Free倉儲管理系統安裝與使用手冊V1.4.0.doc

Free倉儲管理系統安裝及使用手冊作者：肖輝創(chuàng)建日期：2007-10-27最后修改：2013-5-24版本：V1.4.0修改記錄21日期作者版本更改參考2008-3-29肖輝V1.1No Previous Document2008-5-24肖輝V1.1.1修改升級說明文本。2008-7-6肖輝V1.1.2修改升級說明文本。2008-10-2肖輝V1.2.0修改升級、安裝說明文本。2009-4-18肖輝V1.2.2修改升級2009-10-8肖輝V1.2.3清理2011-4-8肖輝V1.2.41、增加檢查數據庫是否正常的方法段；2、增加備份和恢復段。2011-7-28肖輝V1.3.0修改安裝過程；增加基礎數據導入操作說明2013-5-8肖輝V1.4.0一、概述Free倉儲管理系統安裝及使用手冊，文檔版本號：V 1.4.0，修改日期2013年5月24日。二、系統要求及安裝（Free倉儲管理系統，即可以安裝為單機版，又可以安裝為網絡版。）1、系統要求：操作系統為Windows 95/98/ME/NT 3.51/NT 4.0/2000/XP/Server 2003/Vista/Server 2008/7/Server 2008 R2中的任何一種，必須安裝有Microsoft Excel軟件。2、安裝過程中選擇你要安裝的版本，安裝程序會自動根據你的要求完成軟件安裝，單機版安裝完成后重啟計算機即可使用，網絡版客戶端安裝完成后請從開始菜單中運行“設置”工具，設置好數據源、開啟防火墻例外（Win XP）或者關閉防火墻后重啟計算機即可使用。安裝步驟：1）鼠標雙擊安裝程序包，打開如下窗口，按“確定”按鈕繼續(xù)安裝。2）來到歡迎界面，請查看是否是您要安裝的版本（建議到官方網站下載并安裝最新版本），按“下一步”繼續(xù)安裝過程。3）來到許可協議界面，選擇“我同意該許可協議的條款”，按“下一步”繼續(xù)。4）來到如下界面，按“下一步”繼續(xù)安裝過程。5）選擇安裝類型，如果你想要安裝單機版，請選擇單機版；你想要建立一個專用服務器，請選擇網絡版服務器端；你想增加連入客戶端，請選擇網絡版客戶端。單機版安裝Free倉儲管理系統和數據庫，網絡版服務器端只安裝數據庫，網絡版客戶端只安裝Free倉儲管理系統。選擇后，按“下一步”繼續(xù)安裝過程。6）來到安裝路徑選擇界面，推薦默認安裝路徑不變，按“下一步”繼續(xù)。7）提示選擇快捷方式文件夾，默認即可，按“下一步”繼續(xù)。8）來到如下界面，按“下一步”繼續(xù)。即開始安裝過程，直到安裝完成為止，如果你安裝的是單機版，安裝完成后既可以登錄軟件，如果提示“請檢查數據庫是否已經正常啟動，或數據源是否正常，或網絡是否連通！”，請重新啟動操作系統再試。如果你安裝的是服務器端，請配置好網絡和開啟防火墻例外，然后重啟操作系統。如果你安裝的是客戶端或網絡版服務器端，還請繼續(xù)看第9條。9）如果安裝單機版，此步驟省略。從開始菜單-程序-Free倉儲管理系統-設置，打開如下窗口，在主機名稱里填寫服務器IP地址，然后按“設置”即可完成客戶端數據源設置。客戶端點擊“客戶機”按鈕即完成客戶機防火墻例外開啟；網絡版服務器端點擊“服務器”按鈕即完成Mysql數據庫對網絡客戶端開放訪問，到此軟件安裝即易完成。安裝過程中碰到問題還可以到官方網站上交流。3、當碰到“請檢查數據庫是否已經正常啟動，或數據源是否正常，或網絡是否連通！”的錯誤時，檢查數據庫是否正常的方法：步驟1、檢查數據庫程序是否已經安裝好（如果是網絡版，請在服務器上進行該步驟）打開控制面板-管理工具-服務看里面是否有一個名稱叫mysql的服務。