環(huán)境記錄管理程序.doc

浙江盾安精工股份有限公司環(huán)境記錄管理程序編 號(hào)-EP18版 次A0EMS程序文件頁 次1/31 目的建立公司各種環(huán)境記錄的編制、簽發(fā)、填寫、審核和保管程序，確保在需要時(shí)提供環(huán)境管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。2 適用范圍適用于本公司環(huán)境管理體系運(yùn)行有關(guān)記錄的控制。3 職責(zé)3.1綜合辦公室是記錄制定、編碼、評(píng)審、修改、換版、分發(fā)的歸口管理部門。3.2各職能部門負(fù)責(zé)本部門環(huán)境記錄的編制、填寫、收集、保存。3.3綜合辦公室負(fù)責(zé)環(huán)境記錄歸檔及超過保存期環(huán)境記錄銷毀的歸口管理。4 工作程序4.1環(huán)境記錄內(nèi)容4.1.1環(huán)境記錄是環(huán)境管理體系連續(xù)運(yùn)行的證據(jù)，其中包括：a法律法規(guī)的要求；b環(huán)境因素和有關(guān)的環(huán)境影響；c環(huán)境培訓(xùn)活動(dòng)；d檢查、校準(zhǔn)和維護(hù)活動(dòng)；e監(jiān)測數(shù)據(jù)；f違章情況、事故、投訴和手續(xù)措施；g文件控制記錄；h環(huán)境信息交流記錄；i供方和承包方信息；j體系日常運(yùn)行情況；k環(huán)境審核和管理評(píng)審。4.1.2公司環(huán)境記錄的媒介形式為表格形式，也可以呈其他形式，如硬盤拷貝、電子媒介等。4.1.3公司環(huán)境記錄種類、相關(guān)部門和保存期限見環(huán)境管理體系文件目錄一覽表。4.2環(huán)境記錄的分級(jí)管理原則4.2.1綜合辦公室負(fù)責(zé)環(huán)境記錄的編碼、登記、確定歸檔范圍、保存期限、處置方法及需長期保存的環(huán)境記錄和體系運(yùn)行記錄的管理。4.2.2各使用環(huán)境記錄的部門負(fù)責(zé)相關(guān)環(huán)境記錄表式的編制、填寫、收集、保存和管理。4.3環(huán)境記錄的編制和審定4.3.1綜合辦公室負(fù)責(zé)組織編制環(huán)境記錄格式。浙江盾安精工股份有限公司環(huán)境記錄管理程序編 號(hào)-EP18版 次A0EMS程序文件頁 次2/34.3.2各部門根據(jù)工作需要可新編制的環(huán)境表式草案，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核報(bào)綜合辦公室匯總審定、編碼，由管理者代表批準(zhǔn)，綜合辦公室負(fù)責(zé)登記和發(fā)放。4.4環(huán)境記錄的標(biāo)識(shí)和檢索4.4.1根據(jù)文件控制程序，每一環(huán)境記錄表式均應(yīng)按規(guī)定有唯一的編號(hào)，內(nèi)容主要是標(biāo)題（名稱）、編號(hào)。4.4.2綜合辦公室編制環(huán)境管理體系文件目錄一覽表以便檢索和管理，并將環(huán)境記錄表式收集匯總成環(huán)境管理體系記錄格式匯編，原件保存在綜合辦公室以便查閱和使用。4.5環(huán)境記錄表式的更改環(huán)境記錄表式更改時(shí)，部門負(fù)責(zé)人、公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽批后，綜合辦公室負(fù)責(zé)更改登記，必要時(shí)向各部門發(fā)放文件修改記錄。4.6環(huán)境記錄的管理4.6.1填寫要求a環(huán)境記錄應(yīng)真實(shí)、字跡清晰，并按要求正確填寫，不應(yīng)涂改。文字表達(dá)準(zhǔn)確、簡練，手續(xù)完備，具有可追溯性；b填寫環(huán)境記錄，必須使用黑色水筆或藍(lán)黑水筆書寫，復(fù)寫時(shí)應(yīng)用黑色單面復(fù)寫紙。4.6.2查閱、借閱a需查閱、借閱環(huán)境記錄，須經(jīng)綜合辦公室及保管部門負(fù)責(zé)人的同意，可在保管部門查閱。b所有環(huán)境記錄的原件一律不外借；4.6.3環(huán)境記錄的編目、貯存a各車間、部門文件管理員每月底按類別收集整理環(huán)境記錄，裝訂成冊(cè)，并編制部門環(huán)境記錄目錄，予以保存；b與環(huán)境體系有關(guān)環(huán)境記錄，各部門每年度末送綜合辦公室歸檔并登記在環(huán)境記錄歸檔登記表上；c保存環(huán)境記錄，應(yīng)有專人專柜，便于檢索，并注意做好防火、防盜、防蟲鼠、防潮等工作；d采用其他媒介形式的環(huán)境記錄，也應(yīng)有相應(yīng)的貯存條件，如軟盤，應(yīng)注意防潮、防光、防磁，以免貯存內(nèi)容丟失，并且每二年復(fù)制一次。必要時(shí)，應(yīng)復(fù)制備份。4.6.4環(huán)境記錄的保存期歸檔的環(huán)境記錄，保存期按檔案部門的規(guī)定執(zhí)行。4.7環(huán)境記錄的處理4.7.1已超過保管期且無查考價(jià)值的環(huán)境記錄以銷毀處理。4.7.2需銷毀的環(huán)境記錄，文件管理員填寫文件和資料銷毀清單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、管理者代表審批后，由綜合辦公室負(fù)責(zé)銷毀，銷毀時(shí)需二人在場。需作資料保留的作廢記錄，加蓋“作廢留用”印章方可留