會計電算化課件--二、系統(tǒng)管理.ppt

第二章 系統(tǒng)管理,楊瀟瓊 經貿旅游系,基本流程,一、系統(tǒng)管理概述,概念： 系統(tǒng)管理是一個對用友軟件多個功能系統(tǒng)的操作進行集中管理的控制平臺，它便于隨時掌握企業(yè)的信息狀態(tài)。 使用對象：系統(tǒng)管理員或賬套主管,系統(tǒng)管理的功能,賬套管理 賬套中年度賬統(tǒng)一管理 對操作員及其權限的統(tǒng)一管理 備份和恢復賬套數(shù)據,1、賬套管理,每一個企業(yè)（每一個獨立核算部門）的數(shù)據在系統(tǒng)內體現(xiàn)為一個賬套。即每個獨立核算單位建立一個賬套。 系統(tǒng)最多可以建立999個賬套。 賬套管理包括賬套的建立、修改、引入和輸出。,2、年度賬管理,用戶不僅可以建立多個賬套，而且每個賬套中還可以存放不同年度的會計數(shù)據。 年度賬管理包括年度賬的建立、清空、引入、輸出和結轉上年數(shù)據。,3、操作員及其權限管理,一方面可以避免與業(yè)務無關的人進入系統(tǒng) 另一方面可以對系統(tǒng)所含的各個子系統(tǒng)的操作進行協(xié)調，以保證各負其責，流程順暢。 兩個內容： a. 設定系統(tǒng)各模塊的操作員 b. 為操作員分配一定的功能權限,功能權限：能做什么的問題，如增加銷售訂單； 數(shù)據權限：能在哪里干什么的問題。如限定銷售員李磊只能查看和管理自己轄區(qū)的客戶，而無權查閱企業(yè)所有的客戶；數(shù)據錄入員孟凡參照客戶時只能看到客戶編碼、客戶名稱幾項基本內容，不能看到客戶聯(lián)系人、信用情況等信息。 金額權限：采購訂單的金額審核額度、科目的制單金額額度,某公司有北京銷售部、上海銷售部和廣州銷售部三個銷售部，現(xiàn)在需要定義幾種角色： 銷售總監(jiān) - 能察看所有銷售部的銷售訂單； 北京銷售經理 - 只能察看北京銷售部的所有銷售訂單； 上海銷售經理 - 只能察看上海銷售部的所有銷售訂單； 廣州銷售經理 - 只能察看廣州銷售部的所有銷售訂單； 上述角色的定義如下： - 角色名稱 功能 數(shù)據類型 數(shù)據對象 - 銷售總監(jiān) 察看銷售訂單 北京銷售經理 察看銷售訂單 部門 北京 上海銷售經理 察看銷售訂單 部門 上海 廣州銷售經理 察看銷售訂單 部門 廣州 -,4、備份和恢復賬套數(shù)據,賬套備份：即賬套輸出，指將企業(yè)財務數(shù)據備份出來存儲到不同介質上。 賬套恢復：即賬套引入，指將存儲于其他介質的賬套數(shù)據引入系統(tǒng)中。,二、系統(tǒng)管理啟動注冊,要建立本單位的核算賬套，首先應運行系統(tǒng)服務下的系統(tǒng)管理。 系統(tǒng)允許兩種身份注冊進入：系統(tǒng)管理員、賬套主管 系統(tǒng)管理員：賬套的建立、引入、輸出，設置用戶、角色和權限，設置備份計劃，監(jiān)控系統(tǒng)運行過程，清除異常任務等。 賬套主管：賬套的修改,創(chuàng)建、清空、引入、輸出年度賬，完成各子系統(tǒng)的年末結轉，該賬套操作員權限的設置。,1、第一次需以系統(tǒng)管理員身份注冊,2、修改密碼,注意,一定要牢記設置的系統(tǒng)管理員密碼，否則無法以系統(tǒng)管理員的身份進入系統(tǒng)管理，也就不能執(zhí)行賬套數(shù)據的引入和輸出。 考慮實際教學環(huán)境，建議不要設置系統(tǒng)管理員密碼。,3、系統(tǒng)管理界面,4、增加用戶（操作員）,注意,只有系統(tǒng)管理員才有權限設置角色和用戶。 用戶（操作員）編號在系統(tǒng)中必須惟一，即使是不同的賬套，操作員編號也不能重復。