公司檔案分類

1、公司檔案分類根據(jù)公司的情況檔案分類可以分成不同的類別: 一般有以下幾類: 一、文書檔案: （1）黨群工作類:黨務(wù)工作、組織工作、宣傳工作、紀(jì)檢工作、工會工作、共青團(tuán)工作、協(xié)會工作等； （2）行政管理類：行政事務(wù)、治安保衛(wèi)、審計工作、人事勞資、教育工作、醫(yī)療衛(wèi)生、后勤福利、外事工作等 （3）經(jīng)營管理類：經(jīng)營決策、計劃工作、財務(wù)管理、物資管理、企業(yè)管理等 （4）生產(chǎn)管理類：生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理、能源管理、安全管理、科技管理、環(huán)境保護(hù)、計量工作、標(biāo)準(zhǔn)化工作、檔案與信息管理、基建管理、設(shè)備管理、合同等 二、科技檔案 （1）產(chǎn)品文字材料：各種任務(wù)書、建議書、協(xié)議書、說明書、鑒定書、試驗大綱、試驗報告、分析

2、報告、審查報告、運(yùn)行報告、總結(jié)、產(chǎn)品圖樣等 （2）科研文字材料：各種合同（協(xié)議書）、任務(wù)書、科研報告、調(diào)查報告、開題報告、實驗報告、鑒定證書、發(fā)明申請書等 （3）基建文字材料：各種建議書、任務(wù)書、計算書、開工報告、概（預(yù)、決）算、檢驗分析材料、施工圖樣等 （4）設(shè)備文字材料：各種申請書、說明書、技術(shù)規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)規(guī)程、設(shè)備圖樣等 三、財務(wù)檔案 會計原始憑證和報表中所附的各種借據(jù)、書面證明材料、分析報告等。 四、人事檔案 職工的招聘、履歷、培訓(xùn)等 五、電子檔案 計算機(jī)磁帶、磁盤和光盤等 六、聲像檔案 照片、縮微膠片、電影膠片、錄像片、錄音磁帶和唱片等企業(yè)檔案的分類立卷辦法代 字類目名稱代 字類目

3、名稱A文書檔案類C會計檔案類J基本建設(shè)類x聲像檔案類W實物檔案類T專題檔案類（一） 文書檔案的分類整理1、歸檔原則遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件的原貌和完整，準(zhǔn)確判定文件的保管期限，適應(yīng)新技術(shù)應(yīng)用的需要，便于保管和利用。按照歸檔范圍的規(guī)定，凡應(yīng)歸檔的文件必須齊全完整。2、歸檔整理程序以件為歸檔單位，逐件整理歸檔。按分類、裝訂、排列、編號、裝盒、編目的步驟進(jìn)行?！凹钡暮x：21單份文件，一份文件為一件；22各種報表、名冊、圖冊、書刊等，一冊（本）為一件；23正本與定稿、正件與附件合為一件；24文件處理單（表）與被處理文件合為一件；25來文與復(fù)文合為一件，如果分屬不同年度的可分開歸檔。3、分類

4、按年度-部門-保管期限逐級進(jìn)行分類。由文件的形成日期決定該份文件的歸檔年度，即文件的歸檔年度可與文件內(nèi)容所針對的年度不一致。4、裝訂41去掉原來文件上會生銹的金屬物，用細(xì)線或其它對紙張無損害的粘合劑重新將文件訂（粘）合。裝訂時正本在前，定稿在后；復(fù)文在前，來文在后。在每頁的右下角（背頁的左下角）編頁碼。各單位可自行嘗試不同的裝訂方法，但所選的裝訂材料不能生銹，不能對紙張產(chǎn)生直接或間接的損害。42凡文件尺寸大于A4紙規(guī)格的，要按A4紙規(guī)格進(jìn)行折疊或裁剪，小于16開規(guī)格及破損的要進(jìn)行托裱，對字跡模糊的文件要進(jìn)行復(fù)制。43在該份文件的正文輸入計算機(jī)之前，不宜用乳膠或縫紉機(jī)來裝訂（因為會影響以后將該文

5、件拆訂、掃描）。5、排列先將歸檔文件材料按保管期限分開，同一保管期限的文件材料，按照時間先后排列，并且盡可能將關(guān)系密切（如同一次活動、同一項工作、同一個會議形成的）文件材料排列在一起。6、編號61在每件檔案首頁上方的空白處加蓋檔號章（格式見附圖1），并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容。62檔號章的項目及填寫內(nèi)容：類別號：文書檔案的類別號為A。期限：即保管期限，分兩類，填寫“長久”或“短期”。年度：該份檔案實際形成的年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)公元紀(jì)年。機(jī)構(gòu)：不分機(jī)構(gòu)編檔號的單位此欄可不填。件號：以年度為界線，檔案在同一保管期限中的排列順序號；同一年度、同一保管期限的檔案只編一個流水號，件號不得重復(fù)。63在每年歸

