[文書寫作培訓資料]現(xiàn)代企業(yè)文書寫作

現(xiàn)代企業(yè)文書寫作 文書寫作培訓資料 講授目錄 一、文書寫作概述 二、中國公文寫作 三、商務信函寫作 四、經(jīng)濟文書寫作 五、常用工作文書 六、社交禮儀文書 第一部分：文書寫作概述 1、文書寫作特點 2、文書寫作要求 3、文書寫作程序 1、文書寫作特點 1、使用廣泛，對象明確 2、約定俗成，格式固定 3、內(nèi)容真實，實事求是 4、講究時效，重視辦理 5、語言明確，風格獨特 文體 多為陳述或說明式 以敘述為基礎(chǔ) 對人或事的過程的交代， 反映情況側(cè)重敘述，但要概括 以議論為手段 對事情的評價，闡明道理 偏重議論，但要針對主題 以說明為目的 擺出事情的真相，提出要 求多用說明，但要簡明 按作用分類 指揮性文書 指示 規(guī)范性文書 章程 報請性文書 請示 知照性文書 通知 聯(lián)絡性文書 信函 記錄性文書 會議記錄 報導性文書 新聞 法律性文書 合同 2、文書寫作要求 意思明確 明白無誤 ， 讓人一目了然 文理通順 即流暢表達 ， 又顯示寫作水平 觀點正確 有道理 ， 不搞歪理 實事求是 真實 ， 不掩飾 ， 不夸張 及時迅速 講效率 ， 講效益 ， 不拖拉誤事 簡明生動 增加可讀性 ， 防白話 、 套話 、 干巴巴 層次分明 有先有后 ， 段落清晰 ， 不轉(zhuǎn)圈 標點規(guī)范 正確運用 ， 防一逗到底 格式適宜 不同文種用不同格式 l 簡明 用詞簡單明了，直截了當 l 準確 用詞含義明確，不會誤解 l 樸實 用詞通俗自然，恰如其分 l 莊重 用詞嚴肅端莊，不多情感 l 規(guī)范 用詞符合語法，講究邏輯 應用性文字要求 標點符號歌 一句話說完，劃個小圓圈 句號 中間要停頓，圓點加尾尖 逗號 并列詞語間，點個瓜子片 頓號 并列分句間，圓點加逗點 分號 總結(jié)導語前，上下兩圓點 冒號 疑惑或發(fā)問，耳朵墜耳環(huán) 問號 標點符號歌 命令感嘆語，滴水下屋檐 感嘆號 引文特殊詞，蝌蚪上下竄 引號 文中要注解，兩頭各半弦 括號 轉(zhuǎn)折或注解，一橫寫后邊 破折號 意思說不完，六點緊相連 省略號 特別重要處，字下加圓點 著重點 努力提高寫作能力 1、提高文字表達能力 2、積累相應專業(yè)知識 3、熟悉文書格式要求 4、掌握政策理論水平 5、具有嚴謹寫作態(tài)度 3、文書寫作程序 明確寫作主旨 給寫作定位 ， 目的 ？ 寫什么 ？ 文種 ？ 怎么寫 ？ 收集信息資料 供寫作參考 ， 需要哪些 ？ 怎 么收集 ？ 如何整理 ？ 擬定結(jié)構(gòu)提綱 搭寫作框架 ， 通盤安排 ， 強 化要點 ， 有祥有簡 完成正文草稿 填寫作內(nèi)容 ， 按照提綱一步 步充實內(nèi)容 ， 加工成章 認真修改檢查 定寫作終稿 ， 反復推敲斟酌 ， 直至滿意 二、中國公文寫作 1、公文的作用特點 2、公文的范圍、類型 7、通知和通報 3、公文的處理方法和程序 8、報告 4、公文的行文規(guī)則 9、請示 5、公文的通用格式 10、函 6、公文的種類 11、會議 紀要 1、中國公文的作用 公文 -國家機關(guān) 、 社團組織 、 企事業(yè)單位在公務活動中行使職權(quán)制定的 公務文書 。 