企業(yè)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)

第六章 企業(yè)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì) 2014/3/30 2 掌握銷(xiāo)售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)的基本要求 熟練掌握銷(xiāo)售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)的具體方法 教學(xué)要點(diǎn) 返 回 第一節(jié) 銷(xiāo)售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制 制度設(shè)計(jì) 2014/3/30 4 一、銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的內(nèi)容 1.接受訂單 顧客提出訂貨的要求可以通過(guò)銷(xiāo)售人員或其他如傳真、信函及向現(xiàn)有的和潛在的顧客發(fā)送訂貨單等方式接受訂貨，取得顧客訂貨單。收到顧客的各種形式的訂單后，應(yīng)由銷(xiāo)售部門(mén)專(zhuān)人負(fù)責(zé)登記，并審核訂單的內(nèi)容，確定能夠如期供貨后，編制銷(xiāo)貨通知單，作為信用、倉(cāng)庫(kù)、運(yùn)輸、開(kāi)票和收款等有關(guān)部門(mén)履行職責(zé)的依據(jù)。 2.批準(zhǔn)賒銷(xiāo) 賒銷(xiāo)批準(zhǔn)是由信用管理部門(mén)根據(jù)管理當(dāng)局的賒銷(xiāo)政策，以及對(duì)每個(gè)顧客的已授權(quán)的信用額度來(lái)進(jìn)行的。信用部門(mén)收到銷(xiāo)貨通知單后，應(yīng)區(qū)分新老顧客進(jìn)行信用調(diào)查。信用部門(mén)無(wú)論是否批準(zhǔn)賒銷(xiāo)，都要求在銷(xiāo)售單上簽署意見(jiàn)，然后再將簽署意見(jiàn)后的銷(xiāo)售單送回到銷(xiāo)售單管理部門(mén)。 2014/3/30 5 銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的內(nèi)容 3.發(fā)出商品 商品倉(cāng)庫(kù)在收到經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的銷(xiāo)售單后發(fā)出商品 ,并編制連續(xù)編號(hào)的發(fā)貨憑證 ,一般為一式多聯(lián)的出庫(kù)單 ,作為商品出庫(kù)的依據(jù) ,用于倉(cāng)庫(kù)和財(cái)務(wù)部門(mén)的存貨記錄 ,并可據(jù)此開(kāi)具銷(xiāo)貨發(fā)票 . 4.開(kāi)具銷(xiāo)售發(fā)票 銷(xiāo)售部門(mén)或財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)顧客訂貨單、銷(xiāo)售通知單、出庫(kù)單 ,經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后開(kāi)具統(tǒng)一格式的銷(xiāo)售發(fā)票 ,列明實(shí)際發(fā)貨的數(shù)量、品種、規(guī)格、單價(jià)、金額和增值稅額。銷(xiāo)售發(fā)票預(yù)先連續(xù)編號(hào)，有專(zhuān)人管理，尤其是增值稅專(zhuān)用發(fā)票。銷(xiāo)售發(fā)票一式多聯(lián)，分別轉(zhuǎn)給顧客、倉(cāng)庫(kù)、銷(xiāo)售、財(cái)務(wù)等部門(mén)，并保存好存根聯(lián)備查。 2014/3/30 6 銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的內(nèi)容 5.記錄銷(xiāo)售業(yè)務(wù) 財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)銷(xiāo)售發(fā)票的記賬聯(lián)進(jìn)行登記，區(qū)分賒銷(xiāo)和現(xiàn)銷(xiāo)，編制轉(zhuǎn)帳憑證或現(xiàn)金、銀行存款憑證，據(jù)以登記銷(xiāo)售賬和應(yīng)收賬款明細(xì)賬或現(xiàn)金、銀行存款日記賬。根據(jù)出庫(kù)單等隨時(shí)或定期結(jié)轉(zhuǎn)主營(yíng)業(yè)務(wù)成本，沖銷(xiāo)庫(kù)存。 6.處理貨款的收入業(yè)務(wù) 賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)的貨款收回要記錄應(yīng)收款的減少和現(xiàn)金、銀行存款的增加 .此外 ,財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期編制和寄送應(yīng)收款對(duì)賬單 ,與顧客核對(duì)賬面記錄 ,如有差異 ,要及時(shí)查明原因并調(diào)整 . 2014/3/30 7 7.處理銷(xiāo)售退回與折讓業(yè)務(wù) 顧客如果對(duì)商品不滿(mǎn)意，銷(xiāo)售企業(yè)一般同意退貨，或給予顧客一定的銷(xiāo)售折讓?zhuān)挥袝r(shí)企業(yè)為了促銷(xiāo)和盡快回收貨款也會(huì)給顧客一定的現(xiàn)金折扣。對(duì)于這類(lèi)業(yè)務(wù)，需經(jīng)過(guò)授權(quán)部門(mén)的辦理。財(cái)務(wù)部門(mén)視顧客是否已支付貨款入賬的實(shí)際情況，根據(jù)貨款通知單正確地記錄銷(xiāo)售退回和折讓、折扣明細(xì)帳及相應(yīng)的應(yīng)收賬款明細(xì)賬或銀行存款的貸方。 銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的內(nèi)容 2014/3/30 8 二、銷(xiāo)售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的基本要求 1、 銷(xiāo)售合同 、 發(fā)票和發(fā)貨單 ， 必須經(jīng)審核批準(zhǔn)方能生效 。 