企業(yè)會議管理體系

1、.蘇州知行易信息科技有限公司會議管理體系黃曉龍（擬稿）行政 20131001 第一章總則1.1 、加強(qiáng)溝通，通力合作 ；會議是企業(yè)內(nèi)部各部門、各崗位、各環(huán)節(jié)有效溝通的重要方式之一，有效的會議可以加強(qiáng)相互間的深層溝通，減少和縮短協(xié)作間的時間，做到通力合作。1.2 、加深理解，改進(jìn)作風(fēng) ；我們在工作中難免會有不順暢、不和諧之處，而通過會議上開誠布公的溝通會使我們之間加深了解和體諒，從而改進(jìn)或各自為政、或獨善其身、或自已為是的工作作風(fēng)。1.3 、目標(biāo)統(tǒng)一、高效管理 ；有效的會議是把企業(yè)各項工作目標(biāo)統(tǒng)一在一個戰(zhàn)略框架內(nèi)的重要方式之一，在所有目標(biāo)統(tǒng)一的前題下，可以提高公司各部門執(zhí)行工作計劃、完成工作目標(biāo)

2、的效率，更好追蹤各部門工作進(jìn)度。1.4 、目標(biāo)分解、職責(zé)明確 ；在公司戰(zhàn)略目標(biāo)明確后，所有行動計劃的時限內(nèi)，各部門領(lǐng)受應(yīng)完成的任務(wù)，確認(rèn)行動步驟、計劃方案、明確分工后反饋公司，由公司協(xié)調(diào)各部門間的工作，以及與總目標(biāo)間的邏輯性；做到人人有事干、人人知道干，事事有時限、事事有結(jié)果。1.5 、集思廣益、回避風(fēng)險 ；通過有效的會議組織，在特定的時間，就特定的問題進(jìn)行研究討論，讓與會者提出改進(jìn)性及開展性的工作方案，不僅體現(xiàn)著企業(yè)文化中重要的團(tuán)隊精神，同時也能夠有效的回避一些風(fēng)險。1.6 、高度規(guī)范、有效協(xié)調(diào) ：通過有效的會議溝通，不僅可規(guī)范我們的工作，統(tǒng)一我們的行動準(zhǔn)則，體現(xiàn)我們共有價值觀的；而且還可以

3、有效的協(xié)調(diào)各部門的工作方法、工作進(jìn)度、人員及設(shè)備的調(diào)配。1.7 、制度，是企業(yè)管理的基礎(chǔ)，是用以規(guī)范我們工作，統(tǒng)一我們的行動準(zhǔn)則，體現(xiàn)我們共有價值觀的有力保障；而制度本身是隨著企業(yè)發(fā)展需要而與時俱進(jìn)的完善的。因此，在未進(jìn)一步修改之時，請依照本制度執(zhí)行。1.8 、試行期限： 2013 年 11 月 1 日至 2014 年 3 月 30 日。1.9 、本制度為試行，在試行過程中如有不足之處，與行政人事部聯(lián)系，請幫助我們完善企業(yè)的各項管理體系。1.10 、制度規(guī)范的執(zhí)行原則是“先執(zhí)行，后申訴 ”。 第二章會議類別及內(nèi)容提要我們蘇州知行易信息科技有限公司（以下簡稱公司）會議歸納為三大類。2.1 、第一

4、類公司級會議 ：主要包括公司董事會旬例會 、公司周工作例會、公司月度綜合業(yè)務(wù)分析會、公司或部門臨時組織的公司級其他會議 （如員工大會、公司技術(shù)人員會以及各種代表大會）。2.1.1.公司董事會旬例會 內(nèi)容提要.2.1.1.1會議時間： 每月 5 號、 15 號、 25 號下午 14:00 召開。 為避免會議過多或重復(fù)，董事會旬例會可以與其他會議一同召開。 如有變更由行政人事部另行通報。2.1.1.2會議組織： 由行政人事部提前會議三日下發(fā)會議通知（請見表“行 . 會 01”）。 接道會議通知的參會人需提前會議二日回復(fù)會議通知給行政人事部。 行政人事部在會議前一日下發(fā)最終會議議程安排表 （請見表“

