征訂庫書目和正式庫書目進行薦購，被薦購的書目經(jīng)過圖書館館員的篩選后將被納入擬訂系統(tǒng)的運作流程中，執(zhí)行后續(xù)操作。圖2-1 APSM與ALEPH關系圖3 APSM與學科資源建設有關的功能和局限APSM按照采訪流程設計由八個模塊組成，而在學科資源建設中發(fā)揮重要作用的模塊主要有讀者新薦

8、書目模塊和采訪擬訂模塊，根據(jù)模塊在實際工作中的應用，我們發(fā)現(xiàn)雖然APSM在采訪工作中提供了較為靈活的訂購數(shù)據(jù)處理功能，強化了讀者薦購，但仍存在不少局限，主要表現(xiàn)在：3.1 支持讀者薦購，但薦購反饋功能有限APSM的讀者薦購模塊為讀者在OPAC上提供新薦書目、讀者征訂庫書目薦購和讀者正式庫書目薦購等多種方式的讀者薦購，該功能與圖書采訪擬訂系統(tǒng)集成，支持讀者ID的有效性驗證。同時，讀者薦購模塊也為采訪和系統(tǒng)管理員提供新薦書目處理、新薦書目批查重、薦購訂單處理，支持批量答復讀者的薦購請求，支持設置多個自動回復模版，館員答復也可預設選項，答復工作的自動化程度顯著提高。但APSM數(shù)據(jù)庫結構對預設選項模版

9、字符設限，預設選項僅限一般內(nèi)容的描述，讀者服務中一些個性化內(nèi)容的描述就無法應用預設回復模板來實現(xiàn)。此外，讀者通過email零星推薦書目是十分常見和有效的推薦形式，APSM雖然提供了OPAC讀者薦購和館員回復的功能，但對于email零星推薦，因推薦書目無法直接關聯(lián)系統(tǒng)的讀者信息庫，不能實現(xiàn)自動回復，需要采訪館員和學科館員逐一手工郵件回復，成為困擾館員工作效率的重要因素之一。3.2 提供訂購數(shù)據(jù)多次查重，但非多庫查重 APSM系統(tǒng)支持在同一MARC庫中選擇不同字段多次查重，實現(xiàn)了基于擬訂庫、正式書目庫的多次查重，如查新書目文件的二次查重、訂單正式發(fā)訂前的再次查重。但卻不支持多庫的同時查重，如，影印

10、版或購買版權的訂購書目，需要CNMARC和USMARC多庫查重，否則很容易出現(xiàn)查漏和重復訂購，造成因重復訂購而產(chǎn)生的資源浪費，或者因查漏而帶來的館藏資源漏訂。3.3 數(shù)據(jù)可靈活轉(zhuǎn)換，但需自定義服務補充APSM支持多種格式圖書書目數(shù)據(jù)導入，支持擬訂庫多種書目狀態(tài)的處理，以及對重復的書目進行修改，支持數(shù)據(jù)的文本導出和EXCEL導出。讀者OPAC中的新薦書目和征訂庫、正式庫的薦購書目，均能在APSM中處理。要達到數(shù)據(jù)處理靈活的目標，APSM系統(tǒng)所擁有的原基本功能就需要擴展，不同圖書館根據(jù)自身作業(yè)方式，自定義服務就顯得尤為重要，例如，如何實現(xiàn)無法到館的訂單批刪除、查重后如何不過濾并保留完整的書目字段等

11、，這些個性化的功能都需要在APSM原有功能基礎上進行擴展，通過自定義服務的方式進行完善。綜上所述，無論是數(shù)據(jù)導入導出、訂單處理，還是讀者薦購方式APSM都有較大的開放性，也正因為如此，該系統(tǒng)功能的挖掘和擴展就成為圖書館用好它的關鍵，圖書館學科采訪和資源建設中的各種個性化需求才能在此基礎上得以實現(xiàn)。 4 APSM在學科資源建設中的功能完善ALEPH500系統(tǒng)在上海交通大學圖書館啟用的同時，也是該館推行全新的學科化創(chuàng)新服務體系的時期，上海交通大學圖書館提出了文獻資源建設的“三一”原則，即在文獻資源采購領導小組和工作小組指導下，依靠院系專家、圖書館學科館員和圖書館采訪館員三方共同進行文獻資源建設，并

12、最終實現(xiàn)資源建設由院系師生說了算。在“三一”原則創(chuàng)新理念引領下，上海交通大學圖書館展開了學科資源建設的三大采選模式：書單薦購（包括定期的書目推送和零星的書目推薦）、主題書展、院系資源共建。學科館員深入院系，并定期推送書目供院系讀者選書；根據(jù)院系需求，在院系舉辦主題書展，并逐步推動院系資源的全面揭示和共建共享。院系讀者這種完全參與到圖書館學科文獻資源建設的新變化，促使圖書館傳統(tǒng)的采訪模式和業(yè)務流程發(fā)生了較大的變化。如何挖掘用于管理資源采訪的APSM系統(tǒng)的功能，并使其效果最優(yōu)化，從而更好地提供優(yōu)質(zhì)、精細的服務，構建圖書館學科服務和學科資源建設的強有力系統(tǒng)保障，上海交通大學圖書館在這方面做了有益的探