6、檔工作結(jié)束后，如發(fā)現(xiàn)有其它應(yīng)歸檔文件材料未歸檔，可將該文件排在已歸檔文件之后編號歸檔。7、裝盒71檔案編號后，要按照編號順序裝入檔案盒（新格式），并在盒的脊背填寫“檔號”。（樣式見附圖3）。每一個檔案盒內(nèi)只能裝入同一年度、同一部門、同一保管期限的文件。72填寫盒內(nèi)文件備考表。盒內(nèi)文件情況說明：主要用于填寫本盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、銷毀等需要說明的情況，如無上述情況，可暫不填寫。整理人：填寫本盒文件材料整理歸檔人姓名。日期：填寫歸檔的年、月、日。8、編目81編制檔案目錄811檔案目錄由“目錄夾封面和脊背”、“歸檔情況登記表”、“歸檔說明”、“歸檔文件目錄”四部分構(gòu)成。812“目錄夾封面”（格式

7、見附圖4）內(nèi)容應(yīng)包括單位名稱、單位代碼、類別、機(jī)構(gòu)、期限、年度等六個基本項目；“目錄盒脊背”（格式見附圖2）項目由單位代碼、類別號、機(jī)構(gòu)、期限、年度等五個基本項目組成。813“歸檔情況登記表”（格式見附圖5）內(nèi)容包括：年度、保管期限、件數(shù)、保管單位和姓名、接收單位和姓名、備注。不同的保管期限分開不同的登記表填寫。814“歸檔說明”的內(nèi)容包括：本年度立檔單位主要工作概況，本年度內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及主要領(lǐng)導(dǎo)人變化情況；本年度文書歸檔情況（含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否、檔案數(shù)量、有何缺陷和問題等）。815“歸檔文件目錄”（格式見附圖6）應(yīng)包括以下基本項目：件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)，需要時

8、還可增加其它項目，如“文件格式”。件號：參見62。責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的署名者或發(fā)文機(jī)關(guān)。文號：文件的發(fā)文字號。題名：即文件的標(biāo)題，一般應(yīng)照實抄錄。原文沒有標(biāo)題的應(yīng)當(dāng)加擬標(biāo)題，外加“ ”號；原文有標(biāo)題但不能說明文件內(nèi)容的，應(yīng)重擬標(biāo)題，重擬標(biāo)題外加“ ”號，附于原標(biāo)題之后。日期：指文件形成的日期。填寫時可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月數(shù)字的右下角加“”號或“-”號，以四位阿拉伯?dāng)?shù)據(jù)表示公元紀(jì)年。頁數(shù)：指每一份歸檔文件本身的有效頁面數(shù)。文件格式：指歸檔文件對應(yīng)的電子文件格式，如：doc、xls、ppt、jpg、txt、wps、pdf等。816各種保管期限的歸檔文件目錄，

9、按不同的保管期限分開裝訂在不同的目錄夾，連年續(xù)訂，直到該目錄夾裝滿。817“歸檔文件目錄”應(yīng)一式二份，其中一份移交圖書檔案中心。82編制其它檢索工具。各單位應(yīng)根據(jù)實際需要，選擇編制一些其它的檔案檢索工具，如“文號檔號對照表”、各種常用的專題目錄等，以方便日常手工檢索。9、電子文件管理91各單位檔案室日常在收集應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件的同時，要收集對應(yīng)的電子文件，對電子文件進(jìn)行集中統(tǒng)一保管，并建立相應(yīng)的移交電子文件簽名確認(rèn)制度，以確保電子文件的真實。92圖書檔案中心要采取適當(dāng)措施，確保機(jī)讀目錄和電子文件的安全，要及時用光盤或磁帶機(jī)等進(jìn)行備份，要求至少備份兩套，一套用于封存保管，一套供查閱使用。93各單位統(tǒng)一使用圖書檔案中心（以下簡稱中心）設(shè)計的檔案管理系統(tǒng)，統(tǒng)一將數(shù)據(jù)傳送到中心的檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，中心為每個單位建立一個單獨(dú)的數(shù)據(jù)庫以確保數(shù)據(jù)的保密性。另外中心應(yīng)定期對各單位的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總。94處理電子文件，應(yīng)使用WPS OFFICE或MS OFFICE，形成通用的電子文件格式，如doc、xls、mdb、ppt、jpg、txt、wps、pdf等；掃描原文的電子文件格式為：jpg。95