5、行 . 會 02”）予參會人。2.1.1.3會議主持人： 董事長或 公司總經(jīng)理。 董事長或 總經(jīng)理若因公出差無法主持時， 則由副總經(jīng)理或指定的公司高級干部代行會議職權(quán)。2.1.1.4會議參加人： 公司各部門總監(jiān)或分管副總、總監(jiān)助理、各部門經(jīng)理。2.1.1.5列席人員： 各部門管理層。 視實際需要，可指定其他有關(guān)人員出席。2.1.1.6會議內(nèi)容： 梳理和分析公司各部門一旬內(nèi)工作狀態(tài)，點評優(yōu)劣、得失，給予指導(dǎo)方針、工作方法。 公司各部門工作計劃執(zhí)行情況，及時糾偏，及時支持。 公司各項工作與企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)契合度的及時糾偏，及時支持。 研究、部署公司運營、經(jīng)營、行政工作，討論決定公司各項重大工作問題。2

6、.1.1.7會議記錄和內(nèi)容整理： 除特殊會議外，會議記錄由人事行政部文秘人員完成，并做會議記要（請見表“行 . 會 04”）。 會議記錄、記要整理后上報主持人審核、審批。會議記要審核后由與人事行政部周一上午下發(fā)各部門。 與會議記要同時下發(fā)的還有會議決定事項實施管理表（請見表“行 . 會 05”）。2.1.2. 公司周工作例會 內(nèi)容提要2.1.2.1會議時間： 每周一上午 09:00 召開。 為避免會議過多或重復(fù)，公司周例會可以與其他會議一同召開。 如有變更由行政人事部另行通報。2.1.2.2會議組織： 最晚在公司例會前的每周五下午17:00 前，各部門上報例會提要到行政人事部（請見表.“行 .

7、 會 03”）和周工作計劃表 （請見表“行 . 計 01”）。由行政人事部整理，在會議前下發(fā)最終 會議議程安排表 （請見表“行 . 會 02”）予參會人。2.1.2.3會議主持人：各部門總監(jiān)或分管副總輪流主持。董事長或 總經(jīng)理若因公無法參加時，則指定的公司其干部代行會議權(quán)力。2.1.2.4會議參加人：公司各部門總監(jiān)或分管副總、總監(jiān)助理、各部門經(jīng)理。各部門經(jīng)理及管理團(tuán)隊2.1.2.5列席人員：視實際需要所邀請的其他人員2.1.2.6會議內(nèi)容：協(xié)調(diào)各部門工作進(jìn)度，使各項工作、經(jīng)營活動按照預(yù)期目標(biāo)有序進(jìn)行。對涉及部門較多， 對公司整體有較大影響的問題集體探討； 集思廣益，尋求解決間題的方法。追蹤并改

8、進(jìn)日常管理工作，對各部門工作執(zhí)行情況及時糾偏，及時支持。不能達(dá)成共識時，上報董事長或總經(jīng)理辦公會，請董事長或總經(jīng)理裁決。2.1.2.7會議記錄和內(nèi)容整理：每周例會的會議記錄由人事行政部文秘人員完成，并做會議記要（請見表“行 . 會 04”）。會議記錄、記要整理后上報主持人審核、審批。會議記要審核后由與人事行政部周一上午下發(fā)各部門。與會議記要同時下發(fā)的還有會議決定事項實施管理表 （請見表“行 . 會 05”）。2.1.3.公司月度綜合業(yè)務(wù)分析會 內(nèi)容提要2.1.3.1會議時間：每月 29 日上午 09:00 召開。為避免會議過多或重復(fù)，公司月度綜合業(yè)務(wù)分析會可以與其他會議一同召開。如有變更由行政

9、人事部另行通報。2.1.3.2會議組織：由行政人事部提前會議三日下發(fā)會議通知 （請見表“行 . 會 01”）。接道會議通知的參會人需提前會議二日回復(fù)會議通知給行政人事部。行政人事部在會議前一日下發(fā)最終 會議議程安排表 （請見表“行 . 會 02”）予參會人。2.1.3.3會議主持人：董事長或 總經(jīng)理。董事長或 總經(jīng)理若因公出差等原因無法主持時，則由副總經(jīng)理或指定的公司高級干部代行會議職權(quán)。.2.1.3.4會議參加人： 公司各部門總監(jiān)或分管副總、總監(jiān)助理、各部門經(jīng)理。2.1.3.5列席人員： 各部門管理層。 視實際需要，可指定其他有關(guān)人員出席。2.1.3.6會議內(nèi)容： 公司各部門匯報上月各自業(yè)務(wù)

