設備類固定資產(chǎn)管理制度.docx

.目的為加強*公司有限公司總部（以下簡稱“公司總部”）設備類固定資產(chǎn)管理，規(guī)范設備類固定資產(chǎn)在采購、使用、轉移、盤點、報廢、處置等不同環(huán)節(jié)的操作流程，明確相關部門管理職責，制訂本制度。1 適用范圍本制度適用于公司總部，公司所屬子公司需根據(jù)各自業(yè)務特點、組織架構、職責分工建立相應的固定資產(chǎn)管理制度。2 名詞解釋2.1 設備類固定資產(chǎn)通過指單位價值高于人民幣2000元、使用期限超過三年以上的各類設備，包括機械設備、運輸設備、IT設備及其他辦公設備等，對于經(jīng)常處于移動狀態(tài)的IT類設備，雖然價值低于2000元人民幣，但其預期正常使用壽命超過3年以上的，仍需按照固定資產(chǎn)進行管理，例如打印機。2.2 設備資產(chǎn)分類機器設備：總部服務區(qū)各類作業(yè)設備，例如剪草機、熱水鍋爐、中央空調(diào)系統(tǒng)等； 運輸設備：包括汽車、叉車及其他運輸設備。IT設備：包括筆記本、臺式機、服務器、機房類設備、網(wǎng)絡設備、視頻及信息系統(tǒng)、各類軟件。其它辦公設備：包括空調(diào)、辦公家具、打印機、投影儀、照（攝）相機等。3 職責規(guī)范3.1 財務部職能財務部負責設備類固定資產(chǎn)管理制度的制訂和完善，并對制度執(zhí)行情況進行檢查，負責公司設備類固定資產(chǎn)的賬務處理及定期盤點；對于設備歸口管理部門和設備使用部門未恰當履行管理職責，導致固定資產(chǎn)遺失、人為損壞致使公司財產(chǎn)受損時，可根據(jù)本制度規(guī)定提出處罰意見，經(jīng)內(nèi)控審計部審計確認后，按照審批權限報分管總裁或副總裁以上級別管理層批準后，由公司人力資源部具體執(zhí)行。3.2 歸口管理部門職能公司總部的設備類固定資產(chǎn)，劃分歸口管理部門進行統(tǒng)一管理，其中：IT設備類固定資產(chǎn)的歸口管理部門為公司總部信息管理部；各職能部門使用的除IT設備以外的其他各類設備，由公司總部總裁辦公室歸口管理；員工社區(qū)使用的固定資產(chǎn)由總裁辦所屬員工服務中心歸口管理。歸口管理部門負責建立歸口管理設備的編號和標識控制，審核各類設備新增或報廢處置的適當性并提出審核意見，參與財務部門統(tǒng)一組織的設備類固定資產(chǎn)定期盤點，對暫時閑置未用固定資產(chǎn)進行集中保管，建立其歸口管理設備的明細臺賬并定期與財務部門核對一致。3.2.1 其他部門職能使用部門可根據(jù)工作需要適當配置各類IT或其他辦公設備，并進行正確使用和妥善保管。使用部門由于崗位調(diào)整或人員變動時，應明確個人配置的可移動設備后續(xù)處置方案，在辦理內(nèi)部人事調(diào)動、離職或轉崗手續(xù)時，一并辦妥設備轉移或交還歸口管理部門手續(xù)。使用部門需安排人員兼職管理相應部門的各類設備資產(chǎn)，參與公司總部財務部門和歸口管理部門組織的定期盤點。4 管理程序4.1 采購流程參見公司總部授權文件、OA采購流程及相關制度規(guī)定。4.2 驗收登記1) 采購的設備類固定資產(chǎn)到貨后，采購部門將到貨的固定資產(chǎn)及保修證明、質(zhì)量證明、說明書等相關資料一并交付設備歸口管理部門（若是大件不易移動也可直接送至使用崗位），由設備歸口部門工作人員進行驗收，并交付資產(chǎn)使用具體部門，如果屬于配置到具體崗位人員的可移動設備，需將設備交付具體使用責任人并辦理書面簽收登記手續(xù)。出具入庫驗收單交給采購部門經(jīng)辦人辦理付款手續(xù)。2) 相關驗收交接資料連同采購發(fā)票交公司總部財務管理部核算會計進行審核確認，統(tǒng)一設備資產(chǎn)編號，以便歸口部門和財務部門分別建賬和后續(xù)的資產(chǎn)盤點核對。3) 涉及各類設備的保修證明、質(zhì)量證明及使用說明書等相關檔案資料原件，由各類設備歸口管理部門按照設備資產(chǎn)編號建檔管理。4) 設備臺賬需登記的信息包括，但不限于：資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、購入日期、原值、使用部門、存放地點和具體責任人等信息。4.3 資產(chǎn)編號4.3.1 編號規(guī)則1) 為加強公司總部固定資產(chǎn)管理，統(tǒng)一資產(chǎn)編號，固定資產(chǎn)編號為該資產(chǎn)在本公司唯一的資產(chǎn)身份標識，一經(jīng)編號后在公司內(nèi)不在改變。