設置操作員口令時，為保密起見，輸入的口令字以“*”號在屏幕上顯示。所設置的操作員一旦被引用，便不能被修改和刪除。,三、賬套建立, 創(chuàng)建賬套,已存賬套：系統(tǒng)將己存在的賬套以下拉列表框的形式顯示，用戶只能查看，不能輸入或修改。 賬套號：3位，可使用系統(tǒng)默認，也可修改，取值范圍：001-999，新建賬套號與已有賬套號不得相同 。 賬套名稱：輸入企業(yè)名稱。 賬套路徑：用來確定新建賬套將要被放置的位置 , 系統(tǒng)默認的路徑為 C:U8SOFTAdmin, 用戶可以人工更改。 啟用會計期：必須輸入新建賬套的被啟用日期。系統(tǒng)默認為計算機的系統(tǒng)日期。啟用會計期不能在機內系統(tǒng)日期之后。,輸入單位信息,單位名稱：用戶單位的全稱，必須輸入。企業(yè)全稱只在發(fā)票打印時使用，其余情況全部使用企業(yè)的簡稱。 單位簡稱：用戶單位的簡稱，必須輸入。 其他欄目都屬于任選項 , 參照實驗資料輸入即可。 輸入完成后，單擊“下一步”按鈕，進行核算類型設置。,企業(yè)類型：用戶必須從下拉列表框中選擇輸入。系統(tǒng)提供了工業(yè)、商業(yè)兩種類型。 選擇工業(yè)模式，則系統(tǒng)不能處理受托代銷業(yè)務；如果選擇商業(yè)模式，委托代銷和受托代銷都能處理。本例選擇“工業(yè)”模式。 按行業(yè)性質預置科目：如果用戶希望預置所屬行業(yè)的標準一級科目，則選中該復選框，本例選擇“按行業(yè)性質預置科目”輸入完成后，單擊“下一步”按鈕，進行基礎信息設置。,基礎信息設置,如果單位的存貨、客戶、供應商相對較多，可以對他們進行分類核算。 如果此時不能確定是否進行分類核算，也可以建賬完成后，由賬套主管在“修改賬套” 功能中設置分類核算。,確定分類編碼方案,注意： 單擊黃色框中的數(shù)字對各類編碼方案進行修改，其中“科目編碼級次”框中的第一級編碼長度為“4”不得更改； 設置的編碼方案不能超過最大級數(shù)； 若需要刪除級長，須從最末一級開始刪除； 在建立賬套時，設置存貨（客戶、供應商）不需分類，此時便不能進行存貨分類（客戶分類、供應商分類）的編碼方案設置； 如此時按系統(tǒng)默認分類，在建賬完畢后，在“企業(yè)門戶-基礎信息-基本信息”中根據企業(yè)實際情況進行修改。 此編碼方案使用后不能更改。若更改，必須將相應的檔案數(shù)據刪除。,數(shù)據精度是指定義數(shù)據的小數(shù)位數(shù)，如果需要進行數(shù)量核算，需要認真填寫該項。 進行存貨數(shù)量小數(shù)位、存貨單價小數(shù)位、開票單位小數(shù)位、件數(shù)小數(shù)位、換算率小數(shù)位的定義，本例中均采用默認設置，將其定義為2位； 點擊確定按鈕，屏幕提示“創(chuàng)建賬套云南大地自控股份有限公司：001成功”，至此，完成云南大地自控股份有限公司新建賬套的工作。,數(shù)據精度定義,退出系統(tǒng),單擊工具欄上的“退出”按鈕，返回系統(tǒng)管理。 另外分類編碼方案、數(shù)據精度、系統(tǒng)啟用項目可以由賬套主管在“企業(yè)門戶”“基礎信息”“基本信息”中進行修改。,操作員權限設置,雙擊,四、賬套修改,賬套設置完畢后，如果需要更改或補充賬套信息，那么可以通過修改賬套功能來完成。 操作步驟如下： 注冊 在 系統(tǒng)菜單中單擊注冊 ；屏幕顯示系統(tǒng)管理員登錄對話框； 在“管理員”框中，選擇01 ； 輸入正確密碼后, 系統(tǒng)管理員登錄對話框變?yōu)橄聢D所示的賬套主管登錄對話框；,五、賬套引入、輸出及刪除,引入或輸出賬套實際上分別是對賬套數(shù)據的恢復或備份功能。通過這一功能可恢復或保存該賬套的數(shù)據； 引入或輸出的賬套