10、狀況，匯報優(yōu)劣、得失，提交對策、措施，提供解決問題建議。 公司各部門匯報下月各自業(yè)務(wù)工作排序、計劃、步驟，匯報所需支持、資源。討論、研究、部署、決定公司有關(guān)各項業(yè)務(wù)工作問題，及時糾偏、協(xié)調(diào)，及時配合、支持。 主要業(yè)務(wù)議題有：客戶狀況通報、評估、分析；財務(wù)狀況通報、評估、分析；行政人事狀況通報、評估、分析；項目施實進(jìn)程狀況通報、評估、分析；設(shè)計開發(fā)狀況通報、評估、分析；產(chǎn)品、服務(wù)質(zhì)量狀況通報、評估、分析等。2.1.3.7會議記錄和內(nèi)容整理： 除特殊會議外，會議記錄由人事行政部文秘人員完成，并做會議記要（請見表“行 . 會 04”）。 會議記錄、記要整理后上報主持人審核、審批。會議記要審核后由與人

11、事行政部周一上午下發(fā)各部門。 與會議記要同時下發(fā)的還有會議決定事項實施管理表（請見表“行 . 會 05”）。2.1.4. 其他會議 內(nèi)容提要公司董事長、總經(jīng)理、或其他的公司高管，都可發(fā)起各種臨時組織的會議；但需要書面呈報（請見表“行 . 會 06”）。董事會，同意申請后，由行政人事部組織實施。一般有員工大會，季度、半年、全年業(yè)務(wù)總結(jié)會 ，新年工作部署大會，年度總結(jié)表彰大會，階段性的項目總結(jié) 、質(zhì)量分析、設(shè)計工作、營銷運營等等專項會議。2.1.4.1會議時間： 由董事長或總經(jīng)理，或會議發(fā)起人決定召開時間，行政人事部另行通報。 為避免會議過多或重復(fù)，其他會議可以與其他會一同召開。2.1.4.2會議

12、組織： 由行政人事部提前會議三日或當(dāng)日下發(fā)會議通知。 接道會議通知的參會人需提前會議二日或當(dāng)日回復(fù)會議通知給行政人事部。 行政人事部在會議前一日或當(dāng)日下發(fā)最終會議議程安排表 予參會人。2.1.4.3會議主持人： 董事長或 總經(jīng)理，或會議發(fā)起人。 董事長或 總經(jīng)理若因公出差無法主持時， 則由副總經(jīng)理或指定的公司高級干部代行會議職權(quán)。2.1.4.4會議參加人：. 由董事長或 總經(jīng)理，或會議發(fā)起人決定。2.1.4.5列席人員： 由董事長或 總經(jīng)理，或會議發(fā)起人決定。2.1.4.6會議內(nèi)容： 由董事長或 總經(jīng)理，或會議發(fā)起人決定。2.1.4.7會議記錄和內(nèi)容整理：由董事長或 總經(jīng)理，或會議發(fā)起人決定。

13、2.2 、部門級會議 ：主要包括部門每周例會 、部門專業(yè)類辦工會、部門專項類業(yè)務(wù)會等。2.2.1.各部門周工作例會 內(nèi)容提要2.2.1.1會議時間： 每周五下午 13:00 召開。 為避免會議過多或重復(fù)，部門周例會可以與其他會議一同召開。 如有變更由各部總監(jiān)或指定人員另行通報其部門員工。2.2.1.2會議組織： 各部門總監(jiān)或指定人員，根據(jù)公司例會會議記要所布置的工作任務(wù)，以及本部門應(yīng)完成的常態(tài)性工作，分解到本部門的每個班組或每位員工，即完成周工作計劃表（請見表“行 . 計 01”）。 就一周工作計劃，本部門的每位員工參與討論、理解、掌握，并能夠保證很好的實施完成。 行成最終 “周工作計劃” 后