2) 編號規(guī)則XXXX XX XXXX A B C 說明a) A字段：以*公司四個拼音首字母代表“HLJT”,表示資產(chǎn)歸屬主體單位。b) B字段：區(qū)分固定資產(chǎn)類別代碼，本制度為明確設備類固定資產(chǎn)管理要求，將設備具體分為以下幾類，設備歸口管理部門可根據(jù)實際管理設備類型進行編號補充。 機械類，以拼音首字母代表“JX”； 運輸類，以拼音首字母代表“YS”； IT類，指信息管理部歸口管理設備，以“IT”代表； 電子電器類，指總裁辦歸口管理空調(diào)、打印機、投影儀等設備，以拼音首字母代表“DQ”； 家具類，指達到固定資產(chǎn)標準的辦公桌、會議桌、沙發(fā)等，以拼音首字母代表“JJ； 物業(yè)類：指員工社區(qū)管理使用的各類固定資產(chǎn)，以拼音首字母代表“WY”;c) C字段由四位數(shù)字組成，為具體設備類固定資產(chǎn)的流水編號，使用連續(xù)的順序號，初始編號時自0001起。4.3.2 固定資產(chǎn)銘牌公司總部設備歸口管理部門在驗收交付使用部門設備資產(chǎn)時，即會同公司財務部門依其類別，按照上述編號規(guī)則予以分類編號，粘貼標簽，制作并及時釘掛固定資產(chǎn)銘牌（見附件一），并根據(jù)本制度規(guī)范建立固定資產(chǎn)臺帳（包括檔案、設備卡片等）。銘牌可根據(jù)不同設備特征，采用金屬、塑料及粘紙等形式懸掛張貼，以示區(qū)分和盤點核對。在設備資產(chǎn)檢查、轉移、盤點過程中，發(fā)現(xiàn)銘牌信息不符或損壞時，設備歸口管理部門需及時更換，并通知財務管理部門進行核對和賬務調(diào)整，與實際使用情況保持一致。4.4 財務核算與付款 1) 采購部門、設備歸口管理部門應將采購合同、驗收單、發(fā)票等原始單據(jù)送交財務部門入賬； 2) 財務部應復核購置業(yè)務是否按規(guī)定進行審批，嚴格審核合同、發(fā)票、驗收單等票據(jù)是否合法、完備，支付價款是否合理，在相關手續(xù)完備的情況下辦理相關的付款手續(xù)并進行賬務處理。3) 固定資產(chǎn)折舊及減值計算方法、會計政策請參見財務管理制度。4.5 資產(chǎn)調(diào)撥1） 公司總部各部門之間調(diào)撥：由于員工崗位調(diào)整、或平衡部門之間資產(chǎn)余缺而進行的設備資產(chǎn)調(diào)撥，由調(diào)入部門提出調(diào)撥申請，設備歸口管理部門審批同意后，辦理設備資產(chǎn)轉移手續(xù)。由于員工離職或工作調(diào)動，原配置至員工個人崗位的設備類固定資產(chǎn)，如未明確繼續(xù)使用責任人，仍需辦理調(diào)撥手續(xù)交回資產(chǎn)歸口管理部門統(tǒng)一保管和分配，財務部門和資產(chǎn)歸口管理部門同時做好調(diào)撥轉移調(diào)賬記錄。2） 公司總部與下屬子公司之間的調(diào)撥：由于資產(chǎn)權屬涉及公司間轉移，形成公司間采購與銷售業(yè)務關系，因此需由調(diào)入公司提出內(nèi)部調(diào)撥采購申請并經(jīng)調(diào)入公司授權審批人批準后，向調(diào)出公司辦理資產(chǎn)調(diào)撥轉移手續(xù)，調(diào)出方原使用部門和歸口管理部門核實調(diào)出資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號及資產(chǎn)編號后，提交公司財務管理部辦理公司間開票結算手續(xù)，歸口管理部門和財務部門同時注銷該設備資產(chǎn)的臺賬記錄。3） 資產(chǎn)調(diào)撥是附屬于資產(chǎn)的責任轉移，各部門必須嚴格管理所屬資產(chǎn)。各調(diào)出單位或部門和接受單位或部門必須明確責任，未經(jīng)批準，任何單位、部門或個人不得更換、轉移資產(chǎn)。固定資產(chǎn)調(diào)撥單（見附件二）作為資產(chǎn)內(nèi)部轉移審核和賬務記錄調(diào)整依據(jù)。4） 公司總部人事部門在辦理員工崗位調(diào)整、調(diào)動及離職手續(xù)時，需征詢設備歸口管理部門關于配置員工個人使用的固定資產(chǎn)處置意見，事前辦妥固定資產(chǎn)交接調(diào)動手續(xù)前。