03采購(gòu)管理制度及流程.docx

成都中油昆侖能源裝備制造有限公司成都中油昆侖能源裝備制造有限公司標(biāo)準(zhǔn) 成中昆（2014）采字03號(hào) 采購(gòu)管理制度及流程2014- 批準(zhǔn) 2014- 實(shí)施 成都中油昆侖能源裝備制造有限公司 - 12 -成中昆（2014）采字03號(hào) 采購(gòu)管理制度及流程采購(gòu)管理制度及流程一、總則為進(jìn)一步規(guī)范公司物資采購(gòu)程序，加強(qiáng)內(nèi)部控制，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，以取得適質(zhì)， 適量及適價(jià)的貨物和服務(wù)，特制定本制度。二、適用范圍本細(xì)則適用于成都中油昆侖能源裝備制造有限公司各部門(mén)，采購(gòu)物資包含公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需的原輔材料、零部件、固定資產(chǎn)等。公用品、宣傳品、勞保用品等不屬于本制度規(guī)范范圍。三、采購(gòu)分類(lèi)、原則和程序（一）一般性采購(gòu)。1、由申請(qǐng)部門(mén)填寫(xiě) 固定資產(chǎn)請(qǐng)購(gòu)單或原、輔材料請(qǐng)購(gòu)單。所有請(qǐng)購(gòu)需求部門(mén)須準(zhǔn)確提供采購(gòu)物品的名稱(chēng)，型號(hào)，規(guī)格，數(shù)量等信息，以利于采購(gòu)經(jīng)辦人員采購(gòu)的準(zhǔn)確及有效性。如果涉及特別重要或不太容易描述或技術(shù)狀態(tài)不夠明確的物品，需求部門(mén)或人員應(yīng)該會(huì)同采購(gòu)經(jīng)辦人共同完成采購(gòu)工作。2、請(qǐng)購(gòu)單經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審核，公司負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后生效。3、由請(qǐng)購(gòu)部門(mén)在ERP系統(tǒng)錄入（如遇到新的物料需要增添物料編碼的，由請(qǐng)購(gòu)部門(mén)向技術(shù)中心提出增添）。同時(shí)將紙質(zhì)請(qǐng)購(gòu)單傳遞至采購(gòu)部。（目前技術(shù)中心、生產(chǎn)部以外不具備ERP使用條件的請(qǐng)購(gòu)單，由采購(gòu)部在采購(gòu)實(shí)施中直接錄入采購(gòu)訂單。）4、采購(gòu)部接請(qǐng)購(gòu)部門(mén)有效請(qǐng)購(gòu)單后實(shí)施采購(gòu)?？們r(jià)高于2000元的物資，采購(gòu)實(shí)行比價(jià)采購(gòu)制度。采購(gòu)部采購(gòu)經(jīng)辦人員參考市場(chǎng)行情及過(guò)去采購(gòu)記錄或廠商提供的資料，物資采購(gòu)要貨比三家，確保所采購(gòu)物資價(jià)格低廉，質(zhì)量上乘。確認(rèn)準(zhǔn)備選擇的供應(yīng)商，并提供選擇理由。對(duì)詢(xún)價(jià)的供應(yīng)商應(yīng)填列其名稱(chēng)和價(jià)格。相應(yīng)單位聯(lián)系人和聯(lián)系電話(huà)號(hào)碼需在供應(yīng)商聯(lián)系方式表格中備案。5、總價(jià)不高于2000元的物資，不需執(zhí)行比價(jià)采購(gòu)制度。但采購(gòu)人員仍要自行貨比三家，參考市場(chǎng)行情及過(guò)去采購(gòu)記錄或廠商提供的資料，確保所采購(gòu)物資價(jià)格低廉，質(zhì)量上乘。6、一般情況物料使用部門(mén)應(yīng)提前一周提出用料申請(qǐng)，特殊物料遵循實(shí)際采購(gòu)周期，以便及時(shí)備貨。7、嚴(yán)禁當(dāng)日使用當(dāng)日采購(gòu)，特殊情況需總經(jīng)理、公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可采購(gòu)。