電子郵件禮儀與Outlook使用技巧.ppt

電子郵件禮儀與Outlook使用技巧,一、電子郵件 電子郵件溝通的簡(jiǎn)單禮儀與規(guī)范 回復(fù)電子郵件的禮儀與規(guī)范 二、Outlook使用技巧 善用簽名文件 回條 回收e-mail 聯(lián)絡(luò)人群組 規(guī)則管理功能使用 三、作業(yè),課 程 大 綱,一、電子郵件 1 .電子郵件溝通的簡(jiǎn)單禮儀與規(guī)范,(二)注意撰寫(xiě)信件內(nèi)容 切記收信對(duì)象是一個(gè)人，而不是一臺(tái)機(jī)器 因?yàn)殡娮佑嵪⒌幕?dòng)是透過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生的，用戶(hù)經(jīng)常會(huì)不自覺(jué)地忘記與自己真正互動(dòng)的是遠(yuǎn)程的人。許多情緒激動(dòng)的字眼也因此不經(jīng)意地隨手送出，而傷到對(duì)方甚至引起沖突。記住寫(xiě)電子郵件，實(shí)際上和你寫(xiě)一封信是完全一樣的，只是差別在傳遞的方式不同罷了。 2.電子信件標(biāo)題要明確且具描述性 電子郵件一定要注明標(biāo)題(Subject)，因?yàn)橛性S多網(wǎng)絡(luò)用戶(hù)是以標(biāo)題來(lái)決定是否繼續(xù)詳讀信件的內(nèi)容。此外，郵件標(biāo)題應(yīng)盡量寫(xiě)得具描述性，或是與內(nèi)容相關(guān)的主旨大意，讓人一望即知，以便對(duì)方快速了解與記憶。 3.信件內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明扼要 在線(xiàn)溝通講求時(shí)效，經(jīng)常上網(wǎng)的人多具有不耐等候的特性，所以電子郵件的內(nèi)容應(yīng)力求簡(jiǎn)明扼要，并求溝通效益。一般信件所用的起頭語(yǔ)、客套語(yǔ)、祝賀詞等，在在線(xiàn)溝通時(shí)都可以省略。盡量掌握一個(gè)訊息、一個(gè)主題的原則。,4.考慮他人計(jì)算機(jī)的容量 上線(xiàn)溝通的網(wǎng)友所擁有的系統(tǒng)與硬件不盡相同，這其中還有人仍在使用傳統(tǒng)的終端機(jī)和陳舊的電子郵件系統(tǒng)(如系統(tǒng)無(wú)法自動(dòng)斷行)。為確保對(duì)方能讀到自己發(fā)出的訊息，撰寫(xiě)郵件時(shí)應(yīng)特別注意傳送對(duì)象，考慮其是否有系統(tǒng)的限制。 5.了解傳送出去的訊息將潛在會(huì)永久留存 盡管信件有一定的郵寄對(duì)象，但經(jīng)過(guò)無(wú)法預(yù)計(jì)的網(wǎng)絡(luò)，也許郵寄出去的信件將會(huì)永久被存于某處私人檔案或轉(zhuǎn)印成文件到處流通。因此，在送出電子郵件時(shí)應(yīng)謹(jǐn)慎地評(píng)閱所撰寫(xiě)的字句，以免他日落人笑柄。 6.理清建議或意見(jiàn) 若要表達(dá)對(duì)某一事情的看法，可先簡(jiǎn)要地描述事情緣起，再陳述自己的意見(jiàn)；若是想引發(fā)行動(dòng)，則應(yīng)針對(duì)事情可能的發(fā)展提出看法與建議。有時(shí)因訊息太過(guò)簡(jiǎn)短或標(biāo)明不夠清楚，收信對(duì)象可能會(huì)不清楚發(fā)信者陳述的到底是建議或是意見(jiàn)，因而造成不必要的誤解或行動(dòng)。 7.避免使用太多的標(biāo)點(diǎn)符號(hào) 我們經(jīng)常會(huì)看到一些電子信件中夾雜了許多的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，特別是驚嘆號(hào)的使用!若真要強(qiáng)調(diào)事情，應(yīng)該在用詞遣字上特別強(qiáng)調(diào)，而不應(yīng)使用太多不必要的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。,8.小心幽默的使用 在缺乏聲調(diào)的抑揚(yáng)頓挫、臉部表情與肢體語(yǔ)言的電子郵件中，應(yīng)特別注意幽默的被誤解與扭曲。