，4.6 資產(chǎn)盤點1) 帳帳核對：財務管理部門與設備歸口管理部門每季度至少組織一次財務賬面記錄與設備管理臺賬的核對工作，核實設備資產(chǎn)的新增、調(diào)撥、處置報廢等記錄是否完整、一致。2) 帳實核對：由公司財務管理部門每半年至少組織一次固定資產(chǎn)盤點，歸口資產(chǎn)管理部門和使用部門派員共同參與。固定資產(chǎn)的清查應填制固定資產(chǎn)盤點明細表（見附件三），詳細反映所盤點的固定資產(chǎn)的實有數(shù)，并與固定資產(chǎn)帳面數(shù)核對，做到財務記錄、實物、固定資產(chǎn)歸口管理部門卡片或臺賬三者核對一致。盤點結束后，由財務部門會計人員出具匯總盤點報告，分析盤點差異、使用保管情況，提出管理改進意見，并報至公司財務總監(jiān)、歸口管理部門負責人及總裁審批。3) 閑置處理：固定資產(chǎn)的歸口管理部門至少每季度清理一次是否存在閑置未用設備，或無使用價值的應報廢設備，在季度末后15天內(nèi)應將需要處置變現(xiàn)的閑置固定資產(chǎn)予以整理，填寫閑置固定資產(chǎn)處置申請單（見附件六），報財務部門審核后，按公司總部審批權限辦理處置審批手續(xù)。4) 盤盈盤虧處理：管理部門根據(jù)盤點結果，如出現(xiàn)盤盈經(jīng)查明屬于本公司所有的，以重置完全價值為原值，按資產(chǎn)的新舊程度和質(zhì)量估計累計折舊；盤虧需列出原因和責任，按照公司總部資產(chǎn)盤虧或報廢損失審批權限進行審批。4.7 資產(chǎn)處置4.7.1 固定資產(chǎn)處置原因1）因各種原因?qū)е虏荒苄迯偷馁Y產(chǎn)；2）能夠修復但使用成本高于使用效益的資產(chǎn)；3）因自然災害損壞的資產(chǎn)；4）因管理不善、丟失、被盜而盤虧的資產(chǎn)；5）其它。4.7.2 固定資產(chǎn)的處置方案分為：變賣和報廢4.7.3 固定資產(chǎn)處置流程及所需資料 1）每季度公司總部設備歸口管理部門對各部門使用設備進行清理后，填制閑置固定資產(chǎn)處置申請單（見附件四）。資產(chǎn)管理部門申請人負責填寫處置方案、資產(chǎn)名稱、資產(chǎn)編號、處置原因、申請者部門名稱，標明目前資產(chǎn)存放狀態(tài)等。申請單上固定資產(chǎn)原值、累計折舊由公司財務管理部會計人員負責提供。固定資產(chǎn)處置申請單需經(jīng)使用部門負責人、設備資產(chǎn)歸口管理部門負責人和財務總監(jiān)審核后，按公司審批權限辦理處置審批手續(xù)。 2）未達使用年限的固定資產(chǎn)報廢必須單獨出具設備報廢鑒定報告；盤虧、丟失、被盜的資產(chǎn)無需出具設備報廢鑒定報告，但責任人需提供盤虧、丟失情況說明，其中包含情況經(jīng)過、內(nèi)部有關責任認定、是否由責任人賠償、賠償金額，情況說明需由責任人簽字，并經(jīng)使用部門負責人及資產(chǎn)歸口管理部門負責人簽批，免除賠償責任的，需簽批至公司總裁；被盜的資產(chǎn)還需提供向公安機關的報案記錄，公安機關結案的證明材料；自然災害等不可抗力原因造成固定資產(chǎn)毀損、報廢的，需提供相關職能部門出具的鑒定報告，如消防部門出具的受災證明，公安部門出具的事故現(xiàn)場處理報告，鍋爐等安檢部門的檢驗報告等。3）資產(chǎn)使用部門在完成閑置固定資產(chǎn)處置申請單的簽批后，交由公司采購部門組織供應商、第三方客戶或廢品收購商清理變賣。各類設備處置出售時，應進行至少三家以上招投標報價或詢價（對于預計變現(xiàn)價值超過5萬元的需進行密封招投標報價），無法進行招投標的需進行說明原因，處置變現(xiàn)過程中需要公司財務部門參與審核和開票結算，憑結算收款憑證方可出門放行。內(nèi)控審計部對資產(chǎn)處置報廢和變現(xiàn)結算進行審計監(jiān)督。4.8 備件管理設備維修所使用的備品、備件由設備由公司總部總裁辦公室建立輔助倉儲集中保管，設備歸口管理部門應制定安全庫存標準，按月度制定采購預算，在向采購部提交的備品、備件采購需求計劃原則上應提前至少1周，備品、備件的更換領用至少應獲得備件需求部門和設備歸口管理部門的負責人共同審批，設備的維修應登記維修記錄，維修記錄至少應包括設備維修需求部門簽字、維修內(nèi)容、維修人員姓名、維修時間、具體的備件使用名稱及數(shù)量、驗收結果、驗收人簽字、維修人和維修部門負責人簽字，設備維修部門至少按月核對當期備件的領用和使用是否一致，并登記維