如果有說明mysql數據庫已經成功安裝，否則說明數據庫安裝失敗，請重新進行安裝。步驟2、檢查數據庫是否已經成功啟動（如果是網絡版，請在服務器上進行該步驟）打開控制面板-管理工具-服務查看名稱為Mysql的服務的當前狀態(tài)是否為“已啟動”如果Mysql服務的狀態(tài)不是“已啟動”，則應啟動數據庫：單擊右鍵菜單中的啟動命令，如果在啟動過程中提示錯誤，則說明Mysql安裝不成功，請重新安裝。步驟3、檢查數據源是否安裝好控制面板-管理工具-數據源，是否有一個叫erp的數據源，數據源的參數是否正確?；蛑匦略O置數據源（按上面安裝步驟第9步）。步驟4、如果是安裝的網絡版，檢查網絡是否暢通，服務器、客戶端防火墻（建議關閉防火墻或按上面安裝步驟第9步開啟服務器端和客戶端防火墻例外）是否設置阻止了服務。三、系統備份和恢復1、系統備份采用直接備份數據庫文件的方法備份數據，到單機版或網絡版服務器端計算機上停止Mysql數據庫服務器程序（默認路徑：開始-程序-Free倉儲管理系統-停止數據庫），然后直接備份數據庫目錄erp即可（默認目錄：c:Program FilesFree倉儲管理系統dbdataerp）。2、數據恢復停止Mysql數據庫服務器程序，方法同系統備份節(jié)，將備份的erp目錄直接覆蓋默認數據庫文件目錄erp即可。五、操作說明1、系統登陸 啟動軟件來到如下界面，輸入用戶名和密碼（初始用戶名和密碼均為“admin”）,點擊確定完成登陸，系統自動跳轉到軟件主界面。名詞解釋：編碼：該貨物的物料編碼，一般是一段數字或字母序列，具有一定的意義。圖號及型號：內部設計時必定有設計圖號，外購的標準產品必定有標準型號。名稱：該貨物的名稱。區(qū)、架、層和位：該貨物的定置信息。數量：只反映該貨物的現有庫存量。單價：該貨物的計劃單價。備注：需要注明的一些信息。入庫、出庫：貨物的出入庫操作入口。單號記錄：入出庫以單號作為一次操作的唯一標識，單號記錄中列表所有歷史入出庫操作。盤底計算：每次輸出庫存盤底表前，必須進行一次盤底計算，輸出的盤底表才是當前的盤底表，同時盤底表數據進行緩存，以便今后調用，請注意盤底計算需每月固定日期。2、系統初始化1）用導入基礎數據的方式初始化系統注意數據導入的計算機必須安裝微軟Excel軟件，建議使用Office 2003版本，Windows XP操作系統。1）按官方提供的Excel模板文件整理數據，Free倉儲管理系統共有7類基礎數據，Excel模板文件也有7個工作薄分別與之對應。整理數據時不能改變模板結構，不能隨意修改第一行的列標題，不能在中間新增列，否則導入時會提示錯誤，只能按模板格式在后面增加數據行。2）根據你要導入的數據，從文件-數據導入菜單中找到你要的功能菜單。打開數據文件選擇對話框，如下所示：選擇存儲數據的Excel文件，然后點擊打開，系統會將Excel文件中的全部數據讀取到軟件中，上面的列表列出Excel文件中的所有工作薄，當你任意選擇一個工作薄時，在下面的表格中會顯示出這個工作薄中的所有數據。接下來，正確選擇要導入數據的工作薄，點擊右下角的導入按鈕完成數據導入。3）導入其它基礎數據，重新從文件菜單中開始，選擇正確的功能菜單，在選擇工作薄時選對新數據的工作薄即可。2）人工初始化系統A、用戶管理 在“管理”菜單中單擊用戶管理菜單，打開“用戶管理”窗口，如下圖：在該窗口中進行用戶的登記、編輯和刪除操作。注意：當新建一個用戶時，必須為該用戶配置子庫管理權限，否則該用戶登錄后無法查看庫存列表。