公文性質(zhì) 工具 公文作用 -1、 貫徹政策 、 規(guī)范行為； 2、 通報情況 、 指導工作； 3、 方便查找 、 積累史料； 公文的特點 公文特點 -1、 制發(fā)者的法定性； 2、 作用的權(quán)威性； 3、 效用的現(xiàn)實性； 4、 體式的規(guī)范性； 5、 制作的程序性； 2、中國公文范圍 按事業(yè)范圍分 -專用公文；通用公文 按行文方向分 -上行文；下行文；平行文 按公文來源分 -收進文；外發(fā)文；內(nèi)部文 按發(fā)文性質(zhì)分 -問文；復文 按處理要求分 -參閱性公文；承辦性公文 按辦文時間分 -特急文 （ 特急件 ） ；急辦文 （ 急件 ） ；常規(guī)文 （ 平件 ） 按機密程度分 -絕密文；機密文；秘密文；普通文 3、公文處理方法和程序 三大環(huán)節(jié)： 1、 發(fā)文處理： 擬稿 -審核 -簽發(fā) -登記 -繕印 -用印 -分發(fā) 2、 收文處理： 簽收 -登記 -分辦 -擬辦 -批辦 -承辦 -催辦 -督辦 -辦復 3、 公文管理： 制定立卷類目表 -歸卷 -調(diào)用 -立卷 -歸檔 -銷毀 4、公文行文規(guī)則 l 行文關(guān)系要和隸屬關(guān)系一致 l 行文方式要根據(jù)工作需要靈活掌握 l 行文名義和內(nèi)容要與發(fā)文機關(guān)的職權(quán)范圍 相對應 l 行文線路要盡量縮短 l 處理好主送與抄送的關(guān)系 l 經(jīng)過批準 ， 有些文件可以通過新聞媒介公 開發(fā)布 l 如有必要 ， 可以聯(lián)合行文 l 黨政之間的行文關(guān)系要按規(guī)定執(zhí)行 5、通用公文的格式 1、排版 自左至右 2、單位 國家法定計量單位 3、字體 發(fā)文單位初號宋體 標題 2、 3號宋體 4、用紙 A4、 B5 5、文頭 套紅，占首頁三分之一 文頭部分格式（紅頭上 1/3） 1、代碼 5、收文處理章、 2、份號 3、秘級 4、緊急程度 6、文件版頭 7、發(fā)文字號 8、簽發(fā)人 行文部分（下 2/3） 1、標 題 2、題注 3、主送單位 4、正文 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 6、發(fā)文署名 7、成文日期 5、附件說明 8、印章 文尾部分（最后） 1、主題詞 2、抄送單位 3、印發(fā)說明 4、頁碼（單右雙左） 通用公文慣用語 一、開篇起首的慣用語 根據(jù) 、遵照 、按照 、茲將（因、有、介紹、證明、就派） 為了 、關(guān)于 、敬悉 等。 終篇收束的慣用語 此致敬禮、特此 、懇請 ；妥否，請 、當否，請 、以上 如無不當請 、 為盼、 為荷、 為感等。 公文序碼標示 第一層 -一、二、三、四 第二層 -（一）、（二）、（三）、 第三層 -1、 2、 3、 4、 第四層 -（ 1）、（ 2）、（ 3）、 第五層 - 、 6、中國公文種類 12類 13種 1命令 發(fā)布重要行政法規(guī)，采取強制 性 行政措施 2決定 對重要事項或重大行動的安排 3議案 各級政府向同級人民代表大會或 常委會提請審議事項 4指示 對下級布置工作，闡明工作活動 的指導原則 中國公文種類 12類 13種 5批復 答復下級請示事項 6通告、公告 一定范圍內(nèi)公布應遵守 或周知的事；向國內(nèi)外宣 布重要 或法定的事 7通知 批轉(zhuǎn)下級、轉(zhuǎn)發(fā)上級和無隸屬 機關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章、任免， 傳 達周知事項 8通報 表彰先進，批評錯誤，傳達得 要 精神或情況 中國公文種類 12類 13種 9報告 向上級匯報工作，反映情況，提出意見、建議，答復詢問 10請示 向上級請求指示批準 11函 無隸屬關(guān)系商洽工作，詢問答復，向主管部門請求批準 12會議紀要 記載和傳達會議情況和議 定事項 （ 1993、 11修訂 ） 7、通知 概念 向特定的受文對象告知有關(guān)事項的曉諭性公文 