14、最晚在每周五下午17:00 前上報周工作計劃表 到行政人事部。 由行政人事部整合所有部門的 部門周工作計劃表、公司例會提要，并就各部工作進(jìn)展進(jìn)行跟蹤。 由行政人事部最晚于周四中午 11:00 前下發(fā)會議議程安排表 、會議決定事項實施管理表 （請見表“行 . 會 05”）至各部門。2.2.1.3會議主持人： 部門總監(jiān)、負(fù)責(zé)人或指定人主持。 。 有必要邀請別部門參加會議時需提前通知。2.2.1.4會議參加人： 部門經(jīng)理及管理團(tuán)隊。 部門員工。2.2.1.5列席人員： 視實際需要所邀請的其他人員2.2.1.6會議內(nèi)容： 協(xié)調(diào)各班組、員工間工作進(jìn)度，保證各項工作、經(jīng)營活動按照預(yù)期目標(biāo)有序進(jìn)行。 對涉及

15、部門較多， 對公司整體有較大影響的問題集體探討；集思廣益，尋求解決間題的方法。. 檢查、總結(jié)、布置日常工作，對部門工作執(zhí)行情況及時糾偏，及時支持工作。 不能達(dá)成共識時，上報董事長或總經(jīng)理辦公會，請董事長或總經(jīng)理裁決。2.2.1.7會議記錄和內(nèi)容整理： 每周例會的會議記錄由部門文秘或指定人完成，并做會議記要（請見表“行 . 會 04”）。 會議記錄、記要整理后行成部門周工作計劃表、公司例會提要，上報部門審核、審批。 與最晚周一上午10:00 前上報人事行政部。 部門各班組和各級員工遵照部門周工作計劃表展開各項工作。2.2.2.部門專業(yè)類辦工會、部門專項類業(yè)務(wù)會一般情況下無特殊狀況不獨立召開以上兩

16、會，以上兩會的內(nèi)容在各部門 “每周工作例會” 中討論確認(rèn)；如有必要召開以上兩會則進(jìn)入2.1.4 條公司 其他會議 流程。2.3 、外部級會議 ：2.3.1.公司非營利性外部會議：如現(xiàn)場會、企管成果發(fā)布會、報告會、科技成果發(fā)布會、信息發(fā)布會、參觀等。2.3.2.公司營利性外部會議：如洽談會、展示會、座談會、產(chǎn)品說明會、客戶聯(lián)誼會等。2.3.3.所有外部級會議均采用公司會議管理體系的2.1.4 條其他會議 流程。2.3.4.所有外部級會議一律由行政人事部受理安排，有關(guān)業(yè)務(wù)對口部門協(xié)作做好會務(wù)工作。 第三章會議制度3.1 、會議安排：3.1.1.為避免公司會議過多或重復(fù)，公司正常性的會議一律納入例會

17、制，原則上要按例行規(guī)定的時間、地點、內(nèi)容、組織召開。3.1.2.為避免公司會議過多或重復(fù)，公司各類會議能夠合並的盡可能合並召開。3.1.3.凡涉及公司多個部門負(fù)責(zé)人參加的各種會議，均須于會議召開前經(jīng)董事長或總經(jīng)理批準(zhǔn)后，分別報行政人事部匯總，并由行政人事部統(tǒng)一安排，方可召開。3.1.4.行政人事部將年、季、月公司例會和各種類型會議，統(tǒng)一平衡編制成會議計劃并訂印發(fā)放到公司各部領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員。3.1.5.凡行政人事部已列入會計計劃的會議，如需改期或遇特殊情況需安排新的其他會議時，召集會議部門或召集人應(yīng)提前報請行政人事部調(diào)整會議計劃；未經(jīng)行政人事部同意，任何人不得隨便打亂正常會議計劃。3.1.6.對

18、于準(zhǔn)備不充分、或重復(fù)性、或無多大作用的會議，行政人事部有權(quán)拒絕安排。3.1.7.對于參加人員相同、內(nèi)容接近、時間相適的幾個會議，行政人事部有權(quán)安排合并召開。3.1.8.各部門會期必須服從公司統(tǒng)一安排，各部門小會不應(yīng)安排在公司例會同期召開（與會人員不發(fā)生時間上的沖突除外） ，應(yīng)堅持小會服從大會，局部服從整體的原則。.3.2 、會議禮儀管理條例3.2.1. 目的： 會議禮儀，是召開會議前、會議中、會議后及參會人應(yīng)注意的事項，懂得會議禮儀對會議精神的執(zhí)行有較大的促進(jìn)作用。 良好的會議禮儀不僅是個人素養(yǎng)的展現(xiàn)，也是企業(yè)文化一個部分的體現(xiàn)。3.2.2.會議發(fā)言人的禮儀： 會議發(fā)言有正式發(fā)言和自由發(fā)言兩種