若想展現(xiàn)幽默或特定情緒，發(fā)信者必須寫(xiě)明或使用“情緒符號(hào)”(smilies，如：)代表笑臉、高興)。無(wú)論所開(kāi)的玩笑是多么明顯，最好加注以提醒收信者真正的意思。 9.切勿講一些不會(huì)在公眾場(chǎng)所對(duì)他人講的話(huà) 在發(fā)信之前問(wèn)問(wèn)自己，你會(huì)在公眾場(chǎng)所中公開(kāi)面對(duì)面地對(duì)他人講這些話(huà)嗎?如果答案是否定的，請(qǐng)?jiān)僦刈x重寫(xiě)，或重新思考到底要不要發(fā)出這么一份訊息。千萬(wàn)不可以因?yàn)闆](méi)看到對(duì)方的臉，就毫不客氣講一些沒(méi)有經(jīng)大腦思考的話(huà)語(yǔ)。切勿在不給予響應(yīng)或申辯機(jī)會(huì)的情況下批評(píng)或污蔑他人。 10.勿于學(xué)術(shù)網(wǎng)絡(luò)上從事商業(yè)行為 一般學(xué)術(shù)網(wǎng)絡(luò)是禁止商業(yè)行為的，請(qǐng)不要任意違反此一共識(shí)。當(dāng)然，張貼營(yíng)利廣告也是不受歡迎的，而這些附有營(yíng)利性質(zhì)廣告包括：產(chǎn)品促銷(xiāo)、自我業(yè)務(wù)推廣、在特定群體中散播營(yíng)利消息，及提供迅速致富的方法等等都一樣。,(三)養(yǎng)成良好傳送習(xí)慣 注明送信者及其身分 除非是熟識(shí)的人，否則收信人一般無(wú)法從賬號(hào)解讀出發(fā)信人到底是誰(shuí)，因此標(biāo)明發(fā)信人的身分是電子郵件溝通的基本禮節(jié)。有許多人將自己的身分設(shè)計(jì)成一個(gè)附著檔案，每當(dāng)發(fā)信出去時(shí)，此一檔案也將自動(dòng)地貼附該訊息后面。我們希望針對(duì)“身分設(shè)計(jì)”強(qiáng)調(diào)兩點(diǎn)注意事項(xiàng)： (1)：“身分設(shè)計(jì)”應(yīng)充分代表發(fā)信者自己，無(wú)論是引用文學(xué)名作詞句或以圖繪表示，都必須真實(shí)且充分地反映自己。有些人的身分設(shè)計(jì)為：&%$&()C.YLiang，讀來(lái)不免讓人感覺(jué)他或許是一個(gè)“精神錯(cuò)亂”的人； (2)：切勿過(guò)度裝飾自己的“身分設(shè)計(jì)”，例如引用名作太多或圖繪太華麗等等均會(huì)妨礙電子郵件的正常溝通效益。 2. 遵守一般法律規(guī)定 進(jìn)行網(wǎng)際溝通時(shí)，一般日常生活中的行為準(zhǔn)則亦須遵守。因透過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，要擷取、復(fù)制或篡改他人作品是相當(dāng)容易的，因此在數(shù)字空間中對(duì)于知識(shí)產(chǎn)權(quán)的尊重是非常重要的。凡是引用或改編他人文字或圖繪作品時(shí)，須要對(duì)原作者與原作品的出處詳加注明，以示尊重。,3.勿任意或無(wú)心地浪費(fèi)帶寬 傳送冗長(zhǎng)文字與大型圖繪均會(huì)占用大量的帶寬，造成網(wǎng)絡(luò)塞車(chē)。為避免浪費(fèi)數(shù)字空間使用者的寶貴時(shí)間，應(yīng)謹(jǐn)慎考慮傳送訊息容量的大小。 4.小心附件功能的使用 在若干電子郵件系統(tǒng)中，由于附件功能的缺乏或不成熟，會(huì)造成使用者無(wú)法順利閱讀文件。使用者經(jīng)常會(huì)因不便而直接去除來(lái)函，以致喪失溝通功能。如果附件內(nèi)容不長(zhǎng)時(shí)，請(qǐng)直接撰寫(xiě)于信件中。 5.勿重復(fù)傳送同一訊息 勿一再傳送相同的訊息給相同的對(duì)象，這不僅會(huì)使網(wǎng)絡(luò)超載而降低傳輸速率，同時(shí)占用他人的信箱容積。此外，傳送電子信件時(shí)也須注意，不要分別發(fā)送相同的訊息給多個(gè)組群(group)，因?yàn)橛胁簧倬W(wǎng)絡(luò)用戶(hù)同時(shí)隸屬于幾個(gè)不同的電子郵件組群，如此一傳送，這些使用者勢(shì)必會(huì)重復(fù)收到相同的訊息。