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文檔簡介
協(xié)同辦公系統(tǒng)培訓一、 系統(tǒng)使用注意事項1、 IE瀏覽器版本必須是7.0及8.0;2、 需要關閉IE瀏覽器、上網(wǎng)助手(3721)、GOOGLE、MSN、百度等工具的廣告攔截功能,并設置訪問地址為為信任站點;注:如何關閉常見的廣告攔截功能1) 如何關閉“WINXP SP2操作系統(tǒng)”的彈出窗口攔截功能步驟 1 :點擊瀏覽器上方 “ 工具 ” 菜單,選擇 “ 彈出窗口阻止程序 ” 進行設置。步驟 2 :選擇 “ 關閉彈出窗口阻止程序 ” ,即關閉窗口攔截功能。2) 如何關閉“百度工具條”的彈出窗口攔截功能步驟 1 :點擊“百度工具條”右邊的“ 廣告攔截 ” 下拉菜單。步驟 2 :直接點擊 “ 攔截彈出廣告 ” ,即取消窗口攔截功能。3) 如何關閉“MSN工具條”的彈出窗口攔截功能步驟 1 :點擊“MSN工具條”右邊的 “ 已經(jīng)阻止了彈出窗口的顯示 ” 圖標。步驟 2 :直接點擊 “ 允許彈出窗口顯示 ” ,即取消了窗口攔截功能。4) 如何關閉“yahoo工具條”的彈出窗口攔截功能步驟 1 :點擊“yahoo工具條”右邊的 “ 已攔截彈出廣告” 圖標。步驟 2 :直接點擊 “ 攔截彈出廣告” ,即取消了窗口攔截功能。5) 如何關閉“google工具條”的彈出窗口攔截功能步驟 1 :點擊“google工具條”右邊的 “ 選項” 圖標。步驟 2 :在彈出的窗口中,不選擇“彈出式串口攔截器”,即取消了窗口攔截功能。3、 WIN XP 系統(tǒng)需要在“我的電腦-控制面版-安全中心”里,關閉“windows 防火墻”。 5) 設置訪問地址為為信任站點1.將站點加入可信區(qū)域,點擊IE工具欄,選擇Internet選項安全選中受信任的站點,點擊站點后,將系統(tǒng)的訪問地址加入到受信任的站點,如下圖:4、 IE7.0特別設置點擊IE工具欄,選擇Internet選項安全所有ActiveX控件要啟用,或者提示!Scriptlet允許要啟用,如下圖5、二、 登錄系統(tǒng)1、 進入系統(tǒng)辦公:打開IE瀏覽器,輸入辦公系統(tǒng)服務器地址:外部訪問地址:38:6666內部訪問地址:54:66662、 用戶名規(guī)則:使用人員用戶名為中文名 用戶初始密碼為123456。3、 輔助程序安裝,安裝WINDOWSXP控件。(下圖1)4、 輸入自己的用戶名和密碼,點登錄按鈕進入辦公系統(tǒng)。輔助程序下載三、 修改密碼如圖二所示進入辦公系統(tǒng)后,在系統(tǒng)首頁,點“個人設置”,再點選“修改密碼”,在下面的修改欄中輸入您的新密碼兩次,確認后修改成功。下次登錄系統(tǒng)使用新的密碼。修改密碼個人設置 (圖二) 四、 系統(tǒng)首頁圖三是進入辦公系統(tǒng)后的界面,即系統(tǒng)首頁。在主工作區(qū)有4個工作模塊:待辦事項、跟蹤事項、公告/調查、關聯(lián)人員/項目。1、“待辦事項”是指別人交給您,需要您辦理的事情,包括公文和協(xié)同;點擊可以進入處理。2、“跟蹤事項”是指您交給別人辦理的事情,包括公文和協(xié)同;點擊可以查看別人處理狀態(tài)、處理意見和結果,還可以發(fā)送催辦信息。3、“關聯(lián)人員/項目”,系統(tǒng)對關聯(lián)人員和項目進行信息綁定。l 關聯(lián)人員設置后,一個時間段內與此人產(chǎn)生相關的各種信息(包括協(xié)同、郵件、文檔及對方日程安排等)都在一個界面內顯示,方便應用。同時可快捷向對方發(fā)送協(xié)同、郵件和在線短信;l 關聯(lián)項目信息顯示一個時間段內一組人產(chǎn)生的與此項目相關的各種信息如:協(xié)同、計劃、文檔、會議等。2.跟蹤事項1.待辦事項(圖三)五、處理及審批事務1、查看正文及附件附件查看登錄進入系統(tǒng)后,有新的事項辦理,會以“消息窗口”形式彈出提示;關閉彈出消息窗口,點擊該待辦事項,可直接查看正文內容。如有附件,將在窗口右邊顯示。附件可保存,也可直接打開。打印附件窗口狀態(tài)查看處理正文內容(圖四)2、查看意見:下拉滾動條,可查看處理人意見。