19、， 前者一般是領(lǐng)導(dǎo)報告， 后者一般是討論發(fā)言。 正式發(fā)言者，應(yīng)衣冠整齊，走上主席臺應(yīng)步態(tài)自然，剛勁有力，體現(xiàn)一種成竹在胸、自信自強(qiáng)的風(fēng)度與氣質(zhì)。 發(fā)言時應(yīng)口齒清晰，講究邏輯，簡明扼要。如果是書面發(fā)言，要時常抬頭掃視一下會場，不能低頭讀稿，旁若無人。發(fā)言完畢，應(yīng)對聽眾的傾聽表示謝意。 自由發(fā)言則比較隨意，應(yīng)該要注意，發(fā)言應(yīng)講究順序和秩序，不能爭搶發(fā)言；發(fā)言應(yīng)簡短，觀點應(yīng)明確；與他人有分歧，應(yīng)以理服人，態(tài)度平和，聽從主持人的指揮，不能只顧自己。 如果有會議參加者對發(fā)言人提問，應(yīng)禮貌作答，對不能回答的問題，應(yīng)機(jī)智而禮貌地說明理由，對提問人的批評和意見應(yīng)認(rèn)真聽取，即使提問者的批評是錯誤的，也不應(yīng)失態(tài)。

20、3.2.3.會議參加者的禮儀： 會議參加者應(yīng)衣著整潔， 儀表大方，準(zhǔn)時入場，進(jìn)出有序，依會議安排落座， 開會時應(yīng)認(rèn)真聽講，不要私下小聲說話或交頭接耳，發(fā)言人發(fā)言結(jié)束時，應(yīng)鼓掌致意，中途退場應(yīng)輕手輕腳，不影響他人。 會議期間應(yīng)把手機(jī)關(guān)閉或調(diào)成震動。3.2.4.主持人的禮儀各種會議的主持人，一般由具有一定職位的人來擔(dān)任，其禮儀表現(xiàn)對會議能否圓滿成功有著重要的影響。 主持人應(yīng)衣著整潔，大方莊重，精神飽滿，切忌不修邊幅，邋里邋遢。 走上主席臺應(yīng)步伐穩(wěn)健有力，行走的速度因會議的性質(zhì)而定，歡快、熱烈的會議步頻應(yīng)較慢。 入席后，如果是站立主持，應(yīng)雙腿并攏，腰背挺直。持稿時，右手持稿的底中部，左手五指并攏自然

21、下垂。雙手持稿時，應(yīng)與胸齊高。 坐姿主持時，應(yīng)身體挺直，雙臂前伸。兩手輕按于桌沿，主持過程中，切忌出現(xiàn)搔頭、揉眼等不雅動作。 主持人言談應(yīng)口齒清楚，思維敏捷，簡明扼要。 主持人應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)調(diào)節(jié)會議氣氛，或莊重，或幽默，或沉穩(wěn)，或活潑。 主持人對會場上的熟人不能打招呼，更不能寒暄閑談，會議開始前，可點頭、微笑致意。3.3 、會議紀(jì)律管理制度3.3.1.會議實行簽到制度， 凡不能參加會議或不能準(zhǔn)時參加會議者，要向主管領(lǐng)導(dǎo)和行政人事部請.假；不請假又不按時到場者，將記工作差錯一次，并責(zé)令在電子政務(wù)中寫出檢討，。3.3.2.與會人員提前10 分鐘入場，不得無故遲到；遲到者罰站與遲到相同時間，并唱歌一

