電子文件元數(shù)據(jù)方案

1、電子文件元數(shù)據(jù)方案信息來源： 字體：大 中 小2009-8-11閱讀： 39 次關(guān) 閉糾錯打印本頁目 次前 言. IV1 范圍. 12 規(guī)范性引用文件. 13 術(shù)語和定義. 24 元數(shù)據(jù)元素、結(jié)構(gòu)及描述方法. 24.1 元數(shù)據(jù)元素及其結(jié)構(gòu). 24.2 元數(shù)據(jù)的描述方法. 55 文件實體元數(shù)據(jù)元素的描述. 65.1 集合層次. 65.2 檔號. 75.2.1 全宗號. 85.2.2 目錄號. 85.2.3 年度. 95.2.4 保管期限. 95.2.5 機構(gòu)問題. 105.2.6 類別號. 115.2.7 案卷號. 115.2.8 件號. 135.2.9 件內(nèi)順序. 155.2.10 頁號. 1

2、55.3 全宗名稱. 165.4 全宗形式. 165.5 立檔單位. 175.6 立檔單位沿革. 185.7 全宗檔案內(nèi)容介紹. 185.8 全宗檔案歷史沿革. 195.9 全宗檔案整理體系. 195.10 全宗檔案數(shù)量. 205.11 題名. 205.11.1 正題名. 215.11.2 并列題名. 225.11.3 副題名. 235.11.4 說明題名文字. 235.12 主題. 245.12.1 主題詞. 255.12.2 關(guān)鍵詞. 255.12.3 人名. 265.12.4 地名. 275.12.5 機構(gòu)名. 275.12.6 分類號. 285.13 文件組合類型. 295.14 文件

3、編號. 295.15 責(zé)任者. 305.16 成文時間. 305.17 起止時間. 315.18 件數(shù). 325.19 頁數(shù). 325.20 文種. 335.21 語種. 345.22 緊急程度. 345.23 稿本. 355.24 主送. 365.25 抄送. 365.26 內(nèi)容摘要. 375.27 附注. 385.28 行文依據(jù). 385.29 覆蓋范圍. 395.29.1 地域區(qū)間. 405.29.2 時間區(qū)間. 405.30 計算機文件屬性. 415.30.1 計算機文件類別. 425.30.2 計算機文件格式. 425.30.3 計算機文件大小. 435.30.4 源計算機文件名.

4、445.31 數(shù)字化屬性. 445.31.1 數(shù)字化對象描述. 455.31.2 掃描分辨率. 455.31.3 掃描色彩模式. 465.31.4 圖像壓縮方式. 465.32 存儲. 475.32.1 當前位置. 485.32.2 脫機載體編號. 485.32.3 縮微號. 495.32.4 盒號. 495.32.5 存址. 505.33 電子簽名. 515.33.1 簽名格式描述. 515.33.2 簽名日期. 525.33.3 簽名人. 525.33.4 簽名結(jié)果. 535.33.5 證書塊. 545.33.6 簽名算法標識. 555.34 權(quán)限管理. 565.34.1 密級. 575.

5、34.2 保密期限. 575.34.3 版權(quán)說明. 585.34.4 授權(quán)對象. 595.34.5 授權(quán)行為. 595.34.6 控制標識. 605.34.7 所有權(quán)說明. 605.35 原始信息系統(tǒng)描述. 615.36 文檔創(chuàng)建環(huán)境. 626 機構(gòu)人員實體元數(shù)據(jù)元素的描述. 626.1 機構(gòu)人員類型. 626.2 機構(gòu)人員名稱. 636.3 法定代表人. 646.4 組織機構(gòu)代碼. 646.5 檔案館代碼. 656.6 轄區(qū)范圍. 656.7 職能范圍. 666.8 個人職位. 676.9 聯(lián)系方式. 677 業(yè)務(wù)實體元數(shù)據(jù)元素的描述. 687.1 業(yè)務(wù)類型. 687.2 業(yè)務(wù)行為. 687

6、.3 行為受理時間. 707.4 行為時間. 717.5 行為移送時間. 717.6 行為依據(jù). 727.7 行為原因. 737.8 行為結(jié)果. 737.9 行為描述. 748 實體關(guān)系元數(shù)據(jù)元素的描述. 748.1 實體標識符. 748.2 關(guān)系類型. 758.3 關(guān)系. 778.4 關(guān)系描述. 78前 言制定本標準的目的是為國內(nèi)電子文件管理提供統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)方案，系統(tǒng)有效地記錄電子文件的內(nèi)容特征、形式特征和背景信息，保證電子文件的真實性、完整性、可靠性、可用性，保障電子文件的證據(jù)特性，便于對電子文件的理解、管理和利用，為電子政務(wù)、辦公自動化等系統(tǒng)的設(shè)計提供依據(jù)。本標準遵照ISO 15489、