8、所有采購(gòu)，必須按流程獲得批準(zhǔn)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得采購(gòu)。特殊情況需總經(jīng)理、公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可采購(gòu)。（二）公司下達(dá)生產(chǎn)計(jì)劃書(shū)類(lèi)物資采購(gòu)1、由公司根據(jù)銷(xiāo)售訂單下達(dá)生產(chǎn)計(jì)劃書(shū)。2、由技術(shù)中心根據(jù)下達(dá)的生產(chǎn)計(jì)劃書(shū)出具物料需求明細(xì)，明細(xì)須準(zhǔn)確提供采購(gòu)物品的名稱(chēng)，型號(hào)，規(guī)格，數(shù)量等信息，以利于采購(gòu)經(jīng)辦人員采購(gòu)的準(zhǔn)確及有效性。如果涉及特別重要或不太容易描述或技術(shù)狀態(tài)不夠明確的物品，需求部門(mén)或人員應(yīng)該會(huì)同采購(gòu)經(jīng)辦人共同完成采購(gòu)工作。3、物料需求明細(xì)經(jīng)審核后傳遞給采購(gòu)部存檔，同時(shí)技術(shù)中心在ERP系統(tǒng)中錄入請(qǐng)購(gòu)單。4、采購(gòu)部依據(jù)技術(shù)中心出具的物料需求明細(xì)，作相應(yīng)的物料采購(gòu)計(jì)劃表，報(bào)采購(gòu)副總審批后執(zhí)行。5、總價(jià)高于2000元的物資，采購(gòu)實(shí)行比價(jià)采購(gòu)制度。采購(gòu)部采購(gòu)經(jīng)辦人員參考市場(chǎng)行情及過(guò)去采購(gòu)記錄或廠商提供的資料，物資采購(gòu)要貨比三家，確保所采購(gòu)物資價(jià)格低廉，質(zhì)量上乘。確認(rèn)準(zhǔn)備選擇的供應(yīng)商，并提供選擇理由。對(duì)詢(xún)價(jià)的供應(yīng)商應(yīng)填列其名稱(chēng)和價(jià)格。相應(yīng)單位聯(lián)系人和聯(lián)系電話(huà)號(hào)碼需在供應(yīng)商聯(lián)系方式表格中備案。6、總價(jià)不高于2000元的物資，不需執(zhí)行比價(jià)采購(gòu)制度。但采購(gòu)人員仍要自行貨比三家，參考市場(chǎng)行情及過(guò)去采購(gòu)記錄或廠商提供的資料，確保所采購(gòu)物資價(jià)格低廉，質(zhì)量上乘四、物資請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)流程固定資產(chǎn)購(gòu)置請(qǐng)購(gòu)單、原、輔材料需求請(qǐng)購(gòu)單或技術(shù)中心物料需求明細(xì)經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽批交采購(gòu)部總價(jià)高于2000元物資實(shí)行比價(jià)采購(gòu)，報(bào)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批?？們r(jià)低于2000元物資采購(gòu)自行比價(jià)，報(bào)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。采購(gòu)部采購(gòu)人員按物資緊急程度分類(lèi)進(jìn)行采購(gòu)驗(yàn)收入庫(kù)辦理入庫(kù)單,辦理費(fèi)用結(jié)算五、采購(gòu)物資驗(yàn)收入庫(kù)（一）采購(gòu)物資到達(dá)倉(cāng)庫(kù)后，庫(kù)管按照ERP采購(gòu)訂單收貨，必要時(shí)通知采購(gòu)員到現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)。如有異議由采購(gòu)部負(fù)責(zé)處理。（二）庫(kù)房庫(kù)管收貨首先檢查是否有包裝或物料損壞，如有此類(lèi)情況應(yīng)拒收，并立即通知采購(gòu)部與供方或物流協(xié)商解決。