22、首；與會人員中途不得隨意離開會場，違者唱歌一首。3.3.3.會議期間有事早退或中途退會者需請假，會議主持同意后方能離開。3.3.4.與會人員應(yīng)集中精力開會，手機(jī)須調(diào)為靜音或震動；不辦理與會議無關(guān)事宜，如有要事等待電話應(yīng)事先通報主持人，違反者罰唱歌一首。3.3.5.會議期間不準(zhǔn)大聲喧嘩，不得在會場上隨意走動，不準(zhǔn)做與會議無關(guān)的雜事，交頭接耳或打瞌睡，不得隨地吐痰，不得亂扔廢棄物。3.3.6.在他（她）人發(fā)言期間， 除主持和老總外， 與會者不得私自打斷發(fā)言人，不得私下交談議論，爭論搶白；如需發(fā)言，應(yīng)等待合適時間舉手請求發(fā)言。3.3.7.所有會議發(fā)言者的發(fā)言資料需事先準(zhǔn)備充分，發(fā)言需簡明扼要，直截了

23、當(dāng)，內(nèi)容要“精”、“ 短”、“實”，合理控制時間；為 節(jié)約時間主持人有權(quán)要求發(fā)言人停止發(fā)言。3.3.8.會議一時不能討論解決的事宜且另作處理，或由專人跟辦，或會后專項研究，會議上不應(yīng)費時討論，不可糾纏不休。3.3.8.會議上所確認(rèn)為機(jī)密的事項不得準(zhǔn)泄露，參會人員要妥善保管會議材料，不得向無關(guān)人員泄露會議內(nèi)容。3.3.9.會議上未形成決定的方案或未被通過的提議、提案，必須自覺保留，會后不亂議論；會上決定之事項，公司各部門、各崗位必須自覺貫徹執(zhí)行，其結(jié)果應(yīng)主動報上。 第四章會議管理表格.會議通知 行 . 會 01會議編號：【】會議通知如下：承辦【】邀請【】部門【】參會議題日期年月日時分時分地點與會

24、人員會議主持列席人員會議記錄部門參會人回復(fù) ：發(fā)言議題發(fā)言時間其他要求確認(rèn)會議議程安排表行 . 會 02會議日期：年月日時會議編號：.會議議程會議發(fā)言人發(fā)言主題會議簡介主持人：會議內(nèi)容簡介董事長或指定人發(fā)言總經(jīng)理或指定人發(fā)言財務(wù)總監(jiān)或1.指定人發(fā)言2.3.技術(shù)總監(jiān)或1.指定人發(fā)言2.3.銷售總監(jiān)或1.指定人發(fā)言2.3.客戶總監(jiān)或1.2.指定人發(fā)言3.網(wǎng)絡(luò)運營總1.2.監(jiān)或指定人3.行政總監(jiān)或1.2.指定人發(fā)言3.子公司指1.定人發(fā)言2.3.其他1.2.3.其他1.2.3.其他1.2.3.其他1.2.3.其他1.2.3.會議提要 行 . 會 03時間安排備注分鐘左右分鐘左右分鐘左右分鐘左右分鐘左

25、右分鐘左右分鐘左右分鐘左右分鐘左右分鐘左右分鐘左右分鐘左右分鐘左右分鐘左右分鐘左右提要部門：年月 日.參 加 者缺 席 者發(fā) 言 人上期工作總結(jié)下期工作安排所需資源和支持其他事項會議記要 1行 . 會 04會議編號：會議名稱：時間：地點：主持人：記錄人：參加者：缺席者理由：主 要 議 題： 1、2、 3、 4、部門發(fā)言人：1、2、3、4、評點回復(fù)發(fā)言人1、2、3、4、會議記要 2行 . 會 04會議編號：時間地 點主持人記錄人.會 議 名 稱參 加 者缺席者 理由主 要 議 題記要 重要程度： a 很重要， b重要， c一般性重要， d要檢討， e 考慮部 門 .主要問題對策措施期限 / 負(fù)責(zé)人發(fā)言者：落實情況 / 重要程度主要反對意見檢討事項領(lǐng)導(dǎo)評點記要 重要程度： a 很重要， b 重要， c 一般性重要， d 要檢討， e 考慮部 門 .主要問題對策措施期限 / 負(fù)責(zé)人發(fā)言者：落實情況 / 重要程度主要反對意見檢討事項領(lǐng)導(dǎo)評點記要重要程度： a 很重要， b 重要， c一般性重要， d 要檢討， e 考慮部 門 .主要問題對策措施期限 / 負(fù)責(zé)人發(fā)言者：落實情況 / 重要程度主要反對意見檢討事項領(lǐng)導(dǎo)評