設(shè)備類固定資產(chǎn)管理制度.docx

.目的為加強*公司有限公司總部（以下簡稱“公司總部”）設(shè)備類固定資產(chǎn)管理，規(guī)范設(shè)備類固定資產(chǎn)在采購、使用、轉(zhuǎn)移、盤點、報廢、處置等不同環(huán)節(jié)的操作流程，明確相關(guān)部門管理職責(zé)，制訂本制度。1 適用范圍本制度適用于公司總部，公司所屬子公司需根據(jù)各自業(yè)務(wù)特點、組織架構(gòu)、職責(zé)分工建立相應(yīng)的固定資產(chǎn)管理制度。2 名詞解釋2.1 設(shè)備類固定資產(chǎn)通過指單位價值高于人民幣2000元、使用期限超過三年以上的各類設(shè)備，包括機械設(shè)備、運輸設(shè)備、IT設(shè)備及其他辦公設(shè)備等，對于經(jīng)常處于移動狀態(tài)的IT類設(shè)備，雖然價值低于2000元人民幣，但其預(yù)期正常使用壽命超過3年以上的，仍需按照固定資產(chǎn)進(jìn)行管理，例如打印機。2.2 設(shè)備資產(chǎn)分類機器設(shè)備：總部服務(wù)區(qū)各類作業(yè)設(shè)備，例如剪草機、熱水鍋爐、中央空調(diào)系統(tǒng)等； 運輸設(shè)備：包括汽車、叉車及其他運輸設(shè)備。IT設(shè)備：包括筆記本、臺式機、服務(wù)器、機房類設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、視頻及信息系統(tǒng)、各類軟件。其它辦公設(shè)備：包括空調(diào)、辦公家具、打印機、投影儀、照（攝）相機等。3 職責(zé)規(guī)范3.1 財務(wù)部職能財務(wù)部負(fù)責(zé)設(shè)備類固定資產(chǎn)管理制度的制訂和完善，并對制度執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，負(fù)責(zé)公司設(shè)備類固定資產(chǎn)的賬務(wù)處理及定期盤點；對于設(shè)備歸口管理部門和設(shè)備使用部門未恰當(dāng)履行管理職責(zé)，導(dǎo)致固定資產(chǎn)遺失、人為損壞致使公司財產(chǎn)受損時，可根據(jù)本制度規(guī)定提出處罰意見，經(jīng)內(nèi)控審計部審計確認(rèn)后，按照審批權(quán)限報分管總裁或副總裁以上級別管理層批準(zhǔn)后，由公司人力資源部具體執(zhí)行。3.2 歸口管理部門職能公司總部的設(shè)備類固定資產(chǎn)，劃分歸口管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，其中：IT設(shè)備類固定資產(chǎn)的歸口管理部門為公司總部信息管理部；各職能部門使用的除IT設(shè)備以外的其他各類設(shè)備，由公司總部總裁辦公室歸口管理；員工社區(qū)使用的固定資產(chǎn)由總裁辦所屬員工服務(wù)中心歸口管理。歸口管理部門負(fù)責(zé)建立歸口管理設(shè)備的編號和標(biāo)識控制，審核各類設(shè)備新增或報廢處置的適當(dāng)性并提出審核意見，參與財務(wù)部門統(tǒng)一組織的設(shè)備類固定資產(chǎn)定期盤點，對暫時閑置未用固定資產(chǎn)進(jìn)行集中保管，建立其歸口管理設(shè)備的明細(xì)臺賬并定期與財務(wù)部門核對一致。3.2.1 其他部門職能使用部門可根據(jù)工作需要適當(dāng)配置各類IT或其他辦公設(shè)備，并進(jìn)行正確使用和妥善保管。使用部門由于崗位調(diào)整或人員變動時，應(yīng)明確個人配置的可移動設(shè)備后續(xù)處置方案，在辦理內(nèi)部人事調(diào)動、離職或轉(zhuǎn)崗手續(xù)時，一并辦妥設(shè)備轉(zhuǎn)移或交還歸口管理部門手續(xù)。使用部門需安排人員兼職管理相應(yīng)部門的各類設(shè)備資產(chǎn)，參與公司總部財務(wù)部門和歸口管理部門組織的定期盤點。4 管理程序4.1 采購流程參見公司總部授權(quán)文件、OA采購流程及相關(guān)制度規(guī)定。