若要傳送郵件給多個(gè)組群，請(qǐng)一次傳送完畢。 6.定期檢查計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的時(shí)間與日期之自動(dòng)標(biāo)示 電子郵件傳送時(shí)會(huì)以所用計(jì)算機(jī)的設(shè)定日期與時(shí)刻來(lái)標(biāo)示信發(fā)送的時(shí)間，為避免不必要的誤會(huì)或窘態(tài)發(fā)生，用戶(hù)須定期檢查計(jì)算機(jī)系統(tǒng)時(shí)間與日期之設(shè)定是否正確。,(一)三思回復(fù)內(nèi)容 勿期盼他人會(huì)立即回復(fù)你的信件 發(fā)信者通常會(huì)期盼所傳送出去的郵件，能夠讓對(duì)方趕快閱讀、處理，以及回復(fù)。我們不要對(duì)他人回復(fù)信件的時(shí)效性做過(guò)分期許。 2.當(dāng)他人誤送郵件給你時(shí)，盡可能代為傳遞或通知原寄送人 忽視或去除他人給自己的電子郵件而不回復(fù)者，都是不好的網(wǎng)際行為，因?yàn)榘l(fā)信人通常會(huì)焦慮地等待回信，甚或懷疑信件是否到達(dá)了該去的地方?如果收信者能從信件內(nèi)容看出正確的收信者，應(yīng)迅速轉(zhuǎn)送出去。若無(wú)法辨認(rèn)，也應(yīng)即刻回復(fù)發(fā)信人并簡(jiǎn)單解釋傳送的錯(cuò)誤。在數(shù)字空間中，要有寬容互助的心胸，原諒別人無(wú)心的錯(cuò)誤并熱心協(xié)助。 3.情緒高漲時(shí)避免立即回復(fù)訊息 人們習(xí)慣于面對(duì)面的口語(yǔ)傳播，臉部表情與身體語(yǔ)言都會(huì)輔助溝通的效益。然而，使用電子郵件溝通卻缺乏這些看得到或聽(tīng)得到的輔助，極易造成誤解。有很多的字句在日?？谡Z(yǔ)溝通時(shí)并不會(huì)冒犯他人，例如有人以三字經(jīng)作為見(jiàn)面時(shí)打招呼的口頭禪，但若將其寫(xiě)入郵件傳送給不明究理的人，恐怕將引起不可預(yù)期的紛爭(zhēng)。當(dāng)來(lái)信引發(fā)個(gè)人情緒高漲時(shí)，此時(shí)應(yīng)等心情平靜后再看一遍，恢復(fù)正常理智時(shí)，解讀信件內(nèi)容的方式或許全然不同。,一、電子郵件 2 .回復(fù)電子郵件的禮儀與規(guī)范,4.謹(jǐn)慎處理惡意中傷的郵件 在數(shù)字空間中，惡意中傷或會(huì)引起爭(zhēng)端的郵件通常被稱(chēng)之為“Flames”。對(duì)于Flames的處理要非常謹(jǐn)慎，以避免中計(jì)而造成連鎖反應(yīng)的污蔑行為。應(yīng)付Flames最好的方法為：忽視它！離開(kāi)屏幕繼續(xù)過(guò)著自己正常而理性的生活。 5.閱讀信件時(shí)應(yīng)設(shè)法理清建議與意見(jiàn) 如同撰寫(xiě)傳送郵件時(shí)須注意理清建議與意見(jiàn)一般，閱讀他人郵寄來(lái)的信件也須注意這項(xiàng)原則。詳細(xì)辨明來(lái)信到底只是表達(dá)看法、反應(yīng)需求還是提出方案、鼓吹行動(dòng)?如此，才能適當(dāng)?shù)鼗貜?fù)來(lái)信。 6.避免非相關(guān)主題性的言語(yǔ) 數(shù)字空間具有八卦傳播與間聊的特性，切勿讓自己無(wú)心的言論變成他人嘲弄或攻擊的話(huà)題。因此，回復(fù)他人建議與意見(jiàn)時(shí)，必須扣緊主題，并提出相關(guān)的實(shí)證予以說(shuō)明，盡量避免非相關(guān)主題的言論涉入回復(fù)信函的內(nèi)容中。此外，要回復(fù)他人信件時(shí)，請(qǐng)使用“Reply”的功能，不要另起一標(biāo)題而造成對(duì)方的混淆。,7.將同一主題的所有后續(xù)意見(jiàn)閱讀完畢，再回復(fù)自己的意見(jiàn) 在回復(fù)某一特定信函之前，請(qǐng)先閱讀所有已回復(fù)該信的內(nèi)容，也許你原定的回復(fù)內(nèi)容已有十個(gè)人講過(guò)相同的意見(jiàn)。若真如此，只須輕描淡寫(xiě)地表達(dá)即可，無(wú)須重復(fù)大家已覺(jué)厭煩的意見(jiàn)。