協(xié)同辦公系統(tǒng)培訓.doc

協(xié)同辦公系統(tǒng)培訓一、 系統(tǒng)使用注意事項1、 IE瀏覽器版本必須是7.0及8.0；2、 需要關閉IE瀏覽器、上網(wǎng)助手（3721）、GOOGLE、MSN、百度等工具的廣告攔截功能，并設置訪問地址為為信任站點；注：如何關閉常見的廣告攔截功能1) 如何關閉“WINXP SP2操作系統(tǒng)”的彈出窗口攔截功能步驟 1 ：點擊瀏覽器上方 “ 工具 ” 菜單，選擇 “ 彈出窗口阻止程序 ” 進行設置。步驟 2 ：選擇 “ 關閉彈出窗口阻止程序 ” ，即關閉窗口攔截功能。2) 如何關閉“百度工具條”的彈出窗口攔截功能步驟 1 ：點擊“百度工具條”右邊的“ 廣告攔截 ” 下拉菜單。步驟 2 ：直接點擊 “ 攔截彈出廣告 ” ，即取消窗口攔截功能。3) 如何關閉“MSN工具條”的彈出窗口攔截功能步驟 1 ：點擊“MSN工具條”右邊的 “ 已經(jīng)阻止了彈出窗口的顯示 ” 圖標。步驟 2 ：直接點擊 “ 允許彈出窗口顯示 ” ，即取消了窗口攔截功能。4) 如何關閉“yahoo工具條”的彈出窗口攔截功能步驟 1 ：點擊“yahoo工具條”右邊的 “ 已攔截彈出廣告” 圖標。步驟 2 ：直接點擊 “ 攔截彈出廣告” ，即取消了窗口攔截功能。5) 如何關閉“google工具條”的彈出窗口攔截功能步驟 1 ：點擊“google工具條”右邊的 “ 選項” 圖標。步驟 2 ：在彈出的窗口中，不選擇“彈出式串口攔截器”，即取消了窗口攔截功能。3、 WIN XP 系統(tǒng)需要在“我的電腦-控制面版-安全中心”里，關閉“windows 防火墻”。 5） 設置訪問地址為為信任站點1.將站點加入可信區(qū)域，點擊IE工具欄，選擇Internet選項安全選中受信任的站點，點擊站點后，將系統(tǒng)的訪問地址加入到受信任的站點，如下圖：4、 IE7.0特別設置點擊IE工具欄，選擇Internet選項安全所有ActiveX控件要啟用，或者提示！Scriptlet允許要啟用，如下圖5、二、 登錄系統(tǒng)1、 進入系統(tǒng)辦公：打開IE瀏覽器，輸入辦公系統(tǒng)服務器地址：外部訪問地址：38:6666內部訪問地址：54:66662、 用戶名規(guī)則：使用人員用戶名為中文名 用戶初始密碼為123456。3、 輔助程序安裝，安裝WINDOWSXP控件。（下圖1）4、 輸入自己的用戶名和密碼，點登錄按鈕進入辦公系統(tǒng)。輔助程序下載三、 修改密碼如圖二所示進入辦公系統(tǒng)后，在系統(tǒng)首頁，點“個人設置”，再點選“修改密碼”，在下面的修改欄中輸入您的新密碼兩次，確認后修改成功。下次登錄系統(tǒng)使用新的密碼。修改密碼個人設置 （圖二） 四、 系統(tǒng)首頁圖三是進入辦公系統(tǒng)后的界面，即系統(tǒng)首頁。在主工作區(qū)有4個工作模塊：待辦事項、跟蹤事項、公告/調查、關聯(lián)人員/項目。1、“待辦事項”是指別人交給您，需要您辦理的事情，包括公文和協(xié)同；點擊可以進入處理。2、“跟蹤事項”是指您交給別人辦理的事情，包括公文和協(xié)同；點擊可以查看別人處理狀態(tài)、處理意見和結果，還可以發(fā)送催辦信息。3、“關聯(lián)人員/項目”，系統(tǒng)對關聯(lián)人員和項目進行信息綁定。l 關聯(lián)人員設置后，一個時間段內與此人產(chǎn)生相關的各種信息（包括協(xié)同、郵件、文檔及對方日程安排等）都在一個界面內顯示，方便應用。同時可快捷向對方發(fā)送協(xié)同、郵件和在線短信；l 關聯(lián)項目信息顯示一個時間段內一組人產(chǎn)生的與此項目相關的各種信息如：協(xié)同、計劃、文檔、會議等。2.跟蹤事項1.待辦事項（圖三）五、處理及審批事務1、查看正文及附件附件查看登錄進入系統(tǒng)后，有新的事項辦理，會以“消息窗口”形式彈出提示；關閉彈出消息窗口，點擊該待辦事項，可直接查看正文內容。如有附件，將在窗口右邊顯示。附件可保存，也可直接打開。