7、ISO 23081，明確了電子文件元數(shù)據(jù)分面結(jié)構(gòu)、元數(shù)據(jù)元素，并進行了詳細描述。本標準由國家檔案局提出并歸口。本標準起草單位：安徽省檔案局（館）、北大方正技術(shù)研究院。本標準主要起草人：黃玉明、周建武、胡華平、王學(xué)武、鄧曉文、段麗瓊、吳彬松、華婷、陳姍姍。文書電子文件元數(shù)據(jù)方案1范圍本標準規(guī)定了電子文件形成、交換、歸檔、移交、保管、利用等全過程元數(shù)據(jù)設(shè)計、捕獲、著錄的一般要求。本標準適用于各級檔案館和各級機關(guān)，企事業(yè)單位和其他社會組織可以參照執(zhí)行。本標準適用于原生電子文件，以及紙質(zhì)檔案數(shù)字化圖像、文本的管理。2規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件

8、，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。GB/T 2260 中華人民共和國行政區(qū)劃代碼GB 2312-1980 信息交換用漢字編碼字符集 基本集GB/T 4880.2 語種代碼名稱 第2部分：3字母代碼 （eqv ISO 639-2:1998）GB/T 4881 中國語種代碼GB/T 7156-2003 文獻保密等級代碼與標識GB/T 7408-2005 數(shù)據(jù)元和交換格式 信息交換 日期和時間表示法 （idt ISO 8601:2000）GB/T 970

9、4-1999 國家行政機關(guān)公文格式GB/T 11714-1997 全國組織機構(gòu)代碼編制規(guī)則GB/T 13967-1992 全宗單GB 18030-2005 信息技術(shù)中文編碼字符集GB/T 18391（所有部分） 數(shù)據(jù)元的規(guī)范與標準化 idt ISO/IEC 11179（所有部分）GB/T 18894-2002 電子文件歸檔與管理規(guī)范DA/T 1-2000 檔案工作基本術(shù)語DA/T 13-1994 檔號編制規(guī)則DA/T 14-1994 全宗指南編制規(guī)范DA/T 18-1999 檔案著錄規(guī)則DA/T 19-1999 檔案主題標引規(guī)則DA/T 22-2000 歸檔文件整理規(guī)則DA/T 31-2005

10、 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范國檔發(fā)19874號 編制全國檔案館名稱代碼實施細則國發(fā)200023號 關(guān)于發(fā)布國家行政機關(guān)公文處理辦法的通知國家檔案局令第8號 機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定中辦發(fā)199614號 中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例中國檔案分類法中國檔案主題詞表ISO 15489-1:2001 信息與文獻 文件管理 第1部分 通用原則ISO 23081-1:2006 信息與文獻文件管理流程 文件元數(shù)據(jù) 第1部分 原則ISO/TS 23081-2:2007 信息與文獻文件管理流程 文件元數(shù)據(jù) 第2部分 概念與執(zhí)行事宜3術(shù)語和定義GB/T 9704-1999、DA/T 1-2000、中國

11、共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例和國家行政機關(guān)公文處理辦法中確立的以及下列術(shù)語和定義均適合本標準。3.1文件 records機構(gòu)或個人在履行法定義務(wù)或業(yè)務(wù)事務(wù)活動過程形成、收到并保管的作為證據(jù)和信息的記錄。ISO 15489-1:2001，3.153.2組合文件combined records 由若干個聯(lián)系緊密的文檔組成、視為一個文件著錄的文件集合體。3.3文檔 document歸檔文件最小的文件單元，可以是一個獨立的自然件，也可以是組合文件中的某一自然件或某一自然件的附件。3.4元數(shù)據(jù)metadata描述文件的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個管理過程的數(shù)據(jù)。ISO 15489-1:2001，3.123.5元素

12、 element通過標識、定義、約束性、值域等一系列屬性描述的一個數(shù)據(jù)單元。GB 18391.1-2002，3.143.6基本型 simple不具有子元素的元素所對應(yīng)的元素類型。3.7容器型 container具有子元素且本身不能被賦值的元素所對應(yīng)的元素類型。3.8復(fù)合型 compound本身可以被賦值且在一定條件下可以具有子元素的元素所對應(yīng)的元素類型。3.9捕獲 capture適時獲取電子文件及其元數(shù)據(jù)的方法和過程。3.10實體 entity任何已經(jīng)存在的、將要存在的或可能存在的具體的或抽象的事物，包括事物間的聯(lián)系。ISO 23081:2-2007，3.64 元數(shù)據(jù)元素、結(jié)構(gòu)及描述方法4.1