在數(shù)字空間中，長(zhǎng)篇大論往往不會(huì)引發(fā)他人閱讀的興趣，反而是那些精簡(jiǎn)有力的言論會(huì)吸引群眾。 8.切勿在未經(jīng)同意前，將他人信函轉(zhuǎn)送給第三者 若要把他人的來(lái)函轉(zhuǎn)送給第三者之前，要先征詢(xún)來(lái)信者的同意，否則犯了網(wǎng)絡(luò)規(guī)矩的大忌！對(duì)來(lái)信者而言，郵件內(nèi)容是針對(duì)收信者所撰寫(xiě)的私人信函，不見(jiàn)得適合他人閱讀。 9.考慮替代性的溝通管道 回復(fù)電子信件前，再思考一下：為何不拿起電話(huà)與對(duì)方聊聊或約個(gè)時(shí)間當(dāng)面簽覆?別忘了，電子郵件的溝通缺乏太多人類(lèi)熟悉的溝通輔助(如表情、肢體語(yǔ)言等)。見(jiàn)面三分情，即使是使用電話(huà)，狀況也會(huì)完全不一樣的，更何況目前太多的人都是以非自己母語(yǔ)的英文進(jìn)行電子郵件溝通，誤解與糾紛自然在所難免。最后，要提醒所有新新的計(jì)算機(jī)族群們，當(dāng)你們成為優(yōu)秀的好國(guó)民時(shí)，千萬(wàn)要遵守因特網(wǎng)的禮儀，不要認(rèn)為在計(jì)算機(jī)的世界里，沒(méi)有人可以看見(jiàn)你，就可以為所欲為哦！,1 .善用簽名 簽名的意義，就像一般信箋的信頭一樣，可以明確發(fā)信人的身份、聯(lián)系辦法。在信息社會(huì)里， 它也是一種重要的品牌營(yíng)銷(xiāo)資源，設(shè)計(jì)精巧的簽名文件，會(huì)給收函人留下良好的印像。 執(zhí)行步驟：,1、選項(xiàng),2、郵件格式簽名,簽名設(shè)計(jì)：,2008年格集字10號(hào)文件 組織行為規(guī)范,格式如下:,Name/English Name（姓名/英文名） Name Spelling（中文姓名拼音） Position （職位英文） Department（部門(mén)） ADD（公司地址）: TEL(辦公室電話(huà))： FAX(傳真): Mobile(手機(jī)）: Post Code:（郵編）: http： Email：,2 .回條 如果我寄出了封開(kāi)會(huì)通知的郵件，對(duì)方到底有沒(méi)有收到？ 我想這應(yīng)該都是大家關(guān)心的事，有時(shí)候重要的email，例如像是開(kāi)會(huì)通知等等， 我們都會(huì)想要知道對(duì)方是否有收到信，這時(shí)Outlook的回條功能，就派上用場(chǎng)啰！ 執(zhí)行步驟：,1、在郵件中 點(diǎn)選工具選項(xiàng),2、電子郵件選項(xiàng),3、索取回復(fù),使用回收的功能，是為了補(bǔ)救錯(cuò)誤的郵件內(nèi)容，不應(yīng)該濫用才是,4、選擇回收時(shí)的方式以及是否收取回收是否成功的回條,只能回收未讀郵件！,4、創(chuàng)建通訊組列表,1、在“文件”菜單上，指向“新建”，然后單擊“通訊組列表”。,2、在“名稱(chēng)”框中，鍵入一個(gè)名稱(chēng)。,5、使用規(guī)則管理郵件,所謂規(guī)則，就是 Microsoft Office Outlook 對(duì)滿(mǎn)足規(guī)則中指定的條件的正在接收或已發(fā)送的郵件自動(dòng)執(zhí)行的操作。您可以通過(guò)使用“規(guī)則和通知向?qū)А边x擇多個(gè)條件和操作。規(guī)則僅對(duì)未讀郵件起作用，對(duì)已讀郵件就會(huì)失效。,案例：把有關(guān)生產(chǎn)計(jì)劃報(bào)表郵件放置在一個(gè)郵箱當(dāng)中,1、選擇個(gè)人文件夾或收件箱，單擊右鍵，選擇“新建文件夾”，并以“生產(chǎn)計(jì)劃報(bào)表”命名。,2、選擇生產(chǎn)計(jì)劃報(bào)表文件夾，在工具欄中選擇 工具規(guī)則和通知。,2、單擊新建規(guī)則，選擇步驟1中的第二項(xiàng)，再選擇步驟2中的特定短語(yǔ)，在彈出的對(duì)話(huà)框中寫(xiě)入關(guān)鍵詞，如：生產(chǎn)計(jì)劃報(bào)表，再點(diǎn)擊添加和確定。,3、在選擇步驟2中的指定，在彈