特點 適用范圍廣，使用頻率高， 知辦時限強，運用種類多 格式： 1、標題 2、上款 3、正文 開頭、主體、結(jié)尾 4、落款 通知的種類 l 指示性通知 通知的依據(jù) ， 主體 ， 結(jié)尾 l 轉(zhuǎn)發(fā)性通知 來文單位及來文名稱 ， 轉(zhuǎn) 發(fā) ， 順帶要求 l 發(fā)布性通知 發(fā)布的依據(jù) ， 內(nèi)容要求 ， 目的意義 l 事務性通知 說清事項 l會議通知 會議背景 ， 有關(guān)事項 ， 其他說明 l任免通知 任免依據(jù) ， 日期 ， 人員 ， 職務 通報 概念 表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況的公文 作用 弘揚正氣，抵制歪風，指導工作 格式： 1、標題 2、上款 3、正文 4、簽署和日期 注意：及時、真實、典型，突出教育性， 掌握政策性 8、報告 概念 向上級匯報工作，反映情況，提出意見、建議，答復詢問時使用的陳述性公文 特點 只指上行文 只指行政機關(guān)公文 不同于一般調(diào)查報告、考察報告、預測報告等 報告種類 |1工作報告 總結(jié)工作經(jīng)驗、匯報工作進展、提出工 作意見 ， 向上反映 。 |2調(diào)查報告 -調(diào)查概況 、 調(diào)查的情況 、 事后研究分析 、 建議和方案 。 |3建議報告 -提出工作中急待解決 、 需上級關(guān)注的意 見或建議 ， 供參考 。 4答復報告 -如實匯報和答復上級有針對的詢問問題 或催辦工作 。 |5報送報告 -隨著向上級報送文件 、 物件時寫的說明 報送對象和目的報告 。 報告 按要求分： 呈報報告 -直接向上級匯報反映情況 ， 不批轉(zhuǎn) 。 呈轉(zhuǎn)報告 -呈送上級并建議批準轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)單位 執(zhí)行或參照 。 按性質(zhì)分： 綜合性報告 -匯報全面或多方面工作的報告 。 專題性報告 -匯報某項工作 、 某一問題 、 某方情況的單一報告 。 報告格式 1標題 -標準式標題 （ 公司上半年各類產(chǎn)品質(zhì)量評比工作的報告 ） 2主送單位 -多為發(fā)文單位的上級單位 。 3正文 -緣由：概括基本情況 、 原由 ， 說明報告主旨 、 目的 、 意義 。 事項：系主體內(nèi)容 ， 情況措施 、 經(jīng)驗教訓 、 意見建議等 。 結(jié)尾：慣用尾語 （ 特此報告 ， 請審閱；如無不妥 ， 請批轉(zhuǎn) ） 4發(fā)文單位和日期：同其他公文 。 9、請示 概念 向上級請求指示 、 批準時用的公文 分類： 請求指示的請示 -遇有疑難問題 、 新情況 、 不明確求上級指示或解釋 。 請求審批的請示 -對不能做主的經(jīng)濟 、 物資 、 編制等問題請上級審批 。 請求幫助的請示 -完成工作需要在人 、 財 、 物上得到上級的幫助 。 請求批轉(zhuǎn)的請示 -解決某問題涉及其他部 門單位，請求上級批轉(zhuǎn)執(zhí)行。 請示格式 1標題 標準式 （ 關(guān)于開展公司上半年產(chǎn)品質(zhì)量評比工作的請示 ） 2主送單位 -根據(jù)隸屬關(guān)系主送一個上級 ， 不可多頭 免批復意見不一；一般不越級行文 。 3正文 -緣由：請示目的 、 原因 、 依據(jù) ， 理由充分 ， 言之有據(jù) 。 事項：系主體 ， 要求審批的具體問題或事項 ， 要寫明確 ,堅持一文一事 . 