4.2 驗收登記1) 采購的設(shè)備類固定資產(chǎn)到貨后，采購部門將到貨的固定資產(chǎn)及保修證明、質(zhì)量證明、說明書等相關(guān)資料一并交付設(shè)備歸口管理部門（若是大件不易移動也可直接送至使用崗位），由設(shè)備歸口部門工作人員進(jìn)行驗收，并交付資產(chǎn)使用具體部門，如果屬于配置到具體崗位人員的可移動設(shè)備，需將設(shè)備交付具體使用責(zé)任人并辦理書面簽收登記手續(xù)。出具入庫驗收單交給采購部門經(jīng)辦人辦理付款手續(xù)。2) 相關(guān)驗收交接資料連同采購發(fā)票交公司總部財務(wù)管理部核算會計進(jìn)行審核確認(rèn)，統(tǒng)一設(shè)備資產(chǎn)編號，以便歸口部門和財務(wù)部門分別建賬和后續(xù)的資產(chǎn)盤點核對。3) 涉及各類設(shè)備的保修證明、質(zhì)量證明及使用說明書等相關(guān)檔案資料原件，由各類設(shè)備歸口管理部門按照設(shè)備資產(chǎn)編號建檔管理。4) 設(shè)備臺賬需登記的信息包括，但不限于：資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、購入日期、原值、使用部門、存放地點和具體責(zé)任人等信息。4.3 資產(chǎn)編號4.3.1 編號規(guī)則1) 為加強公司總部固定資產(chǎn)管理，統(tǒng)一資產(chǎn)編號，固定資產(chǎn)編號為該資產(chǎn)在本公司唯一的資產(chǎn)身份標(biāo)識，一經(jīng)編號后在公司內(nèi)不在改變。2) 編號規(guī)則XXXX XX XXXX A B C 說明a) A字段：以*公司四個拼音首字母代表“HLJT”,表示資產(chǎn)歸屬主體單位。b) B字段：區(qū)分固定資產(chǎn)類別代碼，本制度為明確設(shè)備類固定資產(chǎn)管理要求，將設(shè)備具體分為以下幾類，設(shè)備歸口管理部門可根據(jù)實際管理設(shè)備類型進(jìn)行編號補充。 機械類，以拼音首字母代表“JX”； 運輸類，以拼音首字母代表“YS”； IT類，指信息管理部歸口管理設(shè)備，以“IT”代表； 電子電器類，指總裁辦歸口管理空調(diào)、打印機、投影儀等設(shè)備，以拼音首字母代表“DQ”； 家具類，指達(dá)到固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)的辦公桌、會議桌、沙發(fā)等，以拼音首字母代表“JJ； 物業(yè)類：指員工社區(qū)管理使用的各類固定資產(chǎn)，以拼音首字母代表“WY”;c) C字段由四位數(shù)字組成，為具體設(shè)備類固定資產(chǎn)的流水編號，使用連續(xù)的順序號，初始編號時自0001起。4.3.2 固定資產(chǎn)銘牌公司總部設(shè)備歸口管理部門在驗收交付使用部門設(shè)備資產(chǎn)時，即會同公司財務(wù)部門依其類別，按照上述編號規(guī)則予以分類編號，粘貼標(biāo)簽，制作并及時釘掛固定資產(chǎn)銘牌（見附件一），并根據(jù)本制度規(guī)范建立固定資產(chǎn)臺帳（包括檔案、設(shè)備卡片等）。銘牌可根據(jù)不同設(shè)備特征，采用金屬、塑料及粘紙等形式懸掛張貼，以示區(qū)分和盤點核對。在設(shè)備資產(chǎn)檢查、轉(zhuǎn)移、盤點過程中，發(fā)現(xiàn)銘牌信息不符或損壞時，設(shè)備歸口管理部門需及時更換，并通知財務(wù)管理部門進(jìn)行核對和賬務(wù)調(diào)整，與實際使用情況保持一致。4.4 財務(wù)核算與付款 1) 采購部門、設(shè)備歸口管理部門應(yīng)將采購合同、驗收單、發(fā)票等原始單據(jù)送交財務(wù)部門入賬； 2) 財務(wù)部應(yīng)復(fù)核購置業(yè)務(wù)是否按規(guī)定進(jìn)行審批，嚴(yán)格審核合同、發(fā)票、驗收單等票據(jù)是否合法、完備，支付價款是否合理，在相關(guān)手續(xù)完備的情況下辦理相關(guān)的付款手續(xù)并進(jìn)行賬務(wù)處理。