13、元數(shù)據(jù)元素及其結(jié)構(gòu)本標準參考ISO 23081，并結(jié)合目前我國電子文件管理實際，將電子文件元數(shù)據(jù)從概念層次上區(qū)分為文件實體元數(shù)據(jù)、機構(gòu)人員實體元數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)實體元數(shù)據(jù)、實體關(guān)系元數(shù)據(jù)四個域，每個域包含的元數(shù)據(jù)元素及其結(jié)構(gòu)規(guī)定如下： 表1文件實體元數(shù)據(jù)編號元數(shù)據(jù)編號元數(shù)據(jù)編號元數(shù)據(jù)M1集合層次（5.1）M2檔號（5.2）M3全宗號（5.2.1）M4目錄號（5.2.2）M5年度（5.2.3）M6保管期限（5.2.4）M7機構(gòu)問題（5.2.5）M8類別號（5.2.6）M9案卷號（5.2.7）M10室編案卷號（5.2.7.1）M11館編案卷號（5.2.7.2）M12件號（5.2.8）M13室編件號（5.

14、2.8.1）M14館編件號（5.2.8.2）M15件內(nèi)順序（5.2.9）M16頁號（5.2.10）M17全宗名稱（5.3）M18全宗形式（5.4）M19立檔單位（5.5）M20立檔單位沿革（5.6）M21全宗檔案內(nèi)容介紹（5.7）M22全宗檔案歷史沿革（5.8）M23全宗檔案整理體系（5.9）M24全宗檔案數(shù)量（5.10）M25題名（5.11）M26正題名（5.11.1）M27并列題名（5.11.2）M28副題名（5.11.3）M29說明題名文字（5.11.4）M30主題（5.12）M31主題詞（5.12.1）M32關(guān)鍵詞（5.12.2）M33人名（5.12.3）M34地名（5.12.4）M3

15、5機構(gòu)名（5.12.5）M36分類號（5.12.6）M37文件組合類型（5.13）M38文件編號（5.14）M39責(zé)任者（5.15）M40成文時間（5.16）M41起止時間（5.17）M42件數(shù)（5.18）M43頁數(shù)（5.19）M44文種（5.20）M45語種（5.21）M46緊急程度（5.22）M47稿本（5.23）M48主送（5.24）M49抄送（5.25）M50內(nèi)容摘要（5.26）M51附注（5.27）M52行文依據(jù)（5.28）M53覆蓋范圍（5.29）M54地域區(qū)間（5.29.1）M55時間區(qū)間（5.29.2）M56計算機文件屬性（5.30）M57計算機文件類別（5.30.1）M58計

16、算機文件格式（5.30.2）M59計算機文件大小（5.30.3）M60源計算機文件名（5.30.4）M61數(shù)字化屬性（5.31）M62數(shù)字化對象描述（5.31.1）M63掃描分辨率（5.31.2）M64掃描色彩模式（5.31.3）M65圖像壓縮方式（5.31.4）M66存儲（5.32）M67當前位置（5.32.1）M68脫機載體編號（5.32.2）M69縮微號（5.32.3）M70盒號（5.32.4）M71存址（5.32.5）M72電子簽名（5.33）M73簽名格式描述（5.33.1）M74簽名日期（5.33.2）M75簽名人（5.33.3）M76簽名結(jié)果（5.33.4）M77證書塊（5.33

17、.5）M78證書（5.33.5.1）M79證書參考（5.33.5.2）M80簽名算法標識（5.33.6）M81權(quán)限管理（5.34）M82密級（5.34.1）M83保密期限（5.34.2）M84版權(quán)說明（5.34.3）M85授權(quán)對象（5.34.4）M86授權(quán)行為（5.34.5）M87控制標識（5.34.6）M88所有權(quán)說明（5.34.7）M89原始信息系統(tǒng)描述（5.35）M90文檔創(chuàng)建環(huán)境（5.36）表2機構(gòu)人員實體元數(shù)據(jù)編號元數(shù)據(jù)編號元數(shù)據(jù)編號元數(shù)據(jù)M91機構(gòu)人員類型（6.1）M92機構(gòu)人員名稱（6.2）M93法定代表人（6.3）M94組織機構(gòu)代碼（6.4）M95檔案館代碼（6.5）M96轄區(qū)