13、索和實踐。4.1 優(yōu)化查重機制查重機制的優(yōu)化，是從查重前置和查重流程簡化入手，重新配置匹配腳本以達到機制優(yōu)化的目標。4.1.1. 查重前置和流程簡化為保障學科資源建設的合理有效，采訪館員定期提供新書目供學科館員和院系讀者勾選，因書目數(shù)據(jù)來自不同書商存在彼此重復、與新訂購館藏重復的現(xiàn)象，圖書館調(diào)整流程，將傳統(tǒng)采訪流程中的書目查重工序前移。在書目推送給學科館員和院系讀者勾選前，先查重。由于APSM查重機制的限制，查重導入的文件只能選擇保留題名、作者、ISBN等八個字段，而對于選書有參考價值的圖書摘要、簡介等字段均無法保留，查重輸出后的書目文件因缺乏摘要等重要信息，無法進行書目勾選；如再進行與原書目

14、的比對，又增添了采訪館員和學科館員的工作量，降低了選書的效率。如圖4-1為定制前APSM書目勾選的操作流程。為保證查重前后的書目信息不被過濾，保留所有字段，以便學科館員能夠迅速全面的掌握書目的信息，提高學科館員選書的效率，上海交通大學圖書館對APSM中的書目查重功能進行了優(yōu)化。在Oracle數(shù)據(jù)庫中重新設計數(shù)據(jù)庫表，配置了新的導入模版以及新的比對機制，只匹配模版指定字段，對其它字段不設限，保留所有信息輸出。因此，前置查重只對新書目ISBN字段進行匹配，輸出的查新書目文件保留書目的所有有效字段，如文摘、學科分類等字段，這樣既完成了查重，又保證了書目的信息完整和勾選的高效。如圖4-2為定制后APS

15、M書目勾選的操作流程。 圖4-1 定制前APSM查重操作流程 圖4-2定制后APSM查重操作流程4.1.2. 查重匹配腳本重新配置為配合學科服務的有效開展，充分整合校圖書館與院系的文獻資源，推動院系資源的全面揭示和共建共享，采編部主動深入院系，和院系領導共同商討圖書館與院系文獻資源共建共享的合作，多個院系資料室逐步納入了圖書館書目資源系統(tǒng)。納入共建體系的院系文獻在書目系統(tǒng)中得以揭示，解決了圖書館與院系資料室資源重復建設的問題，但是由于部分院系的資源不提供全校范圍內(nèi)的借閱，無法滿足其他院系需要閱讀這類文獻的讀者，因此，圖書館仍需要保障部分需求較多、只有分館收藏的文獻的訂購。但訂單經(jīng)過查重，這部分

16、資源會作為已有館藏而被過濾掉，因此需要針對這一特殊需求，重新配置查重匹配腳本。為此，我們在APSM系統(tǒng)中通過查重機制的更改，實現(xiàn)了查重后輸出一對一重和一對多重的查重文件、輸出文本中顯示分館館藏信息和復本數(shù)量的設想，部分參數(shù)配置表如圖4-3和4-4所示。這一功能的配置，幫助采訪館員獲取查重文件中的分館信息，做出訂購判斷，保障院系分館已訂且圖書館也應該訂購的文獻，有效防止漏訂，既滿足了全校讀者的文獻需求，又大大提高了采訪的工作效率。4-3 參數(shù)配置表（局部）4-4 查重匹配參數(shù)表（局部） 4.2 強化批處理功能ALEPH集成系統(tǒng)的使用使圖書館各項業(yè)務的透明度大大提高，圖書單冊處理狀態(tài)會隨著工作流程

17、的進行按系統(tǒng)設定自動變化，讀者可以在OPAC或客戶端清晰地查詢圖書單冊的狀態(tài)，比如在訂購中、編目中、典藏中、在架上等等，方便了讀者跟蹤圖書狀態(tài)。但是圖書訂購并不能保證100%的訂到率，訂購不到的圖書在OPAC中若一直處于“訂購中”狀態(tài)，容易造成讀者長時間等待而無果的負面影響，長此以往，讀者就會對圖書館的工作效率、服務效率提出質(zhì)疑。因此，需要圖書館員定期對無法到館的訂單根據(jù)時間特征進行批刪除。雖然ALEPH支持逐個訂單和書目記錄刪除，但并不支持批刪除。因此，當有大量訂單需要逐個刪除時，往往工作量大且易出錯。我們在ALEPH框架體系下開發(fā)了自定義服務，實現(xiàn)按批次號刪除和訂單號批刪除的功能，通過生成

18、批刪除訂單的ISBN列表，根據(jù)列表生成需批刪除的書目記錄，以保證書目數(shù)據(jù)準確真實地反映館藏信息，為讀者提供更精準的服務。圖4-5 自動分學科書單4.3 擴展自動分學科功能APSM系統(tǒng)通過功能擴展，不斷滿足學科服務的個性化需求、提升選書效率，受此啟發(fā)，上海交通大學圖書館提出了書目自動分學科的設想，以滿足院系專家選書的個性化需求。采訪館員通過與外文圖書服務商的反復溝通，要求服務商每次提供外文圖書新書目時必須增加中圖分類號字段；經(jīng)過與學科館員、院系師生的有效交流，確定了各類學科館藏所涉及的多個中圖分類類號。系統(tǒng)部為此開發(fā)了書單自動分學科工具，利用excel工具中的宏編輯了“按學科分類”的一鍵式工具，并保存成一個Excel文件，成功實現(xiàn)了由總書目生成分學科書目的自動化。使用時將總書目copy到工具文件中，點擊“按學科分類”按鈕，即可得到各學科的書單?，F(xiàn)在院系專家只需在精選過的學科分類書單中進行薦購，大大提高了院系專家的選書效率和積極性。自動分學科書單如圖4-5所示。4.