滾動條他人處理意見(圖五)3、查看流程處理情況:狀態(tài)查看點擊“狀態(tài)查看”,查看流程。標注綠色表示該節(jié)點已經(jīng)處理,標注紅色X表示該節(jié)點還未處理。處理流程(圖六)4、加簽、知會、上傳附件:處理人需要知會其他人員,或者需要其他人參與事件處理,可點選“高級”按鈕,這時在界面會增加“知會”和“加簽”2個按鈕。點擊“加簽”,彈出選擇窗口。選擇相關處理人或部門,則這些人參與該事件的處理(圖示:)。可根據(jù)需要上傳附件。(圖八)加簽、知會圖示: 加簽加簽后(圖九)知會知會后5、處理:點擊“處理”按鈕,出現(xiàn)如圖界面,選擇處理態(tài)度,寫入處理意見(可不寫),點擊處理動作按鈕,流程移交到下一處理節(jié)點,處理完畢。填寫處理意見繼續(xù)分選項處理動作處理處理態(tài)度(圖十)處理動作圖示:繼續(xù)回退終止撤銷(圖十一)六、發(fā)起事項1、發(fā)起協(xié)同1) 當有工作交由其他人員辦理,可以使用協(xié)同功能。2) 進入辦公系統(tǒng)后,點選“協(xié)同工作”,點選“新建事項”,輸入標題、正文和附件內容。3) 選擇處理人:新建流程,按下拉菜單選擇部門,選中處理人員,點擊“右選”按鈕,把相關人員選中,可重復該操作多選,人員選擇完畢后提交,流程建立完成。4) 提交后,點擊“立即發(fā)送”,則事件成功發(fā)送給處理人。歸檔目標文件夾反選按鈕右選按鈕標題下拉菜單按鈕(圖十二)備注:1) 督辦事項:協(xié)同事項可以預歸檔到相關文件夾,以方便領導查閱和督辦。有該文件夾查看權限的人員,即使不參與該項工作處理,也能夠查看該事項的處理過程和意見。2) “新建/待發(fā)”模塊可新建協(xié)同事項或查看保存待發(fā)的事項。3) “已發(fā)事項”跟蹤查看已經(jīng)發(fā)出的協(xié)同事項,并可進行轉發(fā)、重復發(fā)起、撤消、刪除和歸檔操作。4) “待辦事項”查看別人發(fā)來協(xié)同事項??蛇M行轉發(fā)、刪除和歸檔操作。5) “已辦事項”查看別人發(fā)來協(xié)同事項??蛇M行轉發(fā)、刪除和歸檔操作。知識點:串發(fā)即事件在一個人處理后再交給下一處理人處理,并發(fā)指兩個或多個處理人同時處理某一事件.流程如下圖所示。(圖十三)串發(fā)流程圖示并發(fā)流程圖示七、工作跟蹤、催辦當一個工作公文/協(xié)同事項發(fā)出后,可對該工作跟蹤,查看處理情況、處理意見以及處理人上傳的意見等;對沒有及時處理的人員,可點擊“催辦”按鈕,出現(xiàn)附言窗口,寫入催辦內容,按確定后催辦信息發(fā)送到該處理人辦公系統(tǒng)桌面。 (圖十五)八、文檔管理點擊“文檔管理”,點選樹型結構在有權限的文件下,可新建文檔夾、新增文檔,以及進行更名、移動、刪除、映射等操作。1、 個人文檔:個人文檔存放個人資料,該資料只有本人有權限管理和查閱。2、 單位文檔:單位文檔參照單位現(xiàn)行文檔管理模式,采用分級分類授權管理的方式,可設置單位和部門的文檔管理員,對單位文件進行管理和授權。3、 項目文檔:綁定關聯(lián)項目相關信息,可查看一個時間段內的一個項目組人產(chǎn)生的與這個項目相關的各種信息如:協(xié)同、計劃、文檔、會議等。4、 授權如下圖,點擊文件或文件夾后面的“修改”按鈕,出現(xiàn)如下的借閱或共享的提示框,點擊“添加”,可選擇需要授權的人員。對文件借閱可設置借閱時間;對文件夾共享,共享授權權限分三類:“全部”、“寫入”、“讀取”。授權之后也可以刪除授權。5、 操作動作在有權限的文件夾下,可新建文檔夾、新增文檔,選擇樹型結構查看。以及進行更名、移動、刪除、映射等操作。(圖十六)九、關聯(lián)人員和關聯(lián)項目1、 在個人設置中,有“關聯(lián)項目設置”和“關聯(lián)人員設置”,點擊之后可設置關聯(lián)項目和人員信息。創(chuàng)建項目必須授權后才能進行。(圖十七)2、 關聯(lián)人員信息顯示與該人員相關的協(xié)同、文檔和該人的日程
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