18、范圍（6.6）M97職能范圍（6.7）M98個人職位（6.8）M99聯(lián)系方式（6.9）表3業(yè)務(wù)實體元數(shù)據(jù)編號元數(shù)據(jù)編號元數(shù)據(jù)編號元數(shù)據(jù)M100業(yè)務(wù)類型（7.1）M101業(yè)務(wù)行為（7.2）M102行為受理時間（7.3）M103行為時間（7.4）M104行為移送時間（7.5）M105行為依據(jù)（7.6）M106行為原因（7.7）M107行為結(jié)果（7.8）M108行為描述（7.9）表4實體關(guān)系元數(shù)據(jù)編號元數(shù)據(jù)編號元數(shù)據(jù)編號元數(shù)據(jù)M109實體標識符（8.1）M110關(guān)系類型（8.2）M111關(guān)系（8.3）M112關(guān)系描述（8.4）4.2元數(shù)據(jù)的描述方法本標準參考GB/T 18391，采用表5所示方法對元

19、數(shù)據(jù)元素進行描述。本標準所描述的元數(shù)據(jù)元素有四個屬性相同： 注冊版本：1.0 注冊機構(gòu)：中華人民共和國國家檔案局 字符集：GB 2312-1980、GB 18030-2005 語言：中文表5元數(shù)據(jù)元素描述方法編號按一定規(guī)則排列的元數(shù)據(jù)的順序號中文名稱元數(shù)據(jù)元素的中文標識英文名稱元數(shù)據(jù)元素的英文標識定義元數(shù)據(jù)元素含義的描述目的描述該元數(shù)據(jù)元素必要性和作用約束性說明采用該元數(shù)據(jù)元素的強制性程度，分“必選”、“條件選”和“可選”?！氨剡x”表示必須采用；“條件選”表示滿足某一特定條件，則必須采用；“可選”指根據(jù)用戶需要選用或不選用?？芍貜?fù)性元數(shù)據(jù)元素是否可以重復(fù)出現(xiàn)元素類型元數(shù)據(jù)元素所屬的分類。本標準

20、元素分為容器型、基本型和復(fù)合型。數(shù)據(jù)類型為表達元數(shù)據(jù)元素值而規(guī)定的值集合的描述符。本標準數(shù)據(jù)類型包括字符型、數(shù)值型、日期時間型。容器型元素沒有數(shù)據(jù)類型。編碼修飾體系對該元數(shù)據(jù)元素信息的描述應(yīng)遵循的編碼規(guī)則標識名稱值域可以分配給元數(shù)據(jù)元素的值缺省值該元數(shù)據(jù)元素的默認值子元素該元數(shù)據(jù)元素具有的下屬元素信息來源元數(shù)據(jù)元素值的來源相關(guān)元素與該元素有密切聯(lián)系的元素注釋對元素的進一步說明5文件實體元數(shù)據(jù)元素的描述5.1集合層次 編號M1中文名稱集合層次英文名稱AggregationLevel定義電子文件在分類、整理、著錄、保管和提供利用時，作為個體和特定群體的控制層次。如宗、目、卷、件等。目的以利于對電子

21、文件的管理，為電子文件在某一層次的著錄、檢索提供條件。約束性必選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型基本型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系值域全宗案卷文件其他缺省值文件子元素信息來源由形成、處理、管理電子文件的系統(tǒng)捕獲。相關(guān)元素注釋值域中的“其他”表示除值域列表中的集合層次以外的其他集合層次，由用戶根據(jù)實際情況著錄。5.2檔號編號M2中文名稱檔號英文名稱ArchivalCode定義以字符形式賦予電子文件的用以固定和反映電子文件排列順序的一組代碼目的揭示電子文件分類、組合、排列、編目的結(jié)果，便于統(tǒng)計利用，在電子文件與其傳統(tǒng)載體（雙套保存的）檔案之間提供關(guān)聯(lián)標識。約束性必選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型復(fù)合型數(shù)據(jù)類型字符

22、型編碼修飾體系標識名稱DA/T 13-1994檔號編制規(guī)則值域缺省值子元素全宗號（M3）目錄號（M4）年度(M5)保管期限(M6)機構(gòu)問題(M7)類別號(M8)案卷號(M9)件號（M12）件內(nèi)順序（M15）頁號（M16）信息來源由管理電子文件的系統(tǒng)捕獲相關(guān)元素注釋由檔案館（室）根據(jù)電子文件實際整理結(jié)果制定檔號結(jié)構(gòu)，由系統(tǒng)自動生成檔號。5.2.1全宗號編號M3中文名稱全宗號英文名稱FondsID定義檔案館（室）分配給檔案全宗的代碼。目的標識檔案全宗，為用戶提供以全宗號為條件的檢索途徑。約束性必選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型基本型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系值域缺省值子元素信息來源由形成、管理電子文件的