（三）庫(kù)房庫(kù)管依據(jù)供方送貨單收貨。重點(diǎn)核對(duì)物料名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量，相符則簽收，不符應(yīng)立即通知采購(gòu)部解決。（采購(gòu)部采購(gòu)員事前要求供方隨貨同行送貨單，送貨單應(yīng)包含與合同或訂單一致的物料名稱(chēng)、規(guī)格，數(shù)量、價(jià)格、金額、稅率。）（四）對(duì)包裝或物料有損壞、送貨單與實(shí)物不符，采購(gòu)部與供方或物流協(xié)商解決，方式有：退貨、換貨、補(bǔ)貨、扣款、賠款等。（五）庫(kù)管對(duì)送達(dá)物資進(jìn)行簽收后，應(yīng)留存一聯(lián)送貨單，入庫(kù)后附在采購(gòu)入庫(kù)單后待稽核。（六）簽收采購(gòu)物資后，庫(kù)管須于半個(gè)工作日內(nèi)出具一式四聯(lián)采購(gòu)入庫(kù)單。第一聯(lián)，采購(gòu)部，采購(gòu)員報(bào)賬用；第二聯(lián)，財(cái)務(wù)聯(lián)，財(cái)務(wù)記賬用；第三聯(lián)，存根聯(lián)，倉(cāng)庫(kù)記賬用；第四聯(lián)，檢驗(yàn)聯(lián)，質(zhì)檢檢驗(yàn)記錄用。采購(gòu)入庫(kù)單必須連續(xù)編號(hào)管理。庫(kù)管填寫(xiě)采購(gòu)入庫(kù)單時(shí)，要填寫(xiě)供貨單位、材料名稱(chēng)、規(guī)格、計(jì)量單位、數(shù)量、單價(jià)及金額。（七）填制好采購(gòu)入庫(kù)單后，庫(kù)管立即通知質(zhì)檢檢驗(yàn)。對(duì)于特殊物資，采購(gòu)部通知庫(kù)管須質(zhì)檢當(dāng)場(chǎng)檢驗(yàn)合格后才簽收。（八）對(duì)物料不合格情況，采購(gòu)部通過(guò)內(nèi)、外部溝通解決。在質(zhì)檢認(rèn)同的情況下與供方達(dá)成讓步放行、降級(jí)降價(jià)、罰款、退貨等處理。并填制物料檢驗(yàn)不合格處理單經(jīng)審批后執(zhí)行。物料檢驗(yàn)不合格處理單質(zhì)檢、庫(kù)管、采購(gòu)各留存一份。（九）采購(gòu)員負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)入庫(kù)單 與訂購(gòu)是否相符尤其是價(jià)格進(jìn)行確認(rèn)，并在采購(gòu)入庫(kù)單 上簽字（十）采購(gòu)入庫(kù)單在采購(gòu)部、質(zhì)檢均簽字確認(rèn)無(wú)誤后（含審批了的物料檢驗(yàn)不合格處理單），庫(kù)管辦理正式入庫(kù)手續(xù)，作進(jìn)銷(xiāo)存報(bào)表登記。采購(gòu)入庫(kù)單由庫(kù)管于每周一分別提供給財(cái)務(wù)部和采購(gòu)部。附：采購(gòu)物資驗(yàn)收入庫(kù)流程六、已驗(yàn)收入庫(kù)物資的退貨（一）退貨提議。公司質(zhì)檢、保管、銷(xiāo)售或耗費(fèi)等相關(guān)部門(mén)認(rèn)為應(yīng)予退貨的，應(yīng)請(qǐng)示受權(quán)退貨審批人同意，并通知采購(gòu)部門(mén)辦理退貨事宜。（二）退貨協(xié)商。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)合約及合作精神與供貨方達(dá)成退貨一致意見(jiàn)。（三）退貨填單。由采購(gòu)員協(xié)助保管員制作紅字驗(yàn)收入庫(kù)單，并由采購(gòu)員和庫(kù)管簽字。（四）退貨審批。由采購(gòu)員將紅字采購(gòu)入庫(kù)單遞交采購(gòu)部負(fù)責(zé)人、采購(gòu)副總。（五）實(shí)施退貨。采購(gòu)員將已審批的紅字采購(gòu)入庫(kù)單（各聯(lián)）留存在庫(kù)管處提貨，庫(kù)管應(yīng)及時(shí)登記部相關(guān)賬目。