機(jī)關(guān)干部呈文辦事應(yīng)注意事項(xiàng)(課堂PPT)

1、1,機(jī)關(guān)干部呈文辦事應(yīng)注意事項(xiàng),2,機(jī)關(guān)干部的職責(zé)和機(jī)關(guān)的日常事務(wù),機(jī)關(guān)日常呈文辦件的分類和特點(diǎn),辦理公文需注意的問題,機(jī)關(guān)工作中需要注意的幾個(gè)具體問題,3,一、機(jī)關(guān)干部的職責(zé)和機(jī)關(guān)的日常事務(wù),什么是機(jī)關(guān)？ 指政府的職能辦理事務(wù)的部門或機(jī)構(gòu)。 什么是機(jī)關(guān)干部？ 指國家公務(wù)人員或者擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)崗位的人。,4,二、機(jī)關(guān)日常呈文辦件的分類和特點(diǎn),機(jī)關(guān)干部呈文辦件是工作的主要內(nèi)容，每天需要辦理的文電很多，但是歸結(jié)起來不外乎兩類：請(qǐng)示件和呈閱件。,5,公文分類,電話報(bào)批的文件：要用黑色中性筆在承辦報(bào)告單首長日常簽字區(qū)下方（加粗紅線以外）左側(cè)空兩字位置注明“某時(shí)某分電話報(bào)告某某，某某指示。某日/某月。”例如：

2、“10時(shí)30分電話報(bào)告宦司令員，宦司令員指示高度重視此項(xiàng)工作，請(qǐng)胡副司令負(fù)責(zé)。16/2?！?6,三、辦理公文需注意的問題,（一）公文格式,1.要素組成。 機(jī)關(guān)公文主要有以下要素組成： 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)； 密級(jí)；份號(hào)；發(fā)文字號(hào)；主送機(jī)關(guān)；標(biāo)題；正文；署名；成文日期；印章；發(fā)文（傳送）說明；主題詞；抄送機(jī)關(guān)；印發(fā)（承辦）說明；單位、聯(lián)系人、電話等；頁碼。,7,三、辦理公文需注意的問題,（一）公文格式,每頁排22行，每行28個(gè)字，段落行間距設(shè)置為固定值28.8磅，一般設(shè)定為單倍行距。公文一般左側(cè)裝訂，不掉頁，不錯(cuò)頁，任意兩頁頁碼位置誤差不超過4mm。訂兩個(gè)訂書釘，兩釘外釘眼距離書芯上下各7厘米。,2.紙

3、型,8,三、辦理公文需注意的問題,（一）公文格式,3.字體,4.正文內(nèi)標(biāo)題,注意正文內(nèi)的各級(jí)標(biāo)題字體一般不加粗。,5.頁碼,6.附件,7.份號(hào),最少2位，最多6位,9,三、辦理公文需注意的問題,（一）公文格式,8.公文中用數(shù),同一份公文中，數(shù)字的用法應(yīng)保持一致。,9.密級(jí),10.名稱,10,三、辦理公文需注意的問題,（二）發(fā)文辦理,起草,審核,審批簽發(fā),復(fù)核,印刷,用印,登記,分發(fā),11,三、辦理公文需注意的問題,（二）發(fā)文辦理,1.公文質(zhì)量。 公文的質(zhì)量主要由承辦單位的擬稿人、審簽科長和部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，凡呈送基地首長審批的文稿，均應(yīng)認(rèn)真審核。,重點(diǎn)：是否確需行文；是否有政策法規(guī)和理論依據(jù)；是否

4、已與有關(guān)單位協(xié)商，意見建議是否準(zhǔn)確一致；文字表述、文種使用、公文格式、語法、邏輯、修辭，以及標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用是否準(zhǔn)確規(guī)范；是否符合呈辦程序。,12,三、辦理公文需注意的問題,（二）發(fā)文辦理,2.呈送程序。 公文文稿應(yīng)逐級(jí)呈送，經(jīng)首長審批簽發(fā)后方能正式行文。,以基地名義制發(fā)的公文呈送順序?yàn)榭崎L、部門領(lǐng)導(dǎo)、分管首長審閱、司令政委簽發(fā)；一般例行事務(wù)性公文呈送順序?yàn)榭崎L、部門領(lǐng)導(dǎo)審閱，分管首長簽發(fā)；以部名義制發(fā)的公文由部首長簽發(fā)。,13,三、辦理公文需注意的問題,（二）發(fā)文辦理,3.公文印制。 印制公文要在文印室辦理，確需到地方印制的，要經(jīng)保密委員會(huì)批準(zhǔn)，在保密室辦理涉密文件資料準(zhǔn)印證后，到基地批準(zhǔn)的地

5、方定點(diǎn)單位印制。,印制流程要指定專人負(fù)責(zé)，印制完畢后，應(yīng)對(duì)清樣、底板、廢頁等進(jìn)行徹底銷毀，并及時(shí)清除印刷單位磁盤里的文件。,14,三、辦理公文需注意的問題,（二）發(fā)文辦理,4.用章規(guī)定。 公文印制后與定稿一同送印章管理部門，經(jīng)檢查無誤后方可用印。使用印章要有嚴(yán)格的登記簽字手續(xù)。印章底部與日期底部相切，而且要正。,15,三、辦理公文需注意的問題,（二）發(fā)文辦理,辦理公文講究的是“快、準(zhǔn)、嚴(yán)、細(xì)、實(shí)”,辦理公文要“三快”“一慢”,了解核實(shí)情況要快,形成思路框架要快,公文起草作業(yè)要快,三快,“一慢”，就是出手要慢。,16,三、辦理公文需注意的問題,（二）發(fā)文辦理,1.把握公文辦理規(guī)律，加強(qiáng)平時(shí)學(xué)習(xí)研