23、系統(tǒng)捕獲。相關(guān)元素全宗名稱（M17）注釋全宗號一般由接收、保管檔案的檔案館（室）給定，不屬于檔案館（室）接收范圍或尚未給定全宗號的立檔單位，該元素的值可以為空。5.2.2目錄號編號M4中文名稱目錄號英文名稱CatalogueID定義全宗內(nèi)電子文件所屬目錄號的代碼目的標識電子文件所屬目錄，為用戶提供以目錄號為條件的檢索途徑。約束性必選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型基本型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系值域缺省值子元素信息來源由形成、管理電子文件的系統(tǒng)捕獲。相關(guān)元素注釋目錄號由檔案館（室）給定，檔案分類整理中檔案館（室）未給定目錄號的，該元素值可以為空。5.2.3年度編號M5中文名稱年度英文名稱Year定義電

24、子文件按年度分類后標識的形成處理年度目的標識電子文件年度，便于電子文件管理和利用。約束性必選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型基本型數(shù)據(jù)類型數(shù)值型編碼修飾體系值域缺省值子元素信息來源由形成、處理、管理電子文件的系統(tǒng)捕獲。相關(guān)元素注釋電子文件未按年度分類的，該元素值可以為空。5.2.4保管期限編號M6中文名稱保管期限英文名稱RetentionPeriod定義對電子文件劃定的存留年限目的標識電子文件保存價值，利于電子文件的鑒定、統(tǒng)計和管理。約束性必選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型基本型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系值域永久長期短期30年10年其他缺省值子元素信息來源由形成、管理電子文件的系統(tǒng)捕獲。相關(guān)元素注釋域中的“

25、其他”表示除值域列表外的其他保管期限，由用戶根據(jù)實際情況著錄。5.2.5機構(gòu)問題編號M7中文名稱機構(gòu)問題英文名稱AgencyFunction定義對電子文件進行實體分類整理時按部門或問題分類的結(jié)果目的從職能的角度區(qū)分全宗內(nèi)文件的類別、層次，便于文件的排列編目，為用戶提供以機構(gòu)問題為條件的檢索途徑。約束性必選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型基本型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系值域缺省值子元素信息來源由形成、管理電子文件的系統(tǒng)捕獲。相關(guān)元素類別號（M8）注釋各單位依據(jù)國家和行業(yè)規(guī)定編制符合單位電子文件管理實際的分類方案。單位電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)與此保持一致。5.2.6類別號編號M8中文名稱類別號英文名稱Cat

26、egoryCode定義根據(jù)電子文件實體分類方案賦予電子文件的類別代碼目的標識電子文件類別，利于電子文件管理。約束性可選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型基本型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系值域缺省值子元素信息來源由形成、管理電子文件的系統(tǒng)捕獲。相關(guān)元素機構(gòu)問題（M7）注釋各單位依據(jù)國家和行業(yè)規(guī)定編制符合單位電子文件管理實際的分類方案，并據(jù)此著錄。5.2.7案卷號編號M9中文名稱案卷號英文名稱定義案卷的排列順序號目的標識電子文件所屬案卷，利于電子文件管理和利用。約束性條件選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型容器型數(shù)據(jù)類型編碼修飾體系值域缺省值子元素室編案卷號（M10）館編案卷號（M11）信息來源由形成、管理電子文件的系

27、統(tǒng)捕獲。相關(guān)元素注釋當集合層次（M1）的值為“案卷”時，或當集合層次（M1）的值為“文件”，且文件按立卷方式整理時，該項必選。5.2.7.1室編案卷號編號M10中文名稱室編案卷號英文名稱Native定義檔案室編制的案卷順序號目的檔案室標識電子文件所屬案卷，利于電子文件管理和利用。約束性條件選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型基本型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系值域缺省值子元素信息來源由形成、管理電子文件的系統(tǒng)捕獲。相關(guān)元素注釋檔案室著錄時，該項必選。5.2.7.2館編案卷號編號M11中文名稱館編案卷號英文名稱Archives定義檔案館編制的案卷順序號目的檔案館標識電子文件所屬案卷，利于電子文件管理和利用。約

28、束性條件選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型基本型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系值域缺省值子元素信息來源由形成、管理電子文件的系統(tǒng)捕獲。相關(guān)元素注釋檔案館著錄時，該項必選。5.2.8件號編號M12中文名稱件號英文名稱ItemID定義文件或組合文件的排列順序號目的標識電子文件排列順序，利于電子文件管理和利用。約束性條件選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型容器型數(shù)據(jù)類型編碼修飾體系值域缺省值子元素室編件號（M13）館編件號（M14）信息來源由形成、管理電子文件的系統(tǒng)捕獲。相關(guān)元素注釋當集合層次（M1）的值為“文件”時，該項必選。5.2.8.1室編件號編號M13中文名稱室編件號英文名稱NativeItemID定義檔案室編制