3) 固定資產(chǎn)折舊及減值計算方法、會計政策請參見財務(wù)管理制度。4.5 資產(chǎn)調(diào)撥1） 公司總部各部門之間調(diào)撥：由于員工崗位調(diào)整、或平衡部門之間資產(chǎn)余缺而進(jìn)行的設(shè)備資產(chǎn)調(diào)撥，由調(diào)入部門提出調(diào)撥申請，設(shè)備歸口管理部門審批同意后，辦理設(shè)備資產(chǎn)轉(zhuǎn)移手續(xù)。由于員工離職或工作調(diào)動，原配置至員工個人崗位的設(shè)備類固定資產(chǎn)，如未明確繼續(xù)使用責(zé)任人，仍需辦理調(diào)撥手續(xù)交回資產(chǎn)歸口管理部門統(tǒng)一保管和分配，財務(wù)部門和資產(chǎn)歸口管理部門同時做好調(diào)撥轉(zhuǎn)移調(diào)賬記錄。2） 公司總部與下屬子公司之間的調(diào)撥：由于資產(chǎn)權(quán)屬涉及公司間轉(zhuǎn)移，形成公司間采購與銷售業(yè)務(wù)關(guān)系，因此需由調(diào)入公司提出內(nèi)部調(diào)撥采購申請并經(jīng)調(diào)入公司授權(quán)審批人批準(zhǔn)后，向調(diào)出公司辦理資產(chǎn)調(diào)撥轉(zhuǎn)移手續(xù)，調(diào)出方原使用部門和歸口管理部門核實調(diào)出資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號及資產(chǎn)編號后，提交公司財務(wù)管理部辦理公司間開票結(jié)算手續(xù)，歸口管理部門和財務(wù)部門同時注銷該設(shè)備資產(chǎn)的臺賬記錄。3） 資產(chǎn)調(diào)撥是附屬于資產(chǎn)的責(zé)任轉(zhuǎn)移，各部門必須嚴(yán)格管理所屬資產(chǎn)。各調(diào)出單位或部門和接受單位或部門必須明確責(zé)任，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位、部門或個人不得更換、轉(zhuǎn)移資產(chǎn)。固定資產(chǎn)調(diào)撥單（見附件二）作為資產(chǎn)內(nèi)部轉(zhuǎn)移審核和賬務(wù)記錄調(diào)整依據(jù)。4） 公司總部人事部門在辦理員工崗位調(diào)整、調(diào)動及離職手續(xù)時，需征詢設(shè)備歸口管理部門關(guān)于配置員工個人使用的固定資產(chǎn)處置意見，事前辦妥固定資產(chǎn)交接調(diào)動手續(xù)前。，4.6 資產(chǎn)盤點1) 帳帳核對：財務(wù)管理部門與設(shè)備歸口管理部門每季度至少組織一次財務(wù)賬面記錄與設(shè)備管理臺賬的核對工作，核實設(shè)備資產(chǎn)的新增、調(diào)撥、處置報廢等記錄是否完整、一致。2) 帳實核對：由公司財務(wù)管理部門每半年至少組織一次固定資產(chǎn)盤點，歸口資產(chǎn)管理部門和使用部門派員共同參與。固定資產(chǎn)的清查應(yīng)填制固定資產(chǎn)盤點明細(xì)表（見附件三），詳細(xì)反映所盤點的固定資產(chǎn)的實有數(shù)，并與固定資產(chǎn)帳面數(shù)核對，做到財務(wù)記錄、實物、固定資產(chǎn)歸口管理部門卡片或臺賬三者核對一致。盤點結(jié)束后，由財務(wù)部門會計人員出具匯總盤點報告，分析盤點差異、使用保管情況，提出管理改進(jìn)意見，并報至公司財務(wù)總監(jiān)、歸口管理部門負(fù)責(zé)人及總裁審批。3) 閑置處理：固定資產(chǎn)的歸口管理部門至少每季度清理一次是否存在閑置未用設(shè)備，或無使用價值的應(yīng)報廢設(shè)備，在季度末后15天內(nèi)應(yīng)將需要處置變現(xiàn)的閑置固定資產(chǎn)予以整理，填寫閑置固定資產(chǎn)處置申請單（見附件六），報財務(wù)部門審核后，按公司總部審批權(quán)限辦理處置審批手續(xù)。