由供貨方經(jīng)辦人提貨的，還應(yīng)當(dāng)由供貨方經(jīng)辦人出具收到退貨的臨時(shí)欠據(jù)。（六）取得票款。退貨當(dāng)時(shí)取得退貨款的，應(yīng)取得供貨方的紅字發(fā)票和本公司向供貨方出具收款收據(jù)；退貨后往來(lái)掛賬結(jié)算的，應(yīng)取得供貨方的紅字發(fā)票和欠款收據(jù)。（七）賬務(wù)處理。根據(jù)紅字發(fā)票、紅字采購(gòu)入庫(kù)單、欠據(jù)或收款收據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理七、采購(gòu)款支付（一）貨到付款業(yè)務(wù)（含月結(jié)）：原則上必須先取得發(fā)票再付款，特殊情況按合同執(zhí)行。具體如下：1、支付帳面應(yīng)付款（含月結(jié)）：首先，采購(gòu)部到財(cái)務(wù)部掛應(yīng)付賬款。提供發(fā)票、對(duì)應(yīng)金額的采購(gòu)入庫(kù)單、采購(gòu)合同或訂單。按上述程序形成應(yīng)付賬款后，支付帳面應(yīng)付款時(shí)由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人開(kāi)具資金申請(qǐng)表，填明申請(qǐng)支付金額，到財(cái)務(wù)部核填帳面應(yīng)付金額，而后按資金申請(qǐng)表常規(guī)審批程序執(zhí)行支付。2、對(duì)貨到已驗(yàn)收、發(fā)票已到要求付款的：出具資金申請(qǐng)表，附該業(yè)務(wù)采購(gòu)入庫(kù)單、合同、發(fā)票。而后按資金申請(qǐng)表常規(guī)審批程序執(zhí)行支付。3、對(duì)貨到付款，發(fā)票未到的規(guī)定： 對(duì)于貨到入庫(kù)、發(fā)票未到，需按合同付款的，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人出具資金申請(qǐng)表并附采購(gòu)合同、采購(gòu)入庫(kù)單，而后按資金申請(qǐng)表常規(guī)審批程序執(zhí)行支付。附：關(guān)于月結(jié)的貨款支付流程時(shí)間定義：（1）月結(jié)期間：上月26日至本月25日；（2）對(duì)賬期間：本月26日至月底（3）開(kāi)票期間：回傳對(duì)賬單至下月10日前；（4）付款期間：次月或次兩月、次三月月底前附：關(guān)于貨到付款的支付流程（二）預(yù)付款業(yè)務(wù)：無(wú)特殊情況，不得預(yù)付全部?jī)r(jià)款。1、預(yù)付款業(yè)務(wù)付款手續(xù)：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員出具資金申請(qǐng)表，附審批了的合同、采購(gòu)計(jì)劃單，而后按資金申請(qǐng)表常規(guī)審批程序執(zhí)行支付。2、對(duì)于預(yù)付貨款的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)， 相關(guān)人員必須慎重把關(guān)，確保與供應(yīng)商業(yè)務(wù)關(guān)系良好，合同正常執(zhí)行。對(duì)于供應(yīng)商應(yīng)付款臺(tái)帳中應(yīng)付款為負(fù)數(shù)的， 采購(gòu)應(yīng)隨時(shí)清理是否違反合同，并每月出清理報(bào)告及解決方案， 以避免公司利益受到損失。附：關(guān)于預(yù)付貨款的流程（三）現(xiàn)金零星采購(gòu)1、所需購(gòu)買(mǎi)物料量少、規(guī)格型號(hào)雜的可先由采購(gòu)員借款到外面現(xiàn)金采購(gòu)，物資入庫(kù)后填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單走報(bào)銷(xiāo)流程沖銷(xiāo)個(gè)人借款。2、但盡量要求提供專(zhuān)用發(fā)票或發(fā)票。