29、的文件或組合文件的排列順序號目的檔案室標識電子文件排列順序，利于電子文件管理和利用。約束性條件選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型基本型數(shù)據(jù)類型數(shù)值型編碼修飾體系值域缺省值子元素信息來源由形成、管理電子文件的系統(tǒng)捕獲。相關(guān)元素注釋檔案室著錄時，該項必選。5.2.8.2館編件號編號M14中文名稱館編件號英文名稱ArchivesItemID定義檔案館編制的文件或組合文件的排列順序號目的檔案館標識電子文件排列順序，利于電子文件管理和利用。約束性條件選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型基本型數(shù)據(jù)類型數(shù)值型編碼修飾體系值域缺省值子元素信息來源由形成、管理電子文件的系統(tǒng)捕獲。相關(guān)元素注釋檔案館著錄時，該項必選。5.2.9件內(nèi)

30、順序編號M15中文名稱件內(nèi)順序英文名稱InnerItemSequence定義文檔在組合文件中的排列順序目的揭示文件中文檔的組合順序，利于文件的保管和利用。約束性條件選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型基本型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系值域缺省值子元素信息來源由形成、管理電子文件的系統(tǒng)捕獲。相關(guān)元素注釋用來表示組合文件中文檔的份數(shù)與順序號，其格式為：“份數(shù)順序號”。如組合文件中有3份文檔，則第1份文檔著錄為：“31”，第2份文檔著錄為：“32”，第3份文檔著錄為：“33”。當文件組合類型（M37）的值為“組合文件”時，該項必選。5.2.10頁號編號M16中文名稱頁號英文名稱PageNo定義與電子文件對應(yīng)的紙

31、質(zhì)檔案在案卷內(nèi)的頁面順序號目的利于電子文件的統(tǒng)計、管理。約束性可選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型基本型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系值域缺省值子元素信息來源由管理電子文件的系統(tǒng)捕獲相關(guān)元素注釋專業(yè)檔案按張編號的著錄張?zhí)?.3全宗名稱編號M17中文名稱全宗名稱英文名稱FondsName定義檔案館（室）賦予檔案全宗的名稱。目的區(qū)分檔案來源，利于電子文件管理，為用戶提供以全宗名稱為條件的檢索途徑。約束性必選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型基本型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系值域缺省值子元素信息來源由形成、管理電子文件的系統(tǒng)捕獲。相關(guān)元素全宗號（M3）機構(gòu)人員名稱（M92）注釋全宗名稱（M17）一般由接收、保管檔案的檔案館

32、（室）給定，不屬于檔案館（室）接收范圍或尚未給定全宗名稱的單位，本元素的值可以為空。5.4全宗形式編號M18中文名稱全宗形式英文名稱FondsForm定義全宗的組織形式目的記錄檔案形成和保存狀況約束性條件選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型基本型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系值域獨立全宗聯(lián)合全宗匯集全宗檔案匯集缺省值子元素信息來源由管理電子文件的系統(tǒng)捕獲相關(guān)元素注釋當集合層次（M1）的值為“全宗”時，該項必選。5.5立檔單位編號M19中文名稱立檔單位英文名稱FondsConstitutingUnit定義構(gòu)成檔案全宗的國家機構(gòu)、社會組織或個人。目的記錄全宗構(gòu)成者名稱，明確檔案來源，便于檔案管理。約束性條件選可

33、重復(fù)性不可重復(fù)元素類型基本型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系值域缺省值子元素信息來源由形成、處理、管理電子文件的系統(tǒng)捕獲。相關(guān)元素立檔單位沿革(M20)注釋當集合層次（M1）的值為“全宗”時，該項必選。按照DA/T 14-1994規(guī)定著錄。5.6立檔單位沿革編號M20中文名稱立檔單位沿革英文名稱FondsConstitutingUnitHistory定義對立檔單位名稱、時間、主要職能、隸屬關(guān)系、立檔單位主要負責(zé)人名錄、內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置及其各歷史階段演變情況等信息的描述。目的記述全宗內(nèi)檔案形成的背景信息，提供全宗內(nèi)檔案合法性證明，便于用戶利用、理解全宗內(nèi)檔案。約束性條件選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型基本型數(shù)據(jù)