4) 盤盈盤虧處理：管理部門根據(jù)盤點結(jié)果，如出現(xiàn)盤盈經(jīng)查明屬于本公司所有的，以重置完全價值為原值，按資產(chǎn)的新舊程度和質(zhì)量估計累計折舊；盤虧需列出原因和責(zé)任，按照公司總部資產(chǎn)盤虧或報廢損失審批權(quán)限進(jìn)行審批。4.7 資產(chǎn)處置4.7.1 固定資產(chǎn)處置原因1）因各種原因?qū)е虏荒苄迯?fù)的資產(chǎn)；2）能夠修復(fù)但使用成本高于使用效益的資產(chǎn)；3）因自然災(zāi)害損壞的資產(chǎn)；4）因管理不善、丟失、被盜而盤虧的資產(chǎn)；5）其它。4.7.2 固定資產(chǎn)的處置方案分為：變賣和報廢4.7.3 固定資產(chǎn)處置流程及所需資料 1）每季度公司總部設(shè)備歸口管理部門對各部門使用設(shè)備進(jìn)行清理后，填制閑置固定資產(chǎn)處置申請單（見附件四）。資產(chǎn)管理部門申請人負(fù)責(zé)填寫處置方案、資產(chǎn)名稱、資產(chǎn)編號、處置原因、申請者部門名稱，標(biāo)明目前資產(chǎn)存放狀態(tài)等。申請單上固定資產(chǎn)原值、累計折舊由公司財務(wù)管理部會計人員負(fù)責(zé)提供。固定資產(chǎn)處置申請單需經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人、設(shè)備資產(chǎn)歸口管理部門負(fù)責(zé)人和財務(wù)總監(jiān)審核后，按公司審批權(quán)限辦理處置審批手續(xù)。 2）未達(dá)使用年限的固定資產(chǎn)報廢必須單獨出具設(shè)備報廢鑒定報告；盤虧、丟失、被盜的資產(chǎn)無需出具設(shè)備報廢鑒定報告，但責(zé)任人需提供盤虧、丟失情況說明，其中包含情況經(jīng)過、內(nèi)部有關(guān)責(zé)任認(rèn)定、是否由責(zé)任人賠償、賠償金額，情況說明需由責(zé)任人簽字，并經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人及資產(chǎn)歸口管理部門負(fù)責(zé)人簽批，免除賠償責(zé)任的，需簽批至公司總裁；被盜的資產(chǎn)還需提供向公安機關(guān)的報案記錄，公安機關(guān)結(jié)案的證明材料；自然災(zāi)害等不可抗力原因造成固定資產(chǎn)毀損、報廢的，需提供相關(guān)職能部門出具的鑒定報告，如消防部門出具的受災(zāi)證明，公安部門出具的事故現(xiàn)場處理報告，鍋爐等安檢部門的檢驗報告等。3）資產(chǎn)使用部門在完成閑置固定資產(chǎn)處置申請單的簽批后，交由公司采購部門組織供應(yīng)商、第三方客戶或廢品收購商清理變賣。各類設(shè)備處置出售時，應(yīng)進(jìn)行至少三家以上招投標(biāo)報價或詢價（對于預(yù)計變現(xiàn)價值超過5萬元的需進(jìn)行密封招投標(biāo)報價），無法進(jìn)行招投標(biāo)的需進(jìn)行說明原因，處置變現(xiàn)過程中需要公司財務(wù)部門參與審核和開票結(jié)算，憑結(jié)算收款憑證方可出門放行。內(nèi)控審計部對資產(chǎn)處置報廢和變現(xiàn)結(jié)算進(jìn)行審計監(jiān)督。4.8 備件管理設(shè)備維修所使用的備品、備件由設(shè)備由公司總部總裁辦公室建立輔助倉儲集中保管，設(shè)備歸口管理部門應(yīng)制定安全庫存標(biāo)準(zhǔn)，按月度制定采購預(yù)算，在向采購部提交的備品、備件采購需求計劃原則上應(yīng)提前至少1周，備品、備件的更換領(lǐng)用至少應(yīng)獲得備件需求部門和設(shè)備歸口管理部門的負(fù)責(zé)人共同審批，設(shè)備的維修應(yīng)登記維修記錄，維修記錄至少應(yīng)包括設(shè)備維修需求部門簽字、維修內(nèi)容、維修人員姓名、維修時間、具體的備件使用名稱及數(shù)量、驗收結(jié)果、驗收人簽字、維修人和維修部門負(fù)責(zé)人簽字，設(shè)備維修部門至少按月核對當(dāng)期備件的領(lǐng)用和使用是否一致，并登記維