高校儀器設(shè)備檔案管理中存在的問(wèn)題及其對(duì)策[文檔資料]

高校儀器設(shè)備檔案管理中存在的問(wèn)題及其對(duì)策 本文檔格式為 WORD,感謝你的閱讀。 隨著國(guó)家對(duì)教育事業(yè)的重視，教育投入呈逐年上升趨勢(shì)，尤其是高校，由于科學(xué)研究實(shí)驗(yàn)的需要，更需要大量經(jīng)費(fèi)用于購(gòu)置儀器設(shè)備。每個(gè)高校都在快速發(fā)展，導(dǎo)致購(gòu)置的儀器設(shè)備一年比一年多，在這種情況下，對(duì)這些儀器設(shè)備的科學(xué)管理就成為急需解決的問(wèn)題。 儀器設(shè)備為每個(gè)學(xué)校的發(fā)展提供了基本條件，一個(gè)學(xué)校沒(méi)有這些儀器設(shè)備，科學(xué)研究就寸步難行，一個(gè)大學(xué)沒(méi)有科研，就談不上成為真正的大學(xué) ，所以，對(duì)儀器設(shè)備的管理非常重要，其直接影響高校教學(xué)科研的發(fā)展，以及學(xué)校的辦學(xué)條件，同時(shí)，為學(xué)校的教學(xué)科研提供有力的物資保障，防止國(guó)有資產(chǎn)的無(wú)意流失，為學(xué)校節(jié)約辦學(xué)成本。 一、高校儀器設(shè)備檔案的特點(diǎn) 高校設(shè)備檔案材料包括高校儀器設(shè)備的采購(gòu)環(huán)節(jié)（如標(biāo)書(shū)）、驗(yàn)收環(huán)節(jié)（驗(yàn)收單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告）、使用環(huán)節(jié)（使用記錄）、改造（維修記錄）、開(kāi)發(fā)（升級(jí)）等各個(gè)環(huán)節(jié)中形成的以紙質(zhì)載體為主的材料，反映儀器設(shè)備從開(kāi)發(fā)到使用的全過(guò)程，形成一個(gè)整體，不可分割，并且要求各方面與實(shí)物一致，不能有差錯(cuò)。 從儀器設(shè) 備的特點(diǎn)來(lái)看：高校設(shè)備尤其是用于實(shí)驗(yàn)（化學(xué)、生物、物理）的儀器設(shè)備不僅型號(hào)復(fù)雜，而且大多數(shù)屬于最新科技研究應(yīng)用的智力密集型，集光、機(jī)、電子于一體，涉及學(xué)科門(mén)類(lèi)多，功能多，不僅硬件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，而且使用具有多種用途功能的軟件，操作為高度自動(dòng)化，這些設(shè)備的隨機(jī)紙質(zhì)文件較多，包含儀器設(shè)備的功能介紹、用法用途等。 從設(shè)備檔案的內(nèi)容來(lái)看，有關(guān)設(shè)備采購(gòu)的資料包括采購(gòu)標(biāo)書(shū)、合同、安裝圖紙、合格證書(shū)、隨機(jī)說(shuō)明書(shū)等，有關(guān)設(shè)備到貨的資料：調(diào)試、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和記錄等。有關(guān)設(shè)備使用的材料：各設(shè)備的各種使用制度、維修與保養(yǎng)、使用記 錄報(bào)告等。以上所有這些材料越詳細(xì)越好，這樣才方便查找。 從保管期限來(lái)看，有些設(shè)備更新?lián)Q代速度很快，一旦設(shè)備出現(xiàn)故障，維修成本高且作用不大，就得進(jìn)行報(bào)廢處理，為適應(yīng)教學(xué)科研的實(shí)際需要，不得不更換新一代產(chǎn)品，由此決定設(shè)備的檔案管理不同于其他門(mén)類(lèi)的檔案材料管理，即大多數(shù)不是長(zhǎng)期性或者永久性的檔案材料。 二、設(shè)備管理存在的問(wèn)題 1.儀器設(shè)備檔案管理得不到應(yīng)有的重視 儀器設(shè)備檔案管理得不到學(xué)校管理部門(mén)的重視是普遍現(xiàn)象，學(xué)校一般傾向抓可以直接顯示成果的教學(xué)科研，因?yàn)檫@可以直接反映 高校的科學(xué)研究水平，儀器設(shè)備僅僅服務(wù)于教學(xué)科研，往往在學(xué)校管理系統(tǒng)中處于邊緣地位，這樣的后果就是高校儀器設(shè)備管理一片混亂，尤其在有多個(gè)分校區(qū)的高校，一旦涉及系院搬遷或者校區(qū)合并，設(shè)備管理就一團(tuán)糟，有的設(shè)備在不知不覺(jué)中丟失了，無(wú)形中造成了國(guó)有資產(chǎn)的嚴(yán)重流失；有的放錯(cuò)了地方，使用時(shí)找不到；有時(shí)甚至出現(xiàn)嚴(yán)重的賬物不符，給儀器設(shè)備的管理清查工作帶來(lái)很多不便。 2.產(chǎn)權(quán)意識(shí)不清晰 高校有的部門(mén)或者個(gè)人幾乎沒(méi)有任何產(chǎn)權(quán)意識(shí)，導(dǎo)致資產(chǎn)歸屬不明確，尤其是自籌資金購(gòu)買(mǎi)的儀器設(shè)備，沒(méi)有對(duì)這些設(shè)備進(jìn)行有效的科 學(xué)管理，如檔案材料不僅收集不齊，而且沒(méi)有對(duì)設(shè)備資料進(jìn)行詳細(xì)錄入，信息不全，造成賬物不符或者賬賬不符，留下國(guó)有資產(chǎn)流失的隱患。 