34、類型字符型編碼修飾體系值域缺省值子元素信息來源手工著錄相關(guān)元素立檔單位(M19)注釋當集合層次（M1）的值為“全宗”時，該項必選。5.7全宗檔案內(nèi)容介紹編號M21中文名稱全宗檔案內(nèi)容介紹英文名稱FondsArchivalContentExplanation定義對全宗內(nèi)檔案主要內(nèi)容和成分等信息的概括介紹目的幫助用戶在較短時間內(nèi)了解全宗內(nèi)檔案內(nèi)容約束性條件選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型基本型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系值域缺省值子元素信息來源手工著錄相關(guān)元素注釋當集合層次（M1）的值為“全宗”時，該項必選。5.8全宗檔案歷史沿革編號M22中文名稱全宗檔案歷史沿革英文名稱FondsArchivalHist

35、ory定義對全宗內(nèi)檔案來源、數(shù)量、保管期限、完整程度、利用價值、整理、鑒定、保管、接收、移出、數(shù)字化、縮微、編制檢索工具等情況及變遷過程的描述。目的提供全宗內(nèi)檔案形成的背景信息，便于用戶了解、利用全宗內(nèi)檔案。約束性條件選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型基本型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系值域缺省值子元素信息來源手工著錄相關(guān)元素注釋當集合層次（M1）的值為“全宗”時，該項必選。按照DA/T 14-1994和GB/T 13967-1992相關(guān)規(guī)定著錄。5.9全宗檔案整理體系編號M23中文名稱全宗檔案整理體系英文名稱FondsArchivalArrangementSystem定義對全宗內(nèi)檔案的內(nèi)部結(jié)構(gòu)、排序或檔

36、案實體分類方案信息的描述。目的便于用戶檢索、利用全宗內(nèi)的檔案。約束性條件選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型基本型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系值域缺省值子元素信息來源手工著錄相關(guān)元素注釋當集合層次（M1）的值為“全宗”時，該項必選。5.10全宗檔案數(shù)量編號M24中文名稱全宗檔案數(shù)量英文名稱FondsArchivalQuantity定義全宗內(nèi)現(xiàn)有檔案的總量目的記錄全宗內(nèi)檔案數(shù)量，便于統(tǒng)計。約束性條件選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型基本型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系值域缺省值子元素信息來源手工著錄相關(guān)元素注釋當集合層次（M1）的值為“全宗”時，該項必選。著錄全宗內(nèi)檔案的卷數(shù)、件數(shù)、張數(shù)、頁數(shù)、盒數(shù)、盤數(shù)、冊數(shù)、字節(jié)數(shù)

37、、排列長度（米）等。5.11題名編號M25中文名稱題名英文名稱Title定義又稱標題、題目，是表達電子文件中心內(nèi)容和形式特征的名稱。目的描述電子文件的主要內(nèi)容，并提供主要檢索途徑。約束性必選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型容器型數(shù)據(jù)類型編碼修飾體系值域缺省值子元素正題名（M26）并列題名（M27）副題名（M28）說明題名文字（M29）信息來源由形成、處理電子文件的系統(tǒng)捕獲。相關(guān)元素主題（M30）內(nèi)容摘要（M50）覆蓋范圍（M53）注釋5.11.1正題名編號M26中文名稱正題名英文名稱OfficialTitle定義電子文件的主要題名，一般指文件文首的題目。目的描述電子文件的主要內(nèi)容，并提供主要檢索途徑。

38、約束性條件選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型基本型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系值域缺省值子元素信息來源由形成、處理電子文件的系統(tǒng)捕獲。相關(guān)元素并列題名（M27）副題名（M28）說明題名文字（M29）主題（M30）內(nèi)容摘要（M50）覆蓋范圍（M53）注釋當集合層次（M1）的值為“案卷”或“文件”時，該項必選。按照DA/T 18-1999中9.1.1.1項以及DA/T 22-2000相關(guān)規(guī)定著錄。5.11.2并列題名編號M27中文名稱并列題名英文名稱CoordinateTitle定義以第二種語言文字書寫的與正題名對照并列的題名目的用第二種語言文字描述電子文件的主要內(nèi)容，提供檢索途徑。約束性可選可重復(fù)性可重復(fù)

39、元素類型基本型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系值域缺省值子元素信息來源由形成、處理電子文件的系統(tǒng)捕獲。相關(guān)元素正題名（M26）副題名（M28）說明題名文字（M29）主題（M30）內(nèi)容摘要（M50）覆蓋范圍（M53）注釋按照DA/T 18-1999中9.1.1.2、9.1.1.3項以及DA/T 22-2000相關(guān)規(guī)定著錄。5.11.3副題名編號M28中文名稱副題名英文名稱AlternativeTitle定義解釋或從屬于正題名的另一題名。目的使用戶通過題名的解釋文字或從屬信息進一步了解文件內(nèi)容，并檢索到該電子文件。約束性可選可重復(fù)性可重復(fù)元素類型基本型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系值域缺省值子元素信息來源由