2、 發(fā)票和發(fā)貨單應(yīng)順序編號(hào) ， 如有缺號(hào)須經(jīng)批準(zhǔn)方可注銷(xiāo) 。 3、 要按規(guī)定價(jià)格銷(xiāo)售 ， 未經(jīng)授權(quán)不得改變售價(jià) 。 4、 收款時(shí)必須對(duì)品名 、 數(shù)量 、 單價(jià) 、 金額進(jìn)行審核 ，有銷(xiāo)售合同的必須與合同核對(duì) 。 2014/3/30 9 二 、 銷(xiāo)售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的基本要求 5.廢殘料的出售必須按一般銷(xiāo)售同樣處理。在對(duì)廢殘料進(jìn)行銷(xiāo)售時(shí)，同樣要嚴(yán)格按照一般銷(xiāo)售的程序，審查購(gòu)銷(xiāo)合同、發(fā)票及發(fā)貨單等重要憑證，登記其他業(yè)務(wù)收入明細(xì)賬、現(xiàn)金或銀行存款日記賬等相關(guān)賬戶(hù)。 6.銷(xiāo)售退回必須經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)后方可辦理退款手續(xù)。企業(yè)的銷(xiāo)售過(guò)程中經(jīng)常會(huì)發(fā)生銷(xiāo)售退回，對(duì)于銷(xiāo)售退回的退款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制也應(yīng)該有嚴(yán)密的制度體系。 2014/3/30 10 7.開(kāi)單、發(fā)貨、收款必須分工負(fù)責(zé)。在銷(xiāo)售業(yè)務(wù)中，開(kāi)單、發(fā)貨、收款被看作是不相容職務(wù)。如果對(duì)上述三個(gè)職務(wù)不進(jìn)行分離，使得企業(yè)銷(xiāo)售中的各個(gè)重要環(huán)節(jié)缺乏必要的監(jiān)督，從而削弱企業(yè)的內(nèi)部控制。 8、應(yīng)收賬款明細(xì)賬應(yīng)與總賬核對(duì)相符。企業(yè)為了促銷(xiāo)、減少存貨等目的，常常會(huì)采取賒銷(xiāo)的方式。當(dāng)確認(rèn)收入時(shí)，記入應(yīng)收賬款明細(xì)賬中。 二、銷(xiāo)售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的基本要求 2014/3/30 11 三 、 銷(xiāo)售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的具體設(shè)計(jì) 1.現(xiàn)銷(xiāo)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制設(shè)計(jì) （ 1） 客戶(hù)購(gòu)貨時(shí) ， 由銷(xiāo)售部門(mén)填制一式多聯(lián)的 “ 銷(xiāo)貨單 ” ， 注明購(gòu)貨單位 、 貨物名稱(chēng) 、 規(guī)格 、 數(shù)量 、 單價(jià) 、 金額等 ， 經(jīng)負(fù)責(zé)人審核簽章后 ，留一聯(lián)作為存根 ， 進(jìn)行業(yè)務(wù)核算 ， 其余交客戶(hù)辦理貨款結(jié)算和提貨 。 （ 2） 客戶(hù)持 “ 銷(xiāo)貨單 ” 向財(cái)務(wù)部門(mén)交款 。 財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì) “ 銷(xiāo)貨單 ” 認(rèn)真審核后 ， 辦理收取貨款的手續(xù) ， 并加蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用章和有關(guān)人員的簽章 ，留一張編制記賬憑證 ， 其余退給客戶(hù) 。 (3)客戶(hù)持 “ 銷(xiāo)貨單 ” 中的提貨聯(lián)向倉(cāng)庫(kù)提貨 。 倉(cāng)庫(kù)保管人員對(duì) “ 銷(xiāo)貨單 ” 復(fù)核 ， 確認(rèn)已辦妥交款手續(xù)后 ， 予以發(fā)貨 ， 并將提貨聯(lián)留下登記倉(cāng)庫(kù)臺(tái)賬 。 2014/3/30 12 現(xiàn)銷(xiāo)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)流程圖 銷(xiāo)售部門(mén) 銷(xiāo)貨單 (一式五聯(lián)） 購(gòu)貨單位 門(mén)衛(wèi) 財(cái) 務(wù) 部 門(mén) 倉(cāng) 庫(kù) G核對(duì) F門(mén)衛(wèi) 放行 G核對(duì) D提貨 E發(fā)貨 B交款 - C收款后退回 2014/3/30 13 1、嚴(yán)格訂貨單制度，強(qiáng)化銷(xiāo)售合同的作用 凡是賒銷(xiāo)的業(yè)務(wù)，最好采用訂貨方式，訂單確定后列入銷(xiāo)售計(jì)劃，最為日后發(fā)貨的依據(jù)，防止無(wú)計(jì)劃的發(fā)出貨物。 2、建立賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)批準(zhǔn)制度，賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)應(yīng)經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)。 未經(jīng)批準(zhǔn)，銷(xiāo)售部門(mén)不得指令倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨，以防止因不了解客戶(hù)信用度而可能造成損失。 3、及時(shí)登記銷(xiāo)售明細(xì)賬和應(yīng)收賬款明細(xì)賬 在發(fā)出貨物后，會(huì)計(jì)部門(mén)應(yīng)對(duì)銷(xiāo)售部門(mén)開(kāi)具的“銷(xiāo)貨單”及相關(guān)的合同、訂單等進(jìn)行