6、究，注意積累資料，掌握部隊(duì)情況，熟知上級(jí)近期要求，在搞清事態(tài)、形成思路上減少時(shí)間。,如何實(shí)現(xiàn)“三快”需要在兩個(gè)方面下功夫：,2.刻苦鍛煉寫作能力，搞清各種公文的格式要求，在起草公文上減少時(shí)間。,17,三、辦理公文需注意的問題,（二）發(fā)文辦理,“一慢”主要注意以下幾點(diǎn)：,下級(jí)向它所屬的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的行文，即自下而上的行文。 如報(bào)告、請(qǐng)示。,上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)給其所屬的下級(jí)機(jī)關(guān)的行文，即自上而下的行文。 如命令、決定、指示、批復(fù)等。,同級(jí)機(jī)關(guān)或者互不隸屬機(jī)關(guān)之間的行文。 如函是最典型的平行文。,第一,第二,第三,18,四、機(jī)關(guān)工作中需要注意的幾個(gè)具體問題,（一）如何到首長辦公室請(qǐng)示報(bào)告事情,1.如何進(jìn)入

7、辦公室？,2.如何請(qǐng)示報(bào)告事情？,19,四、機(jī)關(guān)工作中需要注意的幾個(gè)具體問題,（二）如何接待上級(jí)工作組,1.接到通知后，要記好電話記錄，并提出接待工作意見報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。,包括時(shí)間、地點(diǎn)、主辦單位、工作人員、出面領(lǐng)導(dǎo)、材料準(zhǔn)備、日程安排、車輛使用、食宿安排等。,工作意見,20,四、機(jī)關(guān)工作中需要注意的幾個(gè)具體問題,（二）如何接待上級(jí)工作組,2.領(lǐng)導(dǎo)審批后，按要求準(zhǔn)備有關(guān)材料和設(shè)置場地。,文件袋（內(nèi)裝筆記本、紅黑中性筆、相關(guān)材料） 桌牌 茶水（礦泉水） 紙巾（抽紙） 煙灰缸 筆筒,21,四、機(jī)關(guān)工作中需要注意的幾個(gè)具體問題,（二）如何接待上級(jí)工作組,3.通知門崗工作組車號(hào)（工作組自帶車輛時(shí)），便于到

8、后直接放行，必要時(shí)安排調(diào)整哨。,如果是到車站或高速出口接工作組，則要適時(shí)報(bào)告基地領(lǐng)導(dǎo)提前到指定位置迎候。報(bào)告的時(shí)機(jī)要注意，一般按照接上車、到某個(gè)地標(biāo)、基地大門口順序報(bào)告。,22,四、機(jī)關(guān)工作中需要注意的幾個(gè)具體問題,（二）如何接待上級(jí)工作組,4.根據(jù)工作組工作安排，引導(dǎo)工作組到會(huì)議室或直接檢查部隊(duì)。,5.開會(huì)期間要做好會(huì)議記錄，適時(shí)添茶倒水，陪檢時(shí)要認(rèn)真記錄檢查情況和工作組提出的要求。尤其是檢查過程中，有時(shí)首長會(huì)做一些指示，一定要做好記錄，以備后面作為抓落實(shí)的依據(jù)。,23,四、機(jī)關(guān)工作中需要注意的幾個(gè)具體問題,（二）如何接待上級(jí)工作組,6.工作組下部隊(duì)或工作結(jié)束前，提前聯(lián)系司機(jī)就位，并引導(dǎo)車輛

9、編隊(duì)。,7.引導(dǎo)工作組成員和陪同領(lǐng)導(dǎo)就餐。,24,四、機(jī)關(guān)工作中需要注意的幾個(gè)具體問題,（二）如何接待上級(jí)工作組,會(huì)議座位牌擺放規(guī)則,會(huì) 議 桌,會(huì) 議 桌,1,2,3,4,5,6,7,1,2,3,4,5,6,7,8,單數(shù),雙數(shù),25,四、機(jī)關(guān)工作中需要注意的幾個(gè)具體問題,（二）如何接待上級(jí)工作組,就餐座位牌擺放規(guī)則,單數(shù),雙數(shù),26,四、機(jī)關(guān)工作中需要注意的幾個(gè)具體問題,（三）如何接打電話,如何打電話,首先,其次,再次,最后,要主動(dòng)向?qū)Ψ秸f明自己的單位、姓名、職務(wù),要問清對(duì)方的姓名、職務(wù)，并記錄在案，以備日后核查,接通電話后，先扼要提示一下有什么性質(zhì)的事情要跟對(duì)方說,要核對(duì)通話內(nèi)容,27,四、機(jī)關(guān)工作中需要注意的幾個(gè)具體問題,（三）如何接打電話,如何接電話,28,四、機(jī)關(guān)工作中需要注意的幾個(gè)具體問題,（四）如何組織會(huì)議,如何籌劃會(huì)議,29,四、機(jī)關(guān)工作中需要注意的幾個(gè)具體問題,（四）如何組織會(huì)議,如何準(zhǔn)備會(huì)議材料,通盤考慮應(yīng)準(zhǔn)備哪些材料,第一步,第二步,第三步,進(jìn)行分工，把所需要的材料分配到個(gè)人頭上，大家各負(fù)其責(zé)，分頭準(zhǔn)備,修改、送審、定稿,30,四、機(jī)關(guān)工作中需要注意的幾個(gè)具體問題,（四）如何組織會(huì)議,如何做好會(huì)前事務(wù)工作,一是擬制和下發(fā)會(huì)議通知,