40、形成、處理電子文件的系統(tǒng)捕獲。相關(guān)元素正題名（M26）并列題名（M27）說明題名文字（M29）主題（M30）內(nèi)容摘要（M50）覆蓋范圍（M53）注釋按照DA/T 18-1999中9.1.1.2、9.1.1.3項以及DA/T 22-2000相關(guān)規(guī)定著錄。5.11.4說明題名文字編號M29中文名稱說明題名文字英文名稱ExplanataryTextOnTitle定義題名后對電子文件內(nèi)容、范圍、用途等的說明文字。目的使用戶進一步了解文件內(nèi)容，并檢索到該電子文件。約束性可選可重復(fù)性可重復(fù)元素類型基本型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系值域缺省值子元素信息來源由形成、處理電子文件的系統(tǒng)捕獲。相關(guān)元素正題名（M26

41、）并列題名（M27）副題名（M28）主題（M30）內(nèi)容摘要（M50）覆蓋范圍（M53）注釋按照DA/T 18-1999中9.1.1.2、9.1.1.3項以及DA/T 22-2000相關(guān)規(guī)定著錄。5.12主題編號M30中文名稱主題英文名稱Subject定義電子文件所表現(xiàn)的中心思想和主要內(nèi)容目的提供比題名更為精準的檢索接入點約束性可選可重復(fù)性不可重復(fù)元素類型容器型數(shù)據(jù)類型編碼修飾體系值域缺省值子元素主題詞（M31）關(guān)鍵詞（M32）人名（M33）地名（M34）機構(gòu)名（M35）分類號（M36）信息來源由形成、處理電子文件的系統(tǒng)捕獲。相關(guān)元素題名（M25）內(nèi)容摘要（M50）覆蓋范圍（M53）注釋5.12

42、.1主題詞編號M31中文名稱主題詞英文名稱Descriptor定義在標引和檢索中用以表達電子文件主題的規(guī)范化的詞或詞組目的揭示電子文件主題，為用戶提供以主題詞為條件的檢索途徑。約束性可選可重復(fù)性可重復(fù)元素類型基本型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系標識名稱CCS中國檔案主題詞表國務(wù)院公文主題詞表中共中央辦公廳公文主題詞表其他值域缺省值子元素信息來源手工著錄相關(guān)元素題名（M25）關(guān)鍵詞（M32）內(nèi)容摘要（M50）覆蓋范圍（M53）注釋編碼體系中“其他”指行業(yè)主題詞表，由標引者選用。5.12.2關(guān)鍵詞編號M32中文名稱關(guān)鍵詞英文名稱KeyWord定義在標引和檢索過程中取自電子文件題名或正文用以表達主題的，

43、并具有檢索意義的非規(guī)范化的詞或詞組。目的揭示電子文件主題，為用戶提供以關(guān)鍵詞為條件的檢索途徑。約束性可選可重復(fù)性可重復(fù)元素類型基本型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系值域缺省值子元素信息來源手工著錄相關(guān)元素題名（M25）主題詞（M31）內(nèi)容摘要（M50）覆蓋范圍（M53）注釋5.12.3人名編號M33中文名稱人名英文名稱PersonalName定義文件內(nèi)容涉及的具有檢索意義的人物姓名目的基于人名限制檢索資源約束性可選可重復(fù)性可重復(fù)元素類型基本型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系值域缺省值子元素信息來源手工著錄相關(guān)元素題名（M25）內(nèi)容摘要（M50）機構(gòu)人員名稱（M92）注釋5.12.4地名編號M34中文名稱地名英文名稱PlaceName定義文件內(nèi)容涉及的具有檢索意義的地名目的基于地名限制檢索資源約束性可選可重復(fù)性可重復(fù)元素類型基本型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系值域缺省值子元素信息來源手工著錄相關(guān)元素題名（M25）內(nèi)容摘要（M50）覆蓋范圍（M53）轄區(qū)范圍（M96）注釋5.12.5機構(gòu)名編號M35中文名稱機構(gòu)名英文名稱Organization定義文件內(nèi)容涉及的具有檢索意義的組織機構(gòu)名稱目的基于組織機構(gòu)限制檢索資源約束性可選可重復(fù)性可重復(fù)元素類型基本型數(shù)據(jù)類型字符型編碼修飾體系值域缺省值子元素信息來源手工著錄相關(guān)元素題名（M25）內(nèi)容摘要（M50）覆蓋范圍（M53）注釋5.12.6分類號