3.調(diào)撥報(bào)廢沒(méi)有及時(shí)更新 對(duì)儀器設(shè)備檔案進(jìn)行科學(xué)管理的過(guò)程中必須堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則，這需要有關(guān)部門(mén)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，職責(zé)是收集儀器設(shè)備采購(gòu)、開(kāi)箱驗(yàn)收、使用等各個(gè)環(huán)節(jié)中的紙質(zhì)材料。同時(shí)，建立管理儀器設(shè)備的信息化平臺(tái)，掌握每臺(tái)儀器設(shè)備的詳細(xì)信息，如型號(hào)、出廠編號(hào)、儀器編號(hào)、生產(chǎn)廠家、生產(chǎn)日期、使用人，驗(yàn)收人、主管、經(jīng)手人等。設(shè)置專(zhuān)職檔案管理人員管理檔案的好處 是一旦儀器設(shè)備出現(xiàn)異動(dòng)現(xiàn)象，如調(diào)撥、報(bào)廢處置等，馬上將手里關(guān)于異動(dòng)儀器設(shè)備的檔案調(diào)出來(lái)，進(jìn)行相應(yīng)資料的修改，使得賬物相符。但是很多高校并非如此，調(diào)撥報(bào)廢處置后，經(jīng)常沒(méi)有在信息化平臺(tái)上進(jìn)行相應(yīng)的更改，導(dǎo)致很多問(wèn)題，清查時(shí)，經(jīng)常賬物不清，為設(shè)備的科學(xué)管理帶來(lái)障礙。 三、加強(qiáng)對(duì)高校儀器設(shè)備檔案管理的對(duì)策 1.首先需要檔案管理人員切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念 要管理好檔案，首先需要樹(shù)立正確的檔案管理觀念，制定詳盡的措施，真正把儀器設(shè)備檔案管理工作落到實(shí)處。領(lǐng)導(dǎo)要重視，要有檔案管理意識(shí)，把儀器設(shè)備檔案管 理工作提到日程上，不要總把檔案管理工作放在次要地位，反之，領(lǐng)導(dǎo)要在各方面給予大力支持，為科學(xué)管理提供有力保障，并且，在平時(shí)的工作中，要多詢(xún)問(wèn)、了解工作的進(jìn)展情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中存在的問(wèn)題，并給予指導(dǎo)和糾正，保證檔案管理工作良好運(yùn)轉(zhuǎn)，只有這樣，才能服務(wù)好全校的教育科研。 2.專(zhuān)兼職資產(chǎn)管理員要充分配合好 儀器設(shè)備檔案的收集是一個(gè)長(zhǎng)期工作，需要工作人員細(xì)致、認(rèn)真、負(fù)責(zé)，付出大量的勞動(dòng)，這就要求管理部門(mén)穩(wěn)定好隊(duì)伍，調(diào)動(dòng)工作人員的積極性。 各部門(mén)、系院要挑選工作認(rèn)真、有責(zé)任心的兼職資產(chǎn)管理員，協(xié)助資產(chǎn)處做好設(shè)備的檔案收集管理工作，當(dāng)部門(mén)或者系院購(gòu)買(mǎi)儀器設(shè)備時(shí)，一旦到貨，就要及時(shí)通知資產(chǎn)管理部門(mén)派人來(lái)收集檔案資料，儀器設(shè)備使用單位兼職資產(chǎn)管理員從設(shè)備的采購(gòu)，一直到該設(shè)備的報(bào)廢、拆除或者調(diào)出，都要根據(jù)工作需要適時(shí)與資產(chǎn)管理處取得聯(lián)系，完整地收集儀器設(shè)備的檔案資料。同時(shí)，妥善保管處理好這些檔案資料，使其使用方便，保存完整。 3.加強(qiáng)對(duì)大型精密貴重儀器設(shè)備及其檔案的管理 根據(jù)上級(jí)有關(guān)文件的精神，價(jià)值 5 萬(wàn)元以上的設(shè)備必須由設(shè)備管理部門(mén)、使用部門(mén)共同開(kāi)箱驗(yàn)收，同時(shí)需財(cái)、紀(jì)檢審多個(gè) 部門(mén)的監(jiān)督管理。設(shè)備管理部門(mén)的檔案管理員和使用部門(mén)人員在開(kāi)箱驗(yàn)收的同時(shí)，要將設(shè)備購(gòu)置、驗(yàn)收等工作中的紙質(zhì)文件材料收集齊全，成套裝訂好，移交檔案部門(mén)集中統(tǒng)一管理，保證大型精密儀器設(shè)備檔案完整、及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔。 總之，儀器設(shè)備檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及多個(gè)環(huán)節(jié)，各個(gè)工作環(huán)節(jié)既相互獨(dú)立，又相互聯(lián)系，每個(gè)環(huán)節(jié)的工作都要認(rèn)真做