Admin賬戶為系統管理員賬戶，具有最高權限，除了能夠進行倉庫業(yè)務外，還能對用戶進行管理，具備系統初始化和刪除數據權限，故必須開設倉庫管理業(yè)務賬戶，登錄業(yè)務賬戶進行日常管理工作，否則意外刪除系統數據和初始化系統就會帶來不必要的損失。名詞解釋：姓名：必須填入真實姓名，姓名將在系統中用到。子庫：點選為該用戶授權訪問的倉庫。等級：授予該用戶的權利登記，1：管理員；2：倉管員；3：查看用戶，管理員具有所有倉庫全局訪問權利，倉管員只能訪問授權倉庫，查看用戶只能查看授權倉庫的數據和報表等。B、子庫管理本系統可以進行多倉庫管理就是通過子庫管理這個功能來實現的，每個子庫都可以擁有自己的物資分類和貨物。C、物資分類的管理物資分類可以根據用戶情況，在此“物資分類”窗口中進行定制。物資分類與子庫掛鉤，每個子庫擁有不同的物資分類，在軟件主界面子庫進行切換時，物資分類也隨之而改變，方便不同的子庫定制不同的物資分類。D、單位維護所有貨物的單位，原則上單位應該是根據業(yè)務需求來定。E、生產工號數據的預設生產工號數據可以根據用戶情況，在此“生產工號記錄”窗口中進行定制。生產工號為生產任務代號，維護進系統后，發(fā)料可以按生產任務發(fā)料，事后可以根據生產工號進行查詢發(fā)料情況和歸集成本。F、部門管理部門維護好了，在出庫時可以點選領料部門，事后可以根據部門進行查詢發(fā)料情況和歸集成本。G、供應商管理采購入庫的供貨商，事后可以進行分析匯總。H、庫存臺帳 點擊菜單“臺帳”中的登記，彈出貨物登記窗口，在該窗口相應欄中輸入貨物信息，然后點擊保存按鈕來初始化倉庫臺帳信息。保存后，系統會讓你繼續(xù)輸入新貨物，如果已經完成輸入工作，則關閉該窗口即可。 系統還提供臺帳的編輯和刪除功能。名詞解釋：倉庫名稱：多倉庫時進行貨物登記，必須指定倉庫名稱。再訂貨點：就是庫存的最低數量，低于這個數量時就需要進貨了，為“0”時表示無限制。庫存預警功能中以此數字來判斷是否進行報警。最高限額：就是庫存的最高數量，高于這個數量時就不能再進貨了，為“0”時表示無限制。庫存預警功能中以此數字來判斷是否進行報警。單位：就是該物料的數量單位，在“單位維護”功能中可以進行定制。物資分類：就是根據該物料的特性進行的分類，在“物資分類”功能中可以進行定制。3、業(yè)務操作A、入庫點擊入庫按鈕，打開入庫窗口，如下圖所示：在相應的欄目中輸入信息，在準備貨物列表中加入你本次要入庫的項目，可以單條入庫，也可以多條入庫。點擊保存按鈕，即出現打印按鈕，點擊打印按鈕即生成入庫單，如下圖：名詞解釋：單號：一次入出庫的唯一標識，該標識有系統自動產生，且不能修改。操作時間：該入出庫的具體操作時間，精確到秒，在報表功能中，按時段統計時就使用該操作時間進行運算。操作員：系統自動根據登錄的用戶填入操作員的姓名。憑證編號：入出庫的原始憑證號，以便日后對帳用。工號：該入出庫的生產工單號。供應商：屬采購入庫時則必須填寫供應商，該供應商在“供應商”功能中維護，此處采取點選得方式錄入。是否沖賬：標識當前業(yè)務是一筆正常的業(yè)務還是因為誤操作而引發(fā)的沖賬動作。比如：因多出庫而引起的入庫沖回等。準備貨物列表：一筆業(yè)務中可以進行多個貨物的入出庫，但所有貨物要么全部是出庫，要么全部是入庫。名詞解釋：計劃員：一般為生產計劃員簽字。保管員：一般情況下倉庫管帳與發(fā)料人員是分開的，此處要求發(fā)料員簽字。領料人：出庫時由領料人簽字，入庫時由送料人簽字。其他出入庫操作與入庫操作類似，在此不再贅述。B、單據撤銷如果出現出入庫錯誤，可以通過單據撤銷功能來回復原狀態(tài)，用admin賬戶登錄，單擊菜單進出-單據撤銷命令，打開單據記錄窗口。選擇需要撤銷的單據，單擊單據撤銷按鈕，系統自動對原單據進行備注，在備注