采購制度及采購流程示意圖

采購流程示意圖部門工作人員匯總 部門工作人員 部門經(jīng)理 部門工作人員 匯總 部門用品 匯總 匯總財務部部門經(jīng)理 項目經(jīng)理 品質(zhì)部部門經(jīng)理 審核 采購辦公用品 審核 審核防暑藥品審 核倉庫管理員 行 政 專 員 過濾庫存 報常用物資庫存預留量 審核 過濾 人事行政部經(jīng)理 審批物業(yè)公司（副）總經(jīng)理 審核置地公司劉總辦公用品管理規(guī)定1.0目的 合理有效地使用辦公用品，控制辦公費用。2.0適用范圍 本程序適用于價值在200元以下易耗辦公用品的管理。3.0定義 辦公用品：指辦理公務所需的，價值在200元以下的文具類及其它用品。4.0職責4.1人事行政部4.1.1負責辦公用品的采購、登記、管理和發(fā)放；4.2.1負責每月辦公費用的統(tǒng)計和通知。4.2總經(jīng)理4.2.1審批辦公用品的采購申請；4.2.2授權(quán)部門自行采購非常用的辦公用品。4.3門負責人：4.3.1 審核本部門員工領(lǐng)用辦公用品的申請；4.3.2 控制本部門的辦公費用。5.0方法與過程控制5.1 辦公用品的采購5.1.1一般辦公用品由人事行政部統(tǒng)一采購；5.1.2每月末人事行政部根據(jù)當月辦公用品領(lǐng)用及剩余情況，填寫辦公用品盤點表，并訂出下月辦公用品采購計劃，報總（副）經(jīng)理批準后統(tǒng)一采購；5.1.3部分非常用辦公用品，由所需部門自行填寫采購申請單，交（副）總經(jīng)理批準，由人事行政部負責采購；5.1.4部分專業(yè)性較強的辦公用品，可由所需部門自行購買，但須填寫采購申請單，交總經(jīng)理批準后，方可采購。物品購回后，應立即到人事行政部辦理入庫登記。5.2辦公用品的領(lǐng)用5.2.1員工領(lǐng)用辦公用品須填寫辦公用品領(lǐng)用單，經(jīng)部門負責人簽字后，在人事行政部領(lǐng)??；5.2.2人事行政部負責辦公用品領(lǐng)用的登記管理。5.3辦公費用控制5.3.1員工領(lǐng)用辦公用品的標準為人均每月10元，按部門編制內(nèi)實際人數(shù)分配到各部門，由各部門負責人控制使用；5.3.2人事行政部每月5日前將各部門上月實際辦公費用支出情況書面通知到各部門負責人；5.3.3各部門如當月辦公費用超支，人行政事部可在次月限發(fā)該部門辦公用品。如上月有結(jié)余，可結(jié)轉(zhuǎn)本月使用；5.3.4各部門如因公司安排的特殊工作使辦公費用增加，可提出增領(lǐng)同等額度內(nèi)的辦公用品的申請，經(jīng)人事行政部審核，報公司總經(jīng)理批準后，可予以增發(fā)；5.3.5任何部門或個人不得擅自購買辦公用品，否則人事行政部不予登記，財務管理部不予報銷。5.4辦公用品領(lǐng)用控制5.4.1下列物品每人只能領(lǐng)用一件，丟失不得再領(lǐng)，損壞或用完可以將原物退還，換領(lǐng)新用品:剪刀、訂書機、直尺、卷筆刀、裁紙刀、起釘器、涂改液；5.4.2下列物品限量領(lǐng)用：5.4.2.1計算器：限財務管理人員領(lǐng)用，其它部門如有特殊需要必須經(jīng)總經(jīng)理同意，才可領(lǐng)用；5.4.2.2打孔機：每部門只能領(lǐng)壹臺，損壞可以憑原物換領(lǐng)新打孔機；5.4.2.3白板筆：每部門每月限領(lǐng)貳支；5.4.2.4簽字筆：每人每月限領(lǐng)壹支，使用率較高的特殊崗位可適當增加數(shù)量；5.4.2.5圓珠筆：每人每月限領(lǐng)壹支，財務管理人員可領(lǐng)兩支。6.0記錄表單6.1 盤點表6.2采購申請單6.3 領(lǐng)用單物品采購管理規(guī)定1目的規(guī)范物品采購行為，降低物品采購成本，確保物品的供應。2適用范圍適用于管理公司及各項目物品采購工作。3職責3.1小批量，小金額的采購，采購員應比質(zhì)比價，擇優(yōu)采購。3.2 大宗物品，重要服務合同，具備招標采購條件的，應由相關(guān)部門組成招標委員會，實行招標采購。3.3 采購遵循的原則3.3.1未經(jīng)審核批準的請購物資一律不得采購；3.3.2庫內(nèi)已有閑置物資應首先使用；3.3.3凡本地區(qū)能解決的，不到外地采購；3.3.4 建立常用物資信息價格庫，每季度對合格供方所提供的物資實施價格摸底。3.3.5對長期訂貨和大款項的進貨，應通過簽訂合同和實行銀行結(jié)算的方式；于合同簽訂前進行評審服務供方，大宗項目通過招投標方式確定供方；3.3.6在比價過程中，嚴格執(zhí)行同類的企業(yè)比質(zhì)量，同樣的質(zhì)量比價格，同樣的價格比信譽，擇優(yōu)確定采購單位；3.3.7公司應對貨物服務供應方每月進行一次評估，每年進行一次全面的評審。3.3.8公司對服務供方資質(zhì)、服務頻次、檢查達標、記錄歸檔；供方應由公司統(tǒng)一考評合格供應商之后推薦項目使用；3.3.9對于先試用的物資，不得在試用鑒定前采購。3.4程序要點 3.4.1倉庫管理人員應在每月月初第一個工作日將庫存物品的實際情況報送各部門。各部門在收到報表后，應從實際工作需要的角度出發(fā)，根據(jù)月度工作計劃，在第二個工作日上報本月的采購計劃，避免盲目采購，造成資金及物資的積壓。3.4.2 采購人員匯總并審核各部門的采購計劃后，統(tǒng)一報（副）總經(jīng)理批準并實施。3.4.3 計劃外急需采購的物資，由使用人填制急需物資請購單，部門負責人簽字，報（副）總經(jīng)理批準后由采購人員實施。3.4.4物品采購時必須嚴格按照采購原則、采購計劃及時進行采購。簽訂物品采購合同時，要嚴格執(zhí)行合同法和公司合同管理制度，合同中要明確數(shù)量、規(guī)格、型號、價格、質(zhì)量標準、交貨期、交貨地點、結(jié)算方式、運雜費承擔者、包裝、運輸、驗收方式、以及其它需要明確的事項，一般按照先驗收后付款的原則進行，特殊情況先款后貨的需經(jīng)（副）總經(jīng)理批準，質(zhì)量、數(shù)量有誤的全部由采購人員承擔。3.4.5一般情況下，月采購計劃7日內(nèi)完成，緊急采購3日內(nèi)完成（有生產(chǎn)周期除外），對于有特殊要求的物品采購，應由采購人員會同使用人員共同采購、驗