要求：系結(jié)尾 ， 提出肯定性要求 （ 當否 ， 請批示 ） 4發(fā)文單位和日期：同公文 ， 寫明確 ， 以便批復 。 請示和報告的區(qū)別： 1、 文目的不同； 2、 寫作結(jié)構(gòu)不同； 3、 結(jié)束語不同； 4、 處理方式不同； 5、 內(nèi)容寬窄不同； 6、 行文時間不同； 7、 報送制度不同； 10、函 概念 無隸書單位商洽工作 ， 問答問題及向主管部門請求批準事項時使用的公文 分類： 商洽函 -不相隸屬單位商洽工作的行文 。 答詢函 -單位 、 部門間進行問題或事項的詢 問和答復的行文 。 請批函 -向不相隸屬單位和主管部門請求批 準 有關(guān)事項的行文 。 函形式 公函 內(nèi)容比較重要 ， 行文鄭重 ， 具有完整的公文 格式 。 便函 -多用于公務中事務性工作 ， 不需完整公文 格式 ， 不能用私事 。 特點： 1簡便輕捷 -內(nèi)容簡約 ， 形式精短 ， 商洽聯(lián)系 ， 及時迅速 。 2行文多向靈活 -不相隸屬單位間上下左右均可 ， 自由靈 活 。 3語言質(zhì)樸自然 -多是陳述 、 說明性 ， 明白曉暢 ， 懇切平和 。 函格式 1標題 -發(fā)函用 關(guān)于 XXXX的函 復函用 關(guān)于 XXXX的復函 正式公函 ， 應在標題下方標注發(fā)文字號 。 2主送單位：發(fā)函可多頭 ， 復函主送來函單位 。 3正文： 開頭 發(fā)函說明緣由 、 目的 ， 商洽工作 原由 、 情況交代清； 復函引述來函日期 、 發(fā)文號做 起 首語 ， 表明收到函 。 函格式 主體 -發(fā)函寫清商洽 、 詢問 、 請求的事項 ， 明確具體； 復函要針對來函事項逐一鄭重作答 ， 不能回避不答 。 結(jié)尾 -發(fā)函用 “ 盼復 ” 、 “ 請回復 ” 、 “ 專此函達 ” 復函用 “ 特此復函 ” 、 “ 此復 ” 4、 發(fā)文單位和日期：同公文 ， 有的加蓋公章 ， 有 的寫明抄送單位 。 11、會議紀要 定義 -按會議宗旨 ， 精練準確記述其要點 ， 以上 報和下達貫徹執(zhí)行 。 寫作 -1、 忠實會議實際 ， 準確反映會議情況和 意見 。 2、 突出會議中心 ， 內(nèi)容概括 ， 有取有舍 有主有次 ， 言語精練 。 3、 邏輯條理清楚 ， 觀點鮮明 ， 不堆砌拼 湊 ， 必要時加理論說明 。 4、 及時印發(fā) ， 作為依據(jù) ， 起到指示 、 指 導 、 協(xié)調(diào) 、 約束作用 。 會議紀要 格式 -列為法定公文 ， 版面編排由版頭 、本體 、 版尾三部分 ， 可不蓋公章 。 本體 ：標題 -1、 會議名稱 +紀要 2、 單位名 +會議名 +紀要 3、 正題 （ 主題 ） +副題 （ 會 議名稱 +紀要 ） 時間 -標題下寫紀要 印發(fā) 時間 ， 署名下寫 成文 時間 會議紀要 正文 -概況：會期 、 會址 、 主持 、 參會 、 議題 、 結(jié)果六要素 主體：具體反映會議的主要情況 、 內(nèi) 容與成果 （ 方法見后 ） 結(jié)尾：可用簡短 、 明確 、 有力的語句 提出要求 、 希 望 、 號召 簽署 -正文右下方署明主辦單位或會議 名稱 會議紀要的主體 主體：具體反映會議的主要情況 、 內(nèi)容與成果 。 表 達方式有 : 概述式；綜合原始材料 ， 圍繞議題概述多用 小型會議 條塊式；規(guī)模大 ， 議題多的會根據(jù)不同內(nèi)容 分塊表達獨立意思 ， 或分條列項歸納 會議內(nèi)容 ， 或先塊后條混合使用 ， 層次明確 記錄式：有重要講話時用記錄方式構(gòu)成記要主體 三、商務信函寫作 1、商務信函寫作 6個 C要求 2、商務信函寫作格式 3、商