打印附件窗口狀態(tài)查看處理正文內容（圖四）2、查看意見：下拉滾動條，可查看處理人意見。滾動條他人處理意見（圖五）3、查看流程處理情況：狀態(tài)查看點擊“狀態(tài)查看”，查看流程。標注綠色表示該節(jié)點已經(jīng)處理，標注紅色X表示該節(jié)點還未處理。處理流程（圖六）4、加簽、知會、上傳附件：處理人需要知會其他人員，或者需要其他人參與事件處理，可點選“高級”按鈕，這時在界面會增加“知會”和“加簽”2個按鈕。點擊“加簽”，彈出選擇窗口。選擇相關處理人或部門，則這些人參與該事件的處理（圖示：）。可根據(jù)需要上傳附件。（圖八）加簽、知會圖示： 加簽加簽后（圖九）知會知會后5、處理：點擊“處理”按鈕，出現(xiàn)如圖界面，選擇處理態(tài)度，寫入處理意見（可不寫），點擊處理動作按鈕，流程移交到下一處理節(jié)點，處理完畢。填寫處理意見繼續(xù)分選項處理動作處理處理態(tài)度（圖十）處理動作圖示：繼續(xù)回退終止撤銷（圖十一）六、發(fā)起事項1、發(fā)起協(xié)同1) 當有工作交由其他人員辦理，可以使用協(xié)同功能。2) 進入辦公系統(tǒng)后，點選“協(xié)同工作”，點選“新建事項”，輸入標題、正文和附件內容。3) 選擇處理人：新建流程，按下拉菜單選擇部門，選中處理人員，點擊“右選”按鈕，把相關人員選中，可重復該操作多選，人員選擇完畢后提交，流程建立完成。4) 提交后，點擊“立即發(fā)送”，則事件成功發(fā)送給處理人。歸檔目標文件夾反選按鈕右選按鈕標題下拉菜單按鈕（圖十二）備注：1） 督辦事項：協(xié)同事項可以預歸檔到相關文件夾，以方便領導查閱和督辦。有該文件夾查看權限的人員，即使不參與該項工作處理，也能夠查看該事項的處理過程和意見。2） “新建/待發(fā)”模塊可新建協(xié)同事項或查看保存待發(fā)的事項。3） “已發(fā)事項”跟蹤查看已經(jīng)發(fā)出的協(xié)同事項，并可進行轉發(fā)、重復發(fā)起、撤消、刪除和歸檔操作。4） “待辦事項”查看別人發(fā)來協(xié)同事項?？蛇M行轉發(fā)、刪除和歸檔操作。5） “已辦事項”查看別人發(fā)來協(xié)同事項?？蛇M行轉發(fā)、刪除和歸檔操作。知識點：串發(fā)即事件在一個人處理后再交給下一處理人處理,并發(fā)指兩個或多個處理人同時處理某一事件.流程如下圖所示。（圖十三）串發(fā)流程圖示并發(fā)流程圖示七、工作跟蹤、催辦當一個工作公文/協(xié)同事項發(fā)出后，可對該工作跟蹤，查看處理情況、處理意見以及處理人上傳的意見等；對沒有及時處理的人員，可點擊“催辦”按鈕，出現(xiàn)附言窗口，寫入催辦內容，按確定后催辦信息發(fā)送到該處理人辦公系統(tǒng)桌面。 （圖十五）八、文檔管理點擊“文檔管理”，點選樹型結構在有權限的文件下，可新建文檔夾、新增文檔，以及進行更名、移動、刪除、映射等操作。1、 個人文檔：個人文檔存放個人資料，該資料只有本人有權限管理和查閱。2、 單位文檔：單位文檔參照單位現(xiàn)行文檔管理模式，采用分級分類授權管理的方式，可設置單位和部門的文檔管理員，對單位文件進行管理和授權。3、 項目文檔：綁定關聯(lián)項目相關信息，可查看一個時間段內的一個項目組人產(chǎn)生的與這個項目相關的各種信息如：協(xié)同、計劃、文檔、會議等。4、 授權如下圖，點擊文件或文件夾后面的“修改”按鈕，出現(xiàn)如下的借閱或共享的提示框，點擊“添加”，可選擇需要授權的人員。對文件借閱可設置借閱時間；對文件夾共享，共享授權權限分三類：“全部”、“寫入”、“讀取”。授權之后也可以刪除授權。5、 操作動作在有權限的文件夾下，可新建文檔夾、新增文檔，選擇樹型結構查看。以及進行更名、移動、刪除、映射等操作。（圖十六）九、關聯(lián)人員和關聯(lián)項目1、 在個人設置中，有“關聯(lián)項目設置”和“關聯(lián)人員設置”，點擊之后可設置關聯(lián)項目和人員信息。創(chuàng)建項目必須授權后才能進行。（圖十七）2、 關聯(lián)人員信息顯示與該人員相關的協(xié)同、文檔和該人的日程