對(duì)于零星材料的采購(gòu)，價(jià)值在5000元以下的，憑采購(gòu)分管副總核準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃單進(jìn)行采購(gòu)，不需訂合同；金額在5000元以上的需副總、總經(jīng)理、公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可進(jìn)行采購(gòu)，無(wú)特殊情況超5000元的采購(gòu)業(yè)務(wù)不得以此種方式進(jìn)行采購(gòu)。（四）其他規(guī)定1、為確保各類(lèi)業(yè)務(wù)單據(jù)按時(shí)取得及保證與供應(yīng)商帳目相符，每月與供應(yīng)商對(duì)帳一次，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)與相應(yīng)的供應(yīng)商協(xié)調(diào)取得對(duì)方業(yè)務(wù)往來(lái)帳單或往來(lái)賬余額（需經(jīng)手人簽名并加蓋賬務(wù)或業(yè)務(wù)公章）2、對(duì)于業(yè)務(wù)單位到公司直接收取往來(lái)帳款的業(yè)務(wù)，公司采購(gòu)業(yè)務(wù)應(yīng)對(duì)業(yè)務(wù)單位來(lái)人身份進(jìn)行確認(rèn)，含來(lái)人出具的加蓋對(duì)方業(yè)務(wù)單位公章的介紹信及財(cái)務(wù)章的收據(jù)等。3、設(shè)立供應(yīng)商應(yīng)付款臺(tái)帳。采購(gòu)部應(yīng)自采購(gòu)（或勞務(wù)）合同生效之日起開(kāi)始分供應(yīng)商設(shè)立供應(yīng)商應(yīng)付款臺(tái)帳，按業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間先后順序、詳細(xì)記錄每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。4、單筆業(yè)務(wù)口徑要求有一致性。每一筆業(yè)務(wù)，收款人、簽定合同人及出票人、實(shí)際供貨人必需一致，如果有特殊情況，需總經(jīng)理特批。八、采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)票管理（一）所有物資（含固定資產(chǎn)）采購(gòu)業(yè)務(wù)原則上均應(yīng)由供應(yīng)商出具增值稅專(zhuān)用發(fā)票，特殊業(yè)務(wù)不能出具增值稅專(zhuān)用發(fā)票的經(jīng)財(cái)務(wù)認(rèn)可開(kāi)具增值稅普通發(fā)票；所有勞務(wù)業(yè)務(wù)發(fā)票均應(yīng)由提供勞務(wù)人按實(shí)際業(yè)務(wù)內(nèi)容出具符合本公司主管稅務(wù)機(jī)關(guān)要求的發(fā)票。（二）采購(gòu)發(fā)票所開(kāi)具的內(nèi)容必需與實(shí)際業(yè)務(wù)內(nèi)容（合同內(nèi)容、入庫(kù)單、數(shù)量、金額及與合同單價(jià)、內(nèi)容）相符，即貨、款、票、合同相一致。特殊情況經(jīng)財(cái)務(wù)確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的除外。（三）對(duì)于特殊情況下發(fā)票與實(shí)際業(yè)務(wù)內(nèi)容不符的業(yè)務(wù)發(fā)票經(jīng)財(cái)務(wù)確認(rèn)、總經(jīng)理特批可以接收的，需對(duì)方業(yè)務(wù)單位出具加蓋財(cái)務(wù)公章的情況說(shuō)明書(shū)，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部確認(rèn)合格后方可接收對(duì)方的業(yè)務(wù)發(fā)票。（四）各類(lèi)采購(gòu)業(yè)務(wù)含勞務(wù)合同發(fā)票應(yīng)由相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)向供應(yīng)商催收，并原則上自